Правните и данъчните последици от наемането на дистанционни работници в САЩ

Дистанционната работа промени начина, по който бизнесите в САЩ наемат, растат и се конкурират за таланти. Днес една компания може да наема кандидати от различни щати, да изгражда разпределени екипи и дори да работи с хора в чужбина, без да отваря традиционен офис. Тази гъвкавост е силна страна, но също така създава правни и данъчни задължения, които много основатели пренебрегват.

За нов бизнес залогът е особено висок. В момента, в който наемете дистанционни работници, може да възникнат изисквания за регистрация на ведомости, задължения за удържане на щатски данъци, въпроси по спазване на трудовото законодателство и в някои случаи данъчна експозиция в чужбина. Ако вашата компания все още се учредява или структурира, решенията, които вземете в началото, могат да повлияят на това колко лесно ще спазвате изискванията по-късно.

Zenind помага на предприемачите да учредяват и поддържат бизнеси в САЩ с основа за съответствие, необходима за отговорно наемане. Разбирането на правилата по-долу може да ви помогне да изградите дистанционен екип, без да създавате ненужен риск.

Защо дистанционното наемане създава сложност в съответствието

Наемането на човек, който работи извън вашия щат, не е толкова просто, колкото изпращането на заплата. В САЩ правилата за заетост често са свързани с местоположението на работника, а не само с централата на работодателя. Това означава, че бизнесът може да трябва да спазва няколко набора правила едновременно.

Един дистанционен екип може да засегне:

• Удържане на щатски данък върху дохода
• Регистрация и отчетност на ведомости
• Сметки за осигуряване при безработица
• Правила за минимално заплащане и извънреден труд
• Изисквания за платен отпуск и почивки
• Решения за класифициране на работници
• Регистрация на бизнеса и чуждестранна квалификация
• Задължения за защита на данните и водене на записи

Колкото повече щати или държави обхваща вашият екип, толкова по-вероятно е компанията ви да се нуждае от формален процес за съответствие, а не от импровизирана схема за заплати.

Изберете правилната бизнес структура преди да наемете

Преди да привлечете дистанционни работници, е полезно да се уверите, че бизнесът ви е правилно учреден. Видът на юридическото лице може да повлияе на данъчното третиране, отговорността и колко лесно можете да се регистрирате в повече от един щат.

Често срещани структури в САЩ включват:

• LLC, които предлагат гъвкавост и лесно управление за много малки бизнеси
• Корпорации, които може да са предпочитани при планиране на инвеститори или формално управление
• Професионални дружества и специализирани структури, когато щатското право ги изисква

За основатели, които очакват да наемат в различни щати, правилната структура може да улесни бъдещи задачи по съответствие, като:

• Подаване на заявление за EIN
• Откриване на бизнес банкова сметка
• Регистрация за щатски сметки за ведомости
• Чуждестранна квалификация в щати, където имате служители или дейност
• Проследяване на годишни отчети и срокове за текущи декларации

Ако бизнесът ви все още не е учреден, правилното му създаване от самото начало може да спести време и да намали затрудненията, когато добавите дистанционен персонал.

Удържане на щатски данъци за дистанционни служители

Един от най-честите проблеми при дистанционното наемане е удържането на щатски данък върху дохода. В много случаи бизнесът трябва да удържа данъци за щата, в който служителят живее и работи, дори работодателят да е базиран другаде.

Когато работникът живее в друг щат

Ако вашата компания е в Тексас, но служителят ви работи от Ню Йорк, може да се наложи да се регистрирате за данъци върху заплатите в Ню Йорк и да спазвате правилата за удържане на този щат. Същият общ принцип важи и за други щати, макар конкретните изисквания да се различават значително.

Може също да се наложи да прецените:

• Дали засегнатите щати имат споразумения за взаимност
• Дали служителят дължи данък както на щата по местоживеене, така и на щата, където работи
• Дали вашата компания е създала nexus или задължения за регистрация в щата на работника

Тъй като правилата на щатите се различават толкова много, е важно изискванията да бъдат потвърдени преди старта на ведомостите.

Осигуряване при безработица и сметки за ведомости

Дистанционните работници могат също да задействат регистрация за осигуряване при безработица в щат, където работодателят няма офис. Компания, която наема служители в няколко щата, може да се нуждае от множество сметки за безработица, отделна отчетност на ведомостите и щатски записи за заплати.

Грешките тук могат да доведат до санкции, неплатени данъчни задължения и проверки. Централизиран процес за заплати помага, но бизнесът пак трябва да се регистрира на правилните места.

Федералните задължения за ведомости остават в сила

Независимо къде се намира дистанционният служител, работодателите в САЩ все още трябва да спазват федералните задължения за ведомости. Обикновено те включват:

• Удържане на федерален данък върху дохода
• Данъци за Social Security и Medicare
• Задължения за федерален данък при безработица
• Съответствие с Form W-4 и Form I-9
• Годишно отчитане с Form W-2

Ако използвате изпълнители вместо служители, пак е необходим процес за събиране на данъчни данни и издаване на правилните данъчни формуляри, когато се изисква.

Федералните задължения не изчезват само защото работникът е дистанционен. Напротив, те стават по-трудни за управление, когато към тях се добавят щатски и местни правила.

Класифициране на служител срещу независим изпълнител

Неправилното класифициране е един от най-големите рискове при дистанционното наемане. Някои бизнеси обозначават работници като независими изпълнители, за да избегнат данъци върху ведомостите и придобивки, но този подход може да създаде сериозни проблеми, ако работникът по закон отговаря на критериите за служител.

Неправилното класифициране може да доведе до:

• Просрочени данъци и неплатени вноски за ведомости
• Лихви и санкции
• Искове по трудово и възнаграждение
• Спорове за придобивки
• Разследвания от щатски трудови органи
• Проверка от IRS

За да избегнете проблеми, преглеждайте реалните отношения на работа, а не само текста на договора. Основните фактори обикновено включват:

• Кой контролира как се извършва работата
• Дали работникът използва собствени инструменти
• Дали работникът може да работи за други клиенти
• Колко тясно е интегриран работникът в бизнеса
• Дали договорката прилича на продължителна заетост

Дистанционната работа не променя правилата за класифициране. Ако има нещо, разстоянието може да направи бизнеса по-малко осъзнат колко близко всъщност управлява работника.

Правилата за заплащане, работно време и отпуск зависят от местоположението

Трудовото право не е еднакво в целите Съединени щати. Дистанционният служител може да има право на защити според щата, в който реално извършва работата, а не според щата, в който е учредена компанията.

Това може да засегне:

• Минимално заплащане
• Изчисляване на извънреден труд
• Почивки за хранене и почивки за отдих
• Болничен и семеен отпуск
• Срокове за последна заплата
• Правила за възстановяване на разходи
• Изисквания за прозрачност на заплащането

Например, някои щати налагат по-строги правила за заплащане и работно време от федералното право. Ако вашата компания наема дистанционно в такива щати, трябва да спазвате по-защитния стандарт.

Затова не е достатъчно да проверявате само федералните трудови правила. Дистанционният екип изисква преглед на съответствието по щати.

Чуждестранните служители добавят още един слой риск

Международните дистанционни работници създават допълнителна сложност. Една компания може да иска да наеме таланти в Канада, Обединеното кралство, Латинска Америка или Европейския съюз, но трансграничното наемане може да въведе имиграционни, трудови, ведомствени и данъчни въпроси.

Риск от постоянно присъствие за данъчни цели

Ако работник в друга държава извършва определени бизнес дейности от ваше име, вашата компания може да създаде постоянно присъствие или подобна облагаема връзка там. Това може да изложи бизнеса на чуждестранни корпоративни данъчни декларации.

Рискът зависи от фактори като:

• Правото на работника да обвързва компанията
• Видът услуги, които се извършват
• Продължителността и редовността на договорката
• Местните данъчни спогодби

Затова бизнесите трябва да бъдат внимателни, когато позволяват на служители да работят от друга държава за продължителен период.

Местни правила за труд и данни

Други държави могат също да налагат правила относно:

• Работно време
• Платен отпуск
• Задължения при прекратяване
• Стандарти за защита на работниците
• Изисквания за поверителност и обработка на данни

Ако екипът ви обработва лични данни от служители в ЕС, например, може да се прилагат правила за защита на данните. Съответствието не е по избор, дори за малка компания.

Може ли дистанционен служител да работи без виза?

Това зависи от държавата и от конкретните обстоятелства на работника. Някои юрисдикции позволяват краткосрочна дистанционна работа при ограничени условия, докато други изискват разрешителни или ограничават определени видове дейност.

Ако член на екипа иска да работи от друга държава, попитайте:

• Позволена ли е дистанционната работа според местното имиграционно право?
• Ще остане ли работникът местен жител или ще стане данъчен резидент там?
• Нуждае ли се компанията от местна регистрация или подкрепа за ведомости?
• Ще задейства ли договорката трудови задължения в тази юрисдикция?

Временната промяна на местоположението може бързо да се превърне в проблем по съответствие, особено ако компанията не я проследява.

Добри практики при наемане на дистанционни работници

Политиката за дистанционно наемане трябва да бъде изготвена преди да бъде издадена първата заплата. Тази политика трябва да обхваща ведомости, данъци, класифициране, одобрения и искания за работа през граница.

1. Регистрирайте бизнеса правилно

Уверете се, че вашето дружество е учредено, EIN е активен и подадените документи са актуални. Ако очаквате служители в други щати, определете дали ви е нужна чуждестранна квалификация или допълнителни регистрации.

2. Създайте политика за местоположението на работника

Проследявайте къде всеки работник живее и къде извършва услугите си. Смяната на местоположението може да промени удържането на данъци, осигуряването при безработица и изискванията на трудовото право.

3. Използвайте писмени споразумения

Договорите трябва ясно да определят отношенията, задълженията, условията на плащане, поверителността и всички ограничения, които се прилагат. Писмените споразумения не заместват съответствието, но помагат да се документира договорката.

4. Преглеждайте редовно настройките на ведомостите

Ведомостите трябва да отразяват реалното местоположение и статут на служителя. Преглеждайте правилата за удържане, когато служител се премести, пътува или премине от изпълнител към служител.

5. Следете за задействане на nexus и регистрационни изисквания по щати

Наличието на служители в даден щат може да създаде данъчни и регистрационни задължения, дори компанията ви да няма офис там. Преглеждайте присъствието си всеки път, когато добавяте дистанционно наемане.

6. Търсете професионална помощ, когато е необходимо

Трудовото и данъчното законодателство могат да се променят, а цената на грешките често е много по-висока от цената на един преглед. Използвайте юридически и данъчни съветници при многодържавно или международно наемане.

Как Zenind подпомага растящите бизнеси

Zenind помага на предприемачите да изграждат съответстващи на изискванията бизнеси в САЩ, които са готови да растат. За основателите, които планират да наемат дистанционно, това означава да имат правилната бизнес основа, преди сложността да започне да нараства.

Услугите на Zenind могат да подпомогнат:

• Учредяване на LLC и корпорации
• Услуга като регистриран агент
• Текущо управление на съответствието
• Подкрепа при годишни отчети
• Организация на бизнес документи

Правилно учредена компания с организирани записи за съответствие е по-добре позиционирана да се регистрира в нови щати, да въвежда работници и да управлява текущите задължения, докато екипът се разраства.

Контролен списък за дистанционно наемане за основатели в САЩ

Преди да наемете дистанционно, потвърдете следното:

• Вашето бизнес дружество е учредено и е в добро състояние
• Имате EIN и процес за ведомости
• Работникът е правилно класифициран като служител или изпълнител
• Сметките за удържане на щатски данъци и безработица са регистрирани, където е необходимо
• Правилата за заплащане и работно време са прегледани за местоположението на работника
• Данъчните и имиграционните въпроси при трансгранично наемане са оценени
• Писмените споразумения и документите за въвеждане са изготвени
• Вашият календар за съответствие проследява подаванията и подновяванията

Ако не можете да отговорите уверено на всеки елемент, спрете и прегледайте структурата преди да наемете.

Заключение

Дистанционното наемане дава на бизнесите в САЩ достъп до по-широк набор от таланти, но също така увеличава правната и данъчната сложност. Правилата за щатски ведомости, класифицирането на работниците, законите за заплащане и чуждестранната данъчна експозиция могат да се променят в зависимост от това къде някой работи.

Най-добрият начин да намалите риска е да изградите съответствието в бизнеса си от самото начало. Учредете правилното дружество, регистрирайте се, където е необходимо, поддържайте добре организирани записи и преглеждайте всеки дистанционен наем през правна и данъчна призма. За предприемачи, които разрастват разпределен екип, стабилната основа за учредяване и съответствие е от съществено значение.

Отказ от отговорност: Тази статия е само с информационна цел и не предоставя правен, данъчен или счетоводен съвет. Консултирайте се с квалифицирани специалисти, преди да вземате решения за наемане или регистрация.