Οικονομικός οδηγός ελέγχου για την ίδρυση επιχείρησης στις Ηνωμένες Πολιτείες

Η έναρξη μιας επιχείρησης δεν είναι μόνο ένα νομικό και λειτουργικό εγχείρημα. Είναι επίσης ένα οικονομικό εγχείρημα. Πριν ανοίξετε τις πόρτες σας, λανσάρετε έναν ιστότοπο ή υπογράψετε τον πρώτο σας πελάτη, χρειάζεστε ένα σαφές σύστημα για τον προγραμματισμό, τη χρηματοδότηση, την παρακολούθηση και την προστασία των χρημάτων σας.

Μια ισχυρή οικονομική βάση σάς βοηθά να αποφύγετε τα πιο συνηθισμένα λάθη των πρώτων σταδίων: υποτίμηση του κόστους εκκίνησης, ανάμειξη επαγγελματικών και προσωπικών κεφαλαίων, αγνόηση φορολογικών υποχρεώσεων και εξάντληση ρευστότητας πολύ νωρίς. Επίσης, κάνει την επιχείρησή σας ευκολότερη στη διαχείριση καθώς αναπτύσσεται.

Αυτός ο οδηγός ελέγχου παρουσιάζει τα βασικά οικονομικά βήματα που πρέπει να ολοκληρώσει κάθε ιδρυτής όταν ξεκινά μια επιχείρηση στις Ηνωμένες Πολιτείες.

1. Δημιουργήστε ένα ρεαλιστικό επιχειρηματικό σχέδιο

Το επιχειρηματικό σχέδιο είναι κάτι περισσότερο από ένα έγγραφο παρουσίασης. Είναι το πλαίσιο για τις οικονομικές σας αποφάσεις. Το σχέδιό σας πρέπει να εξηγεί τι πουλά η εταιρεία σας, σε ποιους απευθύνεται, πώς θα παράγει έσοδα και πόσα χρήματα θα χρειαστούν για να ξεκινήσει.

Η οικονομική ενότητα θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Κόστη εκκίνησης
• Μηνιαία λειτουργικά έξοδα
• Αναμενόμενα έσοδα
• Στρατηγική τιμολόγησης
• Εκτίμηση σημείου ισορροπίας
• Πηγές χρηματοδότησης
• Υποθέσεις ταμειακών ροών

Να είστε συντηρητικοί στις προβλέψεις εσόδων και γενναιόδωροι στις εκτιμήσεις εξόδων. Πολλοί ιδρυτές κάνουν το λάθος να θεωρούν ότι οι πωλήσεις θα έρθουν γρήγορα, ενώ παραβλέπουν πόσος χρόνος μπορεί να χρειαστεί για να δημιουργηθεί δυναμική. Ένα ρεαλιστικό σχέδιο σάς δίνει καλύτερη εικόνα για το τι μπορεί να υποστηρίξει η επιχείρησή σας.

Αν χρειάζεστε εξωτερική χρηματοδότηση, οι δανειστές και οι επενδυτές θα περιμένουν σαφείς αριθμούς. Ένα καλά δομημένο σχέδιο μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να αποφασίσετε αν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τώρα ή αν χρειάζεστε πρώτα περισσότερο κεφάλαιο.

2. Υπολογίστε το κόστος εκκίνησης

Πριν συστήσετε την εταιρεία, ανοίξετε λογαριασμό ή αγοράσετε εξοπλισμό, καταγράψτε κάθε δαπάνη που απαιτείται για να τεθεί η επιχείρηση σε λειτουργία. Το κόστος εκκίνησης διαφέρει ανά κλάδο, αλλά οι περισσότερες επιχειρήσεις θα χρειαστούν κεφάλαια για τουλάχιστον μερικά από τα ακόλουθα:

• Τέλη κατάθεσης στην πολιτεία
• Υπηρεσία εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Άδειες και εγκρίσεις
• Ασφάλιση επιχείρησης
• Ιστότοπος και όνομα domain
• Υλικά branding και μάρκετινγκ
• Εξοπλισμός και λογισμικό
• Αρχικό απόθεμα ή προμήθειες
• Επαγγελματικές αμοιβές
• Γραφείο, αποθήκη ή εμπορικός χώρος
• Μισθοδοσία ή πληρωμές σε ανεξάρτητους συνεργάτες
• Κεφάλαιο κίνησης για τους πρώτους μήνες

Μην σταματάτε στα προφανή κόστη. Προσθέστε ένα περιθώριο για απρόβλεπτες δαπάνες. Ένας συνηθισμένος κανόνας είναι να ενσωματώνετε κεφάλαια έκτακτης ανάγκης ώστε μια καθυστέρηση ή ένας απρόσμενος λογαριασμός να μην διαταράξει την έναρξή σας.

3. Επιλέξτε τη σωστή επιχειρηματική μορφή

Η νομική σας μορφή επηρεάζει τον τρόπο φορολόγησής σας, τη διαχείριση της ευθύνης σας και τον χειρισμό των οικονομικών σας. Οι συνηθισμένοι τύποι οντοτήτων περιλαμβάνουν ατομικές επιχειρήσεις, εταιρικές σχέσεις, εταιρείες περιορισμένης ευθύνης και ανώνυμες εταιρείες.

Κάθε μορφή έχει διαφορετικές επιπτώσεις:

• Οι ατομικές επιχειρήσεις είναι απλές στην ίδρυση αλλά γενικά δεν διαχωρίζουν την προσωπική από την επαγγελματική ευθύνη.
• Οι εταιρικές σχέσεις απαιτούν σαφείς συμφωνίες για την ιδιοκτησία, τη διανομή κερδών και τις ευθύνες.
• Οι LLC συχνά προσφέρουν μια ευέλικτη ισορροπία μεταξύ προστασίας ευθύνης και λειτουργικής απλότητας.
• Οι ανώνυμες εταιρείες μπορεί να είναι χρήσιμες για επιχειρήσεις που σχεδιάζουν να αντλήσουν κεφάλαια ή να εκδώσουν μετοχές.

Αν ιδρύετε μια LLC ή μια ανώνυμη εταιρεία, η κατάθεση στην πολιτεία, τα αρχεία ιδιοκτησίας και η εσωτερική διακυβέρνηση πρέπει να οργανωθούν από την αρχή. Η Zenind μπορεί να βοηθήσει τους ιδρυτές να διαχειριστούν τη διαδικασία σύστασης και τα σχετικά βήματα συμμόρφωσης, ώστε η επιχείρηση να ξεκινήσει σε σταθερή βάση.

4. Καταχωρίστε την επιχείρηση και αποκτήστε EIN

Αφού επιλέξετε την οντότητά σας, ολοκληρώστε τα βήματα καταχώρισης που απαιτεί η πολιτεία σας. Αν συστήνετε ξεχωριστή νομική οντότητα, αυτό συνήθως σημαίνει κατάθεση εγγράφων σύστασης στην πολιτεία και ορισμό εγγεγραμμένου αντιπροσώπου.

Πιθανότατα θα χρειαστείτε επίσης έναν Αριθμό Αναγνώρισης Εργοδότη, ή EIN, από την IRS. Το EIN χρησιμοποιείται για εργασίες όπως:

• Άνοιγμα επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού
• Πρόσληψη εργαζομένων
• Υποβολή ομοσπονδιακών φόρων
• Αίτηση για ορισμένες άδειες και εγκρίσεις
• Συνεργασία με προμηθευτές και χρηματοπιστωτικά ιδρύματα

Ακόμα κι αν δεν σκοπεύετε να προσλάβετε άμεσα, η απόκτηση EIN νωρίς μπορεί να κάνει ευκολότερη την υπόλοιπη διαδικασία εγκατάστασης.

5. Ανοίξτε ξεχωριστό επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό

Μία από τις σημαντικότερες οικονομικές συνήθειες για έναν νέο ιδρυτή είναι ο διαχωρισμός των επαγγελματικών και προσωπικών χρημάτων. Ένας ειδικός επαγγελματικός λογαριασμός όψεως κάνει την τήρηση βιβλίων καθαρότερη, την προετοιμασία φόρων ευκολότερη και την καταγραφή πολύ πιο αξιόπιστη.

Ένας επαγγελματικός τραπεζικός λογαριασμός μπορεί να σας βοηθήσει να:

• Παρακολουθείτε με ακρίβεια έσοδα και έξοδα
• Προστατεύσετε τον νομικό διαχωρισμό μεταξύ εσάς και της εταιρείας σας
• Παρακολουθείτε τις ταμειακές ροές σε πραγματικό χρόνο
• Προετοιμάζετε φόρους και οικονομικές αναφορές
• Πληρώνετε προμηθευτές, εργαζόμενους και συνεργάτες από ένα σημείο

Για πολλές LLC και ανώνυμες εταιρείες, η διατήρηση του διαχωρισμού μεταξύ επαγγελματικών και προσωπικών οικονομικών δεν είναι απλώς καλή πρακτική. Είναι απαραίτητη για τη διατήρηση των προστασιών ευθύνης της οντότητας.

Όταν συγκρίνετε λογαριασμούς, αναζητήστε χαρακτηριστικά όπως χαμηλές χρεώσεις, mobile banking, εύκολες μεταφορές και χωρίς όρια συναλλαγών που θα μπορούσαν να εμποδίσουν την ανάπτυξη.

6. Ρυθμίστε τη λογιστική από την πρώτη ημέρα

Η λογιστική είναι ευκολότερη όταν ξεκινά από την πρώτη ημέρα. Η αναμονή μέχρι την περίοδο φορολογίας συνήθως δημιουργεί σύγχυση, ελλιπή αρχεία και περιττό άγχος.

Τουλάχιστον, στήστε μια διαδικασία για την παρακολούθηση των εξής:

• Εισοδήματα
• Τιμολόγια
• Αποδείξεις
• Μισθοδοσία
• Πληρωμές προς ανεξάρτητους συνεργάτες
• Πληρωμές δανείων
• Επιχειρηματικά χιλιόμετρα και μετακινήσεις
• Φόρος πωλήσεων που εισπράττεται, αν εφαρμόζεται
• Επιστροφές εξόδων

Πολλές μικρές επιχειρήσεις ωφελούνται από λογισμικό λογιστικής ή από έναν επαγγελματία τήρησης βιβλίων. Ακόμα κι αν διαχειρίζεστε μόνοι σας τα βιβλία, δημιουργήστε μια σταθερή ροή εργασίας για την κατηγοριοποίηση των συναλλαγών και τη συμφωνία των λογαριασμών.

Η καλή τήρηση βιβλίων δεν εξυπηρετεί μόνο την IRS. Σάς δίνει τους αριθμούς που χρειάζεστε για να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις σχετικά με την τιμολόγηση, τις προσλήψεις, το απόθεμα και την επέκταση.

7. Κατανοήστε τις ανάγκες σας σε ταμειακές ροές

Οι ταμειακές ροές είναι η κίνηση χρημάτων μέσα και έξω από την επιχείρησή σας. Το κέρδος έχει σημασία, αλλά οι ταμειακές ροές είναι αυτές που κρατούν την εταιρεία ζωντανή καθημερινά.

Μια επιχείρηση μπορεί να είναι κερδοφόρα στα χαρτιά και παρ' όλα αυτά να αποτύχει αν δεν μπορεί να πληρώνει έγκαιρα τους λογαριασμούς της. Γι' αυτό οι ιδρυτές πρέπει να παρακολουθούν:

• Πόσα χρήματα εισέρχονται
• Πότε πληρώνουν πραγματικά οι πελάτες
• Ποιοι λογαριασμοί λήγουν σύντομα
• Αν τα σταθερά κόστη αυξάνονται πολύ γρήγορα
• Πόσο λειτουργικό κεφάλαιο είναι διαθέσιμο κάθε στιγμή

Δημιουργήστε μια απλή πρόβλεψη ταμειακών ροών για τουλάχιστον τους επόμενους τρεις έως έξι μήνες. Αυτή η πρόβλεψη θα πρέπει να δείχνει τα αναμενόμενα έσοδα, τα επαναλαμβανόμενα έξοδα και το υπόλοιπο μετρητών που αναμένετε μετά από κάθε περίοδο.

Αν η επιχείρησή σας έχει εποχικές διακυμάνσεις ή καθυστερημένες πληρωμές πελατών, ο σχεδιασμός ταμειακών ροών γίνεται ακόμη πιο σημαντικός. Ίσως χρειαστείτε περισσότερο κεφάλαιο κίνησης από ό,τι αρχικά υποθέσατε.

8. Εξασφαλίστε το σωστό είδος χρηματοδότησης

Οι περισσότερες νέες επιχειρήσεις χρειάζονται κάποιο είδος χρηματοδότησης για να ξεκινήσουν. Η σωστή πηγή εξαρτάται από τους στόχους σας, την ανοχή σας στον κίνδυνο και το πόσο γρήγορα χρειάζεστε τα χρήματα.

Συνήθεις επιλογές χρηματοδότησης περιλαμβάνουν:

• Προσωπικές αποταμιεύσεις
• Συνεισφορές από συνιδρυτές ή εταίρους
• Δάνεια από τράπεζες ή πιστωτικές ενώσεις
• Χρηματοδότηση με εγγύηση SBA
• Επαγγελματικές πιστωτικές κάρτες
• Γραμμές πίστωσης
• Επιχορηγήσεις
• Έσοδα από πρώτους πελάτες
• Angel investors ή venture capital, σε ορισμένους κλάδους

Κάθε επιλογή έχει ανταλλαγές. Το χρέος πρέπει να αποπληρωθεί. Η χρηματοδότηση με ίδια κεφάλαια μπορεί να αραιώσει την ιδιοκτησία. Οι επιχορηγήσεις μπορεί να είναι ελκυστικές, αλλά συχνά είναι ανταγωνιστικές και περιορισμένες ως προς τη χρήση των κεφαλαίων.

Πριν αναλάβετε οποιαδήποτε χρηματοδότηση, συγκρίνετε το μακροπρόθεσμο κόστος, τους όρους αποπληρωμής και την επίδραση στον έλεγχο της επιχείρησης.

9. Προετοιμαστείτε για φόρους πριν την έναρξη

Οι φόροι πρέπει να αποτελούν μέρος της συζήτησης για την εκκίνηση από την αρχή. Οι νέοι επιχειρηματίες συχνά εστιάζουν στις πωλήσεις και το μάρκετινγκ, παραβλέποντας τις απαιτήσεις υποβολής, τους εκτιμώμενους φόρους και την τήρηση αρχείων.

Ανάλογα με τη δομή και την τοποθεσία σας, ίσως χρειαστεί να σκεφτείτε:

• Ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος
• Φόρο εισοδήματος πολιτείας
• Φόρο αυτοαπασχόλησης
• Φόρο μισθοδοσίας
• Φόρο πωλήσεων
• Franchise tax
• Τριμηνιαίες εκτιμώμενες φορολογικές πληρωμές

Κρατήστε οργανωμένες καθ' όλη τη διάρκεια του έτους τις αποδείξεις, τα τιμολόγια και τα τραπεζικά σας statements. Αν περιμένετε μέχρι το τέλος του τριμήνου ή του έτους, μπορεί να χάσετε εκπτώσεις ή να κάνετε λάθη στην υποβολή.

Αν η επιχειρηματική σας μορφή απαιτεί εκτιμώμενες πληρωμές, σημειώστε τις προθεσμίες στο ημερολόγιό σας από νωρίς. Η απώλειά τους μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα και περιττή πίεση ρευστότητας.

10. Γνωρίστε ποιες άδειες και εγκρίσεις επηρεάζουν τα οικονομικά σας

Οι άδειες και οι εγκρίσεις δεν είναι μόνο θέματα συμμόρφωσης. Επηρεάζουν επίσης τον προϋπολογισμό σας. Ορισμένοι κλάδοι χρειάζονται ομοσπονδιακές, πολιτειακές ή τοπικές εγκρίσεις πριν ξεκινήσουν τη λειτουργία τους.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν επιχειρήσεις σε:

• Εστίαση
• Πώληση αλκοόλ
• Φροντίδα παιδιών
• Κατασκευές
• Μεταφορές
• Λιανικές πωλήσεις σε ρυθμιζόμενες κατηγορίες
• Υπηρεσίες υγείας και προσωπικής φροντίδας

Το κόστος αδειοδότησης μπορεί να περιλαμβάνει τέλη αίτησης, ανανεώσεις, επιθεωρήσεις, εκπαίδευση και απαιτήσεις ασφάλισης. Ενσωματώστε αυτά τα έξοδα στον προϋπολογισμό εκκίνησης ώστε να μην σας αιφνιδιάσουν αργότερα.

Επειδή οι κανόνες αδειοδότησης διαφέρουν σημαντικά ανά πολιτεία και πόλη, ελέγξτε τις απαιτήσεις πριν από την έναρξη και πριν επεκταθείτε σε νέα τοποθεσία ή γραμμή υπηρεσιών.

11. Καθιερώστε οικονομικούς ελέγχους και κανόνες έγκρισης

Μόλις αρχίσουν να κινούνται χρήματα, χρειάζεστε εσωτερικούς ελέγχους για να αποτρέψετε λάθη και κακή χρήση. Ακόμη και μια μικρή επιχείρηση ωφελείται από απλούς κανόνες.

Σκεφτείτε να ορίσετε πολιτικές για:

• Ποιος μπορεί να ξοδεύει εταιρικά κεφάλαια
• Ποιες δαπάνες απαιτούν έγκριση
• Πώς διεκπεραιώνονται οι επιστροφές εξόδων
• Πώς υποβάλλονται οι αποδείξεις
• Πόσο συχνά γίνεται συμφωνία λογαριασμών
• Ποιος έχει πρόσβαση στα τραπεζικά και λογιστικά συστήματα

Αυτοί οι έλεγχοι μειώνουν τον κίνδυνο απάτης, βελτιώνουν την ακρίβεια και κάνουν ευκολότερη την κατανόηση του πού πηγαίνουν τα χρήματα. Καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει, οι ισχυροί έλεγχοι διευκολύνουν επίσης τη συνεργασία με δανειστές, λογιστές και επενδυτές.

12. Σχεδιάστε τη μισθοδοσία και τις πληρωμές συνεργατών

Αν προσλάβετε εργαζομένους ή ανεξάρτητους συνεργάτες, η μισθοδοσία γίνεται μέρος της οικονομικής σας εγκατάστασης. Αυτό σημαίνει κάτι περισσότερο από το να στέλνετε απλώς επιταγές. Ίσως χρειαστεί να παρακρατείτε φόρους, να υποβάλλετε αναφορές, να εκδίδετε φορολογικά έντυπα και να παρακολουθείτε προθεσμίες.

Πριν από την πρόσληψη, αποφασίστε πώς θα:

• Κατηγοριοποιείτε σωστά τους εργαζομένους
• Παρακολουθείτε ώρες ή ορόσημα έργων
• Επεξεργάζεστε τους φόρους μισθοδοσίας
• Πληρώνετε έγκαιρα τους συνεργάτες
• Αποθηκεύετε με ασφάλεια τα αρχεία μισθοδοσίας

Η λανθασμένη κατηγοριοποίηση των εργαζομένων μπορεί να δημιουργήσει φορολογικά και νομικά ζητήματα, οπότε αξίζει να εξετάσετε προσεκτικά τους κανόνες πριν εντάξετε άτομα στην ομάδα σας.

13. Εξετάστε την ασφάλιση ως μέρος του οικονομικού σχεδιασμού

Η ασφάλιση συχνά αντιμετωπίζεται ως νομική τυπικότητα, αλλά είναι επίσης οικονομική δικλείδα ασφαλείας. Το λάθος περιστατικό μπορεί να δημιουργήσει σημαντική εκροή μετρητών αν η επιχείρησή σας δεν είναι ασφαλισμένη ή είναι υποασφαλισμένη.

Ανάλογα με την επιχείρηση, ίσως χρειάζεστε:

• Γενική αστική ευθύνη
• Επαγγελματική ευθύνη
• Ασφάλιση εργατικών αποζημιώσεων
• Ασφάλιση εμπορικής περιουσίας
• Ασφάλιση κυβερνοευθύνης
• Κάλυψη εμπορικού αυτοκινήτου

Τα ασφάλιστρα πρέπει να περιλαμβάνονται στον λειτουργικό σας προϋπολογισμό. Η σωστή κάλυψη μπορεί να βοηθήσει στην προστασία του ισολογισμού σας και να μειώσει την πιθανότητα μια απαίτηση να διαταράξει την επιχείρηση.

14. Δημιουργήστε μια μηνιαία ρουτίνα οικονομικής ανασκόπησης

Ένας οικονομικός οδηγός ελέγχου δεν είναι χρήσιμος αν τον κοιτάζετε μόνο μία φορά. Κάθε επιχειρηματίας πρέπει να εξετάζει τα οικονομικά στοιχεία τακτικά.

Τουλάχιστον μία φορά τον μήνα, ελέγξτε:

• Υπόλοιπα τραπεζικών λογαριασμών
• Κέρδη και ζημίες
• Εκκρεμή τιμολόγια
• Λογαριασμούς που λήγουν σύντομα
• Υποχρεώσεις μισθοδοσίας
• Προβλέψεις για φόρους
• Τάσεις ταμειακών ροών
• Αποκλίσεις από τον προϋπολογισμό

Η μηνιαία ανασκόπηση σάς βοηθά να εντοπίζετε προβλήματα νωρίς. Σάς δίνει επίσης πιο καθαρή εικόνα για το αν η τιμολόγηση, η στρατηγική πωλήσεων και οι συνήθειες δαπανών σας λειτουργούν.

15. Διατηρήστε οργανωμένα αρχεία για μελλοντική ανάπτυξη

Η ισχυρή τήρηση αρχείων εξοικονομεί χρόνο στην περίοδο φορολογίας και υποστηρίζει μελλοντικές αποφάσεις για χρηματοδότηση, προσλήψεις και επέκταση.

Κρατήστε αντίγραφα από:

• Έγγραφα σύστασης
• Επιβεβαίωση EIN
• Άδειες επιχείρησης
• Τραπεζικές καταστάσεις
• Αποδείξεις και τιμολόγια
• Συμβάσεις δανείων
• Ασφαλιστήρια συμβόλαια
• Συμφωνητικά συνεργατών
• Φορολογικές δηλώσεις
• Πρακτικά συνεδριάσεων και αρχεία ιδιοκτησίας, όπου εφαρμόζεται

Ένα κεντρικό σύστημα εγγράφων κάνει την επιχείρησή σας ευκολότερη στη διαχείριση και ευκολότερη στην κλιμάκωση.

Τελικές σκέψεις

Η ίδρυση μιας επιχείρησης απαιτεί περισσότερα από μια καλή ιδέα. Απαιτεί πειθαρχημένο οικονομικό σχεδιασμό από την αρχή. Χτίζοντας έναν ρεαλιστικό προϋπολογισμό, διαχωρίζοντας τα οικονομικά σας, παρακολουθώντας τις ταμειακές ροές, προετοιμαζόμενοι για τους φόρους και θέτοντας συστήματα εγκαίρως, δημιουργείτε μια πολύ ισχυρότερη βάση για ανάπτυξη.

Αν συστήνετε μια νέα εταιρεία, η Zenind μπορεί να βοηθήσει στην απλοποίηση των βημάτων σύστασης και συμμόρφωσης που υποστηρίζουν μια οικονομικά οργανωμένη εκκίνηση. Όταν η νομική σας εγκατάσταση και η οικονομική σας εγκατάσταση λειτουργούν μαζί, η επιχείρησή σας βρίσκεται σε καλύτερη θέση να αναπτυχθεί με αυτοπεποίθηση.