Τι είναι η τραπεζική απόφαση; Ένας πρακτικός οδηγός για LLCs και corporations

Η τραπεζική απόφαση είναι ένα απλό αλλά σημαντικό εταιρικό έγγραφο που ενημερώνει μια τράπεζα ποιος έχει την εξουσία να ανοίγει λογαριασμούς, να υπογράφει επιταγές, να μετακινεί χρήματα και να λαμβάνει άλλες τραπεζικές αποφάσεις εκ μέρους μιας επιχείρησης. Οι τράπεζες τη χρησιμοποιούν για να επιβεβαιώσουν ότι τα άτομα που ζητούν πρόσβαση σε έναν εταιρικό λογαριασμό είναι σωστά εξουσιοδοτημένα.

Για νεοσύστατες εταιρείες, ειδικά LLCs και corporations, αυτό το έγγραφο μπορεί να κάνει τη διαδικασία ανοίγματος λογαριασμού πιο ομαλή και να μειώσει τις αποφεύξιμες καθυστερήσεις. Επίσης, βοηθά στην εσωτερική λήψη αποφάσεων, καθώς αποτυπώνει εγγράφως με σαφήνεια την εξουσία.

Αν ξεκινάτε μια επιχείρηση με τη Zenind, μια σωστά προετοιμασμένη τραπεζική απόφαση είναι ένα από τα έγγραφα διακυβέρνησης που μπορούν να υποστηρίξουν μια καθαρή χρηματοοικονομική οργάνωση από την πρώτη ημέρα.

Τραπεζική απόφαση με απλά λόγια

Η τραπεζική απόφαση είναι μια επίσημη δήλωση που εγκρίνεται από τους ιδιοκτήτες, τα μέλη, τους διαχειριστές ή το διοικητικό συμβούλιο μιας επιχείρησης. Καθορίζει ποια άτομα μπορούν να ενεργούν εκ μέρους της εταιρείας σε τραπεζικά θέματα και περιγράφει το εύρος της εξουσίας τους.

Στην πράξη, η απόφαση δίνει στην τράπεζα τη βεβαιότητα ότι:

• η εταιρεία ενέκρινε τον λογαριασμό ή τη συναλλαγή
• το ονομαζόμενο άτομο είναι εξουσιοδοτημένο να ενεργεί
• η εξουσία είναι συμβατή με τα καταστατικά έγγραφα της εταιρείας
• η τράπεζα μπορεί να βασιστεί στην υπογραφή ή στις οδηγίες που παρέχονται

Το έγγραφο δεν είναι πάντα μεγάλο ή περίπλοκο. Η αξία του προέρχεται από τη σαφήνεια. Μια τράπεζα δεν θέλει να μαντεύει ποιος επιτρέπεται να έχει πρόσβαση σε κεφάλαια ή να υπογράφει εκ μέρους της επιχείρησης.

Γιατί οι επιχειρήσεις τη χρειάζονται

Μια τραπεζική απόφαση ζητείται συχνά όταν μια εταιρεία ανοίγει επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό, υποβάλλει αίτηση για χρηματοοικονομικές υπηρεσίες ή εξουσιοδοτεί συγκεκριμένα στελέχη ή μέλη να χειρίζονται τραπεζικές εργασίες. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για οντότητες που διαχωρίζουν την ιδιοκτησία από τη διοίκηση ή που θέλουν περισσότερα από ένα άτομα να έχουν καθορισμένη εξουσία.

Συνηθισμένοι λόγοι για να προετοιμάσετε μία περιλαμβάνουν:

• άνοιγμα νέου επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού
• προσθήκη ή αφαίρεση υπογραφόντων
• εξουσιοδότηση εμβασμάτων ή υπογραφής επιταγών
• καθορισμό ορίων έγκρισης για χρηματοοικονομικές ενέργειες
• τεκμηρίωση του ποιος μπορεί να δανειστεί χρήματα ή να ενεχυριάσει περιουσιακά στοιχεία
• βοήθεια στην τράπεζα να επαληθεύσει την εταιρική εξουσία

Ακόμα κι αν μια τράπεζα δεν τη ζητά σε κάθε περίπτωση, το να την έχετε έτοιμη μπορεί να αποτρέψει καθυστερήσεις και σύγχυση.

Τραπεζική απόφαση για LLC vs. τραπεζική απόφαση για corporation

Η δομή είναι παρόμοια, αλλά το όργανο λήψης αποφάσεων διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της οντότητας.

Τραπεζική απόφαση LLC

Για μια LLC, η απόφαση συνήθως εγκρίνεται από τα μέλη ή τους διαχειριστές, ανάλογα με τον τρόπο διαχείρισης της LLC. Καθορίζει ποιο άτομο ή ποια άτομα μπορούν να χειρίζονται τις τραπεζικές δραστηριότητες της εταιρείας.

Αυτό είναι χρήσιμο όταν:

• η LLC έχει πολλά μέλη
• ένας διαχειριστής χειρίζεται τα καθημερινά οικονομικά
• η εταιρεία θέλει να εξουσιοδοτήσει συγκεκριμένο υπογράφοντα για πρόσβαση στον λογαριασμό
• η εταιρική συμφωνία απαιτεί επίσημη έγκριση για τραπεζικές ενέργειες

Τραπεζική απόφαση corporation

Για μια corporation, η απόφαση συνήθως υιοθετείται από το διοικητικό συμβούλιο. Μπορεί να εξουσιοδοτεί στελέχη όπως ο πρόεδρος, ο ταμίας, ο γραμματέας ή άλλο ορισμένο άτομο να διαχειρίζονται τραπεζικά θέματα.

Αυτό είναι χρήσιμο όταν:

• η corporation θέλει να ανοίξει λογαριασμό με βάση το EIN της
• το διοικητικό συμβούλιο θέλει να ορίσει ποιος μπορεί να υπογράφει επιταγές ή εμβάσματα
• η επιχείρηση χρειάζεται να ευθυγραμμίσει την τραπεζική εξουσία με την έγκριση του συμβουλίου
• η corporation θέλει να περιορίσει την εξουσία σε συγκεκριμένα στελέχη

Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια τραπεζική απόφαση

Μια ισχυρή τραπεζική απόφαση πρέπει να είναι αρκετά συγκεκριμένη ώστε να μπορεί να τη χρησιμοποιήσει η τράπεζα και αρκετά απλή ώστε να την κατανοούν οι ιδιοκτήτες της επιχείρησης.

1. Επωνυμία της επιχείρησης

Χρησιμοποιήστε την ακριβή νομική επωνυμία της εταιρείας όπως εμφανίζεται στα έγγραφα σύστασης και στα καταστατικά έγγραφα.

2. Ημερομηνία υιοθέτησης

Η απόφαση πρέπει να δείχνει πότε εγκρίθηκε.

3. Έγκριση από το αρμόδιο όργανο

Αναφέρετε αν η έγκριση προήλθε από τα μέλη, τους διαχειριστές, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ή άλλους εξουσιοδοτημένους φορείς λήψης αποφάσεων.

4. Εξουσιοδοτημένα άτομα

Καταγράψτε κάθε άτομο που μπορεί να ενεργεί για την επιχείρηση σε τραπεζικά θέματα.

5. Παρεχόμενες εξουσίες

Καθορίστε με ακρίβεια τι επιτρέπεται να κάνει κάθε άτομο. Οι συνήθεις εξουσίες περιλαμβάνουν:

• άνοιγμα και κλείσιμο τραπεζικών λογαριασμών
• υπογραφή επιταγών
• κατάθεση ή ανάληψη χρημάτων
• έγκριση εμβασμάτων και ACH transfers
• αίτηση για χρεωστικές κάρτες ή πρόσβαση στο διαδίκτυο
• λήψη κινήσεων λογαριασμού
• αίτηση για πίστωση ή δάνεια

6. Περιορισμοί στην εξουσία

Αν η εξουσία είναι περιορισμένη, πείτε το ξεκάθαρα. Για παράδειγμα, ένα άτομο μπορεί να επιτρέπεται να καταθέτει χρήματα αλλά όχι να δανείζεται χρήματα.

7. Πλαίσιο υπογραφών

Η απόφαση πρέπει να υπογράφεται από τους απαιτούμενους ιδιοκτήτες, μέλη, διαχειριστές ή διευθυντές σύμφωνα με τα καταστατικά έγγραφα της εταιρείας.

Πώς να γράψετε μια τραπεζική απόφαση

Μια τραπεζική απόφαση δεν χρειάζεται να είναι δύσκολη στη σύνταξη. Ο στόχος είναι να καταστεί σαφής και φιλική προς την τράπεζα η εξουσία.

Βήμα 1: Επιβεβαιώστε τους κανόνες διακυβέρνησης

Ελέγξτε πρώτα τη συμφωνία λειτουργίας, τα καταστατικά ή τις εσωτερικές συμφωνίες. Αυτά τα έγγραφα μπορεί ήδη να περιγράφουν ποιος μπορεί να εγκρίνει τραπεζική εξουσία και πώς πρέπει να τεκμηριώνεται η έγκριση.

Βήμα 2: Προσδιορίστε τα εξουσιοδοτημένα άτομα

Αποφασίστε ποιος πρέπει να μπορεί να ενεργεί για την εταιρεία. Να είστε ακριβείς και να χρησιμοποιείτε τα πλήρη νομικά ονόματα.

Βήμα 3: Ορίστε τις εξουσίες

Καταγράψτε τις ακριβείς οικονομικές ενέργειες που μπορεί να εκτελέσει το άτομο. Αν η εταιρεία θέλει να περιορίσει τον κίνδυνο, περιορίστε την εξουσία αντί να χρησιμοποιήσετε γενική διατύπωση.

Βήμα 4: Συντάξτε την απόφαση με σαφήνεια

Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα. Οι τράπεζες προτιμούν έγγραφα που είναι άμεσα, επίσημα και εύκολα επαληθεύσιμα.

Βήμα 5: Συμπεριλάβετε την ημερομηνία έγκρισης και την υπογραφή

Η ημερομηνία και οι υπογραφές δείχνουν ότι η επιχείρηση υιοθέτησε επίσημα την απόφαση.

Βήμα 6: Φυλάξτε την με τα εταιρικά αρχεία

Αποθηκεύστε την τελική απόφαση μαζί με τα άλλα έγγραφα σύστασης και διακυβέρνησης. Οι τράπεζες μπορεί να τη ζητήσουν ξανά αργότερα, ειδικά αν αλλάξει ο λογαριασμός.

Δείγμα δομής μιας τραπεζικής απόφασης

Μια τυπική τραπεζική απόφαση μπορεί να περιλαμβάνει τις ακόλουθες ενότητες:

• επωνυμία της εταιρείας και πολιτεία σύστασης
• τίτλος της απόφασης
• δήλωση έγκρισης από τα μέλη, τους διαχειριστές ή το διοικητικό συμβούλιο
• λίστα εξουσιοδοτημένων υπογραφόντων
• περιγραφή των τραπεζικών εξουσιών που παρέχονται
• ημερομηνία έναρξης ισχύος
• γραμμές υπογραφής

Αυτή η δομή μπορεί να προσαρμοστεί σε μια LLC ή μια corporation, ανάλογα με τον τύπο της οντότητας και τους εσωτερικούς κανόνες διακυβέρνησης.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Οι επιχειρήσεις συχνά αντιμετωπίζουν προβλήματα όταν η απόφαση είναι υπερβολικά ασαφής ή ασυνεπής με τα έγγραφα σύστασής τους.

Χρήση λανθασμένης επωνυμίας οντότητας

Η επωνυμία της εταιρείας πρέπει να ταιριάζει ακριβώς με τη νομική επωνυμία. Μικρά λάθη μπορεί να οδηγήσουν την τράπεζα να ζητήσει διορθώσεις.

Παράλειψη λεπτομερειών εξουσίας

Μια απόφαση που λέει ότι κάποιος είναι «εξουσιοδοτημένος να χειρίζεται τραπεζικά θέματα» μπορεί να είναι υπερβολικά γενική. Είναι καλύτερο να δηλώνονται οι συγκεκριμένες εξουσίες με σαφήνεια.

Αγνόηση των καταστατικών εγγράφων

Αν η συμφωνία λειτουργίας ή τα καταστατικά απαιτούν επίσημη ψηφοφορία, η απόφαση πρέπει να ακολουθεί αυτή τη διαδικασία.

Παράλειψη ενημέρωσης του εγγράφου

Αν ένας υπογράφων αποχωρήσει από την εταιρεία, αλλάξει ρόλο ή αποκτήσει νέα εξουσία, η απόφαση πρέπει να ενημερωθεί.

Παράλειψη τήρησης αρχείων

Μια τράπεζα μπορεί να ζητήσει αργότερα αντίγραφο. Κρατήστε την υπογεγραμμένη έκδοση σε έναν ασφαλή φάκελο εταιρικών αρχείων.

Πότε να ενημερώνετε μια τραπεζική απόφαση

Η τραπεζική απόφαση δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως μια εφάπαξ τυπική διαδικασία. Ελέγξτε την κάθε φορά που αλλάζει η εξουσία της εταιρείας.

Ενημερώστε την όταν:

• ένα νέο μέλος, διαχειριστής ή στέλεχος ενταχθεί
• ένας εξουσιοδοτημένος υπογράφων παραιτηθεί ή απομακρυνθεί
• η εταιρεία ανοίγει νέο τραπεζικό λογαριασμό και χρειάζεται διαφορετικούς υπογράφοντες
• το διοικητικό συμβούλιο ή τα μέλη αλλάξουν τους κανόνες έγκρισης
• η επιχείρηση θέλει να προσθέσει εξουσία δανεισμού ή εμβασμάτων

Η διατήρηση της απόφασης ενημερωμένης βοηθά στην αποφυγή μη εξουσιοδοτημένων συναλλαγών και ζητημάτων συμμόρφωσης με την τράπεζα.

Τραπεζική απόφαση vs. άλλα επιχειρηματικά έγγραφα

Η τραπεζική απόφαση σχετίζεται με άλλα έγγραφα σύστασης, αλλά είναι διαφορετική από αυτά.

Συμφωνία λειτουργίας ή καταστατικά

Αυτά τα έγγραφα καθορίζουν πώς διοικείται η επιχείρηση. Μια τραπεζική απόφαση συνήθως εφαρμόζει την εξουσία εντός αυτών των κανόνων.

Καταστατικό σύστασης ή ίδρυσης

Αυτές οι καταχωρίσεις δημιουργούν την οντότητα με την πολιτεία. Συνήθως δεν αναφέρουν λεπτομερώς την τραπεζική εξουσία.

Έγγραφα EIN

Ένα EIN συχνά απαιτείται για το άνοιγμα επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού, αλλά δεν αντικαθιστά μια τραπεζική απόφαση.

Με λίγα λόγια, η τραπεζική απόφαση βοηθά να αποδειχθεί ποιος μπορεί να ενεργεί για την εταιρεία. Λειτουργεί παράλληλα με τα έγγραφα σύστασης και διακυβέρνησης της εταιρείας.

Καλές πρακτικές για νέες επιχειρήσεις

Για μια νεοσύστατη εταιρεία, η τραπεζική απόφαση πρέπει να ταιριάζει με τη δομή της επιχείρησης και να ευθυγραμμίζεται με τη συνολική της οργάνωση.

Μερικές πρακτικές καλές πρακτικές:

• ευθυγραμμίστε την απόφαση με τη συμφωνία λειτουργίας ή τα καταστατικά
• εξουσιοδοτήστε μόνο τα άτομα που πραγματικά χρειάζονται πρόσβαση
• κρατήστε τη διατύπωση σύντομη και συγκεκριμένη
• αποθηκεύστε ένα υπογεγραμμένο αντίγραφο με τα εταιρικά αρχεία
• ελέγξτε το έγγραφο πριν επισκεφθείτε την τράπεζα
• ενημερώστε το κάθε φορά που αλλάζει η ιδιοκτησία ή η διοίκηση

Αν ιδρύετε μια επιχείρηση και προετοιμάζεστε να ανοίξετε τραπεζικό λογαριασμό, η έγκαιρη οργάνωση αυτών των εγγράφων μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο αργότερα. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να δημιουργήσουν μια ισχυρή νομική βάση ώστε να περάσουν στη λειτουργία με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση.

Τελικές σκέψεις

Η τραπεζική απόφαση είναι ένα μικρό έγγραφο με σημαντικό ρόλο. Ενημερώνει μια τράπεζα ποιος μπορεί να ενεργεί για την επιχείρηση, μειώνει την αβεβαιότητα και υποστηρίζει τον σωστό οικονομικό έλεγχο. Είτε η εταιρεία σας είναι LLC είτε corporation, μια σαφής τραπεζική απόφαση μπορεί να κάνει τη ρύθμιση του λογαριασμού και τις συνεχείς τραπεζικές λειτουργίες πολύ πιο εύκολες.

Για τους νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, η καλύτερη στιγμή για να την προετοιμάσετε είναι πριν εμφανιστούν προβλήματα. Μια καλογραμμένη απόφαση, σε συνδυασμό με τα σωστά έγγραφα σύστασης, βοηθά να παραμένει η εταιρεία σας οργανωμένη και έτοιμη για ανάπτυξη.