Πώς να ξεκινήσετε μια επιχείρηση φορολογικής προετοιμασίας με λίγα χρήματα

Το να ξεκινήσετε μια επιχείρηση φορολογικής προετοιμασίας δεν σημαίνει απαραίτητα ενοικίαση γραφείου, πρόσληψη προσωπικού ή μεγάλη δαπάνη για εξοπλισμό. Πολλοί επαγγελματίες ξεκινούν ως μια λιτή, ατομική δραστηριότητα με έναν φορητό υπολογιστή, αξιόπιστο λογισμικό φορολογικής προετοιμασίας και ένα σαφές σχέδιο συμμόρφωσης.

Το πραγματικό πλεονέκτημα μιας επιχείρησης φορολογικής προετοιμασίας χαμηλού κόστους είναι η ευελιξία. Η φορολογική περίοδος δημιουργεί συγκεντρωμένη ζήτηση, τα αρχικά έξοδα μπορούν να διατηρηθούν υπό έλεγχο και μεγάλο μέρος της εργασίας μπορεί να γίνει από ένα γραφείο στο σπίτι. Αυτό που έχει τη μεγαλύτερη σημασία δεν είναι πόσα ξοδεύετε στην αρχή, αλλά αν χτίζετε μια επιχείρηση ακριβή, συμμορφωμένη και εύκολη να εμπιστευθούν οι πελάτες.

Αν ξεκινάτε από το μηδέν, η πιο έξυπνη προσέγγιση είναι να εστιάσετε πρώτα στα βασικά: την εκπαίδευσή σας, τα διαπιστευτήρια IRS, το λογισμικό σας και τη διαδικασία υποδοχής πελατών. Αφού μπουν αυτά τα θεμέλια, μπορείτε να προσθέσετε μάρκετινγκ, αυτοματοποίηση και μια πιο ολοκληρωμένη επωνυμία καθώς αυξάνονται τα έσοδα.

Τι πραγματικά χρειάζεστε για να ξεκινήσετε λιτά

Μια επιχείρηση φορολογικής προετοιμασίας μπορεί να ξεκινήσει με ένα εκπληκτικά μικρό σύνολο εργαλείων:

• Έναν υπολογιστή με ασφαλή πρόσβαση στο διαδίκτυο
• Αξιόπιστο λογισμικό φορολογικής προετοιμασίας
• Αριθμό Φορολογικής Ταυτοποίησης Προετοιμαστή (PTIN)
• Διαδικασία για ασφαλή αποθήκευση εγγράφων πελατών
• Τρόπο επικοινωνίας με πελάτες κατά τη φορολογική περίοδο
• Επιχειρηματική δομή που ταιριάζει στους στόχους σας

Η λίστα είναι μικρή επίτηδες. Μια επιχείρηση φορολογικής προετοιμασίας με χαμηλό προϋπολογισμό πρέπει να αποφεύγει τα περιττά γενικά έξοδα έως ότου υπάρχει σαφής λόγος για επέκταση.

Βήμα 1: Κατανοήστε τον ρόλο που θέλετε να αναλάβετε

Πριν ξοδέψετε χρήματα, αποφασίστε τι είδους φορολογική επιχείρηση θέλετε να χτίσετε.

Ορισμένοι επαγγελματίες επικεντρώνονται σε απλές ατομικές δηλώσεις. Άλλοι εξειδικεύονται σε αυτοαπασχολούμενους, ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, επενδυτές ή εποχικούς εργαζόμενους. Μια πιο στενή εξειδίκευση συχνά διευκολύνει την προώθηση των υπηρεσιών σας και μειώνει την πολυπλοκότητα της αρχικής ροής εργασίας.

Πρέπει επίσης να αποφασίσετε αν θέλετε να εργάζεστε μόνο ως φορολογικός προετοιμαστής ή να δημιουργήσετε μια ευρύτερη πρακτική λογιστικής βιβλίων και συμβουλευτικών υπηρεσιών. Αυτή η επιλογή επηρεάζει το λογισμικό σας, την τιμολόγησή σας και το επίπεδο συνεχούς εκπαίδευσης που χρειάζεστε.

Αν στόχος σας είναι να ξεκινήσετε με ελάχιστο κόστος, το απλούστερο μοντέλο είναι συνήθως το καλύτερο: προετοιμάστε δηλώσεις για έναν συγκεκριμένο τύπο πελατών, κρατήστε τα συστήματά σας ελαφριά και επεκταθείτε μόνο αφού έχετε επαναλήψιμες διαδικασίες.

Βήμα 2: Αποκτήστε την εκπαίδευση που χρειάζεστε

Μια φορολογική επιχείρηση μπορεί να είναι φθηνή στην έναρξη, αλλά δεν είναι επιχείρηση όπου μπορείτε να βασίζεστε σε υποθέσεις.

Το IRS επιτρέπει σε αμειβόμενους προετοιμαστές να εργάζονται με έγκυρο PTIN, και είναι δική σας ευθύνη να κατανοείτε τα έντυπα, τις προθεσμίες και τους φορολογικούς κανόνες που αφορούν τους πελάτες σας. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να επενδύσετε σε πραγματική εκπαίδευση πριν αναλάβετε αμειβόμενη εργασία.

Καλές επιλογές εκπαίδευσης χαμηλού κόστους μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Πόρους του IRS και σελίδες εκπαίδευσης για φοροτεχνικούς
• Μαθήματα φορολογίας σε κοινοτικά κολέγια
• Διαδικτυακή εκπαίδευση στη φορολογική προετοιμασία
• Προγράμματα εκπαίδευσης και πιστοποίησης συγκεκριμένα για λογισμικό
• Συνεχιζόμενη εκπαίδευση για τα φορολογικά θέματα που αναμένετε να χειριστείτε συχνότερα

Το Ετήσιο Πρόγραμμα Φορολογικής Περιόδου του IRS είναι προαιρετικό, αλλά μπορεί να βοηθήσει τους προετοιμαστές χωρίς επαγγελματικά διαπιστευτήρια να χτίσουν αξιοπιστία. Το πρόγραμμα απαιτεί συνεχιζόμενη εκπαίδευση και μπορεί να τοποθετήσει τους συμμετέχοντες στον δημόσιο κατάλογο του IRS με προετοιμαστές που διαθέτουν επιλεγμένα προσόντα.

Για μια νέα επιχείρηση, αυτή η προβολή μπορεί να έχει σημασία. Δείχνει ότι παίρνετε σοβαρά τα επαγγελματικά πρότυπα και δεν προσπαθείτε απλώς να βγάλετε γρήγορα χρήματα κατά τη διάρκεια της περιόδου υποβολής.

Βήμα 3: Αποκτήστε έγκαιρα το PTIN σας

Όποιος προετοιμάζει ή βοηθά στην προετοιμασία ομοσπονδιακών φορολογικών δηλώσεων έναντι αμοιβής πρέπει να έχει έγκυρο PTIN. Το IRS απαιτεί επίσης από όλους τους εγγεγραμμένους φοροτεχνικούς να διαθέτουν PTIN.

Σύμφωνα με το IRS, η online αίτηση ή ανανέωση PTIN συνήθως διαρκεί περίπου 15 λεπτά. Το τρέχον online τέλος PTIN είναι 18,75 δολάρια, οπότε αυτή είναι μία από τις χαμηλότερου κόστους ενέργειες συμμόρφωσης σε όλη τη διαδικασία.

Ξεκινήστε από εδώ:

• Απαιτήσεις PTIN για φορολογικούς προετοιμαστές
• Συχνές ερωτήσεις: Χρειάζομαι PTIN;

Ένα PTIN δεν είναι άδεια επιχείρησης, αλλά είναι βασικό επαγγελματικό διαπιστευτήριο. Αν σκοπεύετε να προετοιμάζετε δηλώσεις έναντι αμοιβής, θα πρέπει να είναι μία από τις πρώτες σας ενέργειες.

Βήμα 4: Αποφασίστε αν χρειάζεστε EFIN

Αν σκοπεύετε να υποβάλλετε δηλώσεις ηλεκτρονικά για πελάτες, θα χρειαστεί να γίνετε εξουσιοδοτημένος πάροχος ηλεκτρονικής υποβολής του IRS και να αποκτήσετε έναν Αριθμό Ταυτοποίησης Ηλεκτρονικής Υποβολής, ή EFIN.

Αυτό το βήμα έχει σημασία επειδή οι πελάτες συχνά αναμένουν ηλεκτρονική υποβολή, ταχύτερη επεξεργασία και απευθείας κατάθεση. Σε πολλές περιπτώσεις, η ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι προαιρετική από επιχειρηματική άποψη, ακόμη κι αν προσθέτει λίγη αρχική ρύθμιση.

Το IRS εξηγεί τη διαδικασία στις επίσημες σελίδες του:

• Γίνετε εξουσιοδοτημένος πάροχος e-file
• Συχνές ερωτήσεις για τους Αριθμούς Ταυτοποίησης Ηλεκτρονικής Υποβολής (EFIN)

Αν ξεκινάτε με πολύ μικρή πελατειακή βάση, μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να αναβάλετε αυτό το βήμα. Αυτό μπορεί να λειτουργήσει προσωρινά, αλλά οι περισσότερες σύγχρονες φορολογικές επιχειρήσεις τελικά θα χρειαστούν ηλεκτρονική υποβολή για να παραμείνουν ανταγωνιστικές και βολικές για τους πελάτες.

Βήμα 5: Επιλέξτε τη σωστή επιχειρηματική δομή

Η επιχειρηματική σας δομή επηρεάζει τη φορολογία, την ευθύνη, τη γραφειοκρατία και το πόσο εύκολο είναι να διαχωρίσετε τα προσωπικά από τα επιχειρηματικά οικονομικά.

Η Υπηρεσία Μικρών Επιχειρήσεων των ΗΠΑ σημειώνει ότι η επιχειρηματική δομή επηρεάζει τις καθημερινές λειτουργίες, τους φόρους και την έκθεση των προσωπικών περιουσιακών στοιχείων. Επίσης επισημαίνει ότι οι περισσότερες επιχειρήσεις θα χρειαστούν φορολογικό αριθμό και τις κατάλληλες άδειες και εγκρίσεις.

Για μια επιχείρηση φορολογικής προετοιμασίας, οι πιο συνηθισμένες πρώτες επιλογές είναι:

• Ατομική επιχείρηση
• Εταιρεία περιορισμένης ευθύνης
• Εταιρεία

Η ατομική επιχείρηση είναι συνήθως η φθηνότερη για έναρξη, αλλά προσφέρει τη μικρότερη διάκριση ανάμεσα σε προσωπική και επιχειρηματική δραστηριότητα. Μια LLC μπορεί να προσθέσει ένα επίπεδο δομής και επαγγελματισμού, γι' αυτό πολλοί μεμονωμένοι προετοιμαστές την επιλέγουν όταν παίρνουν σοβαρά την ανάπτυξη.

Αν αποφασίσετε να ιδρύσετε μια LLC ή εταιρεία, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να στήσετε την οντότητα αποτελεσματικά ώστε να επικεντρωθείτε στην εργασία με πελάτες αντί για τη γραφειοκρατία.

Βήμα 6: Αιτηθείτε EIN αν το χρειάζεται η επιχείρησή σας

Ο Αριθμός Αναγνώρισης Εργοδότη, ή EIN, είναι ο ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός μιας επιχείρησης. Πολλές επιχειρήσεις φορολογικής προετοιμασίας τον χρειάζονται, ειδικά αν έχουν εργαζομένους, εταιρική δομή συνεταιρισμού ή είναι εταιρείες.

Ακόμη κι όταν δεν απαιτείται αυστηρά, το EIN είναι συχνά χρήσιμο για το άνοιγμα επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού και για τον διαχωρισμό των οικονομικών.

Το IRS παρέχει δωρεάν online αίτηση για EIN, και η διαδικασία έχει σχεδιαστεί ώστε να εκδίδει τον αριθμό άμεσα αν η αίτηση εγκριθεί. Μπορείτε να δείτε την τρέχουσα καθοδήγηση εδώ:

• Απόκτηση αριθμού αναγνώρισης εργοδότη

Για μια λιτή startup, ένας ξεχωριστός επαγγελματικός τραπεζικός λογαριασμός αξίζει την προσπάθεια. Τα καθαρά αρχεία κάνουν τη φορολογική προετοιμασία ευκολότερη για εσάς, απλοποιούν τη λογιστική και βοηθούν να δημιουργηθεί μια πιο αξιόπιστη επιχείρηση προς τους πελάτες.

Βήμα 7: Επιλέξτε λογισμικό που ταιριάζει στο μίγμα πελατών σας

Το λογισμικό είναι ένας από τους λίγους τομείς όπου λίγη παραπάνω δαπάνη μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο, λάθη και εκνευρισμό.

Τουλάχιστον, το λογισμικό σας πρέπει να σας βοηθά να:

• Προετοιμάζετε με ακρίβεια ομοσπονδιακές και πολιτειακές δηλώσεις
• Υποβάλλετε δηλώσεις ηλεκτρονικά με ασφάλεια
• Παρακολουθείτε έγγραφα πελατών
• Αποθηκεύετε πληροφορίες προηγούμενων ετών
• Διαχειρίζεστε ηλεκτρονικές υπογραφές και φόρμες συλλογής στοιχείων
• Επικοινωνείτε με ασφάλεια με τους πελάτες

Δεν χρειάζεστε την πιο ακριβή πλατφόρμα από την πρώτη μέρα. Χρειάζεστε ένα σύστημα που είναι αξιόπιστο, συμμορφωμένο και εύκολο στην εκμάθηση. Μια μπερδεμένη ροή εργασίας κοστίζει περισσότερο από το τέλος άδειας χρήσης, επειδή επιβραδύνει κάθε δήλωση που προετοιμάζετε.

Όταν συγκρίνετε επιλογές, αναζητήστε:

• Διαφανή τιμολόγηση
• Καλή υποστήριξη κατά τη φορολογική περίοδο
• Ασφαλή ανταλλαγή εγγράφων
• Υποστήριξη πολλαπλών πολιτειών αν τη χρειάζεστε
• Ομαλή καμπύλη εκμάθησης για το επίπεδο δεξιοτήτων σας

Αν η πελατειακή σας βάση είναι μικρή, ξεκινήστε με μια πλατφόρμα που καλύπτει τις άμεσες ανάγκες σας και αναβαθμίστε αργότερα όταν μάθετε ποια χαρακτηριστικά έχουν τη μεγαλύτερη σημασία.

Βήμα 8: Δημιουργήστε μια χαμηλού κόστους διαδικασία υποδοχής πελατών

Μια φορολογική επιχείρηση δεν λειτουργεί μόνο με λογισμικό. Χρειάζεστε επίσης μια επαναλήψιμη διαδικασία για τη συλλογή πληροφοριών πελατών.

Κρατήστε τη διαδικασία απλή:

1. Στείλτε μια λίστα με τα απαιτούμενα έγγραφα
2. Χρησιμοποιήστε ασφαλή μέθοδο για μεταφορτώσεις και υπογραφές
3. Κάντε τις ίδιες βασικές ερωτήσεις σε κάθε πελάτη
4. Θέστε προθεσμίες για την υποβολή εγγράφων
5. Δημιουργήστε τυποποιημένη ροή εργασίας για έλεγχο και παρακολούθηση

Όσο πιο καθαρή είναι η διαδικασία υποδοχής, τόσο λιγότερα λάθη θα κάνετε.

Μια καλή διαδικασία βοηθά επίσης τους πελάτες να νιώθουν ότι τους φροντίζετε. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν απολαμβάνουν τη φορολογική περίοδο, και μια ήρεμη, οργανωμένη εμπειρία μπορεί να διαφοροποιήσει την επιχείρησή σας χωρίς να κοστίζει πολλά.

Βήμα 9: Κάντε μάρκετινγκ χωρίς υπερβολικά έξοδα

Όταν τα χρήματα είναι περιορισμένα, το καλύτερο μάρκετινγκ είναι συνήθως απλό και συνεπές.

Δεν χρειάζεστε τεράστιο διαφημιστικό προϋπολογισμό για να αποκτήσετε τους πρώτους πελάτες σας. Χρειάζεστε αρκετή προβολή ώστε να χτίσετε εμπιστοσύνη.

Ιδέες χαμηλού κόστους περιλαμβάνουν:

• Ένα βασικό website με τις υπηρεσίες, την τοποθεσία και τα στοιχεία επικοινωνίας σας
• Ένα επαγγελματικό προφίλ επιχειρηματικής προβολής στο Google
• Συστάσεις από φίλους, οικογένεια και τοπικές επαφές
• Δικτύωση στην κοινότητα
• Σύντομα εκπαιδευτικά posts στα social media κατά τη φορολογική περίοδο
• Ένα lead magnet, όπως μια λίστα ελέγχου φόρων ή μια φόρμα συγκέντρωσης στοιχείων

Εστιάστε στην εμπιστοσύνη, όχι στην υπερβολή. Οι άνθρωποι επιλέγουν έναν φοροτεχνικό γιατί θέλουν ακρίβεια, άμεση ανταπόκριση και τη βεβαιότητα ότι τα στοιχεία τους θα χειριστούν σωστά.

Βήμα 10: Τιμολογήστε για βιωσιμότητα, όχι από απελπισία

Μια startup χαμηλού κόστους δεν σημαίνει επιχείρηση χαμηλής αξίας.

Πολλοί νέοι προετοιμαστές υποτιμολογούν τις υπηρεσίες τους επειδή θέλουν να αποκτήσουν πελάτες γρήγορα. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να οδηγήσει σε εξουθένωση και να προσελκύσει πελάτες που είναι δύσκολο να εξυπηρετηθούν κερδοφόρα.

Αντίθετα, τιμολογήστε με βάση:

• Την πολυπλοκότητα της δήλωσης
• Τις πολιτειακές δηλώσεις
• Τις επιχειρηματικές έναντι ατομικών δηλώσεων
• Τον χρόνο ολοκλήρωσης
• Πρόσθετες υπηρεσίες, όπως λογιστική βιβλίων ή υποστήριξη όλο τον χρόνο

Στόχος σας είναι να χτίσετε μια επιχείρηση που να μπορεί να αντέξει πέρα από την πρώτη φορολογική περίοδο. Αν η τιμολόγησή σας δεν καλύπτει λογισμικό, εκπαίδευση, ασφάλιση και τον δικό σας χρόνο, το μοντέλο είναι υπερβολικά λεπτό.

Βήμα 11: Μείνετε συμμορφωμένοι όλο τον χρόνο

Η φορολογική προετοιμασία είναι εποχική, αλλά η συμμόρφωση δεν είναι.

Μετά το τέλος της φορολογικής περιόδου, εξετάστε τι λειτούργησε και τι όχι:

• Η διαδικασία υποδοχής δημιούργησε σημεία συμφόρησης;
• Υπήρχαν επαναλαμβανόμενα σφάλματα εισαγωγής;
• Το λογισμικό σας φάνηκε αποδοτικό;
• Χρειάζεστε περισσότερη εκπαίδευση σε κάποιον συγκεκριμένο τομέα;
• Είστε έτοιμοι να προσθέσετε μια νέα υπηρεσία την επόμενη χρονιά;

Αυτή είναι επίσης η σωστή στιγμή για να ανανεώσετε τα διαπιστευτήρια, να ενημερώσετε το λογισμικό σας και να προετοιμαστείτε για αλλαγές στη φορολογική νομοθεσία πριν ξεκινήσει η επόμενη περίοδος.

Οι καλύτερες επιχειρήσεις φορολογικής προετοιμασίας με λίγα χρήματα δεν χτίζονται κόβοντας γωνίες. Χτίζονται με έλεγχο των εξόδων, απλά συστήματα και επένδυση μόνο στα εργαλεία που υποστηρίζουν άμεσα τα έσοδα και τη συμμόρφωση.

Πρακτική λίστα ελέγχου για λιτή εκκίνηση

Πριν αναλάβετε πελάτες, βεβαιωθείτε ότι έχετε καλύψει τα βασικά:

• Σαφή εξειδίκευση υπηρεσιών
• Εκπαίδευση στη φορολογία και συνεχιζόμενη επιμόρφωση
• Έγκυρο PTIN
• Δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής αν χρειάζεται
• Επιχειρηματική δομή που ταιριάζει στους στόχους σας
• EIN αν το απαιτεί η δομή ή η ρύθμισή σας
• Ασφαλές λογισμικό και χειρισμό εγγράφων πελατών
• Απλή διαδικασία υποδοχής και τιμολόγησης
• Βασικό σχέδιο μάρκετινγκ

Αυτό αρκεί για να ξεκινήσετε χωρίς να ξοδέψετε μια περιουσία.

Τελικές σκέψεις

Μια επιχείρηση φορολογικής προετοιμασίας μπορεί να ξεκινήσει με σχετικά λίγα χρήματα, αλλά δεν πρέπει ποτέ να ξεκινά επιπόλαια. Η πιο φθηνή διαδρομή δεν είναι αυτή που αγνοεί τη συμμόρφωση. Είναι αυτή που αποφεύγει τη σπατάλη, χρησιμοποιεί τα σωστά διαπιστευτήρια IRS και χτίζει μια ροή εργασίας που μπορείτε να επαναλαμβάνετε κάθε περίοδο.

Αν κρατήσετε χαμηλό το αρχικό κόστος, επιλέξετε προσεκτικά τα εργαλεία σας και στήσετε σωστά την επιχείρηση από την αρχή, μπορείτε να εξελιχθείτε από μια ατομική δευτερεύουσα δραστηριότητα της φορολογικής περιόδου σε μια ανθεκτική, αξιόπιστη εταιρεία παροχής υπηρεσιών.