Vad är en bankresolution? En praktisk guide för LLC:er och aktiebolag

En bankresolution är ett enkelt men viktigt företagsdokument som talar om för en bank vem som har befogenhet att öppna konton, skriva under checkar, föra över pengar och fatta andra bankbeslut för ett företags räkning. Banker använder den för att bekräfta att de personer som begär tillgång till ett företagskonto är korrekt behöriga.

För nystartade företag, särskilt LLC:er och aktiebolag, kan detta dokument göra processen för att öppna konto smidigare och minska onödiga förseningar. Det hjälper också den interna beslutsprocessen genom att tydliggöra behörighet skriftligt.

Om du startar ett företag med Zenind är en väl förberedd bankresolution ett av de bolagsstyrningsdokument som kan bidra till en välordnad ekonomisk uppsättning från första dagen.

Bankresolution på enkel svenska

En bankresolution är ett formellt beslut som antas av företagets ägare, medlemmar, ledning eller styrelse. Den identifierar vilka personer som får agera för företagets räkning i bankärenden och anger omfattningen av deras befogenhet.

I praktiken ger resolutionen banken förtroende för att:

• företaget har godkänt kontot eller transaktionen
• den namngivna personen är behörig att agera
• behörigheten stämmer överens med företagets styrande dokument
• banken kan förlita sig på den underskrift eller de instruktioner som lämnas

Dokumentet behöver inte alltid vara långt eller komplicerat. Dess värde ligger i tydlighet. En bank vill inte behöva gissa vem som får komma åt medel eller skriva under för företagets räkning.

Varför företag behöver en

En bankresolution begärs ofta när ett företag öppnar ett företagsbankkonto, ansöker om finansiella tjänster eller ger särskilda företrädare eller medlemmar rätt att hantera bankärenden. Den är särskilt användbar för verksamheter där ägande och ledning är åtskilda, eller där flera personer ska ha tydligt definierad behörighet.

Vanliga skäl att ta fram en sådan är:

• att öppna ett nytt företagsbankkonto
• att lägga till eller ta bort behöriga undertecknare
• att auktorisera banköverföringar eller checkunderskrifter
• att ange godkännandenivåer för ekonomiska åtgärder
• att dokumentera vem som får låna pengar eller pantsätta tillgångar
• att hjälpa banken att verifiera bolagsbehörighet

Även om en bank inte kräver det i varje situation kan det spara tid och minska förvirring att ha en färdig resolution.

Bankresolution för LLC jämfört med bankresolution för aktiebolag

Strukturen är liknande, men det beslutande organet skiljer sig beroende på bolagsform.

Bankresolution för LLC

För ett LLC godkänns resolutionen vanligtvis av medlemmarna eller förvaltarna, beroende på hur LLC:et är organiserat. Den identifierar vilken person eller vilka personer som får hantera företagets bankärenden.

Detta är användbart när:

• LLC:et har flera medlemmar
• en förvaltare sköter den dagliga ekonomin
• företaget vill auktorisera en viss signerare för kontotillgång
• det operativa avtalet kräver formellt godkännande för bankåtgärder

Bankresolution för aktiebolag

För ett aktiebolag antar normalt styrelsen resolutionen. Den kan ge behörighet till tjänstemän såsom verkställande direktören, ekonomichefen, sekreteraren eller en annan utsedd person att hantera bankärenden.

Detta är användbart när:

• aktiebolaget vill öppna ett konto under sitt EIN
• styrelsen vill definiera vem som får skriva under checkar eller överföringar
• företaget behöver anpassa bankbehörigheten till styrelsebeslut
• aktiebolaget vill begränsa behörigheten till vissa befattningshavare

Vad en bankresolution bör innehålla

En stark bankresolution bör vara tillräckligt specifik för att en bank ska kunna förlita sig på den, och tillräckligt enkel för att företagsägare ska förstå den.

1. Företagsnamn

Använd företagets exakta juridiska namn så som det framgår av registreringshandlingar och styrande dokument.

2. Antagningsdatum

Resolutionen bör visa när den godkändes.

3. Godkännande av styrande organ

Ange om godkännandet kom från medlemmar, förvaltare, styrelseledamöter eller andra behöriga beslutsfattare.

4. Behöriga personer

Lista varje person som får agera för företaget i bankfrågor.

5. Beviljade befogenheter

Specificera exakt vad varje person får göra. Vanliga befogenheter inkluderar:

• att öppna och stänga bankkonton
• att skriva under checkar
• att sätta in eller ta ut medel
• att godkänna banköverföringar och ACH-transaktioner
• att beställa bankkort eller onlinetillgång
• att hämta kontoutdrag
• att ansöka om kredit eller lån

6. Begränsningar av behörighet

Om behörigheten är begränsad, säg det tydligt. Till exempel kan en person få sätta in medel men inte låna pengar.

7. Underskriftsfält

Resolutionen bör undertecknas av de ägare, medlemmar, förvaltare eller styrelseledamöter som krävs enligt företagets styrande dokument.

Så skriver du en bankresolution

En bankresolution behöver inte vara svår att utforma. Målet är att göra behörigheten tydlig och bankvänlig.

Steg 1: Kontrollera de styrande reglerna

Granska först det operativa avtalet, bolagsordningen eller andra interna avtal. De dokumenten kan redan beskriva vem som får godkänna bankbehörighet och hur godkännandet ska dokumenteras.

Steg 2: Identifiera de behöriga personerna

Bestäm vem som ska kunna agera för företaget. Var tydlig och använd fullständiga juridiska namn.

Steg 3: Definiera befogenheterna

Lista de exakta ekonomiska åtgärder som personen får utföra. Om företaget vill begränsa risk, avgränsa behörigheten i stället för att använda allmänt hållna formuleringar.

Steg 4: Utforma resolutionen tydligt

Använd ett rakt och enkelt språk. Banker föredrar dokument som är direkta, formella och lätta att verifiera.

Steg 5: Ta med godkännandedatum och underskrift

Datumet och underskrifterna visar att företaget formellt antog resolutionen.

Steg 6: Förvara den bland företagets dokument

Spara den slutliga resolutionen tillsammans med andra registrerings- och styrningsdokument. Banker kan be om att få se den igen senare, särskilt om kontot förändras.

Exempel på struktur för en bankresolution

En typisk bankresolution kan innehålla följande delar:

• företagets namn och registreringsstat
• titel på resolutionen
• godkännandeförklaring från medlemmar, förvaltare eller styrelse
• lista över behöriga undertecknare
• beskrivning av beviljade bankbefogenheter
• ikraftträdandedatum
• signaturrader

Denna struktur kan anpassas för ett LLC eller ett aktiebolag, beroende på bolagsform och interna styrningsregler.

Vanliga misstag att undvika

Företag stöter ofta på problem när resolutionen är för vag eller inte stämmer överens med deras registreringshandlingar.

Använda fel företagsnamn

Företagsnamnet ska exakt matcha det juridiska namnet. Små fel kan göra att banker begär ändringar.

Utelämna detaljer om behörighet

En resolution som säger att någon är "behörig att hantera bankärenden" kan vara för vag. Det är bättre att tydligt ange de specifika befogenheterna.

Ignorera styrande dokument

Om det operativa avtalet eller bolagsordningen kräver en formell omröstning bör resolutionen följa den processen.

Glömma att uppdatera dokumentet

Om en undertecknare lämnar företaget, byter roll eller får ny behörighet bör resolutionen uppdateras.

Misslyckas med att spara dokumentation

En bank kan begära en kopia senare. Förvara den undertecknade versionen i en säker mapp med bolagsdokument.

När en bankresolution bör uppdateras

En bankresolution bör inte behandlas som en engångsformalia. Se över den när företagets behörighet förändras.

Uppdatera den när:

• en ny medlem, förvaltare eller befattningshavare tillkommer
• en behörig undertecknare säger upp sig eller tas bort
• företaget öppnar ett nytt bankkonto och behöver andra undertecknare
• styrelsen eller medlemmarna ändrar godkännanderegler
• företaget vill lägga till behörighet för lån eller överföringar

En aktuell resolution hjälper till att förhindra obehöriga transaktioner och problem med bankens efterlevnad.

Bankresolution jämfört med andra företagsdokument

En bankresolution är relaterad till, men skiljer sig från, andra registreringsdokument.

Operativt avtal eller bolagsordning

Dessa dokument fastställer hur företaget styrs. En bankresolution implementerar vanligtvis behörigheten inom ramen för dessa regler.

Registreringshandlingar för LLC eller aktiebolag

Dessa handlingar bildar bolaget hos staten. De listar vanligtvis inte bankbehörighet i detalj.

Dokumentation för arbetsgivarnummer

Ett EIN krävs ofta för att öppna ett företagsbankkonto, men det ersätter inte en bankresolution.

Kort sagt hjälper bankresolutionen till att visa vem som får agera för företaget. Den fungerar tillsammans med företagets registrerings- och styrningsdokument.

Bästa praxis för nya företag

För ett nystartat företag bör bankresolutionen passa bolagsstrukturen och överensstämma med företagets övergripande upplägg.

Några praktiska bästa praxis:

• anpassa resolutionen till det operativa avtalet eller bolagsordningen
• auktorisera endast de personer som faktiskt behöver tillgång
• håll språket kortfattat och specifikt
• förvara en undertecknad kopia tillsammans med företagets dokument
• granska dokumentet innan du besöker banken
• uppdatera det när ägande eller ledning förändras

Om du bildar ett företag och förbereder dig för att öppna ett bankkonto kan det spara tid senare att ordna dessa dokument i förväg. Zenind hjälper entreprenörer att lägga en stark juridisk grund så att de kan gå vidare till drift med större trygghet.

Avslutande tankar

En bankresolution är ett litet dokument med en viktig uppgift. Den talar om för en bank vem som får agera för företaget, minskar osäkerhet och stödjer korrekt ekonomisk kontroll. Oavsett om ditt företag är ett LLC eller ett aktiebolag kan en tydlig bankresolution göra kontoöppning och löpande bankärenden betydligt enklare.

För nya företagare är den bästa tiden att ta fram en sådan innan problem uppstår. En välskriven resolution, tillsammans med rätt registreringsdokument, hjälper till att hålla företaget organiserat och redo för tillväxt.