Τι είναι το Better Business Bureau; Ένας οδηγός για νέες επιχειρήσεις στις ΗΠΑ

Το Better Business Bureau, που συνήθως αποκαλείται BBB, είναι ένας από τους πιο γνωστούς οργανισμούς αξιοπιστίας στις Ηνωμένες Πολιτείες. Πολλοί καταναλωτές αναγνωρίζουν το όνομά του προτού μάθουν τι ακριβώς κάνει. Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ειδικά για τους ιδρυτές νέων LLC και corporations, η κατανόηση του BBB έχει σημασία επειδή επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο οι πελάτες αξιολογούν την αξιοπιστία, την ποιότητα της εξυπηρέτησης και τη διαφάνεια.

Ένα ισχυρό προφίλ στο BBB μπορεί να στηρίξει τη φήμη μιας εταιρείας. Ένα αδύναμο προφίλ μπορεί να δημιουργήσει ανησυχίες πριν ακόμη ο πελάτης έρθει σε επαφή. Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε επιχείρηση πρέπει να ενταχθεί στο BBB ή να κυνηγήσει ένα σήμα διαπίστευσης. Σημαίνει όμως ότι κάθε επιχείρηση πρέπει να κατανοεί πώς λειτουργεί ο οργανισμός, τι σημαίνουν οι αξιολογήσεις του και ποια πρακτικά βήματα μπορούν να βοηθήσουν στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης.

Τι κάνει το Better Business Bureau

Το BBB είναι ένας ιδιωτικός μη κερδοσκοπικός οργανισμός που βοηθά στη σύνδεση καταναλωτών με επιχειρήσεις και παρέχει πληροφορίες για τις επιχειρηματικές πρακτικές. Δεν είναι κρατική υπηρεσία και δεν ρυθμίζει τις επιχειρήσεις με τον τρόπο που θα το έκανε μια κρατική ή ομοσπονδιακή αρχή.

Αντίθετα, το BBB λειτουργεί ως δημόσια πλατφόρμα εμπιστοσύνης. Δημοσιεύει προφίλ επιχειρήσεων, καταγράφει παράπονα και αποδίδει αξιολογήσεις βάσει ενός συνόλου προτύπων. Οι καταναλωτές συχνά χρησιμοποιούν αυτά τα προφίλ για να συγκρίνουν εταιρείες, να ελέγξουν για ανεπίλυτες διαφορές και να αποκτήσουν μια εικόνα για τον τρόπο με τον οποίο μια επιχείρηση χειρίζεται την εξυπηρέτηση πελατών.

Για τις επιχειρήσεις, το BBB επιτελεί δύο βασικές λειτουργίες:

• Δίνει στους πελάτες ένα σημείο όπου μπορούν να υποβάλουν παράπονα και να δουν τις απαντήσεις.
• Δημιουργεί δημόσιο αρχείο που μπορεί να επηρεάσει το πόσο αξιόπιστη φαίνεται μια εταιρεία.

Αυτό καθιστά το BBB ιδιαίτερα σημαντικό για startups, τοπικές επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, επαγγελματικά γραφεία και κάθε εταιρεία που βασίζεται στην εμπιστοσύνη των πελατών.

Αξιολόγηση BBB έναντι Διαπίστευσης BBB

Ένα από τα πιο συνηθισμένα σημεία σύγχυσης είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια αξιολόγηση BBB και στη διαπίστευση BBB.

Η αξιολόγηση BBB είναι ο βαθμός με γράμμα που αποδίδει ο οργανισμός σε μια επιχείρηση, συνήθως από A+ έως F. Η αξιολόγηση αντικατοπτρίζει το ιστορικό παραπόνων της επιχείρησης, τη διαφάνεια, την ανταπόκριση και αρκετούς άλλους παράγοντες.

Η διαπίστευση BBB είναι διαφορετική. Η διαπίστευση είναι ένα καθεστώς μέλους για το οποίο μια επιχείρηση μπορεί να υποβάλει αίτηση και να πληρώνει για να το διατηρεί. Δεν εγγυάται αυτόματα υψηλή αξιολόγηση και μια επιχείρηση μπορεί να έχει προφίλ στο BBB χωρίς να είναι διαπιστευμένη.

Στην πράξη:

• Μια επιχείρηση μπορεί να έχει αξιολόγηση BBB χωρίς να είναι διαπιστευμένη.
• Η διαπίστευση μπορεί να βοηθήσει ορισμένες επιχειρήσεις να δείξουν δέσμευση σε πρότυπα αξιοπιστίας.
• Οι καταναλωτές πρέπει να εξετάζουν ολόκληρο το προφίλ και όχι μόνο το σήμα διαπίστευσης.

Για μια νέα επιχείρηση, η διαπίστευση είναι στρατηγική επιλογή και όχι απαίτηση. Σε πολλές περιπτώσεις, ένας ισχυρός ιστότοπος, σαφείς πολιτικές και αξιόπιστη εξυπηρέτηση είναι πιο σημαντικά από το να πληρώνει κανείς για μια συνδρομή πριν η επιχείρηση σταθεροποιηθεί.

Πώς καθορίζονται οι αξιολογήσεις BBB

Το BBB χρησιμοποιεί ένα σύστημα βαθμολόγησης για να αξιολογεί τις επιχειρήσεις. Παρότι η ακριβής μεθοδολογία μπορεί να αλλάζει με τον χρόνο, η βασική ιδέα παραμένει η ίδια: οι επιχειρήσεις κερδίζουν καλύτερη αξιολόγηση όταν είναι διαφανείς, ανταποκρίνονται γρήγορα και είναι αξιόπιστες.

Παράγοντες που συνήθως επηρεάζουν μια αξιολόγηση BBB περιλαμβάνουν:

• Τον αριθμό των παραπόνων και τη σοβαρότητά τους
• Το πόσο γρήγορα και αποτελεσματικά ανταποκρίνεται η επιχείρηση
• Το αν η επιχείρηση τηρεί τις δεσμεύσεις της και επιλύει διαφορές
• Το πόσο καιρό λειτουργεί η επιχείρηση
• Το αν η εταιρεία παρέχει ακριβείς πληροφορίες επικοινωνίας και ιδιοκτησίας
• Το αν υπάρχουν ανησυχίες για παραπλανητική διαφήμιση ή παραπλανητικούς ισχυρισμούς
• Το αν η εταιρεία διαθέτει τις κατάλληλες άδειες και ακολουθεί τους ισχύοντες κανόνες

Η αξιολόγηση BBB δεν είναι απλώς ένας διαγωνισμός δημοφιλίας. Μια εταιρεία μπορεί να δεχτεί παράπονα και παρ’ όλα αυτά να διατηρήσει καλή αξιολόγηση, αν ανταποκρίνεται σωστά και επιλύει τα ζητήματα δίκαια. Αντίθετα, μια επιχείρηση με λίγα παράπονα μπορεί να δυσκολευτεί αν είναι απρόθυμη να απαντήσει ή δεν είναι διαφανής.

Γι’ αυτό οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να βλέπουν το BBB ως ένδειξη λειτουργικής πειθαρχίας. Η καλή εξυπηρέτηση πελατών και οι καθαρές πρακτικές συμμόρφωσης συχνά αποτυπώνονται στην αξιολόγηση.

Πώς λειτουργούν τα παράπονα BBB

Ένα παράπονο BBB δεν είναι το ίδιο με μια αγωγή ή με μια ρυθμιστική ενέργεια επιβολής. Είναι ένα παράπονο καταναλωτή που υποβάλλεται μέσω του συστήματος του BBB, συνήθως για προϊόν, υπηρεσία, θέμα χρέωσης ή ανεπίλυτη εμπειρία πελάτη.

Όταν υποβάλλεται ένα παράπονο, η επιχείρηση συνήθως έχει την ευκαιρία να απαντήσει. Αυτή η απάντηση μπορεί να έχει εξίσου μεγάλη σημασία με το ίδιο το παράπονο. Μια προσεκτική, έγκαιρη και επαγγελματική απάντηση συχνά βοηθά στη διατήρηση της εμπιστοσύνης. Μια αμυντική στάση ή η πλήρης αγνόηση του παραπόνου μπορεί να έχει το αντίθετο αποτέλεσμα.

Οι επιχειρήσεις πρέπει να αντιμετωπίζουν τα παράπονα ως ευκαιρία βελτίωσης των συστημάτων τους και όχι απλώς ως ενόχληση. Αν το ίδιο ζήτημα εμφανίζεται επανειλημμένα, το πραγματικό πρόβλημα μπορεί να βρίσκεται σε εσωτερικές διαδικασίες όπως:

• ασαφής τιμολόγηση
• αργή επικοινωνία
• αδύναμες πολιτικές επιστροφών
• ασυνεπής παροχή υπηρεσιών
• κακή τήρηση αρχείων

Το BBB μπορεί επομένως να λειτουργήσει ως σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης. Δείχνει πού οι προσδοκίες των πελατών και οι λειτουργίες της επιχείρησης δεν ευθυγραμμίζονται.

Χρειάζονται οι νέες επιχειρήσεις διαπίστευση BBB;

Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση διαπίστευση BBB και σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να μην είναι η καλύτερη αξιοποίηση του χρόνου ή του προϋπολογισμού μιας startup.

Η διαπίστευση BBB μπορεί να είναι χρήσιμη αν μια εταιρεία:

• απευθύνεται σε κοινό καταναλωτών που περιμένει σήματα αξιοπιστίας
• βασίζεται στη τοπική φήμη και στις συστάσεις
• θέλει ένα πρόσθετο δημόσιο σήμα αξιοπιστίας
• έχει ήδη εσωτερικές διαδικασίες για να ανταποκρίνεται γρήγορα στα παράπονα

Μπορεί να είναι λιγότερο σημαντική αν μια εταιρεία βρίσκεται ακόμη στα πρώτα στάδια σύστασης και πρέπει πρώτα να επικεντρωθεί στα βασικά, όπως η σύσταση της οντότητας, η εγγραφή στην πολιτεία, η φορολογική ταξινόμηση, οι άδειες και οι λειτουργικές συμφωνίες.

Για πολλούς νέους ιδρυτές, η καλύτερη πορεία είναι να χτίσουν μια σταθερή λειτουργική βάση πριν πληρώσουν για προαιρετικά προγράμματα αξιοπιστίας. Μια επιχείρηση που έχει συσταθεί σωστά, συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις και είναι εύκολο να επικοινωνήσει κανείς μαζί της, συνήθως βρίσκεται σε ισχυρότερη θέση από μια επιχείρηση που αγοράζει διαπίστευση χωρίς να διορθώνει τα υποκείμενα προβλήματα.

Πώς να βελτιώσετε το προφίλ σας στο BBB

Ένα καλύτερο προφίλ στο BBB συνήθως προκύπτει από καλύτερες επιχειρηματικές λειτουργίες. Οι ακόλουθες συνήθειες μπορούν να κάνουν πραγματική διαφορά:

1. Διατηρήστε ακριβή στοιχεία επικοινωνίας

Βεβαιωθείτε ότι η επωνυμία, η διεύθυνση, το τηλέφωνο, το email και ο ιστότοπος της επιχείρησής σας είναι συνεπή στον ιστότοπό σας, στα αρχεία σας και στις διαδικτυακές καταχωρίσεις. Οι ασυμφωνίες ή οι ελλιπείς πληροφορίες μπορούν να βλάψουν την εμπιστοσύνη.

2. Απαντάτε γρήγορα στα παράπονα

Οι γρήγορες απαντήσεις δείχνουν ότι λαμβάνετε σοβαρά υπόψη τις ανησυχίες των πελατών. Ακόμη και όταν διαφωνείτε με ένα παράπονο, μια επαγγελματική απάντηση μπορεί να μειώσει τη ζημιά στη φήμη.

3. Τηρείτε αρχείο των αλληλεπιδράσεων με πελάτες

Κρατήστε αρχεία για τιμολόγια, συμβάσεις, χρονοδιαγράμματα παράδοσης, συμφωνίες παροχής υπηρεσιών και αποφάσεις επιστροφών. Η καλή τεκμηρίωση σας βοηθά να επιλύετε διαφορές δίκαια.

4. Δημοσιεύστε σαφείς πολιτικές

Μια επιχείρηση πρέπει να κάνει τις βασικές πολιτικές εύκολα προσβάσιμες. Οι όροι επιστροφής, οι κανόνες ακύρωσης, οι προσδοκίες αποστολής και οι περιορισμοί των υπηρεσιών δεν πρέπει να είναι κρυμμένοι.

5. Αποφύγετε παραπλανητικούς ισχυρισμούς

Η γλώσσα του μάρκετινγκ πρέπει να είναι ακριβής. Οι υπερβολικές υποσχέσεις ή οι ασαφείς εγγυήσεις μπορούν να δημιουργήσουν παράπονα και να βλάψουν την αξιολόγηση μιας εταιρείας.

6. Μείνετε συμμορφωμένοι με άδειες και δηλώσεις

Οι επιχειρήσεις που αγνοούν τις απαιτήσεις εγγραφής ή λειτουργούν χωρίς τις απαραίτητες άδειες μπορεί να αντιμετωπίσουν τόσο νομικά προβλήματα όσο και προβλήματα φήμης. Η συμμόρφωση στηρίζει την αξιοπιστία.

7. Εκπαιδεύστε την ομάδα σας

Η εξυπηρέτηση πελατών δεν είναι μόνο ζήτημα της πρώτης γραμμής. Κάθε μέλος της ομάδας που χειρίζεται πελάτες πρέπει να κατανοεί τις πολιτικές της εταιρείας και τη διαδικασία κλιμάκωσης ζητημάτων.

Γιατί το BBB έχει σημασία για LLCs και corporations

Το BBB έχει σημασία για τις επιχειρηματικές οντότητες επειδή το κοινό συνήθως αξιολογεί την εταιρεία, όχι τη νομική δομή πίσω από αυτήν. Μια σωστά συσταθείσα LLC ή corporation μπορεί παρ’ όλα αυτά να δημιουργήσει προβλήματα εμπιστοσύνης αν είναι δύσκολο να επικοινωνήσει κανείς μαζί της, αργή στην ανταπόκριση ή ασυνεπής στον χειρισμό παραπόνων.

Ωστόσο, η σωστή σύσταση της οντότητας μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να ξεκινήσουν σε πιο σταθερή βάση. Όταν μια εταιρεία οργανώνεται σωστά από την αρχή, είναι ευκολότερο να διατηρεί ακριβή αρχεία, να εγγράφεται για άδειες, να διαχειρίζεται επίσημη αλληλογραφία και να χτίζει μια επαγγελματική δημόσια εικόνα.

Για τους επιχειρηματίες, αυτό σημαίνει ότι η ετοιμότητα απέναντι στο BBB ξεκινά πολύ πριν εμφανιστεί οποιοδήποτε παράπονο. Ξεκινά με:

• την επιλογή του σωστού τύπου οντότητας
• την ορθή υποβολή των εγγράφων σύστασης
• τον ορισμό εγγεγραμμένου αντιπροσώπου όπου απαιτείται
• τη διατήρηση ενημερωμένων κρατικών και τοπικών αρχείων
• τον καθορισμό σαφών πολιτικών πελατών από νωρίς

Αυτά τα βήματα στηρίζουν όχι μόνο την εμπιστοσύνη στο BBB, αλλά και τη συνολικότερη λειτουργική αξιοπιστία.

Πώς το Zenind υποστηρίζει την αξιοπιστία των επιχειρήσεων

Το Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να ιδρύσουν και να διατηρήσουν επιχειρήσεις στις ΗΠΑ με εργαλεία σύστασης και συμμόρφωσης σχεδιασμένα για πρακτική εφαρμογή. Αυτή η υποστήριξη μπορεί να διευκολύνει τη δημιουργία του οργανωμένου, διαφανούς τύπου επιχείρησης που εμπιστεύονται οι πελάτες.

Ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης, το Zenind μπορεί να βοηθήσει με:

• τη σύσταση μιας LLC ή corporation
• την κάλυψη αναγκών για εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο
• την απλοποίηση εργασιών συμμόρφωσης της επιχείρησης
• την οργάνωση των απαιτήσεων κατάθεσης στην πολιτεία
• τη βοήθεια προς τους ιδιοκτήτες ώστε να παραμένουν ενήμεροι για επαναλαμβανόμενες υποχρεώσεις

Ενώ οι αξιολογήσεις BBB διαμορφώνονται από την αλληλεπίδραση με τους πελάτες και τη δημόσια εμπιστοσύνη, η εσωτερική δομή μιας εταιρείας παραμένει σημαντική. Όταν η σύσταση και η συμμόρφωση διαχειρίζονται σωστά, οι ιδιοκτήτες έχουν περισσότερο χρόνο να επικεντρωθούν στην ποιότητα της εξυπηρέτησης, την επικοινωνία και την ανάπτυξη.

Τελικό συμπέρασμα

Το Better Business Bureau δεν είναι κρατικός ρυθμιστής, αλλά αποτελεί ένα ευρέως αναγνωρισμένο σήμα εμπιστοσύνης που μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο οι πελάτες βλέπουν μια επιχείρηση. Οι αξιολογήσεις του και το σύστημα παραπόνων ανταμείβουν τις εταιρείες που είναι διαφανείς, ανταποκρίνονται και είναι αξιόπιστες.

Για τις νέες επιχειρήσεις, η πιο έξυπνη στρατηγική δεν είναι να κυνηγήσουν πρώτα ένα σήμα. Είναι να χτίσουν μια εταιρεία που είναι εύκολο να τη βρει κανείς, εύκολο να την εμπιστευτεί κανείς και καλά οργανωμένη από την αρχή. Η καλή σύσταση, οι σαφείς πολιτικές και η ισχυρή εξυπηρέτηση πελατών δημιουργούν τα θεμέλια για ένα ισχυρό προφίλ BBB με τον χρόνο.

Οι επιχειρήσεις που δίνουν προτεραιότητα στη συμμόρφωση και τον επαγγελματισμό είναι συνήθως σε καλύτερη θέση να κερδίσουν την εμπιστοσύνη τόσο του BBB όσο και των πελατών τους.

Αποποίηση ευθύνης: Αυτό το άρθρο παρέχεται μόνο για γενικούς ενημερωτικούς σκοπούς και δεν αποτελεί νομική, φορολογική ή λογιστική συμβουλή. Για συμβουλές σχετικά με τη δική σας περίπτωση, συμβουλευτείτε έναν αδειοδοτημένο επαγγελματία.