Μη ενσωματωμένες μη κερδοσκοπικές ενώσεις έναντι μη κερδοσκοπικών εταιρειών: Τι πρέπει να γνωρίζετε

Οι ομάδες με αποστολή συχνά ξεκινούν με το ίδιο ερώτημα: ποιος είναι ο πιο απλός τρόπος οργάνωσης, διατηρώντας παράλληλα την προστασία των μελών, τη συμμόρφωση και τη δυνατότητα διεκδίκησης φοροαπαλλαγής; Για πολλούς οργανισμούς, η απάντηση καταλήγει σε δύο συνήθεις δομές: μια μη ενσωματωμένη μη κερδοσκοπική ένωση και μια μη κερδοσκοπική εταιρεία.

Παρότι και οι δύο μπορούν να εξυπηρετήσουν φιλανθρωπικό, εκπαιδευτικό, θρησκευτικό ή κοινοτικό σκοπό, δεν είναι το ίδιο πράγμα. Οι διαφορές επηρεάζουν τη σύσταση, την ευθύνη, τη διακυβέρνηση, τη φορολογική μεταχείριση, την τήρηση αρχείων και τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη. Η επιλογή της σωστής δομής από νωρίς μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να αποτρέψει δαπανηρές αναδιαρθρώσεις αργότερα.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι κάθε δομή, πώς διαφέρουν και τι πρέπει να λάβετε υπόψη πριν αποφασίσετε ποια πορεία ταιριάζει καλύτερα στον οργανισμό σας.

Τι είναι μια μη ενσωματωμένη μη κερδοσκοπική ένωση;

Μια μη ενσωματωμένη μη κερδοσκοπική ένωση είναι μια ομάδα ατόμων που ενώνονται για έναν κοινό σκοπό, χωρίς στόχο την κερδοφορία των μελών. Συχνά δημιουργείται με συμφωνία μεταξύ των μελών, αντί με κατάθεση εγγράφων σύστασης στο κράτος.

Στην πράξη, αυτός ο τύπος οργανισμού είναι συνήθως πιο άτυπος από μια εταιρεία. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί από κοινοτικές ομάδες, εθελοντικές οργανώσεις, συλλόγους, πρωτοβουλίες αμοιβαίας βοήθειας, θρησκευτικές ομάδες ή άλλες ενώσεις που θέλουν να λειτουργήσουν συνεργατικά χωρίς να δημιουργήσουν αμέσως ξεχωριστή νομική οντότητα εταιρικού τύπου.

Ανάλογα με το δίκαιο της πολιτείας, μια μη ενσωματωμένη μη κερδοσκοπική ένωση μπορεί να έχει τη δυνατότητα να:

• Κατέχει περιουσία
• Συνάπτει συμβάσεις
• Ανοίγει τραπεζικό λογαριασμό
• Ενάγει ή να εναχθεί
• Συνεχίζει να υπάρχει ακόμη και αν αλλάξει η σύνθεση των μελών

Η αντιμετώπιση από την πολιτεία διαφέρει, επομένως τα ακριβή δικαιώματα και οι υποχρεώσεις μιας μη ενσωματωμένης ένωσης εξαρτώνται από τη δικαιοδοσία στην οποία λειτουργεί.

Τι είναι μια μη κερδοσκοπική εταιρεία;

Μια μη κερδοσκοπική εταιρεία είναι μια επίσημη νομική οντότητα που δημιουργείται βάσει του δικαίου της πολιτείας με την κατάθεση των εγγράφων σύστασης στην αρμόδια κρατική υπηρεσία. Είναι ξεχωριστό νομικό πρόσωπο από τους διοικητικούς συμβούλους, τα στελέχη και τα μέλη της.

Αυτή η διάκριση είναι ένας από τους σημαντικότερους λόγους για τους οποίους οι οργανισμοί επιλέγουν τη σύσταση εταιρείας. Μια μη κερδοσκοπική εταιρεία μπορεί να κατέχει περιουσιακά στοιχεία, να υπογράφει συμβάσεις, να προσλαμβάνει εργαζομένους και να λειτουργεί με πιο σαφή εσωτερική δομή διακυβέρνησης από μια άτυπη ένωση.

Οι περισσότερες μη κερδοσκοπικές εταιρείες ακολουθούν ένα πλαίσιο που περιλαμβάνει:

• Καταστατικό σύστασης που κατατίθεται στο κράτος
• Εσωτερικό κανονισμό που καθορίζει την εσωτερική διακυβέρνηση
• Διοικητικό συμβούλιο
• Τακτικές συνεδριάσεις και τήρηση αρχείων
• Υποχρεώσεις συμμόρφωσης σε επίπεδο πολιτείας και ομοσπονδίας

Για οργανισμούς που αναμένουν να αναπτυχθούν, να συγκεντρώσουν πόρους, να προσλάβουν προσωπικό ή να επιδιώξουν αναγνώριση φοροαπαλλαγής, η σύσταση εταιρείας είναι συχνά η πιο ανθεκτική δομή.

Οι βασικές διαφορές

Παρότι οι δύο οντότητες μπορεί να μοιάζουν ως προς τον σκοπό, οι διαφορές τους γίνονται σημαντικές στην καθημερινή λειτουργία και στον μακροπρόθεσμο σχεδιασμό.

1. Σύσταση

Μια μη ενσωματωμένη μη κερδοσκοπική ένωση συχνά δημιουργείται άτυπα μέσω της αμοιβαίας συμφωνίας των μελών. Σε πολλές πολιτείες, δεν απαιτείται επίσημη κατάθεση.

Μια μη κερδοσκοπική εταιρεία, αντίθετα, ιδρύεται με την κατάθεση καταστατικού σύστασης στο κράτος. Αυτή η κατάθεση δημιουργεί μια ξεχωριστή νομική οντότητα αναγνωρισμένη από το δίκαιο της πολιτείας.

2. Νομικός διαχωρισμός

Μια μη κερδοσκοπική εταιρεία είναι σαφώς διακριτή από τα άτομα που τη διοικούν. Αυτός ο διαχωρισμός μπορεί να είναι σημαντικός για την προστασία από ευθύνη και για τη δημιουργία μιας επίσημης δομής διακυβέρνησης.

Μια μη ενσωματωμένη μη κερδοσκοπική ένωση μπορεί επίσης να έχει κάποια νομική αναγνώριση, αλλά το επίπεδο διαχωρισμού και προστασίας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το δίκαιο της πολιτείας. Σε ορισμένες δικαιοδοσίες, τα μέλη και οι διαχειριστές μπορεί να αντιμετωπίζουν μεγαλύτερη αβεβαιότητα από ό,τι σε μια εταιρική δομή.

3. Διακυβέρνηση

Μια μη κερδοσκοπική εταιρεία συνήθως διαθέτει διοικητικό συμβούλιο, στελέχη, εσωτερικό κανονισμό και επίσημες διαδικασίες λήψης αποφάσεων. Αυτή η δομή διευκολύνει την ανάθεση αρμοδιοτήτων και την τεκμηρίωση της εξουσίας.

Μια μη ενσωματωμένη ένωση μπορεί να διοικείται με μεγαλύτερη ευελιξία, αλλά αυτή η ευελιξία μπορεί επίσης να δημιουργήσει ασάφεια. Αν ο οργανισμός δεν διαθέτει γραπτούς κανόνες, οι διαφωνίες σχετικά με την εξουσία, τις δαπάνες, την ψηφοφορία ή τη συμμετοχή μπορεί να γίνουν δυσκολότερες στην επίλυση.

4. Ευθύνη

Ένας από τους σημαντικότερους λόγους για τους οποίους οι οργανισμοί προχωρούν σε σύσταση εταιρείας είναι η δημιουργία ενός σαφέστερου προστατευτικού τείχους ευθύνης μεταξύ της οντότητας και των εμπλεκομένων ατόμων.

Σε μια μη κερδοσκοπική εταιρεία, η ίδια η εταιρεία συνήθως φέρει την ευθύνη για πολλές οργανωτικές υποχρεώσεις, με εξαίρεση περιπτώσεις όπως προσωπικό παράπτωμα ή προσωπικές εγγυήσεις.

Σε μια μη ενσωματωμένη μη κερδοσκοπική ένωση, η προστασία από ευθύνη μπορεί να είναι λιγότερο προβλέψιμη. Τα μέλη, τα στελέχη ή οι διαχειριστές ενδέχεται να έχουν μεγαλύτερη έκθεση σε ευθύνη ανάλογα με το δίκαιο της πολιτείας, τις συμφωνίες της ομάδας και τον τρόπο λειτουργίας του οργανισμού.

5. Συμμόρφωση

Μια μη κερδοσκοπική εταιρεία συνήθως έχει πιο επίσημες απαιτήσεις συμμόρφωσης, συμπεριλαμβανομένων των καταθέσεων στην πολιτεία, των ετήσιων εκθέσεων, του εσωτερικού κανονισμού, των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, των πρακτικών και της τήρησης αρχείων.

Μια μη ενσωματωμένη μη κερδοσκοπική ένωση μπορεί να έχει λιγότερες εγγενείς υποχρεώσεις συμμόρφωσης, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι μπορεί να λειτουργεί χωρίς δομή. Εξακολουθεί να ωφελείται από γραπτές πολιτικές, ένα βασικό λειτουργικό συμφωνητικό, οικονομικούς ελέγχους και σαφή τήρηση αρχείων.

Φοροαπαλλαγή και καθεστώς 501(c)(3)

Πολλοί πιστεύουν ότι κάθε μη κερδοσκοπικός οργανισμός πληροί αυτομάτως τις προϋποθέσεις για φοροαπαλλαγή. Αυτό δεν ισχύει.

Ο μη κερδοσκοπικός σκοπός και το καθεστώς φοροαπαλλαγής συνδέονται, αλλά δεν είναι ταυτόσημα. Για να λάβει ομοσπονδιακή φοροαπαλλαγή βάσει του 501(c)(3), ένας οργανισμός πρέπει να ικανοποιεί τόσο οργανωτικές όσο και λειτουργικές απαιτήσεις σύμφωνα με τον Κώδικα Εσωτερικών Εσόδων.

Γενικά, ένας οργανισμός 501(c)(3) πρέπει να έχει οργανωθεί και να λειτουργεί αποκλειστικά για έναν ή περισσότερους απαλλασσόμενους σκοπούς, όπως:

• Φιλανθρωπικούς σκοπούς
• Θρησκευτικούς σκοπούς
• Εκπαιδευτικούς σκοπούς
• Επιστημονικούς σκοπούς
• Λογοτεχνικούς σκοπούς
• Δοκιμές για τη δημόσια ασφάλεια
• Προώθηση εθνικών ή διεθνών ερασιτεχνικών αθλητικών αγώνων
• Πρόληψη της σκληρότητας προς τα παιδιά ή τα ζώα

Ο οργανισμός επίσης δεν μπορεί να επιτρέπει τα καθαρά έσοδά του να ωφελούν ιδιώτες ή μετόχους και πρέπει να αποφεύγει απαγορευμένη πολιτική δραστηριότητα και υπερβολικό lobbying.

Γιατί αυτό έχει σημασία για τις μη ενσωματωμένες ενώσεις

Μια μη ενσωματωμένη μη κερδοσκοπική ένωση μπορεί να επιδιώξει αναγνώριση φοροαπαλλαγής, αλλά η IRS εξακολουθεί να αναμένει κατάλληλα οργανωτικά έγγραφα και δομή που να ικανοποιεί τις απαιτήσεις για φοροαπαλλαγή. Με άλλα λόγια, το ότι ένας οργανισμός είναι άτυπος σε επίπεδο πολιτείας δεν καταργεί την ανάγκη για επίσημα έγγραφα, εάν θέλει ομοσπονδιακή φοροαπαλλαγή.

Αυτό μπορεί να δημιουργήσει ένταση. Μια ομάδα μπορεί να θέλει να παραμείνει ευέλικτη και με χαμηλή διοικητική επιβάρυνση σε επίπεδο πολιτείας, αλλά εξακολουθεί να χρειάζεται έγγραφα αρκετά λεπτομερή ώστε να υποστηρίζουν το καθεστώς φοροαπαλλαγής. Για τον λόγο αυτό, πολλοί οργανισμοί καταλήγουν ότι η σύσταση εταιρείας είναι η πιο καθαρή επιλογή.

Γιατί αυτό έχει σημασία για τις μη κερδοσκοπικές εταιρείες

Μια μη κερδοσκοπική εταιρεία συνήθως έχει πιο φυσική πορεία προς τις αιτήσεις φοροαπαλλαγής, επειδή ήδη διαθέτει διοικητικά έγγραφα, επίσημη δομή και νομική υπόσταση αναγνωρισμένη από το κράτος. Αυτό δεν εγγυάται απαλλαγή, αλλά συχνά καθιστά τη διαδικασία αίτησης πιο απλή.

Τα οργανωτικά έγγραφα εξακολουθούν να έχουν σημασία

Είτε ο οργανισμός είναι ενσωματωμένος είτε όχι, τα γραπτά οργανωτικά έγγραφα είναι σημαντικά.

Για μια μη κερδοσκοπική εταιρεία, αυτά τα έγγραφα συνήθως περιλαμβάνουν:

• Καταστατικό σύστασης
• Εσωτερικό κανονισμό
• Αποφάσεις του διοικητικού συμβουλίου
• Πολιτικές σύγκρουσης συμφερόντων
• Διατάξεις για τα μέλη, όπου εφαρμόζεται

Για μια μη ενσωματωμένη μη κερδοσκοπική ένωση, ο οργανισμός μπορεί να χρειάζεται καταστατικό ένωσης, σύνταγμα, εσωτερικό κανονισμό ή άλλη γραπτή συμφωνία για να ορίζει τον τρόπο λειτουργίας του.

Αυτά τα έγγραφα δεν είναι απλώς διοικητικές τυπικότητες. Βοηθούν να απαντηθούν ουσιώδη ερωτήματα όπως:

• Ποιος ελέγχει τον οργανισμό;
• Πώς εκλέγονται ή απομακρύνονται οι ηγέτες;
• Τι συμβαίνει αν ο οργανισμός διαλυθεί;
• Πώς διαχειρίζονται τα κεφάλαια;
• Ποιος μπορεί να υπογράφει συμβάσεις;
• Πώς επιλύονται οι διαφορές;

Χωρίς σαφείς γραπτούς κανόνες, ακόμη και ομάδες με καλές προθέσεις μπορούν να αντιμετωπίσουν προβλήματα που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί.

Πώς να επιλέξετε τη σωστή δομή

Η σωστή δομή εξαρτάται από τους στόχους του οργανισμού, την ανοχή του στον κίνδυνο και το αναμενόμενο επίπεδο δραστηριότητας.

Μια μη ενσωματωμένη μη κερδοσκοπική ένωση μπορεί να ταιριάζει αν:

• Η ομάδα είναι μικρή και άτυπη
• Τα μέλη θέλουν ελάχιστη αρχική γραφειοκρατία
• Ο οργανισμός δοκιμάζει μια ιδέα ή πρόγραμμα
• Οι δραστηριότητες είναι περιορισμένες και χαμηλού κινδύνου
• Η ομάδα είναι άνετη με την εξάρτηση από κανόνες που διαφέρουν ανά πολιτεία

Μια μη κερδοσκοπική εταιρεία μπορεί να ταιριάζει αν:

• Ο οργανισμός αναμένει να αναπτυχθεί
• Η ομάδα θέλει πιο σαφή προστασία από ευθύνη
• Θα υπάρξουν εργαζόμενοι, προμηθευτές ή αιτήσεις για επιχορηγήσεις
• Ο οργανισμός θέλει επίσημο διοικητικό συμβούλιο και δομή διακυβέρνησης
• Η ομάδα σκοπεύει να επιδιώξει φοροαπαλλαγή και μακροπρόθεσμη σταθερότητα

Ένας χρήσιμος γενικός κανόνας είναι ο εξής: όσο περισσότερα αναμένει να κάνει ένας οργανισμός, τόσο πιθανότερο είναι να προτιμήσει την προβλεψιμότητα της σύστασης εταιρείας.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Οι οργανισμοί που επιλέγουν μεταξύ αυτών των δομών συχνά κάνουν τα ίδια λάθη.

Λάθος 1: Υποθέτουν ότι μη κερδοσκοπικός σημαίνει και φοροαπαλλασσόμενος

Ένας μη κερδοσκοπικός σκοπός δεν δημιουργεί αυτομάτως ομοσπονδιακή φοροαπαλλαγή. Ο οργανισμός πρέπει ακόμη να πληροί τις απαιτήσεις της IRS και να υποβάλει τη σωστή αίτηση.

Λάθος 2: Λειτουργούν χωρίς γραπτούς κανόνες

Οι άτυπες ομάδες συχνά παραλείπουν τα γραπτά έγγραφα διακυβέρνησης μέχρι να προκύψει σύγκρουση. Τότε, ο οργανισμός μπορεί να μην έχει σαφή εξουσία να ενεργήσει, να δαπανήσει χρήματα ή να επιλύσει διαφορές.

Λάθος 3: Αγνοούν τις διαφορές του δικαίου των πολιτειών

Οι κανόνες για τις μη ενσωματωμένες μη κερδοσκοπικές ενώσεις διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία. Ένας οργανισμός δεν πρέπει να υποθέτει ότι η μεταχείριση σε μία πολιτεία ισχύει παντού.

Λάθος 4: Περιμένουν πολύ για να τυποποιηθούν

Πολλές ομάδες ξεκινούν άτυπα και αργότερα συνειδητοποιούν ότι χρειάζονται τραπεζικό λογαριασμό, προστασία από ευθύνη, επιλεξιμότητα για επιχορηγήσεις ή δομή διοικητικού συμβουλίου. Τότε, ίσως χρειαστεί να αναδιαρθρωθούν υπό πίεση.

Λάθος 5: Αναμειγνύουν προσωπικά και οργανωτικά οικονομικά

Ανεξάρτητα από τη δομή, τα κεφάλαια του οργανισμού πρέπει να παραμένουν ξεχωριστά από τα προσωπικά κεφάλαια. Η σαφής λογιστική παρακολούθηση και ένας ξεχωριστός τραπεζικός λογαριασμός είναι απαραίτητα.

Πώς εντάσσεται η Zenind στη διαδικασία σύστασης

Για ιδρυτές και οργανωτές που αποφασίζουν πώς να δομήσουν μια νέα οντότητα, το σημαντικότερο βήμα είναι να κατανοήσουν τις πρακτικές συνέπειες πριν κατατεθούν τα έγγραφα. Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να πλοηγηθούν στη σύσταση και τη συμμόρφωση με έμφαση στη σαφήνεια, την ταχύτητα και την αξιόπιστη υποστήριξη.

Αν ιδρύετε μια επιχειρηματική οντότητα ή συγκρίνετε δομικές επιλογές για ένα νέο εγχείρημα, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε τα βήματα κατάθεσης και συμμόρφωσης που συνοδεύουν την επίσημη οργάνωση. Αυτός ο σχεδιασμός είναι πολύτιμος είτε δημιουργείτε μια εμπορική εταιρεία, είτε προετοιμάζεστε για επέκταση, είτε απλώς θέλετε να βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία και οι ευθύνες σας είναι σωστά οργανωμένα από την αρχή.

Ακόμη και όταν μια ομάδα με αποστολή δεν ιδρύει κερδοσκοπική επιχείρηση, η ίδια πειθαρχία εξακολουθεί να ισχύει: γνωρίστε τη δομή, ορίστε τους κανόνες και προγραμματίστε τη συμμόρφωση πριν ο οργανισμός μεγαλώσει πέρα από την αρχική του μορφή.

Συμπέρασμα

Μια μη ενσωματωμένη μη κερδοσκοπική ένωση μπορεί να αποτελέσει έναν ευέλικτο, χαμηλής τυπικότητας τρόπο για να επιδιώξουν οι άνθρωποι έναν κοινό μη κερδοσκοπικό σκοπό. Μια μη κερδοσκοπική εταιρεία προσφέρει πιο επίσημη δομή, ισχυρότερο διαχωρισμό από τα εμπλεκόμενα άτομα και συνήθως πιο σαφή πορεία για διακυβέρνηση και μακροπρόθεσμη συμμόρφωση.

Καμία από τις δύο δομές δεν είναι αυτομάτως καλύτερη σε κάθε περίπτωση. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τους στόχους του οργανισμού, το νομικό περιβάλλον και την προθυμία του να αναλάβει διοικητική επιβάρυνση. Αν η ομάδα εκτιμά την ευελιξία και την απλότητα, μια μη ενσωματωμένη ένωση μπορεί να αξίζει να εξεταστεί. Αν χρειάζεται προστασία από ευθύνη, επίσημη διακυβέρνηση ή προοπτική ανάπτυξης, η σύσταση εταιρείας είναι συχνά η καλύτερη επιλογή.

Πριν αποφασίσετε, εξετάστε τους κανόνες της πολιτείας σας, συντάξτε τα κατάλληλα οργανωτικά έγγραφα και βεβαιωθείτε ότι η δομή ευθυγραμμίζεται τόσο με την αποστολή σας όσο και με τις λειτουργικές σας ανάγκες.