АҚШ-та қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлерді жалдаудың құқықтық және салықтық салдары

Қашықтан жұмыс істеу АҚШ-тағы бизнеске қызметкерлерді жалдау, кеңею және талант үшін бәсекелесу тәсілін өзгертті. Енді компания әртүрлі штаттардағы үміткерлерді тарта алады, үлестірілген командалар құра алады және тіпті дәстүрлі кеңсе ашпай-ақ басқа елдердегі адамдармен жұмыс істей алады. Бұл икемділік өте пайдалы, бірақ ол көптеген құрылтайшылар елемейтін құқықтық және салықтық міндеттемелерді де тудырады.

Жаңа бизнес үшін тәуекел әсіресе жоғары. Қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлерді жалдаған сәтте сіз жалақы төлеуді тіркеу талаптарын, штаттық салық ұстап қалу міндеттемелерін, еңбек құқығы бойынша сәйкестік мәселелерін, ал кейбір жағдайларда шетелдік салық тәуекелін тудыруыңыз мүмкін. Егер компанияңыз әлі құрылып жатқан немесе құрылымдалып жатқан болса, бастапқыда қабылдаған шешімдеріңіз кейін сәйкестікті сақтау қаншалықты оңай болатынына әсер етеді.

Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-тағы бизнесті жауапкершілікпен қызметкерлер жалдауға мүмкіндік беретін сәйкестік негізімен құруға және қолдауға көмектеседі. Төмендегі ережелерді түсіну қашықтан жұмыс күшін қажетсіз тәуекелсіз құруға көмектеседі.

Неліктен қашықтан жалдау сәйкестік тұрғысынан күрделі

Өз штатыңыздан тыс жерде жұмыс істейтін адамды жалдау тек жалақы жіберумен шектелмейді. АҚШ-та еңбек ережелері көбіне жұмыс берушінің штаб-пәтеріне ғана емес, қызметкердің орналасқан жеріне де байланысты болады. Бұл бизнеске бір уақытта бірнеше ережелерді ұстану қажет екенін білдіреді.

Қашықтан команда мына салаларға әсер етуі мүмкін:

• Штаттық табыс салығын ұстап қалу
• Жалақыны тіркеу және есеп беру
• Жұмыссыздық бойынша сақтандыру шоттары
• Ең төменгі жалақы және үстеме жұмыс ережелері
• Ақылы демалыс және үзіліс талаптары
• Қызметкерді жіктеу шешімдері
• Бизнесті тіркеу және шетелдік біліктендіру
• Деректер құпиялылығы және құжаттарды сақтау міндеттемелері

Командаңыз неғұрлым көп штатқа немесе елге таралса, компанияңызға бейберекет жалақы жүйесінің орнына ресми сәйкестік процесі соғұрлым қажет болады.

Жалдаудан бұрын дұрыс бизнес құрылымын таңдаңыз

Қашықтан қызметкерлерді қабылдамас бұрын, бизнесіңіздің дұрыс құрылғанына көз жеткізген жөн. Сіздің ұйым түріңіз салық салуға, жауапкершілік тәуекеліне және бірнеше штатта тіркелу жеңілдігіне әсер етуі мүмкін.

АҚШ-та жиі қолданылатын құрылымдарға мыналар жатады:

• Көптеген шағын бизнес үшін икемділік пен қарапайым басқару ұсынатын LLC
• Инвесторлармен жұмыс істеу немесе ресми басқару құрылымын жоспарлаған кезде жиі қолайлы болатын корпорациялар
• Штат заңы талап ететін кәсіби және арнайы құрылымдар

Штат шекарасынан тыс қызметкерлер жалдаймын деп жоспарлаған құрылтайшылар үшін дұрыс ұйымдық құрылым келесі болашақ сәйкестік міндеттерін жеңілдетуі мүмкін:

• EIN алуға өтініш беру
• Бизнес-банктік шот ашу
• Қызметкерлері немесе операциялары бар штаттарда жалақы есепке алу үшін тіркелу
• Штаттарда шетелдік біліктендіру рәсімінен өту
• Жылдық есептер мен ағымдағы тапсыру мерзімдерін қадағалау

Егер бизнесіңіз әлі құрылмаған болса, оны басынан дұрыс құру қашықтан қызметкерлер қосылғанда уақытты үнемдеп, кедергілерді азайтады.

Қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлер үшін штаттық салық ұстап қалу

Қашықтан жалдауда жиі туындайтын мәселелердің бірі — штаттық табыс салығын ұстап қалу. Көп жағдайда бизнес қызметкер жұмыс істейтін және тұратын штат үшін, жұмыс беруші басқа жерде орналасса да, салық ұстап қалуы керек.

Қызметкер басқа штатта тұрса

Егер сіздің компанияңыз Техаста орналасқан, ал қызметкеріңіз Нью-Йорктен жұмыс істесе, сізге Нью-Йоркте жалақы салықтары бойынша тіркеліп, Нью-Йорктың ұстап қалу ережелерін орындау қажет болуы мүмкін. Дәл осындай жалпы қағида басқа штаттарға да қолданылады, бірақ нақты талаптар айтарлықтай өзгереді.

Сондай-ақ мыналарды ескеру қажет болуы мүмкін:

• Қатысты штаттар арасында өзара келісімдер бар-жоғы
• Қызметкердің резидент штат пен жұмыс штатында салық төлеуге міндетті болуы
• Сіздің компанияңыз қызметкер орналасқан штатта nexus немесе тіркелу міндеттемесін тудырған-тудырмағаны

Штат ережелері соншалықты әртүрлі болғандықтан, жалақы төлемі басталмай тұрып талаптарды нақтылап алған маңызды.

Жұмыссыздықты сақтандыру және жалақы шоттары

Қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлер компанияда кеңсе жоқ штатта да жұмыссыздықты сақтандыруға тіркелу қажеттігін тудыруы мүмкін. Бірнеше штатта қызметкерлері бар компанияға бірнеше жұмыссыздық шоты, бөлек жалақы есептілігі және штатқа тән жалақы жазбалары қажет болуы мүмкін.

Мұндай қателер айыппұлдарға, төленбеген салық міндеттемелеріне және тексерістерге алып келуі мүмкін. Орталықтандырылған жалақы процесі көмектеседі, бірақ бизнес бәрібір дұрыс жерлерде тіркелуі керек.

Федералдық жалақы міндеттемелері бәрібір қолданылады

Қашықтан жұмыс істейтін қызметкер қай жерде болса да, АҚШ жұмыс берушілері федералдық жалақы міндеттемелерін орындауы тиіс. Оларға әдетте мыналар кіреді:

• Федералдық табыс салығын ұстап қалу
• Social Security және Medicare салықтары
• Федералдық жұмыссыздық салығы бойынша міндеттемелер
• Form W-4 және Form I-9 сәйкестігі
• Жыл соңындағы W-2 есептілігі

Егер қызметкерлердің орнына мердігерлерді қолдансаңыз да, салық төлеуші туралы ақпаратты жинау және қажет болған кезде тиісті салық формаларын беру үшін үдеріс болуы керек.

Федералдық міндеттемелер қызметкер қашықтан жұмыс істегендіктен жойылмайды. Шын мәнінде, олардың үстіне штаттық және жергілікті ережелер қосылғанда, оларды басқару одан да күрделі болады.

Қызметкер мен тәуелсіз мердігерді дұрыс жіктеу

Дұрыс емес жіктеу — қашықтан жалдаудағы ең үлкен сәйкестік тәуекелдерінің бірі. Кейбір бизнес қызметкерге жалақы салығы мен жеңілдіктерден қашу үшін тәуелсіз мердігер мәртебесін береді, бірақ жұмысшы заң жүзінде қызметкерге жатса, бұл тәсіл елеулі мәселелер туғызуы мүмкін.

Дұрыс емес жіктеу мына салдарға әкелуі мүмкін:

• Артқа есептелген салықтар және төленбеген жалақы жарналары
• Пайыздар мен айыппұлдар
• Жалақы және жұмыс уақыты бойынша талаптар
• Жеңілдіктерге қатысты даулар
• Штат еңбек органдарының тексерістері
• IRS назар аударуы

Мәселелерді болдырмау үшін шарт мәтінін ғана емес, нақты жұмыс қатынасын қараңыз. Негізгі факторлар әдетте мыналарды қамтиды:

• Жұмыстың қалай орындалатынын кім бақылайды
• Қызметкердің өз құралдарын қолдануы
• Қызметкердің басқа клиенттермен жұмыс істей алуы
• Қызметкердің бизнеске қаншалықты кіріктірілгені
• Қатынастың тұрақты еңбек қатынасына ұқсастығы

Қашықтан жұмыс жіктеу ережелерін өзгертпейді. Керісінше, арақашықтық бизнеске қызметкерді қаншалықты тығыз қадағалап отырғанын аз сезіндіруі мүмкін.

Жалақы, жұмыс уақыты және демалыс заңдары орналасқан жерге байланысты

АҚШ-та еңбек құқығы біркелкі емес. Қашықтан қызметкерге компания тіркелген жерге емес, жұмысты орындаған штатқа байланысты қорғаулар қолданылуы мүмкін.

Бұл мыналарға әсер етеді:

• Ең төменгі жалақы
• Үстеме жұмысты есептеу
• Тамақтану және демалыс үзілістері
• Ауруға байланысты және отбасылық демалыс
• Соңғы жалақыны төлеу мерзімі
• Шығындарды өтеу ережелері
• Жалақы ашықтығы талаптары

Мысалы, кейбір штаттар федералдық заңға қарағанда қатаңырақ жалақы және жұмыс уақыты ережелерін енгізеді. Егер компанияңыз сол штаттарда қашықтан қызметкер жалдаса, сіз анағұрлым қорғанышы жоғары стандартты ұстануыңыз керек.

Сондықтан тек федералдық еңбек ережелерін қарап шығу жеткіліксіз. Қашықтан жұмыс күші штаттар бойынша сәйкестік талдауын қажет етеді.

Шетелден жалдау тағы бір тәуекел қабатын қосады

Халықаралық қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлер қосымша күрделілік тудырады. Компания Канадада, Ұлыбританияда, Латын Америкасында немесе Еуропалық Одақта талант жалдағысы келуі мүмкін, бірақ шекарааралық жалдау көші-қон, еңбек, жалақы және салық мәселелерін туындатуы ықтимал.

Тұрақты өкілдік тәуекелі

Егер басқа елдегі қызметкер сіздің атыңыздан белгілі бір іскерлік әрекеттерді орындаса, компанияңыз сол елде тұрақты өкілдікке немесе соған ұқсас салық салынатын қатысуға ие болуы мүмкін. Бұл бизнеске шетелдік корпоративтік салық есептілігін жүктеуі ықтимал.

Тәуекел келесі факторларға байланысты:

• Қызметкердің компанияны міндеттей алатын өкілеттігі
• Орындаған қызмет түрі
• Қатынастың ұзақтығы мен жүйелілігі
• Жергілікті салық келісімдерінің ережелері

Сондықтан компаниялар қызметкердің басқа елден ұзақ мерзім жұмыс істеуіне рұқсат бергенде мұқият болуы керек.

Жергілікті еңбек және деректер ережелері

Басқа елдер келесі мәселелер бойынша да ережелер енгізуі мүмкін:

• Жұмыс уақыты
• Ақылы демалыс
• Қызметтен босату міндеттемелері
• Қызметкерді қорғау стандарттары
• Құпиялылық және деректерді өңдеу талаптары

Егер командаңыз, мысалы, ЕО-дағы қызметкерлердің жеке деректерін өңдесе, деректерді қорғау ережелері қолданылуы мүмкін. Тіпті шағын компания болса да, сәйкестік міндетті.

Қашықтан қызметкер визасыз жұмыс істей ала ма?

Бұл елге және қызметкердің жағдайына байланысты. Кейбір юрисдикциялар қысқа мерзімді қашықтан жұмысқа шектеулі жағдайларда рұқсат береді, ал басқалары рұқсатты талап етуі немесе белгілі бір қызмет түрлерін шектеуі мүмкін.

Команда мүшесі басқа елден жұмыс істегісі келсе, мына сұрақтарды қойыңыз:

• Жергілікті көші-қон заңына сәйкес қашықтан жұмыс істеуге бола ма?
• Қызметкер резидент болып қала бере ме, әлде сол жерде салық резидентіне айнала ма?
• Компанияға жергілікті тіркеу немесе жалақы қолдауы қажет пе?
• Бұл келісім сол юрисдикцияда еңбек заңын қолдану міндеттемесін тудыра ма?

Уақытша орын ауыстыру, әсіресе компания оны бақылап отырмаса, тез арада сәйкестік мәселесіне айналуы мүмкін.

Қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлерді жалдаудың үздік тәжірибелері

Қашықтан жалдау саясаты алғашқы жалақы төленбей тұрып әзірленуі тиіс. Бұл саясатта жалақы, салық, жіктеу, бекіту және шекарааралық жұмыс сұраулары қамтылуы керек.

1. Бизнесті дұрыс тіркеңіз

Ұйымыңыз құрылғанына, EIN белсенді екеніне және барлық тапсыруларыңыздың өзекті екеніне көз жеткізіңіз. Егер басқа штаттарда қызметкер жалдаймын десеңіз, шетелдік біліктендіру немесе қосымша тіркеулер қажет пе, соны анықтаңыз.

2. Қызметкер орналасқан жер саясатын енгізіңіз

Әр қызметкердің қайда тұратынын және қызметті қай жерде орындайтынын бақылаңыз. Орналасу өзгерісі салық ұстап қалуға, жұмыссыздықты сақтандыруға және еңбек құқығына қойылатын талаптарға әсер етуі мүмкін.

3. Жазбаша келісімдерді қолданыңыз

Келісімшарттар қатынасты, міндеттерді, төлем шарттарын, құпиялылықты және қолданылатын шектеулерді нақты көрсетуі керек. Жазбаша келісімдер сәйкестікті алмастырмайды, бірақ олар келісімді құжаттауға көмектеседі.

4. Жалақы жүйесін үнемі қайта қарап отырыңыз

Жалақы қызметкердің нақты орналасқан жері мен мәртебесін көрсетуі тиіс. Қызметкер көшкенде, сапарға шыққанда немесе мердігерден қызметкерге ауысқанда ұстап қалу ережелерін қайта тексеріңіз.

5. Штаттық nexus және тіркеу триггерлерін бақылаңыз

Белгілі бір штатта қызметкерлердің болуы, компанияңызда ол жерде кеңсе болмаса да, салық және тіркеу міндеттемелерін тудыруы мүмкін. Әрбір жаңа қашықтан жалдаушыны қосқанда, өз ізіңізді қайта бағалаңыз.

6. Қажет болғанда кәсіби кеңес алыңыз

Еңбек және салық ережелері өзгеруі мүмкін, ал қателердің құны көбіне тексерістен әлдеқайда жоғары болады. Көпштатты немесе халықаралық жалдау кезінде заңгерлер мен салық кеңесшілерін пайдаланыңыз.

Zenind өсіп келе жатқан бизнеске қалай көмектеседі

Zenind кәсіпкерлерге кеңеюге дайын, сәйкестігі дұрыс құрылған АҚШ бизнесін құруға көмектеседі. Қашықтан жалдауды жоспарлайтын құрылтайшылар үшін бұл күрделілік өскенге дейін дұрыс бизнес негізі бар екенін білдіреді.

Zenind қызметтері мыналарды қолдауы мүмкін:

• LLC және корпорацияны тіркеу
• Тіркелген агент қызметі
• Ағымдағы сәйкестікті басқару
• Жылдық есептерге қолдау
• Бизнес құжаттарын жүйелеу

Дұрыс құрылған және сәйкестік құжаттары реттелген компания жаңа штаттарға тіркелуге, қызметкерлерді қабылдауға және команда кеңейген сайын ағымдағы міндеттемелерді басқаруға жақсырақ дайын болады.

АҚШ негізін қалаушыларға арналған қашықтан жалдау чек-парағы

Қашықтан жалдамас бұрын, келесілерді растаңыз:

• Бизнес ұйымыңыз құрылған және good standing күйінде
• EIN және жалақы процесі бар
• Қызметкер employee немесе contractor ретінде дұрыс жіктелген
• Қажет жерлерде штаттық ұстап қалу және жұмыссыздық шоттары тіркелген
• Қызметкер орналасқан жерге қатысты жалақы және жұмыс уақыты ережелері қаралған
• Халықаралық жалдау үшін шекарааралық салық және көші-қон мәселелері бағаланған
• Жазбаша келісімдер мен onboarding жазбалары толық
• Сәйкестік күнтізбеңіз тапсырулар мен жаңартуларды бақылайды

Егер осы тармақтардың әрқайсысына сенімді жауап бере алмасаңыз, жалдамас бұрын құрылымды тоқтатып, қайта қарап шығыңыз.

Қорытынды

Қашықтан жалдау АҚШ бизнесіне таланттың кеңірек қорына қол жеткізуге мүмкіндік береді, бірақ ол құқықтық және салықтық күрделілікті де арттырады. Штаттық жалақы ережелері, қызметкерді жіктеу, жалақы заңдары және шетелдік салық тәуекелі адамның қай жерде жұмыс істейтініне қарай өзгеруі мүмкін.

Тәуекелді азайтудың ең жақсы жолы — сәйкестікті бизнестің басынан бастап енгізу. Дұрыс ұйым түрін құрыңыз, қажет жерде тіркеліңіз, жазбаларды ретте сақтаңыз және әр қашықтан жалдауды құқықтық әрі салықтық тұрғыдан бағалаңыз. Үлестірілген команданы өсіріп жатқан кәсіпкерлер үшін мықты құрылым және сәйкестік негізі өте маңызды.

Жауапкершіліктен бас тарту: Бұл мақала тек ақпараттық мақсатта берілген және құқықтық, салықтық немесе бухгалтерлік кеңес болып табылмайды. Жалдау немесе тіркеу туралы шешім қабылдамас бұрын білікті мамандармен кеңесіңіз.