38 εύκολα παραγνωρισμένες φορολογικές εκπτώσεις για μικρομεσαίους επιχειρηματίες

Οι φορολογικές εκπτώσεις μπορούν να μειώσουν σημαντικά όσα οφείλει η επιχείρησή σας, όμως πολλοί ιδρυτές χάνουν νόμιμες εκπτώσεις απλώς επειδή τα σχετικά έξοδα είναι διάσπαρτα μέσα στη χρονιά. Το αποτέλεσμα είναι συχνά το ίδιο: υψηλότερο φορολογητέο εισόδημα, λιγότερη ρευστότητα και μεγαλύτερο άγχος όταν πλησιάζει η περίοδος υποβολής δηλώσεων.

Αν διατηρείτε μικρή επιχείρηση, η κατανόηση των συνηθισμένων αλλά και λιγότερο προφανών εκπτώσεων είναι ένας από τους πιο απλούς τρόπους να βελτιώσετε το τελικό σας αποτέλεσμα. Το ζητούμενο δεν είναι να επεκτείνετε τους κανόνες. Είναι να εντοπίζετε τα συνήθη και αναγκαία επιχειρηματικά έξοδα, να κρατάτε σωστά αρχεία και να διασφαλίζετε ότι η νομική σας μορφή, τα βιβλία σας και ο τρόπος υποβολής ταιριάζουν με τον πραγματικό τρόπο λειτουργίας σας.

Αυτός ο οδηγός παρουσιάζει 38 εκπτώσεις που συχνά παραβλέπονται και μπορεί να αφορούν μικρές επιχειρήσεις στις ΗΠΑ. Δεν ταιριάζει κάθε έκπτωση σε κάθε επιχείρηση, ενώ η επιλεξιμότητα εξαρτάται από τα πραγματικά δεδομένα σας, τη νομική μορφή και το φορολογικό έτος. Όταν έχετε αμφιβολίες, μιλήστε με έναν πιστοποιημένο φοροτεχνικό.

Πώς λειτουργούν οι επιχειρηματικές εκπτώσεις

Οι περισσότερες επιχειρηματικές εκπτώσεις μειώνουν το φορολογητέο εισόδημα όταν η δαπάνη είναι συνήθης και αναγκαία για το επάγγελμά σας ή την επιχείρησή σας. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι το κόστος πρέπει να είναι συνηθισμένο στον κλάδο σας και χρήσιμο για τη λειτουργία της εταιρείας σας.

Μερικές αρχές έχουν μεγαλύτερη σημασία απ’ όσο πιστεύουν οι περισσότεροι:

• Ο χρόνος μετράει. Ορισμένα έξοδα εκπίπτουν όταν πληρώνονται, ενώ άλλα κεφαλαιοποιούνται και αποσβένονται με την πάροδο του χρόνου.
• Η τεκμηρίωση μετράει. Αποδείξεις, τιμολόγια, καταγραφές χιλιομέτρων, τραπεζικά statements και μισθολογικά αρχεία είναι σημαντικά όταν χρειάζεται να στηρίξετε μια έκπτωση.
• Η νομική μορφή μετράει. Ατομικές επιχειρήσεις, LLC, S corporations, C corporations και partnerships μπορεί να έχουν διαφορετικές υποχρεώσεις αναφοράς.
• Η προσωπική και η επαγγελματική χρήση πρέπει να διαχωρίζονται. Τα έξοδα μεικτής χρήσης συχνά απαιτούν επιμερισμό.

Αν ιδρύσατε πρόσφατα επιχείρηση ή σκέφτεστε να τη δομήσετε σωστά, η Zenind μπορεί να βοηθήσει με τα βασικά της ίδρυσης και της συμμόρφωσης, ώστε η εταιρεία σας να ξεκινήσει με πιο καθαρή διοικητική βάση.

38 φορολογικές εκπτώσεις που συχνά παραβλέπονται

1. Τραπεζικές χρεώσεις και χρεώσεις επεξεργασίας πληρωμών

Οι χρεώσεις λογαριασμού επιχειρηματικού ελέγχου, τα έξοδα εμβασμάτων, οι προμήθειες καρτών και οι χρεώσεις gateway πληρωμών είναι συχνά μικρές μεμονωμένα, αλλά σημαντικές σε ετήσια βάση. Αν η επιχείρησή σας δέχεται ψηφιακές πληρωμές, αυτές οι χρεώσεις μπορούν να αυξηθούν γρήγορα.

2. Αναλώσιμα γραφείου

Στυλό, χαρτί, μελάνια εκτυπωτή, ετικέτες, φάκελοι, ταινία συσκευασίας, αυτοκόλλητα σημειώματα και άλλα αναλώσιμα είναι κλασικές εκπτώσεις που παραλείπονται εύκολα επειδή αγοράζονται σε μικρές συναλλαγές.

3. Συνδρομές λογισμικού

Εργαλεία διαχείρισης έργων, λογισμικό σχεδίασης, πλατφόρμες λογιστικής, συστήματα CRM, διαχειριστές κωδικών πρόσβασης και εξειδικευμένες συνδρομές SaaS συνήθως εκπίπτουν όταν χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση.

4. Επαγγελματικές υπηρεσίες

Αμοιβές δικηγόρων, λογιστών βιβλίων, φοροτεχνικών, υπηρεσιών registered agent και συμβούλων μπορούν συχνά να εκπέσουν όταν υποστηρίζουν άμεσα τη λειτουργία της επιχείρησης.

5. Ασφάλιση επιχείρησης

Ασφάλιστρα γενικής αστικής ευθύνης, επαγγελματικής ευθύνης, επαγγελματικής περιουσίας, κυβερνοασφάλισης και αποζημίωσης εργαζομένων μπορεί να είναι εκπιπτόμενες επιχειρηματικές δαπάνες.

6. Έξοδα έδρας στο σπίτι

Αν πληροίτε τις προϋποθέσεις για έκπτωση γραφείου στο σπίτι, μπορεί να εκπέσετε μέρος του ενοικίου, των τόκων στεγαστικού δανείου, των λογαριασμών κοινής ωφέλειας, των επισκευών και της ασφάλισης, με βάση το ποσοστό επιχειρηματικής χρήσης.

7. Υπηρεσία internet

Ο μηνιαίος λογαριασμός internet μπορεί να εκπέσει εν όλω ή εν μέρει αν χρησιμοποιείτε την υπηρεσία για την επιχείρηση. Αν η γραμμή είναι κοινή με προσωπική χρήση, συνήθως εφαρμόζεται μόνο το επιχειρηματικό ποσοστό.

8. Τηλεφωνική υπηρεσία

Μια ξεχωριστή επαγγελματική γραμμή είναι συνήθως ευκολότερη στην τεκμηρίωση από μια προσωπική γραμμή μεικτής χρήσης. Ακόμη και όταν χρησιμοποιείτε μία συσκευή για όλα, το επιχειρηματικό μέρος μπορεί να είναι εκπιπτόμενο.

9. Χιλιόμετρα και έξοδα οχήματος

Οι μετακινήσεις για επαγγελματικούς λόγους, όπως συναντήσεις με πελάτες, αγορές προμηθειών, καταθέσεις στην τράπεζα και μετακινήσεις μεταξύ χώρων εργασίας, μπορεί να πληρούν τις προϋποθέσεις για έκπτωση χιλιομέτρων ή πραγματικών εξόδων. Κρατήστε σύγχρονο ημερολόγιο διαδρομών.

10. Στάθμευση και διόδια

Τα έξοδα στάθμευσης και τα διόδια που συνδέονται με εκπιπτόμενες επαγγελματικές μετακινήσεις συχνά παραβλέπονται επειδή μοιάζουν πολύ μικρά για να καταγραφούν.

11. Έξοδα ταξιδιών

Αεροπορικά εισιτήρια, ξενοδοχεία, rideshares, ταξί και γεύματα που σχετίζονται με επαγγελματικό ταξίδι μπορεί να είναι εκπιπτόμενα όταν το ταξίδι γίνεται κυρίως για επαγγελματικούς λόγους και τεκμηριώνεται σωστά.

12. Γεύματα με επιχειρηματικό σκοπό

Γεύματα με πελάτες, υποψήφιους πελάτες, εργαζομένους ή προμηθευτές μπορεί να εκπέσουν σε ορισμένες περιπτώσεις. Κρατήστε την απόδειξη και σημειώστε τον επιχειρηματικό σκοπό.

13. Μισθολογικά έξοδα

Οι μισθοί εργαζομένων, τα μπόνους, οι προμήθειες και ορισμένοι εργοδοτικοί φόροι μισθοδοσίας αποτελούν σημαντικές εκπτώσεις. Φροντίστε η μισθοδοσία να γίνεται σωστά και να δηλώνεται ορθά.

14. Πληρωμές σε ανεξάρτητους συνεργάτες

Οι πληρωμές σε freelancers, συμβούλους, virtual assistants, σχεδιαστές, προγραμματιστές και άλλους ανεξάρτητους συνεργάτες μπορεί να είναι εκπιπτόμενες επιχειρηματικές δαπάνες.

15. Κόστη πρόσληψης και επιλογής προσωπικού

Διαφημίσεις θέσεων εργασίας, αμοιβές recruiters, έξοδα συνεντεύξεων, έλεγχοι ιστορικού και κόστη onboarding συχνά παραβλέπονται σε περιόδους ανάπτυξης.

16. Κατάρτιση και εκπαίδευση

Η εκπαίδευση που διατηρεί ή βελτιώνει τις δεξιότητες σχετικές με την επιχείρησή σας μπορεί να εκπίπτει. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μαθήματα, πιστοποιήσεις, σεμινάρια και επαγγελματικές εκδόσεις.

17. Άδειες και εγκρίσεις

Άδειες επιχειρηματικής λειτουργίας από πολιτεία και δήμους, κλαδικές εγκρίσεις, επαγγελματικές εγγραφές και τέλη ανανέωσης μπορεί να αποτελούν εκπιπτόμενα λειτουργικά έξοδα.

18. Τέλη registered agent

Αν η νομική σας οντότητα χρησιμοποιεί υπηρεσία registered agent, η ετήσια χρέωση είναι γενικά εκπιπτόμενη επιχειρηματική δαπάνη.

19. Κόστη ίδρυσης και οργανωτικά έξοδα

Έξοδα ίδρυσης επιχείρησης, νομικά έξοδα setup και ορισμένα οργανωτικά κόστη μπορεί να εκπέσουν ή να αποσβεστούν, ανάλογα με την περίπτωση και τη νομική μορφή.

20. Γεύματα επαγγελματικού ταξιδιού

Τα γεύματα κατά τη διάρκεια επαγγελματικού ταξιδιού συχνά παραλείπονται επειδή οι ιδιοκτήτες εστιάζουν μόνο στη μεταφορά και τη διαμονή. Κρατήστε αναλυτικές αποδείξεις και αρχεία ταξιδιού.

21. Ενοίκιο επαγγελματικού χώρου

Αν μισθώνετε γραφείο, κατάστημα, αποθηκευτικό ή αποθηκευτικό χώρο, το ενοίκιο συνήθως αποτελεί εκπιπτόμενο λειτουργικό έξοδο.

22. Κοινόχρηστα

Ηλεκτρικό ρεύμα, νερό, φυσικό αέριο, αποκομιδή απορριμμάτων και άλλες επιχειρηματικές παροχές κοινής ωφέλειας μπορεί να είναι εκπιπτόμενες αν υποστηρίζουν τη λειτουργία της επιχείρησης.

23. Επισκευές και συντήρηση

Οι συνήθεις επισκευές σε εξοπλισμό, επαγγελματικό χώρο, οχήματα ή μηχανήματα μπορεί να εκπίπτουν, ενώ οι μεγάλες βελτιώσεις ίσως χρειαστεί να κεφαλαιοποιηθούν.

24. Αγορά εξοπλισμού

Υπολογιστές, εκτυπωτές, κάμερες, έπιπλα, εργαλεία και εξειδικευμένος εξοπλισμός μπορεί σε ορισμένες περιπτώσεις να εκπέσουν άμεσα ή να αποσβεστούν με την πάροδο του χρόνου.

25. Αποσβέσεις

Οι μεγαλύτερες αγορές που χρησιμοποιούνται στην επιχείρηση συχνά δεν μπορούν να εκπέσουν ολόκληρες σε ένα έτος. Αντίθετα, οι αποσβέσεις σας επιτρέπουν να ανακτήσετε το κόστος στη διάρκεια της ωφέλιμης ζωής του παγίου.

26. Τόκοι επιχειρηματικού χρέους

Οι τόκοι που πληρώνονται για επιχειρηματικά δάνεια, επαγγελματικές πιστωτικές κάρτες ή άλλη νόμιμη επιχειρηματική χρηματοδότηση μπορεί να είναι εκπιπτόμενοι, με την επιφύλαξη των φορολογικών κανόνων και περιορισμών.

27. Ετήσιες χρεώσεις πιστωτικών καρτών

Αν χρησιμοποιείτε επαγγελματική πιστωτική κάρτα, τα ετήσια τέλη και οι σχετικές χρεώσεις συχνά παραβλέπονται επειδή μοιάζουν με κόστος χρηματοδότησης αντί για λειτουργικό έξοδο.

28. Μάρκετινγκ και διαφήμιση

Διαφημίσεις αναζήτησης, διαφημίσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, έντυπες καμπάνιες, εργασίες branding, προωθητικά προϊόντα, εργαλεία email marketing και προωθήσεις ιστοσελίδας συνήθως εκπίπτουν.

29. Κόστη ιστοσελίδας και domain

Καταχωρίσεις domain, hosting, συντήρηση ιστοσελίδας, templates, plugins και αμοιβές developers είναι συχνά εκπιπτόμενες επιχειρηματικές δαπάνες.

30. Επιστροφές και αντιλογισμοί από merchant account

Οι επιστροφές χρημάτων στους πελάτες μπορεί να επηρεάζουν την αναφορά εσόδων, ενώ ορισμένες απώλειες πληρωμών ή αντιλογισμοί συναλλαγών μπορεί να χρειάζονται σωστή λογιστική αντιμετώπιση.

31. Αποστολή και ταχυδρομικά έξοδα

Τα ταχυδρομικά τέλη, τα υλικά συσκευασίας, οι υπηρεσίες courier, τα έξοδα μεταφοράς και τα αναλώσιμα αποστολής είναι συνηθισμένες εκπτώσεις τόσο για επιχειρήσεις προϊόντων όσο και για επιχειρήσεις υπηρεσιών.

32. Κόστη που σχετίζονται με απόθεμα

Ανάλογα με τη μέθοδο λογιστικής σας, ορισμένα έξοδα αποθέματος πρέπει να αντιμετωπίζονται διαφορετικά από τις γενικές δαπάνες. Η ακριβής τήρηση αρχείων αποθέματος είναι κρίσιμη για τη σωστή αναφορά.

33. Χορηγίες και επιχειρηματικές δωρεές σε φιλανθρωπικούς σκοπούς

Πληρωμές που γίνονται ως χορηγίες ή υποστηρικτικές ενέργειες μπορεί να είναι εκπιπτόμενες ως έξοδα μάρκετινγκ, αν συνδέονται με επιχειρηματικό όφελος και όχι με προσωπική φιλανθρωπική δωρεά.

34. Συνδρομές και μέλη

Συνδρομές σε επαγγελματικές ενώσεις, κλαδικά μέλη και πληρωμένες κοινότητες μπορεί να εκπίπτουν αν σας βοηθούν να λειτουργήσετε ή να βελτιώσετε την επιχείρησή σας.

35. Τραπεζικοί τόκοι και έξοδα χρηματοδότησης

Οι τόκοι και ορισμένες χρεώσεις χρηματοδότησης μπορεί να είναι εκπιπτόμενα όταν πραγματοποιούνται για επιχειρηματικούς σκοπούς, αν και ο χειρισμός μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τη συμφωνία.

36. Ενοικίαση εξοπλισμού

Η ενοικίαση οχημάτων, εργαλείων, καμερών, περιπτέρων εκδηλώσεων ή εξοπλισμού γραφείου μπορεί να είναι φθηνότερη από την αγορά και να δημιουργεί επίσης καθαρή έκπτωση.

37. Παροχές προς εργαζομένους

Η ασφάλιση υγείας, οι εισφορές συνταξιοδοτικών προγραμμάτων, τα commuter benefits και άλλα κόστη παροχών προς εργαζομένους μπορεί να εκπίπτουν ανάλογα με το πρόγραμμα και τη δομή της επιχείρησης.

38. Επιχειρηματικοί φόροι και τέλη

Φόροι franchise σε επίπεδο πολιτείας, τοπικοί επιχειρηματικοί φόροι, φόροι ακίνητης περιουσίας σε επιχειρηματικά περιουσιακά στοιχεία και ορισμένα κρατικά τέλη υποβολής μπορεί να είναι εκπιπτόμενα ή να σχετίζονται με τη δήλωσή σας.

Εκπτώσεις που συχνά χάνονται επειδή αναμειγνύονται με προσωπικές δαπάνες

Οι πιο δύσκολες εκπτώσεις να εντοπιστούν είναι συχνά εκείνες που κρύβονται μέσα στην καθημερινότητα. Αυτά τα έξοδα μπορεί να μην μοιάζουν αρχικά με επιχειρηματικές δαπάνες, όμως μπορεί να είναι εν μέρει εκπιπτόμενα όταν χρησιμοποιούνται για εργασία.

Συνηθισμένα παραδείγματα είναι τα εξής:

• Πακέτα κινητής τηλεφωνίας με επιχειρηματική χρήση
• Υπηρεσία internet στο σπίτι
• Έξοδα οχήματος όταν οδηγείτε για επαγγελματικούς σκοπούς
• Λογαριασμοί κοινής ωφέλειας που σχετίζονται με κατάλληλο γραφείο στο σπίτι
• Έπιπλα ή εξοπλισμός που αγοράζονται για ειδικά διαμορφωμένο χώρο εργασίας

Το κρίσιμο σημείο είναι ο επιμερισμός. Αν μια δαπάνη έχει και προσωπική και επιχειρηματική χρήση, η έκπτωσή σας γενικά πρέπει να αντανακλά μόνο το επιχειρηματικό ποσοστό.

Συνήθειες τήρησης αρχείων που προστατεύουν τις εκπτώσεις σας

Μια έκπτωση έχει αξία μόνο αν μπορείτε να την υποστηρίξετε. Τα ισχυρά αρχεία μειώνουν την πιθανότητα να χάσετε εκπτώσεις και κάνουν τους ελέγχους πολύ πιο εύκολους στη διαχείριση.

Καλές συνήθειες περιλαμβάνουν:

• Να χρησιμοποιείτε ξεχωριστούς επιχειρηματικούς τραπεζικούς λογαριασμούς και πιστωτικές κάρτες
• Να αποθηκεύετε ψηφιακές αποδείξεις αμέσως μόλις γίνονται οι αγορές
• Να γράφετε τον επιχειρηματικό σκοπό για γεύματα, ταξίδια και συναντήσεις
• Να καταγράφετε τα χιλιόμετρα σε πραγματικό χρόνο αντί να τα ανασυνθέτετε αργότερα
• Να συμφωνείτε τα βιβλία μηνιαία αντί να περιμένετε μέχρι το τέλος του έτους
• Να κρατάτε οργανωμένα τα έγγραφα ίδρυσης, τις ετήσιες αναφορές και τις πολιτειακές υποβολές

Για νέους ιδρυτές, η σωστή δομή της οντότητας και η συμμόρφωση μπορούν να κάνουν τη λογιστική απλούστερη από την πρώτη ημέρα. Αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο πολλοί ιδιοκτήτες ιδρύουν μια LLC ή corporation πριν αρχίσουν να ξοδεύουν χρήματα.

Η νομική μορφή και γιατί επηρεάζει τους φόρους

Η επιχειρηματική σας δομή επηρεάζει το πώς δηλώνεται το εισόδημα, πώς αμείβονται οι ιδιοκτήτες και ποιες δηλώσεις πρέπει να υποβάλετε. Δεν δημιουργεί από μόνη της εκπτώσεις, αλλά μπορεί να αλλάξει τον τρόπο καταγραφής και εφαρμογής τους.

Για παράδειγμα:

• Οι ατομικές επιχειρήσεις συνήθως δηλώνουν τη δραστηριότητα της επιχείρησης στο Schedule C.
• Οι partnerships υποβάλλουν πληροφοριακή δήλωση και κατανέμουν εισόδημα και εκπτώσεις μεταξύ των εταίρων.
• Οι S corporations χρησιμοποιούν κανόνες μισθοδοσίας και αναφοράς προς μετόχους που απαιτούν προσεκτική παρακολούθηση της αμοιβής.
• Οι C corporations έχουν διαφορετικό φορολογικό πλαίσιο και μπορεί να αντιμετωπίσουν διπλή φορολόγηση στα διανεμόμενα κέρδη.

Αν ακόμη αποφασίζετε πώς να οργανώσετε την εταιρεία σας, η σωστή επιλογή δομής από νωρίς μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να αποτρέψει μελλοντική διοικητική σύγχυση.

Πότε να απευθυνθείτε σε φοροτεχνικό

Οι φορολογικοί κανόνες αλλάζουν και πολλές εκπτώσεις έχουν εξαιρέσεις, όρια ή απαιτήσεις τεκμηρίωσης. Θα πρέπει να σκεφτείτε επαγγελματική καθοδήγηση αν:

• Η επιχείρησή σας έχει αναπτυχθεί πέρα από τη βασική λογιστική παρακολούθηση
• Δραστηριοποιείστε σε περισσότερες από μία πολιτείες
• Έχετε εργαζομένους ή συνεργάτες σε πολλαπλές τοποθεσίες
• Δεν είστε βέβαιοι αν μια δαπάνη εκπίπτει ή πρέπει να κεφαλαιοποιηθεί
• Αλλάζετε νομική μορφή ή μέθοδο υποβολής
• Έχετε λάβει ειδοποιήσεις, πρόστιμα ή αιτήματα για τροποποιημένη δήλωση

Ένας φοροτεχνικός μπορεί να σας βοηθήσει να εφαρμόσετε σωστά τους κανόνες και να αποφύγετε επιθετικές θέσεις που μπορεί να δημιουργήσουν μελλοντικά προβλήματα.

Τελικές σκέψεις

Η καλύτερη φορολογική στρατηγική για μια μικρή επιχείρηση συνήθως δεν είναι περίπλοκη. Είναι πειθαρχημένη. Κρατήστε ξεχωριστούς λογαριασμούς, τεκμηριώστε τις δαπάνες, κατανοήστε τι πληροί τις προϋποθέσεις και ελέγχετε τα έξοδά σας τακτικά αντί να περιμένετε μέχρι την περίοδο υποβολής.

Πολλοί μικρομεσαίοι επιχειρηματίες αφήνουν χρήματα στο τραπέζι επειδή αναζητούν μόνο τις προφανείς εκπτώσεις. Η παραπάνω λίστα δείχνει πόσα μπορούν να κρύβονται στις καθημερινές λειτουργίες: λογισμικό, ταξίδια, επαγγελματικές υπηρεσίες, κόστος γραφείου στο σπίτι, πληρωμές σε συνεργάτες και ακόμη και μικρές τραπεζικές χρεώσεις.

Αν ξεκινάτε μια επιχείρηση ή θέλετε να βελτιώσετε τη διαδικασία συμμόρφωσης, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να χτίσετε μια πιο καθαρή βάση ώστε η εταιρεία σας να είναι ευκολότερο να διαχειριστεί, να τεκμηριώσει και να συντηρήσει καθώς αναπτύσσεται.

Όσο νωρίτερα οργανώσετε τα αρχεία και τη δομή σας, τόσο πιο εύκολο γίνεται να εντοπίζετε εκπτώσεις και να είστε έτοιμοι για την περίοδο φορολογικών δηλώσεων.