VoIP so với gói điện thoại di động cho doanh nghiệp: Cách chọn hệ thống phù hợp

Một hệ thống điện thoại đáng tin cậy là một phần của hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp. Với các nhà sáng lập đang khởi động công ty mới, lựa chọn thường rơi vào hai hướng: gói điện thoại di động cho doanh nghiệp hoặc hệ thống VoIP. Cả hai đều có thể giúp bạn luôn liên lạc được, nhưng chúng giải quyết những nhu cầu khác nhau.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp và muốn tách các cuộc gọi cá nhân khỏi liên lạc với khách hàng, việc nghĩ về thiết lập điện thoại ngay từ đầu sẽ rất hữu ích. Lựa chọn phù hợp ảnh hưởng đến cách khách hàng liên hệ với bạn, cách nhóm của bạn cộng tác và mức độ dễ dàng khi mở rộng.

Hướng dẫn này phân tích sự khác nhau giữa VoIP và các gói điện thoại di động cho doanh nghiệp để bạn có thể chọn phương án phù hợp nhất cho startup, doanh nghiệp cá nhân hoặc đội ngũ đang phát triển.

Gói điện thoại di động cho doanh nghiệp là gì?

Gói điện thoại di động cho doanh nghiệp sử dụng số điện thoại di động và dịch vụ của nhà mạng để xử lý các cuộc gọi, tin nhắn và dữ liệu cho công việc. Trong nhiều trường hợp, đây chỉ đơn giản là một đường dây doanh nghiệp riêng trên một chiếc smartphone.

Đối với nhà sáng lập làm việc một mình, đây thường là cách dễ nhất để tạo sự hiện diện doanh nghiệp mà không cần học phần mềm mới hay mua thêm thiết bị. Số điện thoại nằm trên một máy duy nhất, nên cuộc gọi, tin nhắn và hộp thư thoại đều gắn với thiết bị đó.

Gói điện thoại di động cho doanh nghiệp thường phù hợp khi:

• Bạn làm việc một mình hoặc với một nhóm rất nhỏ
• Bạn muốn một thiết lập đơn giản, ít cần đào tạo
• Bạn thực hiện và nhận phần lớn cuộc gọi khi đang di chuyển
• Bạn chỉ cần gọi và nhắn tin cơ bản, không cần định tuyến nâng cao

Hạn chế chính là số điện thoại thường thuộc về một thiết bị và một người dùng. Khi doanh nghiệp phát triển, điều đó có thể trở nên khó quản lý hơn.

VoIP là gì?

VoIP là viết tắt của Voice over Internet Protocol. Thay vì định tuyến cuộc gọi qua mạng của nhà mạng di động, VoIP truyền cuộc gọi thoại qua Internet.

Sự khác biệt này rất quan trọng vì nó làm cho hệ thống điện thoại linh hoạt hơn. Một số doanh nghiệp có thể đổ chuông trên nhiều thiết bị, cuộc gọi có thể được chuyển đến các người dùng khác nhau, và nhóm của bạn có thể trả lời từ bất cứ đâu có kết nối Internet ổn định.

VoIP thường phù hợp hơn khi:

• Bạn muốn một số doanh nghiệp dùng chung cho nhiều người
• Nhóm của bạn làm việc từ xa hoặc ở nhiều địa điểm khác nhau
• Bạn cần định tuyến cuộc gọi, máy lẻ hoặc kiểm soát theo giờ làm việc
• Bạn dự định thêm người dùng theo thời gian

Với nhiều doanh nghiệp mới, VoIP trở thành lựa chọn có khả năng mở rộng tốt hơn khi lượng khách hàng tăng lên.

So sánh VoIP và gói điện thoại di động cho doanh nghiệp

Hạng mục	Gói điện thoại di động cho doanh nghiệp	VoIP
Mạng	Mạng di động	Kết nối Internet
Thiết lập	Nhanh và quen thuộc	Cần thiết lập nhiều hơn một chút, nhưng vẫn đơn giản
Thiết bị	Thường là một số trên một điện thoại	Một số có thể đổ chuông trên nhiều thiết bị
Tính năng	Gọi cơ bản, nhắn tin, hộp thư thoại	Định tuyến cuộc gọi, máy lẻ, công cụ hộp thư thoại, nhiều tính năng hơn
Khả năng mở rộng	Thêm đường dây từng cái một	Thêm người dùng dễ hơn
Làm việc từ xa	Hoạt động ở bất cứ đâu có phủ sóng di động	Hoạt động ở bất cứ đâu có Internet
Phù hợp nhất cho	Chủ doanh nghiệp làm việc một mình và nhóm rất nhỏ	Nhóm đang phát triển và mô hình vận hành linh hoạt

Chênh lệch chi phí quan trọng hơn hóa đơn hàng tháng

Nhìn ban đầu, một gói di động có vẻ dễ dự toán hơn. Bạn biết đường dây, thiết bị và hóa đơn từ nhà mạng. Với nhà sáng lập có lưu lượng cuộc gọi thấp, mức độ ổn định đó rất hấp dẫn.

Giá của VoIP cũng có thể khá rõ ràng, nhưng so sánh thực sự không chỉ nằm ở phí hàng tháng. Bạn cũng nên cân nhắc:

• Bạn có cần thêm thiết bị hay không
• Mỗi nhân viên có cần một đường dây riêng không
• Các tính năng xử lý cuộc gọi đã bao gồm hay sẽ phải mua thêm sau này
• Chi phí mở rộng khi nhóm của bạn lớn dần là bao nhiêu

Một gói di động có thể vẫn tiết kiệm nếu bạn chỉ cần một số và một điện thoại. Nhưng nếu nhiều nhân viên cần quyền truy cập doanh nghiệp, chi phí có thể tăng nhanh vì mỗi người có thể cần một đường dây hoặc thiết bị riêng.

VoIP thường mang lại giá trị tốt hơn khi nhiều người cần dùng chung một số doanh nghiệp hoặc khi bạn muốn một hệ thống chuyên nghiệp mà không phải mua thêm phần cứng.

Các tính năng tạo nên sự khác biệt

Khác biệt lớn nhất giữa VoIP và gói điện thoại di động cho doanh nghiệp không chỉ là cách chúng kết nối cuộc gọi. Quan trọng hơn là chúng cho phép bạn làm gì.

Tính năng của gói di động

Một gói điện thoại di động cho doanh nghiệp thường bao gồm các chức năng cơ bản:

• Gọi thoại
• Nhắn tin
• Hộp thư thoại
• Hiển thị số gọi đến
• Chuyển tiếp cuộc gọi trên một số gói

Điều đó là đủ cho nhiều doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn chủ yếu cần nhận cuộc gọi đến, trả lời tin nhắn và luôn sẵn sàng liên lạc, một gói di động có thể đáp ứng tốt.

Tính năng của VoIP

Các hệ thống VoIP thường đi xa hơn:

• Số doanh nghiệp dùng chung
• Định tuyến và chuyển tiếp cuộc gọi
• Trợ lý tự động hoặc các tùy chọn menu
• Máy lẻ cho từng thành viên
• Lời chào hộp thư thoại tùy chỉnh
• Nhiều thiết bị cho một đường dây doanh nghiệp
• Thiết lập giờ làm việc
• Quản lý người dùng dễ dàng

Những công cụ này giúp tạo trải nghiệm khách hàng chuyên nghiệp hơn. Chúng cũng giúp bạn giữ liên lạc cá nhân và doanh nghiệp tách biệt dễ hơn.

Lựa chọn nào tốt hơn cho startup?

Với một doanh nghiệp cá nhân mới thành lập, gói điện thoại di động cho doanh nghiệp thường là cách nhanh nhất để bắt đầu. Nếu bạn xử lý số lượng cuộc gọi ít và muốn mọi thứ thật đơn giản, đây có thể là bước khởi đầu thực tế.

VoIP trở nên hấp dẫn hơn khi doanh nghiệp của bạn có một hoặc nhiều yếu tố sau:

• Có hơn một người trả lời cuộc gọi
• Cần định tuyến cuộc gọi hoặc lên lịch
• Có đội ngũ làm việc từ xa hoặc kết hợp
• Muốn thể hiện hình ảnh một tổ chức lớn hơn, có trật tự hơn
• Có kế hoạch tăng trưởng khiến mô hình mỗi người một điện thoại trở nên kém hiệu quả

Nếu bạn đang thành lập công ty và dự kiến sớm mở rộng, VoIP thường là lựa chọn dài hạn thông minh hơn vì nó mở rộng mà không đòi hỏi thiết lập nặng về phần cứng.

Yếu tố về độ tin cậy và vùng phủ sóng

Cả hai hệ thống đều phụ thuộc vào hạ tầng, nhưng theo những cách khác nhau.

Gói điện thoại di động cho doanh nghiệp phụ thuộc vào vùng phủ sóng di động. Nếu tín hiệu ở khu vực của bạn yếu, chất lượng cuộc gọi có thể bị ảnh hưởng. Dù vậy, dịch vụ di động vẫn rất tiện lợi cho những người thường xuyên đi lại, gặp khách hàng hoặc làm việc bên ngoài văn phòng.

VoIP phụ thuộc vào chất lượng Internet. Nếu kết nối ổn định, VoIP có thể mang lại chất lượng cuộc gọi rõ ràng và đáng tin cậy. Nếu Internet không ổn định, chất lượng cuộc gọi có thể giảm.

Nguyên tắc thực tế rất đơn giản:

• Chọn di động nếu nhóm của bạn phụ thuộc vào vùng phủ sóng di động và làm việc khi di chuyển
• Chọn VoIP nếu nhóm của bạn có Internet đáng tin cậy và cần kiểm soát cuộc gọi tốt hơn

Quyền riêng tư và tính chuyên nghiệp

Nhiều nhà sáng lập bắt đầu bằng số điện thoại cá nhân vì nó dễ sử dụng. Ban đầu điều đó ổn, nhưng nó có thể làm mờ ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Một hệ thống doanh nghiệp riêng giúp bạn:

• Tách cuộc gọi cá nhân khỏi công việc
• Bảo vệ số điện thoại riêng tư của bạn
• Tạo trải nghiệm gọi đến chuyên nghiệp hơn
• Giúp khách hàng liên hệ đúng người dễ hơn

VoIP đặc biệt hữu ích ở điểm này vì bạn có thể xây dựng danh tính doanh nghiệp dựa trên một số duy nhất và định tuyến cuộc gọi khi công ty phát triển. Một đường dây di động cho doanh nghiệp cũng có thể hỗ trợ điều này, nhưng thường ít công cụ hơn cho giao tiếp theo nhóm.

Cách chọn hệ thống phù hợp

Hãy tự hỏi những câu sau trước khi quyết định:

1. Có bao nhiêu người cần trả lời cuộc gọi?
2. Bạn cần một số dùng chung hay các đường dây riêng?
3. Nhóm của bạn sẽ làm việc từ xa, tại văn phòng hay cả hai?
4. Bạn có cần định tuyến nâng cao hay chỉ cần gọi cơ bản?
5. Tốc độ tăng trưởng dự kiến của bạn là bao nhiêu?
6. Internet hay vùng phủ sóng di động của bạn đáng tin cậy hơn?

Câu trả lời của bạn thường sẽ dẫn đến một hướng rõ ràng.

• Nếu bạn là nhà sáng lập làm việc một mình với nhu cầu đơn giản, gói điện thoại di động cho doanh nghiệp có thể là đủ.
• Nếu bạn muốn sự linh hoạt, quyền truy cập dùng chung và khả năng mở rộng, VoIP thường là khoản đầu tư tốt hơn.

Khuyến nghị thực tế cho doanh nghiệp mới

Với nhiều startup, quyết định tốt nhất phụ thuộc vào tình hình hiện tại của doanh nghiệp và hướng phát triển tương lai.

Hãy dùng gói điện thoại di động cho doanh nghiệp nếu bạn muốn một thiết lập đơn giản, quen thuộc và chỉ cần một số doanh nghiệp trên một chiếc điện thoại.

Chọn VoIP nếu bạn muốn một hệ thống điện thoại doanh nghiệp có cấu trúc hơn, có thể hỗ trợ chăm sóc khách hàng, cộng tác từ xa và tuyển dụng trong tương lai.

Đó là lý do vì sao các nhà sáng lập thường được lợi khi lên kế hoạch cho giao tiếp song song với việc thành lập công ty. Khi bản sắc doanh nghiệp, hệ thống điện thoại và trải nghiệm khách hàng đồng bộ với nhau, bạn sẽ khởi đầu trên một nền tảng vững chắc hơn.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và tổ chức công ty của họ, và điều đó bao gồm cả việc suy nghĩ chiến lược về những công cụ cần thiết để vận hành chuyên nghiệp ngay từ ngày đầu.

Kết luận cuối cùng

VoIP và các gói điện thoại di động cho doanh nghiệp đều có vị trí riêng trong kinh doanh hiện đại. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào cách công ty của bạn đang hoạt động hôm nay và mức độ linh hoạt bạn muốn cho ngày mai.

Nếu sự đơn giản là ưu tiên hàng đầu, một gói di động có thể là đủ. Nếu khả năng mở rộng, tính chuyên nghiệp và quyền truy cập dùng chung quan trọng hơn, VoIP thường là lựa chọn mạnh hơn.

Hệ thống tốt nhất là hệ thống giúp bạn luôn liên lạc được, bảo vệ quyền riêng tư và hỗ trợ tăng trưởng mà không tạo thêm ma sát cho đội ngũ của bạn.