VoIP έναντι προγραμμάτων κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου: Πώς να επιλέξετε το σωστό σύστημα

Ένα αξιόπιστο τηλεφωνικό σύστημα αποτελεί μέρος μιας επαγγελματικής επιχειρηματικής ταυτότητας. Για ιδρυτές που ξεκινούν μια νέα εταιρεία, η επιλογή συνήθως καταλήγει σε δύο δρόμους: ένα πρόγραμμα κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου ή ένα σύστημα VoIP. Και τα δύο μπορούν να σας κρατούν διαθέσιμους, αλλά λύνουν διαφορετικά προβλήματα.

Αν ιδρύετε μια επιχείρηση και θέλετε να διαχωρίσετε τις προσωπικές κλήσεις από τις επικοινωνίες με πελάτες, είναι χρήσιμο να σκεφτείτε έγκαιρα τη ρύθμιση του τηλεφώνου σας. Η σωστή επιλογή επηρεάζει το πώς σας βρίσκουν οι πελάτες, το πώς συνεργάζεται η ομάδα σας και το πόσο εύκολα μπορείτε να αναπτυχθείτε.

Αυτός ο οδηγός αναλύει τις διαφορές ανάμεσα στο VoIP και τα προγράμματα κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου, ώστε να επιλέξετε την καλύτερη λύση για τη startup σας, τη ατομική σας δραστηριότητα ή την αναπτυσσόμενη ομάδα σας.

Τι είναι ένα πρόγραμμα κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου;

Ένα πρόγραμμα κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου χρησιμοποιεί έναν αριθμό κινητού και υπηρεσία ασύρματου παρόχου για τη διαχείριση επαγγελματικών κλήσεων, μηνυμάτων και δεδομένων. Σε πολλές περιπτώσεις, πρόκειται απλώς για μια αποκλειστική επαγγελματική γραμμή σε ένα smartphone.

Για έναν solo ιδρυτή, αυτός είναι συχνά ο πιο εύκολος τρόπος να δημιουργήσει επαγγελματική παρουσία χωρίς να μάθει νέο λογισμικό ή να αγοράσει επιπλέον εξοπλισμό. Ο αριθμός βρίσκεται σε ένα τηλέφωνο, οπότε οι κλήσεις, τα μηνύματα και το φωνητικό ταχυδρομείο συνδέονται όλα με αυτή τη συσκευή.

Τα προγράμματα κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου ταιριάζουν συνήθως όταν:

• Εργάζεστε μόνος ή με πολύ μικρή ομάδα
• Θέλετε απλή ρύθμιση με ελάχιστη εκπαίδευση
• Πραγματοποιείτε και λαμβάνετε τις περισσότερες κλήσεις εν κινήσει
• Χρειάζεστε βασικές κλήσεις και μηνύματα, όχι προηγμένη δρομολόγηση

Ο βασικός περιορισμός είναι ότι ο αριθμός συνήθως ανήκει σε μία συσκευή και σε έναν χρήστη. Αν η επιχείρησή σας μεγαλώσει, αυτό μπορεί να γίνει πιο δύσκολο στη διαχείριση.

Τι είναι το VoIP;

Το VoIP σημαίνει Voice over Internet Protocol. Αντί να δρομολογεί τις κλήσεις μέσω δικτύου κινητής τηλεφωνίας, το VoIP μεταφέρει τις φωνητικές κλήσεις μέσω του διαδικτύου.

Αυτή η διαφορά έχει σημασία, γιατί κάνει το τηλεφωνικό σύστημα πιο ευέλικτο. Ένας επαγγελματικός αριθμός μπορεί να χτυπά σε πολλαπλές συσκευές, οι κλήσεις μπορούν να δρομολογούνται σε διαφορετικούς χρήστες και η ομάδα σας μπορεί να απαντά από οπουδήποτε υπάρχει αξιόπιστη σύνδεση στο διαδίκτυο.

Το VoIP είναι συχνά καλύτερη επιλογή όταν:

• Θέλετε έναν επαγγελματικό αριθμό κοινό για πολλά άτομα
• Η ομάδα σας εργάζεται απομακρυσμένα ή σε διαφορετικές τοποθεσίες
• Χρειάζεστε δρομολόγηση κλήσεων, εσωτερικά τηλέφωνα ή έλεγχο ωραρίου λειτουργίας
• Αναμένετε να προσθέσετε χρήστες με την πάροδο του χρόνου

Για πολλές νέες επιχειρήσεις, το VoIP γίνεται η πιο επεκτάσιμη επιλογή όταν αυξάνεται ο όγκος επικοινωνίας με πελάτες.

VoIP vs. προγράμματα κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου με μια ματιά

Κατηγορία	Πρόγραμμα κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου	VoIP
Δίκτυο	Δίκτυο κινητής τηλεφωνίας	Σύνδεση στο διαδίκτυο
Ρύθμιση	Γρήγορη και οικεία	Λίγο περισσότερη ρύθμιση, αλλά παραμένει απλή
Συσκευές	Συνήθως ένας αριθμός σε ένα τηλέφωνο	Ένας αριθμός μπορεί να χτυπά σε πολλές συσκευές
Δυνατότητες	Βασικές κλήσεις, μηνύματα, φωνητικό ταχυδρομείο	Δρομολόγηση κλήσεων, εσωτερικά, εργαλεία voicemail και περισσότερα
Επεκτασιμότητα	Προσθήκη γραμμών μία προς μία	Προσθήκη χρηστών πιο εύκολα
Απομακρυσμένη εργασία	Λειτουργεί όπου υπάρχει κάλυψη κινητής	Λειτουργεί όπου υπάρχει πρόσβαση στο διαδίκτυο
Ιδανικό για	Ατομικούς ιδιοκτήτες και πολύ μικρές ομάδες	Αναπτυσσόμενες ομάδες και ευέλικτες λειτουργίες

Οι διαφορές κόστους μετρούν περισσότερο από τον μηνιαίο λογαριασμό

Με την πρώτη ματιά, ένα πρόγραμμα κινητής μπορεί να φαίνεται πιο εύκολο στον προϋπολογισμό. Γνωρίζετε τη γραμμή, τη συσκευή και τον λογαριασμό του παρόχου. Για έναν ιδρυτή με χαμηλό όγκο κλήσεων, αυτή η προβλεψιμότητα είναι ελκυστική.

Η τιμολόγηση του VoIP μπορεί επίσης να είναι απλή, αλλά η πραγματική σύγκριση είναι ευρύτερη από το μηνιαίο τέλος. Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε:

• Αν χρειάζεστε επιπλέον συσκευές
• Αν κάθε εργαζόμενος χρειάζεται ξεχωριστή γραμμή
• Αν οι δυνατότητες διαχείρισης κλήσεων περιλαμβάνονται ή προστίθενται αργότερα
• Πόσο κοστίζει η κλιμάκωση καθώς μεγαλώνει η ομάδα σας

Ένα πρόγραμμα κινητής μπορεί να παραμείνει οικονομικό αν χρειάζεστε μόνο έναν αριθμό και ένα τηλέφωνο. Αλλά αν αρκετοί εργαζόμενοι χρειάζονται επαγγελματική πρόσβαση, το κόστος μπορεί να αυξηθεί γρήγορα, επειδή κάθε άτομο μπορεί να χρειαστεί ξεχωριστή γραμμή ή συσκευή.

Το VoIP συχνά προσφέρει μεγαλύτερη αξία όταν πολλά άτομα χρειάζονται πρόσβαση στον ίδιο επαγγελματικό αριθμό ή όταν θέλετε ένα επαγγελματικό σύστημα χωρίς να αγοράσετε περισσότερο υλικό.

Οι δυνατότητες που τα ξεχωρίζουν

Η μεγαλύτερη διαφορά ανάμεσα στο VoIP και τα προγράμματα κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου δεν είναι μόνο ο τρόπος με τον οποίο συνδέουν τις κλήσεις. Είναι το τι σας επιτρέπουν να κάνετε.

Δυνατότητες προγράμματος κινητής

Ένα πρόγραμμα κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου συνήθως περιλαμβάνει τα βασικά:

• Φωνητικές κλήσεις
• Μηνύματα κειμένου
• Φωνητικό ταχυδρομείο
• Αναγνώριση κλήσης
• Προώθηση κλήσεων σε ορισμένα προγράμματα

Αυτό αρκεί για πολλές μικρές επιχειρήσεις. Αν χρειάζεστε κυρίως να απαντάτε σε εισερχόμενες κλήσεις, να επιστρέφετε μηνύματα και να παραμένετε διαθέσιμοι, ένα πρόγραμμα κινητής μπορεί να καλύψει τις ανάγκες σας.

Δυνατότητες VoIP

Τα συστήματα VoIP συνήθως προσφέρουν περισσότερα:

• Κοινόχρηστοι επαγγελματικοί αριθμοί
• Δρομολόγηση και προώθηση κλήσεων
• Αυτόματοι τηλεφωνητές ή επιλογές μενού
• Εσωτερικά για τα μέλη της ομάδας
• Προσαρμοσμένοι χαιρετισμοί voicemail
• Πολλαπλές συσκευές για μία επαγγελματική γραμμή
• Ρυθμίσεις ωραρίου λειτουργίας
• Εύκολη διαχείριση χρηστών

Αυτά τα εργαλεία βοηθούν στη δημιουργία μιας πιο προσεγμένης εμπειρίας για τους πελάτες. Επίσης, κάνουν πιο εύκολο τον διαχωρισμό προσωπικών και επαγγελματικών επικοινωνιών.

Ποια επιλογή είναι καλύτερη για startups;

Για μια ολοκαίνουργια ατομική επιχείρηση, ένα πρόγραμμα κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου είναι συχνά ο ταχύτερος τρόπος να ξεκινήσετε. Αν διαχειρίζεστε μικρό αριθμό κλήσεων και θέλετε να κρατήσετε τα πράγματα απλά, μπορεί να είναι το πρακτικό πρώτο βήμα.

Το VoIP γίνεται πιο ελκυστικό όταν η επιχείρησή σας έχει οποιοδήποτε από τα παρακάτω:

• Περισσότερα από ένα άτομα που απαντούν σε κλήσεις
• Ανάγκη για δρομολόγηση κλήσεων ή προγραμματισμό
• Απομακρυσμένη ή υβριδική ομάδα
• Επιθυμία να παρουσιάσετε μια μεγαλύτερη, πιο οργανωμένη λειτουργία
• Σχέδια ανάπτυξης που καθιστούν αναποτελεσματικό το μοντέλο ένα τηλέφωνο ανά άτομο

Αν ιδρύετε μια εταιρεία και περιμένετε να αναπτυχθείτε σύντομα, το VoIP είναι συχνά η πιο έξυπνη μακροπρόθεσμη επιλογή, επειδή κλιμακώνεται χωρίς να απαιτεί ρύθμιση με βαρύ εξοπλισμό.

Ζητήματα αξιοπιστίας και κάλυψης

Και τα δύο συστήματα εξαρτώνται από υποδομές, αλλά με διαφορετικό τρόπο.

Τα προγράμματα κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου βασίζονται στην κάλυψη κινητής. Αν το σήμα είναι αδύναμο στην περιοχή σας, η ποιότητα των κλήσεων μπορεί να επηρεαστεί. Παρ' όλα αυτά, η κινητή υπηρεσία μπορεί να είναι πρακτική για άτομα που ταξιδεύουν, επισκέπτονται πελάτες ή εργάζονται εκτός γραφείου.

Το VoIP εξαρτάται από την ποιότητα του διαδικτύου. Αν η σύνδεσή σας είναι σταθερή, το VoIP μπορεί να προσφέρει καθαρές και αξιόπιστες κλήσεις. Αν το διαδίκτυο είναι ασταθές, η ποιότητα των κλήσεων μπορεί να μειωθεί.

Ο πρακτικός κανόνας είναι απλός:

• Επιλέξτε κινητό αν η ομάδα σας εξαρτάται από την κάλυψη κινητής και εργάζεται συνεχώς εκτός γραφείου
• Επιλέξτε VoIP αν η ομάδα σας έχει αξιόπιστο διαδίκτυο και χρειάζεται περισσότερο έλεγχο στις κλήσεις

Ιδιωτικότητα και επαγγελματισμός

Πολλοί ιδρυτές ξεκινούν με το προσωπικό τους κινητό γιατί είναι εύκολο. Αυτό λειτουργεί στην αρχή, αλλά μπορεί να θολώσει τα όρια ανάμεσα στην επαγγελματική και την προσωπική ζωή.

Ένα αποκλειστικό επαγγελματικό σύστημα σας βοηθά να:

• Κρατάτε τις προσωπικές κλήσεις ξεχωριστές
• Προστατεύετε τον ιδιωτικό σας αριθμό
• Δημιουργείτε μια πιο επαγγελματική εμπειρία για τον καλούντα
• Κάνετε πιο εύκολο για τους πελάτες να φτάνουν στο σωστό άτομο

Το VoIP είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εδώ, επειδή μπορείτε να χτίσετε μια επαγγελματική ταυτότητα γύρω από έναν αριθμό και να δρομολογείτε τις κλήσεις καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει. Ένα πρόγραμμα κινητής για επαγγελματική χρήση μπορεί επίσης να βοηθήσει, αλλά συνήθως προσφέρει λιγότερα εργαλεία για ομαδική επικοινωνία.

Πώς να επιλέξετε το σωστό σύστημα

Κάντε αυτές τις ερωτήσεις πριν αποφασίσετε:

1. Πόσα άτομα χρειάζονται να απαντούν σε κλήσεις;
2. Χρειάζεστε έναν κοινό αριθμό ή ξεχωριστές γραμμές;
3. Η ομάδα σας θα εργάζεται εξ αποστάσεως, δια ζώσης ή και τα δύο;
4. Χρειάζεστε προηγμένη δρομολόγηση ή μόνο βασικές κλήσεις;
5. Πόσο γρήγορα αναμένετε να αναπτυχθείτε;
6. Είναι πιο αξιόπιστο το διαδίκτυο ή η κάλυψη κινητής στην περίπτωσή σας;

Οι απαντήσεις σας συνήθως θα δείξουν τη σωστή κατεύθυνση.

• Αν είστε solo ιδρυτής με απλές ανάγκες, ένα πρόγραμμα κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου πιθανότατα αρκεί.
• Αν θέλετε ευελιξία, κοινή πρόσβαση και περιθώριο ανάπτυξης, το VoIP είναι συνήθως η καλύτερη επένδυση.

Μια πρακτική σύσταση για νέες επιχειρήσεις

Για πολλές startups, η καλύτερη απόφαση βασίζεται στο πού βρίσκεται η επιχείρηση σήμερα και πού κατευθύνεται.

Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου αν θέλετε μια απλή, οικεία ρύθμιση και χρειάζεστε μόνο έναν επαγγελματικό αριθμό σε ένα τηλέφωνο.

Επιλέξτε VoIP αν θέλετε ένα πιο δομημένο τηλεφωνικό σύστημα που μπορεί να υποστηρίξει εξυπηρέτηση πελατών, απομακρυσμένη συνεργασία και μελλοντικές προσλήψεις.

Γι' αυτό οι ιδρυτές συχνά ωφελούνται από τον προγραμματισμό της επικοινωνίας μαζί με την ίδρυση της εταιρείας. Όταν η επιχειρηματική σας ταυτότητα, το τηλεφωνικό σας σύστημα και η εμπειρία πελάτη ευθυγραμμίζονται, ξεκινάτε με πιο ισχυρή βάση.

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να ιδρύουν και να οργανώνουν τις εταιρείες τους, και αυτό περιλαμβάνει τον στρατηγικό σχεδιασμό των εργαλείων που χρειάζονται για να λειτουργούν επαγγελματικά από την πρώτη μέρα.

Συμπέρασμα

Το VoIP και τα προγράμματα κινητού επαγγελματικού τηλεφώνου έχουν και τα δύο θέση στη σύγχρονη επιχειρηματική πραγματικότητα. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το πώς λειτουργεί η εταιρεία σας σήμερα και πόση ευελιξία θέλετε για το αύριο.

Αν η απλότητα είναι η προτεραιότητα, ένα πρόγραμμα κινητής μπορεί να αρκεί. Αν η επεκτασιμότητα, ο επαγγελματισμός και η κοινή πρόσβαση έχουν μεγαλύτερη σημασία, το VoIP είναι συνήθως η ισχυρότερη επιλογή.

Το καλύτερο σύστημα είναι αυτό που σας βοηθά να παραμένετε διαθέσιμοι, να προστατεύετε την ιδιωτικότητά σας και να υποστηρίζετε την ανάπτυξη χωρίς να δημιουργεί πρόσθετη τριβή για την ομάδα σας.