Các khoản khấu trừ thuế cho doanh nghiệp tại nhà: Những khoản chi thường được khấu trừ và cách yêu cầu

Điều hành doanh nghiệp từ nhà có thể tạo ra khoản tiết kiệm thuế thực sự, nhưng chỉ khi bạn biết khoản chi nào đủ điều kiện và cách ghi chép chúng đúng cách. Nhiều chủ doanh nghiệp bỏ lỡ lợi ích vì không chắc IRS cho phép những gì, cách tách chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh, hoặc cách tính khoản khấu trừ văn phòng tại nhà.

Hướng dẫn này giải thích các khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất cho doanh nghiệp tại nhà, cách hoạt động của khoản khấu trừ văn phòng tại nhà và những thói quen lưu trữ hồ sơ giúp bạn luôn ngăn nắp vào mùa thuế. Nội dung dành cho freelancer, tư vấn viên, nhà thầu độc lập và chủ doanh nghiệp nhỏ làm việc từ nhà riêng, căn hộ hoặc nơi cư trú khác.

Lưu ý: Quy định thuế có thể thay đổi và tình huống cụ thể của bạn rất quan trọng. Hãy xem đây là thông tin chung và xác nhận chi tiết với chuyên gia thuế đủ điều kiện.

Khoản chi nào được xem là chi phí cho doanh nghiệp tại nhà?

Một khoản chi kinh doanh thường được khấu trừ khi nó vừa thông lệ vừa cần thiết cho doanh nghiệp của bạn. Nói đơn giản, khoản chi đó nên phổ biến đối với loại công việc bạn làm và hữu ích cho việc vận hành công việc đó.

Đối với doanh nghiệp tại nhà, điều này có thể bao gồm các khoản chi gắn trực tiếp với công việc của bạn và các khoản chi được dùng chung giữa mục đích cá nhân và kinh doanh. Điểm khác biệt chính là khoản chi đó chỉ dùng cho doanh nghiệp hay chỉ dùng một phần cho doanh nghiệp.

Ví dụ về chi phí kinh doanh trực tiếp gồm:

• Gói phần mềm dành cho khách hàng
• Máy tính xách tay hoặc máy in chỉ dùng cho doanh nghiệp
• Phí hosting website và tên miền
• Chi phí quảng cáo và tiếp thị
• Dịch vụ chuyên môn như kế toán sổ sách hoặc hỗ trợ pháp lý

Ví dụ về chi phí dùng chung gồm:

• Dịch vụ internet
• Hóa đơn điện thoại di động
• Tiền thuê nhà hoặc lãi thế chấp cho văn phòng tại nhà
• Chi phí tiện ích
• Nội thất văn phòng dùng trong không gian đa mục đích

Các khoản khấu trừ thuế phổ biến cho doanh nghiệp tại nhà

1. Khấu trừ văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần nhà ở thường xuyên và riêng biệt cho mục đích kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện để được khấu trừ văn phòng tại nhà. Đây là một trong những khoản khấu trừ có giá trị nhất đối với doanh nhân làm việc tại nhà.

Có hai phương pháp phổ biến để tính khoản khấu trừ này:

• Phương pháp đơn giản hóa: Bạn yêu cầu một khoản tiêu chuẩn trên mỗi feet vuông của diện tích văn phòng đủ điều kiện, tối đa theo giới hạn của IRS.
• Phương pháp chi phí thực tế: Bạn tính phần trăm sử dụng cho kinh doanh của các chi phí đủ điều kiện của ngôi nhà như tiền thuê, tiện ích, bảo hiểm, sửa chữa và lãi thế chấp.

Phương pháp bạn chọn phụ thuộc vào con số thực tế và cách bạn lưu giữ hồ sơ. Phương pháp đơn giản hóa dễ thực hiện hơn, trong khi phương pháp chi phí thực tế có thể cho khoản khấu trừ lớn hơn nếu văn phòng tại nhà và chi phí nhà ở của bạn đáng kể.

2. Văn phòng phẩm và thiết bị

Các vật dụng hằng ngày dùng để vận hành doanh nghiệp thường được khấu trừ, bao gồm:

• Giấy, bút, sổ tay và bìa hồ sơ
• Mực và toner máy in
• Tủ hồ sơ và hộp sắp xếp bàn làm việc
• Phụ kiện máy tính và dây cáp
• Thiết bị văn phòng nhỏ

Các khoản mua lớn hơn như máy tính, màn hình và máy in cũng có thể đủ điều kiện, nhưng cách xử lý thuế có thể khác nhau tùy theo loại tài sản và cách nó được phân loại. Một số tài sản có thể được khấu hao hoặc ghi nhận chi phí theo các quy định đặc biệt.

3. Chi phí internet và điện thoại

Nếu bạn dựa vào internet hoặc điện thoại để phục vụ khách hàng, quản lý dự án hoặc xử lý đơn hàng, bạn thường có thể khấu trừ phần chi phí dành cho kinh doanh. Nếu một đường dây hoặc tài khoản được dùng cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, chỉ phần dùng cho kinh doanh mới được khấu trừ.

Một đường dây điện thoại riêng cho doanh nghiệp hoặc tài khoản internet chuyên dụng có thể giúp việc ghi chép dễ dàng hơn, nhưng một tài khoản dùng chung vẫn có thể được khấu trừ nếu bạn xác định hợp lý tỷ lệ dùng cho kinh doanh.

4. Website, phần mềm và công cụ số

Hầu hết doanh nghiệp tại nhà đều phụ thuộc vào công cụ số, và nhiều chi phí trong số đó được khấu trừ. Các ví dụ phổ biến gồm:

• Hosting website và đăng ký tên miền
• Nền tảng email marketing
• Phần mềm thương mại điện tử
• Phần mềm kế toán
• Công cụ quản lý dự án
• Nền tảng quản lý quan hệ khách hàng
• Công cụ thiết kế và nội dung

Nếu một công cụ là thiết yếu cho cách bạn vận hành, nó thường là một khoản chi kinh doanh rất đáng cân nhắc.

5. Tiếp thị và quảng cáo

Các khoản chi dùng để quảng bá doanh nghiệp thường được khấu trừ. Danh mục này bao gồm:

• Quảng cáo trên mạng xã hội
• Quảng cáo trên công cụ tìm kiếm
• Danh thiếp và tờ rơi
• Nội dung tài trợ
• Vật phẩm khuyến mại
• Dịch vụ xây dựng thương hiệu và thiết kế đồ họa

Tiếp thị thường là một trong những nhóm chi phí dễ theo dõi nhất vì mục đích kinh doanh thường rất rõ ràng.

6. Dịch vụ chuyên môn

Bạn thường có thể khấu trừ phí trả cho các chuyên gia hỗ trợ vận hành doanh nghiệp, chẳng hạn như:

• Kế toán và người khai thuế
• Nhân viên ghi sổ
• Luật sư
• Tư vấn viên doanh nghiệp
• Nhà thầu cung cấp dịch vụ chuyên biệt

Nếu bạn đang thành lập một pháp nhân kinh doanh mới, chi phí pháp lý và hỗ trợ nộp hồ sơ cũng có thể liên quan, tùy theo dịch vụ và mục đích của khoản chi.

7. Bảo hiểm kinh doanh

Phí bảo hiểm liên quan đến doanh nghiệp của bạn có thể được khấu trừ. Một số ví dụ phổ biến gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp hoặc bảo hiểm sai sót và thiếu sót
• Bảo hiểm an ninh mạng
• Bảo hiểm tài sản thương mại
• Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh

Nếu một hợp đồng bảo hiểm bao gồm cả rủi ro cá nhân và kinh doanh, chỉ nên yêu cầu phần liên quan đến kinh doanh.

8. Chi phí đi lại và phương tiện

Nếu bạn sử dụng xe cho mục đích kinh doanh, bạn có thể khấu trừ số dặm đi lại hoặc chi phí thực tế của xe. Các mục đích kinh doanh thường gặp gồm:

• Gặp khách hàng
• Di chuyển đến ngân hàng hoặc nhà cung cấp vì lý do kinh doanh
• Lái xe đến địa điểm làm việc tạm thời
• Mua vật tư cho doanh nghiệp

Việc đi làm từ nhà đến văn phòng cố định thường không được khấu trừ, nhưng các chuyến đi phục vụ công việc trong ngày thường có thể được khấu trừ. Hãy lưu nhật ký quãng đường hoặc một hồ sơ đáng tin cậy khác ghi rõ ngày, điểm đến, mục đích và số dặm đã đi.

9. Chi phí đi công tác

Chi phí đi công tác có thể được khấu trừ khi chuyến đi chủ yếu phục vụ mục đích kinh doanh. Điều đó có thể bao gồm vé máy bay, chỗ ở, phương tiện di chuyển và một số bữa ăn nhất định. Chuyến đi phải có mục đích kinh doanh hợp lệ, và các chi phí cá nhân phải được tách riêng.

Nếu bạn kết hợp chuyến đi kinh doanh và cá nhân, thường chỉ phần kinh doanh mới được khấu trừ.

10. Chi phí ăn uống

Bữa ăn phục vụ kinh doanh thường chỉ được khấu trừ một phần, và quy định có thể thay đổi tùy theo loại bữa ăn và lý do mua. Ví dụ, một bữa ăn với khách hàng có thể được khấu trừ nếu nó gắn trực tiếp với việc tiến hành kinh doanh.

Hãy giữ hóa đơn và ghi chú mục đích kinh doanh, người tham dự và nội dung đã thảo luận.

11. Giáo dục và đào tạo

Đào tạo giúp nâng cao kỹ năng hiện tại cho doanh nghiệp của bạn thường có thể được khấu trừ. Ví dụ gồm:

• Chứng chỉ chuyên ngành
• Ấn phẩm chuyên môn
• Khóa học trực tuyến
• Hội thảo và khóa tập huấn
• Hội nghị chuyên môn

Giáo dục nhằm chuẩn bị cho một nghề nghiệp mới thường được xử lý khác, vì vậy mục đích của khóa học rất quan trọng.

12. Chi phí khởi nghiệp

Nếu doanh nghiệp tại nhà của bạn còn mới, một số chi phí ban đầu có thể được khấu trừ hoặc phân bổ dần. Những chi phí này có thể gồm:

• Nghiên cứu thị trường
• Lập kế hoạch kinh doanh
• Quảng cáo ban đầu
• Chi phí website trước khi ra mắt
• Một số phí pháp lý và phí nộp hồ sơ nhất định

Chi phí khởi nghiệp được xử lý khác với chi phí vận hành thường xuyên, vì vậy nên theo dõi riêng ngay từ đầu.

Cách khấu trừ văn phòng tại nhà hoạt động

Khấu trừ văn phòng tại nhà thường là khoản khấu trừ bị hiểu sai nhiều nhất đối với doanh nghiệp làm việc tại nhà. IRS thường xem xét hai tiêu chuẩn:

• Sử dụng riêng biệt: Không gian chỉ dùng cho kinh doanh.
• Sử dụng thường xuyên: Không gian được dùng nhất quán cho công việc, không chỉ thỉnh thoảng.

Một căn phòng riêng là lý tưởng, nhưng một khu vực được phân tách rõ ràng cũng có thể đủ điều kiện nếu nó chỉ dùng cho công việc. Một bàn ăn trong bếp vừa là nơi ăn uống gia đình thường không đáp ứng được yêu cầu sử dụng riêng biệt.

Văn phòng tại nhà của bạn cũng phải là nơi kinh doanh chính hoặc là nơi bạn thường xuyên gặp khách hàng, bệnh nhân hoặc khách hàng mua dịch vụ. Trong một số trường hợp, văn phòng tại nhà vẫn có thể đủ điều kiện ngay cả khi bạn làm việc ở nơi khác một phần thời gian.

Phương pháp đơn giản hóa so với phương pháp chi phí thực tế

Phương pháp đơn giản hóa

Phương pháp đơn giản hóa dễ tính hơn và dễ ghi chép hơn. Bạn đo diện tích của văn phòng và áp dụng mức do IRS quy định, trong giới hạn hằng năm.

Phương pháp này phù hợp nếu bạn muốn tính nhanh, đơn giản và chi phí nhà ở của bạn không quá cao.

Phương pháp chi phí thực tế

Phương pháp chi phí thực tế có thể cho khoản khấu trừ lớn hơn vì cho phép bạn phân bổ một tỷ lệ chi phí nhà ở cho doanh nghiệp. Các chi phí đó có thể bao gồm:

• Tiền thuê nhà
• Lãi thế chấp
• Thuế tài sản
• Chi phí tiện ích
• Bảo hiểm chủ nhà
• Sửa chữa và bảo trì
• Khấu hao, nếu áp dụng

Phương pháp này đòi hỏi việc lưu trữ hồ sơ chặt chẽ hơn vì bạn phải chứng minh tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh và các chi phí được yêu cầu.

Bạn nên lưu những hồ sơ nào

Hồ sơ tốt là yếu tố phân biệt giữa một khoản khấu trừ gọn gàng và một mùa thuế căng thẳng. Hãy giữ biên lai, hóa đơn, sao kê ngân hàng và hồ sơ điện tử cho mọi khoản chi kinh doanh.

Một hệ thống lưu trữ thực tế nên bao gồm:

• Ngày phát sinh khoản chi
• Nhà cung cấp hoặc bên nhận tiền
• Số tiền đã trả
• Mục đích kinh doanh
• Khoản chi là trực tiếp hay dùng chung
• Nhật ký số dặm cho việc sử dụng xe
• Tính toán diện tích cho văn phòng tại nhà

Nếu bạn dùng phần mềm kế toán, hãy phân loại chi phí nhất quán trong suốt năm thay vì đợi đến mùa thuế.

Thực hành tốt nhất để tuân thủ IRS

Một vài thói quen có thể giảm rủi ro sai sót và giúp các khoản khấu trừ của bạn dễ bảo vệ hơn:

• Tách riêng tài khoản doanh nghiệp và tài khoản cá nhân
• Dùng một thẻ tín dụng doanh nghiệp khi có thể
• Lưu biên lai ngay sau khi mua
• Ghi số dặm ngay khi lái xe, không phải vài tuần sau
• Rà soát các khoản chi dùng chung hàng tháng
• Lưu tài liệu trong vài năm để phòng trường hợp bị xem xét

Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển, bạn cũng có thể cân nhắc chọn một cấu trúc pháp lý chính thức như LLC để tách hoạt động kinh doanh khỏi tài chính cá nhân. Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp với các công cụ được thiết kế để đơn giản hóa việc tuân thủ và tổ chức.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Chủ doanh nghiệp tại nhà thường mắc cùng những lỗi có thể tránh được sau:

• Yêu cầu khấu trừ các chi phí cá nhân như chi phí kinh doanh
• Khấu trừ một khu vực văn phòng không được dùng riêng cho kinh doanh
• Quên tách các khoản chi dùng chung
• Bỏ sót các chi phí định kỳ nhỏ nhưng tích lũy theo thời gian
• Không ghi chép mục đích của số dặm, bữa ăn và chuyến đi
• Phân loại sai chi phí khởi nghiệp thành chi phí thường xuyên

Theo dõi cẩn thận trong suốt năm dễ hơn nhiều so với việc ghép lại chi phí sau này.

Khi nào nên trao đổi với chuyên gia thuế

Bạn nên cân nhắc nhờ hỗ trợ thuế chuyên nghiệp nếu:

• Thu nhập doanh nghiệp của bạn đã tăng đáng kể
• Bạn sử dụng nhiều xe hoặc nhiều địa điểm làm việc
• Bạn không chắc một khoản chi có được khấu trừ hay không
• Bạn muốn so sánh phương pháp đơn giản hóa và phương pháp chi phí thực tế
• Bạn đã thành lập một pháp nhân kinh doanh mới trong năm nay
• Bạn có cả thu nhập W-2 và thu nhập tự doanh

Một chuyên gia thuế có thể giúp bạn chọn cách làm hiệu quả nhất đồng thời giữ cho tờ khai của bạn chính xác.

Lời kết

Các khoản khấu trừ thuế có thể tạo ra khác biệt đáng kể cho doanh nghiệp tại nhà, nhưng chỉ khi bạn hiểu rõ quy định và lưu trữ hồ sơ vững vàng. Những cơ hội lớn nhất thường đến từ khoản khấu trừ văn phòng tại nhà, công cụ số, công tác kinh doanh, dịch vụ chuyên môn và các khoản chi dùng chung được phân bổ cẩn thận.

Mục tiêu không phải là săn tìm mọi khoản khấu trừ có thể có. Mục tiêu là yêu cầu những khoản khấu trừ mà bạn có quyền hưởng, chứng minh chúng đúng cách và xây dựng quy trình thuế hỗ trợ doanh nghiệp khi nó phát triển.

Nếu bạn đang thiết lập một doanh nghiệp tại nhà hoặc chính thức hóa một doanh nghiệp bạn đã vận hành, việc xây dựng đúng cấu trúc và thói quen lưu trữ hồ sơ từ sớm có thể giúp tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và khiến mùa thuế dễ dàng hơn nhiều.