Φορολογικές εκπτώσεις για μια επιχείρηση από το σπίτι: Συνηθισμένες δαπάνες που μπορείτε να εκπέσετε και πώς να τις δηλώσετε

Η λειτουργία μιας επιχείρησης από το σπίτι μπορεί να δημιουργήσει πραγματική φορολογική εξοικονόμηση, αλλά μόνο αν γνωρίζετε ποιες δαπάνες πληρούν τις προϋποθέσεις και πώς να τις τεκμηριώνετε σωστά. Πολλοί επιχειρηματίες αφήνουν χρήματα ανεκμετάλλευτα επειδή δεν είναι σίγουροι τι επιτρέπει η IRS, πώς να διαχωρίζουν την προσωπική από την επιχειρηματική χρήση ή πώς να υπολογίσουν την έκπτωση για τον οικιακό χώρο εργασίας.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τις πιο συνηθισμένες φορολογικές εκπτώσεις για μια επιχείρηση από το σπίτι, πώς λειτουργεί η έκπτωση για τον οικιακό χώρο εργασίας και ποιες συνήθειες τήρησης αρχείων βοηθούν να είστε οργανωμένοι την περίοδο της φορολογικής δήλωσης. Απευθύνεται σε freelancers, συμβούλους, ανεξάρτητους εργολάβους και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων που δραστηριοποιούνται από σπίτι, διαμέρισμα ή άλλη κατοικία.

Σημείωση: Οι φορολογικοί κανόνες αλλάζουν και η δική σας περίπτωση έχει σημασία. Χρησιμοποιήστε αυτό το κείμενο ως γενική πληροφόρηση και επιβεβαιώστε τις λεπτομέρειες με έναν εξειδικευμένο φοροτεχνικό.

Τι θεωρείται έξοδο μιας επιχείρησης από το σπίτι;

Ένα επιχειρηματικό έξοδο είναι γενικά εκπεστέο όταν είναι τόσο συνηθισμένο όσο και αναγκαίο για την επιχείρησή σας. Με απλά λόγια, η δαπάνη θα πρέπει να είναι κοινή για το είδος της εργασίας σας και χρήσιμη για τη λειτουργία της.

Για μια επιχείρηση από το σπίτι, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει δαπάνες που συνδέονται άμεσα με την εργασία σας και δαπάνες που μοιράζονται μεταξύ προσωπικής και επιχειρηματικής χρήσης. Η βασική διαφορά είναι αν το κόστος χρησιμοποιείται μόνο για την επιχείρηση ή μόνο εν μέρει για αυτήν.

Παραδείγματα άμεσων επιχειρηματικών εξόδων περιλαμβάνουν:

• Συνδρομές σε λογισμικό για πελάτες
• Φορητό υπολογιστή ή εκτυπωτή αποκλειστικά για την επιχείρηση
• Φιλοξενία ιστοσελίδας και τέλη κατοχύρωσης domain
• Κόστη διαφήμισης και προώθησης
• Επαγγελματικές υπηρεσίες όπως λογιστική υποστήριξη ή νομική βοήθεια

Παραδείγματα κοινών εξόδων περιλαμβάνουν:

• Υπηρεσία internet
• Λογαριασμοί κινητής τηλεφωνίας
• Ενοίκιο ή τόκοι στεγαστικού δανείου για οικιακό γραφείο
• Λογαριασμοί κοινής ωφέλειας
• Έπιπλα γραφείου που χρησιμοποιούνται σε χώρο με διπλή χρήση

Συνηθισμένες φορολογικές εκπτώσεις για μια επιχείρηση από το σπίτι

1. Έκπτωση οικιακού γραφείου

Αν χρησιμοποιείτε μέρος του σπιτιού σας τακτικά και αποκλειστικά για την επιχείρηση, μπορεί να πληροίτε τις προϋποθέσεις για έκπτωση οικιακού γραφείου. Αυτή είναι μία από τις πιο πολύτιμες εκπτώσεις για επιχειρηματίες που δουλεύουν από το σπίτι.

Συνήθως χρησιμοποιούνται δύο μέθοδοι για τον υπολογισμό της:

• Απλοποιημένη μέθοδος: Δηλώνετε ένα καθορισμένο ποσό ανά τετραγωνικό πόδι του επιλέξιμου χώρου γραφείου, έως το όριο της IRS.
• Μέθοδος πραγματικών εξόδων: Υπολογίζετε το ποσοστό της επιχείρησης σε επιλέξιμες δαπάνες του σπιτιού, όπως ενοίκιο, λογαριασμούς κοινής ωφέλειας, ασφάλιση, επισκευές και τόκους στεγαστικού δανείου.

Η μέθοδος που θα επιλέξετε εξαρτάται από τα νούμερά σας και από την τήρηση αρχείων. Η απλοποιημένη μέθοδος είναι πιο εύκολη, ενώ η μέθοδος πραγματικών εξόδων μπορεί να δώσει μεγαλύτερη έκπτωση αν το οικιακό γραφείο και τα έξοδα κατοικίας σας είναι σημαντικά.

2. Προμήθειες και εξοπλισμός γραφείου

Τα καθημερινά αντικείμενα που χρησιμοποιούνται για τη λειτουργία της επιχείρησής σας συνήθως εκπίπτουν, όπως:

• Χαρτί, στυλό, σημειωματάρια και φάκελοι
• Μελάνι και τόνερ εκτυπωτή
• Ντουλάπια αρχειοθέτησης και οργανωτές γραφείου
• Αξεσουάρ υπολογιστή και καλώδια
• Μικρός εξοπλισμός γραφείου

Μεγαλύτερες αγορές, όπως υπολογιστές, οθόνες και εκτυπωτές, μπορεί επίσης να πληρούν τις προϋποθέσεις, αλλά η φορολογική μεταχείριση μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το είδος του αντικειμένου και τον τρόπο κατάταξής του. Ορισμένα πάγια στοιχεία μπορεί να αποσβένονται ή να καταχωρίζονται ως έξοδα βάσει ειδικών κανόνων.

3. Κόστη internet και τηλεφώνου

Αν βασίζεστε στο internet ή στο τηλέφωνό σας για να εξυπηρετείτε πελάτες, να διαχειρίζεστε έργα ή να επεξεργάζεστε παραγγελίες, συνήθως μπορείτε να εκπέσετε το επιχειρηματικό μέρος αυτών των εξόδων. Αν μια γραμμή ή ένας λογαριασμός χρησιμοποιείται τόσο για προσωπικούς όσο και για επιχειρηματικούς σκοπούς, μόνο το επιχειρηματικό ποσοστό είναι εκπεστέο.

Μια ξεχωριστή επιχειρηματική γραμμή τηλεφώνου ή ένας αποκλειστικός λογαριασμός internet μπορεί να κάνει την τήρηση αρχείων πιο εύκολη, αλλά και ένας κοινός λογαριασμός μπορεί να είναι εκπεστέος αν τεκμηριώνετε λογικά το επιχειρηματικό ποσοστό.

4. Ιστοσελίδα, λογισμικό και ψηφιακά εργαλεία

Οι περισσότερες επιχειρήσεις από το σπίτι βασίζονται σε ψηφιακά εργαλεία και πολλά από αυτά τα κόστη εκπίπτουν. Συνήθη παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Φιλοξενία ιστοσελίδας και κατοχύρωση domain
• Πλατφόρμες email marketing
• Λογισμικό ηλεκτρονικού εμπορίου
• Λογισμικό λογιστικής
• Εργαλεία διαχείρισης έργων
• Πλατφόρμες διαχείρισης σχέσεων με πελάτες
• Εργαλεία σχεδιασμού και δημιουργίας περιεχομένου

Αν ένα εργαλείο είναι απαραίτητο για τη λειτουργία σας, είναι συχνά ισχυρός υποψήφιος ως επιχειρηματικό έξοδο.

5. Μάρκετινγκ και διαφήμιση

Τα έξοδα που χρησιμοποιούνται για την προώθηση της επιχείρησής σας είναι γενικά εκπεστέα. Αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει:

• Διαφημίσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
• Διαφημίσεις στις μηχανές αναζήτησης
• Επαγγελματικές κάρτες και φυλλάδια
• Χορηγούμενο περιεχόμενο
• Προωθητικά προϊόντα
• Υπηρεσίες branding και γραφιστικού σχεδιασμού

Το μάρκετινγκ είναι συχνά μία από τις πιο απλές κατηγορίες εξόδων για παρακολούθηση, επειδή ο επιχειρηματικός σκοπός είναι συνήθως σαφής.

6. Επαγγελματικές υπηρεσίες

Συνήθως μπορείτε να εκπέσετε τις αμοιβές που πληρώνονται σε επαγγελματίες που βοηθούν στη λειτουργία της επιχείρησής σας, όπως:

• Λογιστές και φοροτεχνικοί
• Βιβλιογράφοι
• Δικηγόροι
• Σύμβουλοι επιχειρήσεων
• Συνεργάτες που παρέχουν εξειδικευμένες υπηρεσίες

Αν ιδρύετε μια νέα επιχειρηματική οντότητα, η νομική και η υποστηρικτική διαδικασία κατάθεσης μπορεί επίσης να είναι σχετική, ανάλογα με την υπηρεσία και τον σκοπό της δαπάνης.

7. Ασφάλιση επιχείρησης

Τα ασφάλιστρα που σχετίζονται με την επιχείρησή σας μπορεί να είναι εκπεστέα. Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Γενική αστική ευθύνη
• Επαγγελματική ευθύνη ή ασφάλιση errors and omissions
• Κυβερνοασφάλιση
• Κάλυψη εμπορικής περιουσίας
• Κάλυψη διακοπής εργασιών

Αν ένα συμβόλαιο καλύπτει τόσο προσωπικούς όσο και επιχειρηματικούς κινδύνους, θα πρέπει να δηλώνεται μόνο το επιχειρηματικό μέρος.

8. Χιλιόμετρα και έξοδα οχήματος

Αν χρησιμοποιείτε όχημα για την επιχείρηση, μπορεί να μπορείτε να εκπέσετε τα χιλιόμετρα ή τα πραγματικά έξοδα του οχήματος. Συνηθισμένες επιχειρηματικές χρήσεις περιλαμβάνουν:

• Συναντήσεις με πελάτες
• Μετακίνηση σε τράπεζα ή προμηθευτή για επιχειρηματικούς σκοπούς
• Οδήγηση σε προσωρινό χώρο εργασίας
• Παραλαβή προμηθειών για την επιχείρηση

Η καθημερινή μετακίνηση από το σπίτι σε μόνιμο γραφείο γενικά δεν εκπίπτει, αλλά οι επιχειρηματικές διαδρομές κατά τη διάρκεια της ημέρας συχνά εκπίπτουν. Κρατήστε αρχείο χιλιομέτρων ή άλλο αξιόπιστο αρχείο που να δείχνει ημερομηνία, προορισμό, σκοπό και διανυθέντα χιλιόμετρα.

9. Έξοδα ταξιδιού

Τα επιχειρηματικά ταξίδια μπορεί να είναι εκπεστέα όταν το ταξίδι γίνεται κυρίως για επαγγελματικούς λόγους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει αεροπορικά εισιτήρια, διαμονή, μεταφορά και ορισμένα γεύματα. Το ταξίδι πρέπει να έχει νόμιμο επιχειρηματικό σκοπό και οι προσωπικές δαπάνες πρέπει να διαχωρίζονται.

Αν συνδυάζετε επιχειρηματικό και προσωπικό ταξίδι, συνήθως εκπίπτει μόνο το επιχειρηματικό μέρος.

10. Γεύματα

Τα επιχειρηματικά γεύματα συνήθως είναι μόνο μερικώς εκπεστέα και οι κανόνες μπορεί να αλλάζουν ανάλογα με τον τύπο του γεύματος και τον λόγο για τον οποίο αγοράστηκε. Ένα γεύμα με πελάτη, για παράδειγμα, μπορεί να είναι εκπεστέο αν σχετίζεται άμεσα με τη διεξαγωγή της επιχείρησης.

Κρατήστε την απόδειξη και σημειώστε τον επιχειρηματικό σκοπό, ποιοι συμμετείχαν και τι συζητήθηκε.

11. Εκπαίδευση και κατάρτιση

Η κατάρτιση που βελτιώνει τις τρέχουσες επιχειρηματικές σας δεξιότητες μπορεί συχνά να είναι εκπεστέα. Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Επαγγελματικές πιστοποιήσεις
• Εξειδικευμένες εκδόσεις του κλάδου
• Διαδικτυακά μαθήματα
• Εργαστήρια και σεμινάρια
• Επαγγελματικά συνέδρια

Η εκπαίδευση που προετοιμάζει για νέο επάγγελμα συνήθως αντιμετωπίζεται διαφορετικά, επομένως ο σκοπός του μαθήματος έχει σημασία.

12. Έξοδα εκκίνησης

Αν η επιχείρησή σας από το σπίτι είναι νέα, ορισμένα αρχικά έξοδα μπορεί να εκπίπτουν ή να αποσβένονται. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Έρευνα αγοράς
• Επιχειρηματικό σχεδιασμό
• Αρχική διαφήμιση
• Έξοδα ιστοσελίδας πριν από την έναρξη
• Ορισμένες νομικές αμοιβές και τέλη κατάθεσης

Τα έξοδα εκκίνησης αντιμετωπίζονται διαφορετικά από τα συνηθισμένα τρέχοντα έξοδα, επομένως βοηθά να τα παρακολουθείτε ξεχωριστά από την πρώτη μέρα.

Πώς λειτουργεί η έκπτωση οικιακού γραφείου

Η έκπτωση οικιακού γραφείου είναι συχνά η πιο παρεξηγημένη έκπτωση για επιχειρήσεις που λειτουργούν από το σπίτι. Η IRS γενικά εξετάζει δύο προϋποθέσεις:

• Αποκλειστική χρήση: Ο χώρος χρησιμοποιείται μόνο για την επιχείρηση.
• Τακτική χρήση: Ο χώρος χρησιμοποιείται σταθερά για την επιχείρηση και όχι μόνο περιστασιακά.

Ένα ξεχωριστό δωμάτιο είναι ιδανικό, αλλά και ένας σαφώς διαχωρισμένος χώρος μπορεί επίσης να πληροί τις προϋποθέσεις αν χρησιμοποιείται μόνο για εργασία. Ένα τραπέζι κουζίνας που χρησιμεύει και ως οικογενειακό τραπέζι συνήθως δεν ικανοποιεί το κριτήριο της αποκλειστικής χρήσης.

Το οικιακό γραφείο σας πρέπει επίσης να είναι το κύριο επαγγελματικό σας σημείο ή ένας χώρος όπου συναντάτε τακτικά πελάτες, ασθενείς ή πελάτες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα οικιακό γραφείο μπορεί να πληροί τις προϋποθέσεις ακόμη και αν κάνετε κάποια εργασία και αλλού.

Απλοποιημένη μέθοδος έναντι μεθόδου πραγματικών εξόδων

Απλοποιημένη μέθοδος

Η απλοποιημένη μέθοδος είναι πιο εύκολη στον υπολογισμό και πιο εύκολη στην τεκμηρίωση. Μετράτε τα τετραγωνικά του γραφείου και εφαρμόζετε τον συντελεστή της IRS, με την επιφύλαξη του ετήσιου ορίου.

Αυτή η μέθοδος λειτουργεί καλά αν θέλετε έναν γρήγορο, απλό υπολογισμό και τα έξοδα στέγασης δεν είναι ιδιαίτερα υψηλά.

Μέθοδος πραγματικών εξόδων

Η μέθοδος πραγματικών εξόδων μπορεί να δώσει μεγαλύτερη έκπτωση επειδή επιτρέπει την κατανομή ποσοστού των εξόδων του σπιτιού στην επιχείρηση. Αυτά τα έξοδα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ενοίκιο
• Τόκους στεγαστικού δανείου
• Φόρους ακίνητης περιουσίας
• Λογαριασμούς κοινής ωφέλειας
• Ασφάλιση κατοικίας
• Επισκευές και συντήρηση
• Απόσβεση, όπου εφαρμόζεται

Αυτή η μέθοδος απαιτεί ισχυρότερη τήρηση αρχείων, επειδή πρέπει να τεκμηριώσετε το ποσοστό επιχειρηματικής χρήσης και τα έξοδα που δηλώνονται.

Ποια αρχεία πρέπει να κρατάτε

Τα καλά αρχεία είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια καθαρή έκπτωση και σε μια αγχωτική φορολογική περίοδο. Κρατήστε αποδείξεις, τιμολόγια, τραπεζικές κινήσεις και ψηφιακά αρχεία για όλα τα επιχειρηματικά έξοδα.

Ένα πρακτικό σύστημα τήρησης αρχείων πρέπει να περιλαμβάνει:

• Την ημερομηνία της δαπάνης
• Τον προμηθευτή ή τον δικαιούχο πληρωμής
• Το ποσό που πληρώθηκε
• Τον επιχειρηματικό σκοπό
• Αν η δαπάνη ήταν άμεση ή κοινή
• Αρχείο χιλιομέτρων για χρήση οχήματος
• Υπολογισμούς τετραγωνικών για το οικιακό γραφείο

Αν χρησιμοποιείτε λογισμικό λογιστικής, κατηγοριοποιήστε τα έξοδα με συνέπεια καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους και όχι μόνο όταν πλησιάζει η φορολογική περίοδος.

Βέλτιστες πρακτικές για συμμόρφωση με την IRS

Μερικές συνήθειες μπορούν να μειώσουν τον κίνδυνο λαθών και να κάνουν τις εκπτώσεις σας πιο εύκολες να υποστηριχθούν:

• Διαχωρίζετε επιχειρηματικούς και προσωπικούς λογαριασμούς
• Χρησιμοποιείτε μία επιχειρηματική πιστωτική κάρτα όταν είναι δυνατόν
• Αποθηκεύετε τις αποδείξεις αμέσως μετά την αγορά
• Καταγράφετε τα χιλιόμετρα καθώς οδηγείτε και όχι εβδομάδες αργότερα
• Ελέγχετε μηνιαία τα έξοδα με διπλή χρήση
• Φυλάσσετε έγγραφα για αρκετά χρόνια σε περίπτωση ελέγχου

Αν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, μπορεί επίσης να βοηθήσει η επιλογή μιας πιο επίσημης δομής, όπως μια LLC, ώστε να διαχωρίζονται οι επιχειρηματικές λειτουργίες από τα προσωπικά οικονομικά. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να συστήνουν και να διαχειρίζονται μια επιχείρηση με εργαλεία σχεδιασμένα να απλοποιούν τη συμμόρφωση και την οργάνωση.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων από το σπίτι συχνά κάνουν τα ίδια λάθη που μπορούν να αποφευχθούν:

• Δηλώνουν προσωπικά έξοδα ως επιχειρηματικές εκπτώσεις
• Εκπίπτουν έναν χώρο γραφείου που δεν χρησιμοποιείται αποκλειστικά για την επιχείρηση
• Ξεχνούν να διαχωρίσουν τα έξοδα με διπλή χρήση
• Παραβλέπουν μικρά επαναλαμβανόμενα έξοδα που αθροίζονται με τον χρόνο
• Δεν τεκμηριώνουν χιλιόμετρα, γεύματα και τον σκοπό του ταξιδιού
• Καταχωρίζουν λανθασμένα τα έξοδα εκκίνησης ως συνήθη έξοδα

Η προσεκτική καταγραφή καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους είναι πολύ πιο εύκολη από το να ανασυνθέτετε τα έξοδα εκ των υστέρων.

Πότε να μιλήσετε με φοροτεχνικό

Θα πρέπει να εξετάσετε επαγγελματική φορολογική βοήθεια αν:

• Τα επιχειρηματικά σας έσοδα έχουν αυξηθεί σημαντικά
• Χρησιμοποιείτε πολλά οχήματα ή πολλούς χώρους εργασίας
• Δεν είστε βέβαιοι αν ένα έξοδο εκπίπτει
• Θέλετε να συγκρίνετε την απλοποιημένη και τη μέθοδο πραγματικών εξόδων
• Ιδρύσατε νέα επιχειρηματική οντότητα φέτος
• Έχετε τόσο εισόδημα W-2 όσο και εισόδημα από αυτοαπασχόληση

Ένας φοροτεχνικός μπορεί να σας βοηθήσει να επιλέξετε την πιο αποδοτική προσέγγιση, διατηρώντας παράλληλα τη δήλωσή σας ακριβή.

Τελικές σκέψεις

Οι φορολογικές εκπτώσεις μπορούν να κάνουν σημαντική διαφορά για μια επιχείρηση από το σπίτι, αλλά μόνο αν κατανοείτε τους κανόνες και κρατάτε σωστά αρχεία. Οι μεγαλύτερες ευκαιρίες συχνά προέρχονται από την έκπτωση του οικιακού γραφείου, τα ψηφιακά εργαλεία, τα επαγγελματικά ταξίδια, τις επαγγελματικές υπηρεσίες και τα προσεκτικά κατανεμημένα κοινά έξοδα.

Ο στόχος δεν είναι να κυνηγήσετε κάθε πιθανή έκπτωση. Είναι να δηλώσετε τις εκπτώσεις που δικαιούστε, να τις τεκμηριώσετε σωστά και να χτίσετε μια φορολογική διαδικασία που θα υποστηρίζει την επιχείρησή σας καθώς μεγαλώνει.

Αν στήνετε μια επιχείρηση από το σπίτι ή τυποποιείτε μία που ήδη λειτουργείτε, η έγκαιρη δημιουργία της σωστής δομής και των σωστών συνηθειών τήρησης αρχείων μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, να μειώσει το άγχος και να κάνει τη φορολογική περίοδο πολύ ευκολότερη.