Kuinka pyörittää palveluyritystä älypuhelimella

Palveluyrityksen pyörittäminen kentältä käsin on erilaista kuin kaupan, toimiston tai verkkokaupan johtaminen. Päiväsi määräytyy aikataulun mukaan. Ajaudut työtehtävältä toiselle, vastaat asiakkaiden kysymyksiin, lähetät laskuja, vastaanotat maksuja ja pidät kirjaa tulevista töistä, usein ilman aikaa istua työpöydän ääressä.

Siksi älypuhelimesta on tullut yksi tärkeimmistä liiketoiminnan työkaluista nykyaikaisille palveluntarjoajille. Kun sitä käyttää hyvin, se voi toimia liikkuvana toimistona, asiakasviestinnän keskuksena, työnjohdon työkaluna, laskutusasemana ja työnseurantajärjestelmänä samaan aikaan.

Putkimiehille, sähköasentajille, siivoojille, viherrakentajille, moniosaajille, LVI-teknikoille, lemmikkien trimmaajille, liikkuville automekaanikoille ja muille kenttätyötä tekeville ammattilaisille oikea mobiilityönkulku säästää aikaa ja vähentää virheitä. Se auttaa myös näyttämään järjestelmälliseltä ja reagoivalta, mikä voi lisätä asiakkaiden luottamusta ja toistuvaa liiketoimintaa.

Miksi älypuhelimet ovat tärkeitä palveluyrityksille

Palveluyritys riippuu ajoituksesta, koordinoinnista ja sovittujen asioiden hoitamisesta loppuun asti. Välissä jääneet ajanvaraukset, epäselvä hinnoittelu, hidas laskutus ja heikko kirjanpito aiheuttavat kaikki kitkaa. Älypuhelin voi vähentää tätä kitkaa, jos sitä käytetään tarkoituksellisesti.

Suurin etu on nopeus. Sen sijaan, että odottaisit tietokoneen ääreen palaamista, voit päivittää asiakastietoja, vahvistaa ajanvarauksia, lähettää muistutuksia ja kirjata maksut heti paikan päällä. Tämä tarkoittaa vähemmän aukkoja viestinnässä ja vähemmän tehtäviä kasaantumassa päivän loppuun.

Älypuhelin tekee yrityksestäsi myös joustavamman. Jos liikenne muuttuu, työ venyy tai asiakas haluaa siirtää aikaa, voit mukautua nopeasti menettämättä hallintaa aikataulusta. Tämä joustavuus on erityisen arvokasta pienille tiimeille, joilla ei ole erillistä työnjohtajaa tai toimistohenkilöstöä.

Rakenna mobiilityönkulku asiakkaan palvelupolun ympärille

Tehokkain älypuhelinasetus ei ole vain kokoelma sovelluksia. Se on työnkulku, joka rakentuu asiakkaan palvelupolun ympärille.

Aloita ensimmäisestä yhteydenotosta. Liidi tulee puhelun, tekstiviestin, sähköpostin tai verkkolomakkeen kautta. Puhelimesi pitäisi antaa sinun tallentaa asiakkaan nimi, osoite, palvelutarve ja toivottu aika nopeasti. Sen jälkeen sinun pitäisi pystyä tarkistamaan saatavuus, vahvistamaan ajanvaraus ja lähettämään muistutus.

Seuraavaksi tulee itse työ. Mobiilijärjestelmän pitäisi auttaa sinua navigoimaan kohteeseen, tarkistamaan aiempien käyntien muistiinpanot, katsomaan kuvia tai laitetietoja ja kirjaamaan tehdyn työn. Työn jälkeen sinun pitäisi pystyä luomaan lasku, vastaanottamaan maksu ja kirjaamaan mahdolliset jatkotoimet.

Lopuksi järjestelmän pitäisi tukea asiakassuhteen ylläpitoa. Tämä tarkoittaa palveluhistorian tallentamista, toistuvien töiden muistutusten asettamista ja yhteydenoton tekemistä myöhemmin esimerkiksi kausihuoltoa, tarkastuksia tai päivityksiä varten.

Kun prosessisi seuraa asiakkaan elinkaarta, puhelimesta tulee enemmän kuin pelkkä apuväline. Siitä tulee yrityksen käyttöjärjestelmä.

Keskeiset toiminnot, joita jokaisen palveluyrityksen pitäisi hallita puhelimella

Kaikki yritykset eivät tarvitse samoja työkaluja, mutta useimmat palveluntarjoajat hyötyvät muutamasta tärkeästä mobiilitoiminnosta.

Aikataulutus ja työnjako

Tarvitset luotettavan tavan nähdä päivän ajanvaraukset, muuttaa aikoja tarvittaessa ja osoittaa työ oikealle tiimin jäsenelle. Laitteiden välillä synkronoitava kalenteri vähentää päällekkäisvarauksia ja sekaannuksia.

Asiakasrekisterit

Jokaisella asiakkaalla pitäisi olla yksi tietue, jossa on yhteystiedot, sijainti, palvelumuistiinpanot, kuvat ja laskuhistoria. Keskitetyt tiedot säästävät aikaa ja helpottavat yhdenmukaisen palvelun tarjoamista.

Navigointi ja reititys

Ajo työpaikkojen välillä vie suuren osan päivästä. Mobiilinavigointi auttaa suunnittelemaan reittejä, vähentämään matkustusaikaa ja välttämään myöhästymisiä.

Tarjoukset ja laskutus

Kentällä toimivat yritykset tarvitsevat usein arvion työstä ennen työtä tai sen jälkeen. Mobiililaskutusjärjestelmä antaa sinun luoda ammattimaiset tarjoukset, muuntaa ne laskuiksi ja lähettää ne heti.

Maksut

Mitä nopeammin saat maksun, sitä parempi on kassavirta. Mobiilimaksutyökalut voivat lyhentää aikaa työn valmistumisen ja rahan vastaanottamisen välillä.

Jatkomuistutukset

Toistuva palvelu on usein se, mistä pitkäaikainen kannattavuus syntyy. Puhelimesi pitäisi auttaa sinua muistamaan huoltovälit, takuuseurannat, kausisiivoukset ja uudet mahdollisuudet.

Paranna vastausaikoja viestintätyökaluilla

Asiakkaat arvioivat palveluyrityksiä paitsi työn laadun myös sen perusteella, kuinka helposti heidät tavoittaa. Hitaat vastaukset ja epämääräiset päivitykset lisäävät epävarmuutta.

Hyvän mobiiliviestintäprosessin pitäisi antaa sinun tehdä kolme asiaa hyvin.

Ensinnäkin, vahvista ajanvaraukset nopeasti. Lyhyt viesti, jossa on päivämäärä, aikaväli ja mitä asiakkaan tulee odottaa, vähentää poisjääntejä ja epäselvyyksiä.

Toiseksi, lähetä tarvittaessa tilapäivityksiä. Jos olet myöhässä, nopea tekstiviesti on parempi kuin hiljaisuus. Asiakkaat ovat yleensä kärsivällisempiä, kun he tietävät, mitä tapahtuu.

Kolmanneksi, tee jälkiseuranta työn jälkeen. Kiitosviesti, arvostelupyyntö tai huoltomuistutus voi vahvistaa asiakassuhdetta ja lisätä todennäköisyyttä saada uusia toimeksiantoja.

Avain on johdonmukaisuus. Asiakkaat eivät tarvitse pitkiä viestejä. He tarvitsevat luotettavia viestejä.

Tee laskutuksesta ja maksuista osa samaa työnkulkua

Yksi palveluyritysten suurimmista kipupisteistä on aika työn valmistumisen ja maksun saamisen välillä. Paperilaskut, viivästynyt laskutus ja manuaalinen seuranta aiheuttavat vältettäviä kassavirtaongelmia.

Mobiililaskutus lyhentää tätä väliä. Kun työ on valmis, sinun pitäisi pystyä luomaan lasku samalla, kun yksityiskohdat ovat vielä tuoreessa muistissa. Jos järjestelmäsi sallii sen, sisällytä samaan työnkulkuun eritellyt työaika-, materiaali-, vero-, alennus- ja muistiinpanotiedot.

Maksun vastaanottamisen pitäisi olla yhtä helppoa. Mitä vähemmän vaiheita asiakkaalta vaaditaan maksamiseen, sitä todennäköisemmin maksu tapahtuu heti. Tämä on erityisen tärkeää pienille yrityksille, joilla ei ole varaa pitkiin saamiskiertoihin.

Vaikka maksua ei voida ottaa vastaan paikan päällä, puhelimesi pitäisi silti tehdä avoimien saldojen seurannasta ja muistutusten lähettämisestä helppoa. Tämä näkyvyys auttaa pysymään eräpäivien edellä sen sijaan, että ne huomaisi vasta viikkoja myöhemmin.

Käytä kuvia, muistiinpanoja ja työhistoriaa virheiden vähentämiseen

Hyvä mobiiliratkaisu tekee enemmän kuin järjestää päivämääriä ja maksuja. Se myös luo yritykselle luotettavan muistin.

Kuvat auttavat dokumentoimaan ennen ja jälkeen -tilanteet, tehdyn työn, vahingot tai erityisohjeet. Muistiinpanot auttavat kirjaamaan asiakkaan toiveet, pääsytiedot, laiteongelmat ja jatkotoimet.

Työhistoria on erityisen tärkeä toistuville asiakkaille. Jos asiakas soittaa kuukausia myöhemmin, sinun pitäisi nähdä, mitä tehtiin, mitä osia käytettiin ja mitä suositeltiin seuraavaksi. Tällainen yksityiskohtaisuus parantaa palvelun laatua ja vähentää toistuvaa vianetsintää.

Yrityksille, jotka nojaavat toistuviin käynteihin, tästä historiallisesta tietueesta tulee kilpailuetu. Se auttaa tiimiä toimimaan kokeneen organisaation tavoin, vaikka yritys olisi vielä pieni.

Suojaa tiedot ja pysy järjestyksessä

Älypuhelimeen nojaava yritys tarvitsee hyviä tietotapoja. Puhelimet on helppo kadottaa, pudottaa tai vaihtaa, joten tärkeän liiketoimintatiedon ei pitäisi olla vain yhdessä paikassa.

Käytä työkaluja, jotka synkronoivat tiedot turvallisesti, jotta asiakasrekisterit, laskut ja aikataulut eivät ole sidottuja yhteen laitteeseen. Varmista, että yritys voi palauttaa tiedot, jos puhelin vahingoittuu tai vaihdetaan.

On myös hyödyllistä määrittää selkeät sisäiset säännöt. Päätä, minne asiakastiedot tallennetaan, kenellä on niihin pääsy, miten nimet ja osoitteet syötetään ja miten valmiit työt merkitään tehdyiksi. Pienet standardit säästävät aikaa myöhemmin ja vähentävät sekaannuksia tiimin sisällä.

Jos sinulla on työntekijöitä tai alihankkijoita, käyttöoikeudet ovat myös tärkeitä. Kaikkien ei tarvitse nähdä kaikkia tietueita. Rajoita pääsyä roolin mukaan aina kun mahdollista.

Automatisoi toistuvat tehtävät

Parhaat älypuhelintyönkulut eivät vain tallenna tietoa. Ne poistavat toistuvaa työtä.

Automaatio voi hoitaa ajanvarausmuistutukset, kiitosviestit, maksunmyöhästymismuistutukset, huoltoseurannat ja toistuvat ylläpitomuistutukset. Nuo pienet tehtävät on helppo unohtaa, mutta niillä on suuri vaikutus liikevaihtoon ja asiakastyytyväisyyteen.

Kaikkea ei tarvitse automatisoida. Aloita tehtävistä, jotka toistuvat usein ja vievät eniten huomiota. Monille palveluyrityksille tämä tarkoittaa muistutuksia, laskujen perintää ja aikataulutettua huoltoasiointia.

Automaatio tukee harkintaasi, ei korvaa sitä. Tavoitteena on vapauttaa aikaa, jotta voit keskittyä liiketoiminnan osiin, jotka vaativat ihmistä, kuten asiakasongelmien ratkaisemiseen, teknikoiden kouluttamiseen ja uuden työn myymiseen.

Vahva oikeudellinen perusta on silti tärkeä

Mobiilityönkulku voi tehdä yrityksestä tehokkaan, mutta se ei korvaa asianmukaisen yritysrakenteen tarvetta. Jos olet perustamassa tai kasvattamassa palveluyritystä Yhdysvalloissa, on viisasta perustaa yritys oikein, pitää kirjanpito järjestyksessä ja huolehtia vaatimustenmukaisuudesta alusta alkaen.

Tässä Zenind sopii luontevasti kokonaisuuteen. Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan LLC-yhtiöitä ja yhtiöitä sekä pysymään vaatimustenmukaisuuden velvoitteiden tasalla, jotta he voivat keskittyä liiketoiminnan pyörittämiseen. Kun yritys on perustettu oikein, älypuhelinjärjestelmät voivat tukea päivittäistä toimintaa paljon vähemmällä kitkalla.

Vahva perustamis- ja vaatimustenmukaisuusperusta antaa yrityksellesi enemmän vakautta kasvun myötä. Se helpottaa myös henkilökohtaisten ja liiketoimintaan liittyvien asioiden erottamista, selkeämpien tietojen ylläpitämistä ja ammattimaisen toiminnan rakentamista kasvua varten.

Älykkäimmät mobiiliyritykset pitävät prosessin yksinkertaisena

Palveluyritykset eivät voita käyttämällä eniten sovelluksia. Ne voittavat käyttämällä oikeita sovelluksia johdonmukaisessa prosessissa.

Tehokkaalla mobiilikokonaisuudella on yleensä muutama yhteinen piirre:

• Se pitää asiakastiedot yhdessä paikassa.
• Se tekee aikataulutuksen ja työnjaon päivittämisestä helppoa.
• Se tukee nopeaa laskutusta ja maksujen keräämistä.
• Se tallentaa kuvat, muistiinpanot ja työhistorian yhteen.
• Se auttaa seuraamaan toistuvia töitä.
• Se vähentää käsin tehtävää työtä sen sijaan, että lisäisi sitä.

Jos nykyinen järjestelmäsi aiheuttaa enemmän napautuksia, enemmän manuaalista kopiointia tai enemmän unohtuneita yksityiskohtia, se on todennäköisesti liian monimutkainen.

Lopuksi

Älypuhelin voi tehdä paljon muutakin kuin vastata puheluihin tai tarkistaa viestejä. Hyvin johdetussa palveluyrityksessä se voi hallita ajanvarauksia, seurata asiakkaita, kerätä maksuja, dokumentoida työtä ja tukea toistuvaa liiketoimintaa mistä tahansa.

Eniten hyötyvät yritykset ovat niitä, jotka rakentavat yksinkertaisen, kurinalaisen työnkulun asiakkaan palvelupolun ympärille ja pitävät tietonsa järjestyksessä alusta alkaen. Yhdistettynä kunnolliseen yrityksen perustamisperustaan tämä lähestymistapa antaa palveluntarjoajille nopeuden ja selkeyden, joita ne tarvitsevat kasvaakseen menettämättä hallintaa.