Νομικές και φορολογικές επιπτώσεις της πρόσληψης απομακρυσμένων εργαζομένων στις Η.Π.Α.

Η απομακρυσμένη εργασία έχει αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις στις Η.Π.Α. προσλαμβάνουν, αναπτύσσονται και ανταγωνίζονται για ταλέντο. Μια εταιρεία μπορεί πλέον να προσλαμβάνει υποψηφίους σε διαφορετικές πολιτείες, να δημιουργεί κατανεμημένες ομάδες και ακόμη και να συνεργάζεται με άτομα στο εξωτερικό χωρίς να ανοίγει παραδοσιακό γραφείο. Αυτή η ευελιξία είναι ισχυρή, αλλά δημιουργεί επίσης νομικές και φορολογικές υποχρεώσεις που πολλοί ιδρυτές παραβλέπουν.

Για μια νέα επιχείρηση, το διακύβευμα είναι ιδιαίτερα υψηλό. Τη στιγμή που προσλαμβάνετε απομακρυσμένους εργαζόμενους, μπορεί να ενεργοποιήσετε απαιτήσεις εγγραφής για μισθοδοσία, υποχρεώσεις παρακράτησης κρατικών φόρων, ζητήματα συμμόρφωσης με την εργατική νομοθεσία και, σε ορισμένες περιπτώσεις, φορολογική έκθεση σε ξένες χώρες. Αν η εταιρεία σας βρίσκεται ακόμη στη φάση σύστασης ή διαμόρφωσης, οι αποφάσεις που παίρνετε νωρίς μπορούν να επηρεάσουν το πόσο εύκολο θα είναι να παραμείνετε συμμορφωμένοι αργότερα.

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να συστήνουν και να διατηρούν επιχειρήσεις στις Η.Π.Α. με τη βάση συμμόρφωσης που απαιτείται για υπεύθυνη πρόσληψη. Η κατανόηση των παρακάτω κανόνων μπορεί να σας βοηθήσει να χτίσετε ένα απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό χωρίς να δημιουργήσετε περιττό ρίσκο.

Γιατί η απομακρυσμένη πρόσληψη δημιουργεί πολυπλοκότητα συμμόρφωσης

Η πρόσληψη ενός ατόμου που εργάζεται εκτός της πολιτείας σας δεν είναι τόσο απλή όσο η αποστολή μιας μισθοδοσίας. Στις Η.Π.Α., οι κανόνες απασχόλησης συνδέονται συχνά με την τοποθεσία του εργαζομένου και όχι μόνο με την έδρα του εργοδότη. Αυτό σημαίνει ότι μια επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται να ακολουθεί ταυτόχρονα πολλαπλές σειρές κανόνων.

Μια απομακρυσμένη ομάδα μπορεί να επηρεάσει:

• Παρακράτηση κρατικού φόρου εισοδήματος
• Εγγραφή και αναφορά μισθοδοσίας
• Λογαριασμούς ασφάλισης ανεργίας
• Κανόνες κατώτατου μισθού και υπερωριών
• Απαιτήσεις άδειας με αποδοχές και διαλειμμάτων
• Αποφάσεις ταξινόμησης εργαζομένων
• Εγγραφή επιχείρησης και foreign qualification
• Υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων και τήρησης αρχείων

Όσο περισσότερες πολιτείες ή χώρες καλύπτει η ομάδα σας, τόσο πιθανότερο είναι ότι η εταιρεία σας θα χρειαστεί μια επίσημη διαδικασία συμμόρφωσης αντί για μια πρόχειρη ρύθμιση μισθοδοσίας.

Επιλέξτε τη σωστή επιχειρηματική δομή πριν προσλάβετε

Πριν εντάξετε απομακρυσμένους εργαζόμενους, είναι χρήσιμο να βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας έχει συσταθεί σωστά. Ο τύπος της οντότητάς σας μπορεί να επηρεάσει τη φορολογική μεταχείριση, την έκθεση σε ευθύνη και το πόσο εύκολα μπορείτε να εγγραφείτε σε πολλές πολιτείες.

Οι συνήθεις δομές στις Η.Π.Α. περιλαμβάνουν:

• LLCs, που προσφέρουν ευελιξία και απλή διαχείριση για πολλές μικρές επιχειρήσεις
• Corporations, που μπορεί να προτιμώνται όταν υπάρχει σχεδιασμός για επενδυτές ή πιο τυπική διακυβέρνηση
• Επαγγελματικές οντότητες και εξειδικευμένες δομές, όπου το δίκαιο κάθε πολιτείας το απαιτεί

Για ιδρυτές που αναμένουν να προσλάβουν σε πολλές πολιτείες, η σωστή δομή οντότητας μπορεί να απλοποιήσει μελλοντικές εργασίες συμμόρφωσης όπως:

• Αίτηση για EIN
• Άνοιγμα επιχειρηματικού τραπεζικού λογαριασμού
• Εγγραφή για κρατικούς λογαριασμούς μισθοδοσίας
• Foreign qualification σε πολιτείες όπου έχετε εργαζομένους ή δραστηριότητες
• Παρακολούθηση ετήσιων εκθέσεων και προθεσμιών συνεχούς υποβολής

Αν η επιχείρησή σας δεν έχει ακόμη συσταθεί, η σωστή σύστασή της από την αρχή μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει την τριβή όταν προσθέσετε απομακρυσμένο προσωπικό.

Κρατική παρακράτηση φόρου για απομακρυσμένους εργαζομένους

Ένα από τα πιο συνηθισμένα ζητήματα στην απομακρυσμένη πρόσληψη είναι η κρατική παρακράτηση φόρου εισοδήματος. Σε πολλές περιπτώσεις, μια επιχείρηση πρέπει να παρακρατεί φόρους για την πολιτεία όπου ζει και εργάζεται ο εργαζόμενος, ακόμη κι αν ο εργοδότης εδρεύει αλλού.

Όταν ένας εργαζόμενος ζει σε διαφορετική πολιτεία

Αν η εταιρεία σας βρίσκεται στο Τέξας αλλά ο εργαζόμενός σας εργάζεται από τη Νέα Υόρκη, ίσως χρειαστεί να εγγραφείτε για φόρους μισθοδοσίας στη Νέα Υόρκη και να ακολουθήσετε τους κανόνες παρακράτησης της Νέας Υόρκης. Η ίδια γενική αρχή ισχύει και για άλλες πολιτείες, αν και οι συγκεκριμένες απαιτήσεις διαφέρουν σημαντικά.

Μπορεί επίσης να χρειαστεί να εξετάσετε:

• Αν οι εμπλεκόμενες πολιτείες έχουν συμφωνίες αμοιβαιότητας
• Αν ο εργαζόμενος οφείλει φόρο τόσο στην πολιτεία κατοικίας όσο και στην πολιτεία εργασίας
• Αν η εταιρεία σας έχει δημιουργήσει nexus ή υποχρεώσεις εγγραφής στην πολιτεία του εργαζομένου

Επειδή οι κανόνες των πολιτειών διαφέρουν τόσο πολύ, είναι σημαντικό να επιβεβαιώνετε τις απαιτήσεις πριν ξεκινήσει η μισθοδοσία.

Ασφάλιση ανεργίας και λογαριασμοί μισθοδοσίας

Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να ενεργοποιήσουν εγγραφή για ασφάλιση ανεργίας σε πολιτεία όπου ο εργοδότης δεν έχει γραφείο. Μια εταιρεία που προσλαμβάνει εργαζομένους σε πολλές πολιτείες μπορεί να χρειάζεται πολλαπλούς λογαριασμούς ανεργίας, ξεχωριστή αναφορά μισθοδοσίας και αρχεία μισθών ανά πολιτεία.

Τα λάθη εδώ μπορεί να οδηγήσουν σε πρόστιμα, ανεξόφλητες φορολογικές υποχρεώσεις και ελέγχους. Μια κεντρικοποιημένη διαδικασία μισθοδοσίας βοηθά, αλλά η επιχείρηση εξακολουθεί να πρέπει να εγγραφεί στα σωστά σημεία.

Οι ομοσπονδιακές υποχρεώσεις μισθοδοσίας εξακολουθούν να ισχύουν

Ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται ένας απομακρυσμένος εργαζόμενος, οι εργοδότες στις Η.Π.Α. πρέπει να εξακολουθούν να διαχειρίζονται τις ομοσπονδιακές υποχρεώσεις μισθοδοσίας. Αυτές συνήθως περιλαμβάνουν:

• Ομοσπονδιακή παρακράτηση φόρου εισοδήματος
• Φόρους Social Security και Medicare
• Υποχρεώσεις ομοσπονδιακού φόρου ανεργίας
• Συμμόρφωση με το Form W-4 και το Form I-9
• Αναφορά W-2 στο τέλος του έτους

Αν χρησιμοποιείτε contractors αντί για εργαζομένους, εξακολουθείτε να χρειάζεστε διαδικασία για τη συλλογή φορολογικών στοιχείων και την έκδοση των σωστών φορολογικών εντύπων όταν απαιτείται.

Οι ομοσπονδιακές υποχρεώσεις δεν εξαφανίζονται επειδή ο εργαζόμενος είναι απομακρυσμένος. Στην πραγματικότητα, γίνονται δυσκολότερες όταν προστίθενται από πάνω κρατικοί και τοπικοί κανόνες.

Ταξινόμηση εργαζομένου έναντι ανεξάρτητου συνεργάτη

Η λανθασμένη ταξινόμηση είναι ένας από τους μεγαλύτερους κινδύνους συμμόρφωσης στην απομακρυσμένη πρόσληψη. Ορισμένες επιχειρήσεις χαρακτηρίζουν εργαζομένους ως ανεξάρτητους contractors για να αποφύγουν φόρους μισθοδοσίας και παροχές, αλλά αυτή η προσέγγιση μπορεί να δημιουργήσει σοβαρά προβλήματα αν ο εργαζόμενος, νομικά, θεωρείται υπάλληλος.

Η λανθασμένη ταξινόμηση μπορεί να οδηγήσει σε:

• Αναδρομικούς φόρους και απλήρωτες εισφορές μισθοδοσίας
• Τόκους και πρόστιμα
• Αξιώσεις μισθών και ωραρίου
• Διαφορές σχετικά με παροχές
• Έρευνες από κρατικές εργατικές αρχές
• Έλεγχο από την IRS

Για να αποφύγετε προβλήματα, εξετάστε την πραγματική εργασιακή σχέση και όχι μόνο το κείμενο της σύμβασης. Βασικοί παράγοντες συνήθως περιλαμβάνουν:

• Ποιος ελέγχει τον τρόπο εκτέλεσης της εργασίας
• Αν ο εργαζόμενος χρησιμοποιεί δικά του εργαλεία
• Αν ο εργαζόμενος μπορεί να εργάζεται για άλλους πελάτες
• Πόσο ενσωματωμένος είναι ο εργαζόμενος στην επιχείρηση
• Αν η σχέση μοιάζει με συνεχή απασχόληση

Η απομακρυσμένη εργασία δεν αλλάζει τους κανόνες ταξινόμησης. Αντίθετα, η απόσταση μπορεί να κάνει τις επιχειρήσεις λιγότερο ενήμερες για το πόσο στενά επιβλέπουν έναν εργαζόμενο.

Οι νόμοι για μισθούς, ώρες και άδειες εξαρτώνται από την τοποθεσία

Η εργατική νομοθεσία δεν είναι ενιαία σε όλες τις Ηνωμένες Πολιτείες. Ένας απομακρυσμένος εργαζόμενος μπορεί να δικαιούται προστασίες βάσει της πολιτείας όπου εκτελεί την εργασία, όχι της πολιτείας όπου έχει συσταθεί η εταιρεία.

Αυτό μπορεί να επηρεάσει:

• Κατώτατο μισθό
• Υπολογισμό υπερωριών
• Διαλείμματα για γεύμα και ανάπαυση
• Άδεια ασθενείας και οικογενειακή άδεια
• Χρονοδιάγραμμα τελικής μισθοδοσίας
• Κανόνες αποζημίωσης εξόδων
• Απαιτήσεις διαφάνειας στις αμοιβές

Για παράδειγμα, ορισμένες πολιτείες επιβάλλουν αυστηρότερους κανόνες για μισθούς και ώρες από ό,τι η ομοσπονδιακή νομοθεσία. Αν η εταιρεία σας προσλαμβάνει απομακρυσμένα σε αυτές τις πολιτείες, πρέπει να ακολουθείτε το πιο προστατευτικό πρότυπο.

Γι' αυτό δεν αρκεί να ελέγχετε μόνο τους ομοσπονδιακούς κανόνες απασχόλησης. Ένα απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό απαιτεί έλεγχο συμμόρφωσης ανά πολιτεία.

Οι ξένες προσλήψεις προσθέτουν ακόμη ένα επίπεδο κινδύνου

Οι διεθνείς απομακρυσμένοι εργαζόμενοι δημιουργούν πρόσθετη πολυπλοκότητα. Μια εταιρεία μπορεί να θέλει να προσλάβει ταλέντο στον Καναδά, στο Ηνωμένο Βασίλειο, στη Λατινική Αμερική ή στην Ευρωπαϊκή Ένωση, αλλά η διασυνοριακή πρόσληψη μπορεί να εισαγάγει ζητήματα μετανάστευσης, απασχόλησης, μισθοδοσίας και φόρων.

Κίνδυνος μόνιμης εγκατάστασης

Αν ένας εργαζόμενος σε άλλη χώρα εκτελεί ορισμένα είδη επιχειρηματικής δραστηριότητας για λογαριασμό σας, η εταιρεία σας μπορεί να δημιουργήσει μόνιμη εγκατάσταση ή παρόμοια φορολογική παρουσία εκεί. Αυτό θα μπορούσε να εκθέσει την επιχείρηση σε φορολογικές δηλώσεις εταιρικού φόρου στο εξωτερικό.

Ο κίνδυνος εξαρτάται από παράγοντες όπως:

• Η εξουσία του εργαζομένου να δεσμεύει την εταιρεία
• Το είδος των υπηρεσιών που εκτελούνται
• Η διάρκεια και η συχνότητα της συνεργασίας
• Οι τοπικοί κανόνες των φορολογικών συμβάσεων

Αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο οι επιχειρήσεις πρέπει να είναι προσεκτικές όταν επιτρέπουν σε εργαζομένους να εργάζονται από άλλη χώρα για παρατεταμένο διάστημα.

Τοπικοί κανόνες απασχόλησης και δεδομένων

Άλλες χώρες μπορεί επίσης να επιβάλλουν κανόνες για:

• Ώρες εργασίας
• Άδεια με αποδοχές
• Υποχρεώσεις αποζημίωσης κατά τη λύση της σχέσης εργασίας
• Πρότυπα προστασίας εργαζομένων
• Απαιτήσεις απορρήτου και διαχείρισης δεδομένων

Αν η ομάδα σας χειρίζεται προσωπικές πληροφορίες εργαζομένων με έδρα την Ε.Ε., για παράδειγμα, μπορεί να ισχύουν κανόνες προστασίας δεδομένων. Η συμμόρφωση δεν είναι προαιρετική, ακόμη και για μια μικρή εταιρεία.

Μπορεί να εργάζεται ένας απομακρυσμένος υπάλληλος χωρίς visa;

Αυτό εξαρτάται από τη χώρα και τις συνθήκες του εργαζομένου. Ορισμένες δικαιοδοσίες επιτρέπουν βραχυπρόθεσμη απομακρυσμένη εργασία υπό περιορισμένους όρους, ενώ άλλες απαιτούν άδειες ή περιορίζουν ορισμένα είδη δραστηριότητας.

Αν κάποιο μέλος της ομάδας θέλει να εργαστεί από άλλη χώρα, ρωτήστε:

• Επιτρέπεται η απομακρυσμένη εργασία βάσει της τοπικής νομοθεσίας μετανάστευσης;
• Θα παραμείνει ο εργαζόμενος κάτοικος ή θα γίνει φορολογικός κάτοικος εκεί;
• Χρειάζεται η εταιρεία τοπική εγγραφή ή υποστήριξη μισθοδοσίας;
• Θα ενεργοποιηθεί υποχρέωση εργατικής νομοθεσίας σε εκείνη τη δικαιοδοσία;

Μια προσωρινή αλλαγή τοποθεσίας μπορεί γρήγορα να γίνει ζήτημα συμμόρφωσης, ειδικά αν η εταιρεία δεν την παρακολουθεί.

Βέλτιστες πρακτικές για την πρόσληψη απομακρυσμένων εργαζομένων

Μια πολιτική απομακρυσμένης πρόσληψης πρέπει να έχει σχεδιαστεί πριν εκδοθεί η πρώτη μισθοδοσία. Αυτή η πολιτική πρέπει να καλύπτει τη μισθοδοσία, τους φόρους, την ταξινόμηση, τις εγκρίσεις και τα αιτήματα εργασίας από το εξωτερικό.

1. Συστήστε σωστά την επιχείρηση

Βεβαιωθείτε ότι η οντότητά σας έχει συσταθεί, ότι το EIN σας είναι ενεργό και ότι οι υποβολές σας είναι ενημερωμένες. Αν περιμένετε εργαζομένους σε άλλες πολιτείες, προσδιορίστε αν χρειάζεστε foreign qualification ή πρόσθετες εγγραφές.

2. Καθορίστε πολιτική για την τοποθεσία του εργαζομένου

Παρακολουθήστε πού ζει και πού παρέχει υπηρεσίες κάθε εργαζόμενος. Μια αλλαγή τοποθεσίας μπορεί να μεταβάλει την παρακράτηση φόρου, την ασφάλιση ανεργίας και τις απαιτήσεις εργατικής νομοθεσίας.

3. Χρησιμοποιήστε γραπτές συμφωνίες

Τα συμβόλαια πρέπει να ορίζουν με σαφήνεια τη σχέση, τα καθήκοντα, τους όρους αμοιβής, την εμπιστευτικότητα και τυχόν περιορισμούς που ισχύουν. Οι γραπτές συμφωνίες δεν αντικαθιστούν τη συμμόρφωση, αλλά βοηθούν στην τεκμηρίωση της ρύθμισης.

4. Ελέγχετε τακτικά τη ρύθμιση μισθοδοσίας

Η μισθοδοσία πρέπει να αντικατοπτρίζει την πραγματική τοποθεσία και κατάσταση του εργαζομένου. Ελέγχετε τους κανόνες παρακράτησης όταν ένας εργαζόμενος μετακινείται, ταξιδεύει ή αλλάζει από contractor σε υπάλληλο.

5. Παρακολουθείτε τα triggers nexus και εγγραφής σε πολιτείες

Η ύπαρξη εργαζομένων σε μια πολιτεία μπορεί να δημιουργήσει φορολογικές και εγγραφικές υποχρεώσεις ακόμη και αν η εταιρεία σας δεν έχει εκεί γραφείο. Ελέγχετε το αποτύπωμά σας κάθε φορά που προσθέτετε έναν απομακρυσμένο εργαζόμενο.

6. Ζητήστε επαγγελματική καθοδήγηση όταν χρειάζεται

Η εργατική νομοθεσία και οι φορολογικοί κανόνες μπορούν να αλλάξουν, και το κόστος των λαθών είναι συχνά πολύ μεγαλύτερο από το κόστος ενός ελέγχου. Χρησιμοποιήστε νομικούς και φορολογικούς συμβούλους για πολυπολιτειακές ή διεθνείς προσλήψεις.

Πώς υποστηρίζει η Zenind τις αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να χτίζουν συμμορφωμένες επιχειρήσεις στις Η.Π.Α. που είναι έτοιμες να αναπτυχθούν. Για ιδρυτές που σχεδιάζουν να προσλάβουν απομακρυσμένα, αυτό σημαίνει ότι υπάρχει σωστή επιχειρηματική βάση πριν αρχίσει να αυξάνεται η πολυπλοκότητα.

Οι υπηρεσίες της Zenind μπορούν να υποστηρίξουν:

• Σύσταση LLC και corporation
• Υπηρεσία registered agent
• Συνεχή διαχείριση συμμόρφωσης
• Υποστήριξη ετήσιων εκθέσεων
• Οργάνωση επιχειρηματικών εγγράφων

Μια σωστά συσταθείσα εταιρεία με οργανωμένα αρχεία συμμόρφωσης είναι καλύτερα τοποθετημένη για να εγγραφεί σε νέες πολιτείες, να εντάξει εργαζομένους και να διαχειριστεί τις συνεχιζόμενες υποχρεώσεις καθώς η ομάδα επεκτείνεται.

Checklist απομακρυσμένης πρόσληψης για ιδρυτές στις Η.Π.Α.

Πριν προσλάβετε απομακρυσμένα, επιβεβαιώστε τα εξής:

• Η επιχειρηματική σας οντότητα έχει συσταθεί και βρίσκεται σε καλή κατάσταση
• Έχετε EIN και διαδικασία μισθοδοσίας σε λειτουργία
• Ο εργαζόμενος έχει ταξινομηθεί σωστά ως υπάλληλος ή contractor
• Οι λογαριασμοί κρατικής παρακράτησης και ανεργίας είναι εγγεγραμμένοι όπου χρειάζεται
• Οι κανόνες μισθών και ωρών έχουν ελεγχθεί για την τοποθεσία του εργαζομένου
• Τα φορολογικά και μεταναστευτικά ζητήματα εξωτερικού έχουν αξιολογηθεί για διεθνείς προσλήψεις
• Οι γραπτές συμφωνίες και τα αρχεία onboarding είναι πλήρη
• Το ημερολόγιο συμμόρφωσής σας παρακολουθεί τις υποβολές και τις ανανεώσεις

Αν δεν μπορείτε να απαντήσετε με βεβαιότητα σε κάθε σημείο, σταματήστε και ελέγξτε τη δομή πριν προσλάβετε.

Συμπέρασμα

Η απομακρυσμένη πρόσληψη δίνει στις επιχειρήσεις στις Η.Π.Α. πρόσβαση σε ευρύτερη δεξαμενή ταλέντων, αλλά αυξάνει επίσης τη νομική και φορολογική πολυπλοκότητα. Οι κρατικοί κανόνες μισθοδοσίας, η ταξινόμηση εργαζομένων, οι νόμοι για μισθούς και η φορολογική έκθεση στο εξωτερικό μπορούν όλα να αλλάξουν ανάλογα με το πού εργάζεται κάποιος.

Ο καλύτερος τρόπος για να μειώσετε τον κίνδυνο είναι να ενσωματώσετε τη συμμόρφωση από την αρχή της επιχείρησής σας. Συστήστε τη σωστή οντότητα, εγγραφείτε όπου χρειάζεται, κρατήστε οργανωμένα τα αρχεία και αξιολογήστε κάθε απομακρυσμένη πρόσληψη μέσα από νομικό και φορολογικό πρίσμα. Για επιχειρηματίες που κλιμακώνουν μια κατανεμημένη ομάδα, μια ισχυρή βάση σύστασης και συμμόρφωσης είναι απαραίτητη.

Αποποίηση ευθύνης: Αυτό το άρθρο παρέχεται μόνο για ενημερωτικούς σκοπούς και δεν προσφέρει νομική, φορολογική ή λογιστική συμβουλή. Συμβουλευτείτε εξειδικευμένους επαγγελματίες πριν λάβετε αποφάσεις πρόσληψης ή εγγραφής.