Γιατί το να ζητάτε σχόλια από τους εργαζομένους κάνει τους ηγέτες καλύτερους

Κάθε ηγέτης έχει τυφλά σημεία. Όσο προσεκτικός, έμπειρος ή καλοπροαίρετος κι αν είστε, θα υπάρξουν στιγμές που τα λόγια, οι αποφάσεις ή το στυλ διοίκησής σας θα γίνουν αντιληπτά διαφορετικά από ό,τι περιμένατε. Αυτό το κενό ανάμεσα στην πρόθεση και στο αποτέλεσμα είναι ακριβώς ο λόγος που τα σχόλια από τους εργαζομένους έχουν σημασία.

Για ιδρυτές, διευθυντές και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, τα σχόλια δεν είναι μια τυπική ευγένεια. Είναι ένα από τα πιο πρακτικά εργαλεία για τη βελτίωση της επικοινωνίας, τη μείωση της αποχώρησης προσωπικού και τη δημιουργία μιας ισχυρότερης κουλτούρας στον χώρο εργασίας. Αν δεν ρωτάτε ποτέ πώς βιώνει η ομάδα σας την ηγεσία σας, αφήνετε πολύτιμες πληροφορίες να παραμένουν ανεκμετάλλευτες.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τους νέους επιχειρηματίες. Όταν ιδρύετε μια εταιρεία, οργανώνετε τις λειτουργίες σας και χτίζετε την πρώτη σας ομάδα, μικρές συνήθειες ηγεσίας μπορούν να διαμορφώσουν την κουλτούρα για χρόνια. Μια επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει με ένα εξαιρετικό προϊόν ή ένα ισχυρό σχέδιο, αλλά η καθημερινή εμπειρία των εργαζομένων συχνά καθορίζει αν θα αναπτυχθεί με βιώσιμο τρόπο.

Γιατί οι ηγέτες χάνουν σημαντικά σημάδια

Οι περισσότεροι ηγέτες δεν δημιουργούν προβλήματα σκόπιμα. Σε πολλές περιπτώσεις, το ζήτημα είναι ότι οι εργαζόμενοι διστάζουν να μιλήσουν ανοιχτά.

Οι άνθρωποι μπορεί να αποφεύγουν να δώσουν άμεσα σχόλια επειδή:

• Δεν θέλουν να φανούν αντιπαραθετικοί
• Ανησυχούν μήπως πληγώσουν τα συναισθήματα ενός διευθυντή
• Φοβούνται αντίποινα ή αμηχανία
• Υποθέτουν ότι ο ηγέτης ήδη το γνωρίζει
• Πιστεύουν ότι τίποτα δεν θα αλλάξει έτσι κι αλλιώς

Αυτή η σιωπή κοστίζει. Ένας διευθυντής μπορεί να πιστεύει ότι είναι αποτελεσματικός, ενώ οι εργαζόμενοι να βιώνουν την ίδια συμπεριφορά ως βιαστική, απορριπτική ή ελεγκτική. Ένας ηγέτης μπορεί να νομίζει ότι είναι ξεκάθαρος, ενώ η ομάδα να αισθάνεται υπερβολικά ελεγχόμενη. Χωρίς σχόλια, αυτές οι παρεξηγήσεις μπορεί να διαρκέσουν μήνες ή και χρόνια.

Τι σας λένε πραγματικά τα σχόλια των εργαζομένων

Τα σχόλια των εργαζομένων δίνουν στους ηγέτες μια πιο καθαρή εικόνα του πώς οι αποφάσεις τους επηρεάζουν τους ανθρώπους που κάνουν τη δουλειά. Μπορούν να αποκαλύψουν ζητήματα που είναι εύκολο να περάσουν απαρατήρητα από τα πάνω.

Χρήσιμα σχόλια συχνά αναδεικνύουν:

• Κενά στην επικοινωνία
• Ασαφείς προσδοκίες
• Τριβές μεταξύ τμημάτων
• Χαμηλό ηθικό ή επαγγελματική εξουθένωση
• Αναποτελεσματικές διαδικασίες
• Διοικητικές συνήθειες που βοηθούν ή εμποδίζουν την απόδοση

Επίσης, δείχνουν τι λειτουργεί σωστά. Τα σχόλια δεν αφορούν μόνο τη διόρθωση προβλημάτων. Σας βοηθούν να αναγνωρίσετε ποιες πρακτικές εκτιμούν οι εργαζόμενοι, ώστε να συνεχίσετε να τις εφαρμόζετε.

Για παράδειγμα, μπορεί να διαπιστώσετε ότι οι εβδομαδιαίες σας συναντήσεις είναι χρήσιμες, αλλά η ατζέντα σας είναι υπερφορτωμένη. Ή μπορεί να μάθετε ότι η ομάδα σας εκτιμά τη διαθεσιμότητά σας, αλλά θέλει μεγαλύτερη σαφήνεια ως προς τις προτεραιότητες. Τέτοια πληροφόρηση είναι άμεσα αξιοποιήσιμη.

Το επιχειρηματικό όφελος του να ζητάτε

Το να ζητάτε σχόλια δεν είναι απλώς μια ηγετική αρχή. Είναι επιχειρηματική απόφαση.

Όταν οι εργαζόμενοι νιώθουν ότι ακούγονται, οι οργανισμοί συχνά βλέπουν οφέλη όπως:

• Ισχυρότερη εμπλοκή
• Καλύτερη διατήρηση προσωπικού
• Μεγαλύτερη εμπιστοσύνη στη διοίκηση
• Ταχύτερη επίλυση προβλημάτων
• Υψηλότερη παραγωγικότητα
• Καλύτερη συνεργασία

Αντίθετα, η παραγνωρισμένη δυσαρέσκεια τείνει να μεγαλώνει. Μικρά ζητήματα μπορούν να εξελιχθούν σε αποδέσμευση, απουσίες, χαμηλή απόδοση ή αποχώρηση προσωπικού. Η αντικατάσταση ενός εργαζομένου είναι ακριβή, και η απώλεια ενός ικανού μέλους της ομάδας μπορεί να διαταράξει τις λειτουργίες πολύ περισσότερο από το άμεσο κόστος πρόσληψης.

Για μικρές επιχειρήσεις και νεοφυείς εταιρείες, αυτός ο κίνδυνος είναι ακόμη πιο σοβαρός. Μια εταιρεία μπορεί να ξεκινά με μικρή ομάδα, πράγμα που σημαίνει ότι κάθε πρόσληψη μετράει. Αν προβλήματα ηγεσίας ωθούν τους ανθρώπους να φύγουν, η επιχείρηση το πληρώνει γρήγορα.

Πώς να ζητάτε σχόλια με τρόπο που οδηγεί σε ειλικρινείς απαντήσεις

Το να ζητάτε σχόλια είναι απλό στη θεωρία, αλλά λειτουργεί καλύτερα όταν οι εργαζόμενοι πιστεύουν ότι το αίτημα είναι ειλικρινές.

1. Ζητάτε τακτικά

Μην περιμένετε μια κρίση. Τα σχόλια είναι πιο χρήσιμα όταν αποτελούν μέρος μιας κανονικής ροής λειτουργίας. Αν οι άνθρωποι ακούν από τη διοίκηση μόνο στις ετήσιες αξιολογήσεις ή αφού κάτι πάει στραβά, είναι λιγότερο πιθανό να μιλήσουν ανοιχτά.

2. Κάντε το αίτημα συγκεκριμένο

Γενικές ερωτήσεις όπως «Έχετε κάποιο σχόλιο;» συχνά δεν οδηγούν πουθενά. Μια στοχευμένη ερώτηση είναι πιο εύκολο να απαντηθεί και πιο χρήσιμη.

Δοκιμάστε να ρωτήσετε:

• Τι είναι ένα πράγμα που θα μπορούσα να κάνω καλύτερα ως διευθυντής;
• Τι κάνει τη δουλειά σας δυσκολότερη από όσο θα έπρεπε;
• Τι θα έπρεπε να συνεχίσω να κάνω επειδή βοηθά την ομάδα;
• Πού χάνουμε χρόνο ή σαφήνεια;

Μια μόνο σαφής ερώτηση μπορεί να αποκαλύψει περισσότερα από μια μακρά έρευνα με αόριστες διατυπώσεις.

3. Δημιουργήστε ασφαλές περιβάλλον

Οι άνθρωποι είναι πιο ειλικρινείς όταν ξέρουν ότι η συζήτηση δεν θα στραφεί εναντίον τους. Δεν χρειάζεται να υποσχεθείτε τελειότητα, αλλά πρέπει να δείξετε ότι τα σχόλια θα γίνουν δεκτά με σεβασμό.

Αυτό σημαίνει:

• Να ακούτε χωρίς να διακόπτετε
• Να αποφεύγετε αμυντική στάση
• Να ευχαριστείτε τους ανθρώπους για την ειλικρίνειά τους
• Να επανέρχεστε αργότερα με ορατή δράση

Αν ζητάτε σχόλια και μετά διαφωνείτε με κάθε απάντηση, οι άνθρωποι θα σταματήσουν να τα μοιράζονται.

4. Χρησιμοποιήστε ανώνυμα κανάλια όταν χρειάζεται

Οι ανώνυμες έρευνες μπορούν να βοηθήσουν να αναδυθούν ειλικρινείς απόψεις, ειδικά σε μικρές ομάδες όπου τα άμεσα σχόλια μπορεί να φαίνονται ριψοκίνδυνα. Τα ανώνυμα εργαλεία μπορούν να είναι χρήσιμα όταν θέλετε εικόνα σε επίπεδο μοτίβων και όχι ατομικών απόψεων.

Ωστόσο, η ανωνυμία δεν υποκαθιστά την εμπιστοσύνη. Τα καλύτερα αποτελέσματα συνήθως προκύπτουν όταν οι εργαζόμενοι ξέρουν ότι τα σχόλια είναι και ασφαλή και αξιοποιούνται.

5. Υλοποιήστε όσα ακούσατε

Τα σχόλια χτίζουν αξιοπιστία μόνο αν οδηγούν κάπου.

Αν οι εργαζόμενοι επισημάνουν ένα πρόβλημα και δεν αλλάξει τίποτα, μαθαίνουν ότι δεν έχει νόημα να μιλούν. Αν δουν έστω και μικρές βελτιώσεις, μαθαίνουν ότι η διοίκηση ακούει.

Η υλοποίηση μπορεί να είναι τόσο απλή όσο:

• Να μοιραστείτε όσα μάθατε
• Να εξηγήσετε τι θα αλλάξει
• Να ορίσετε χρονοδιάγραμμα δράσης
• Να αναφέρετε την πρόοδο σε μια ομαδική συνάντηση

Ο ρόλος της ταπεινότητας στην ηγεσία

Το πιο δύσκολο μέρος του να ζητάτε σχόλια δεν είναι η ίδια η ερώτηση. Είναι η προθυμία να ακούσετε μια απάντηση που αμφισβητεί την εικόνα που έχετε για τον εαυτό σας.

Οι καλοί ηγέτες δεν είναι τέλειοι ηγέτες. Είναι ηγέτες που μπορούν να ξεχωρίζουν το εγώ από τα δεδομένα. Αυτό απαιτεί ταπεινότητα.

Η ταπεινότητα δεν σημαίνει αβεβαιότητα για τον ρόλο ή τους στόχους σας. Σημαίνει να είστε ανοιχτοί στην πιθανότητα ότι η ομάδα σας βλέπει τη συμπεριφορά σας πιο καθαρά από εσάς. Σημαίνει να αντιμετωπίζετε τα σχόλια ως πληροφορία, όχι ως κριτική.

Αυτή η αλλαγή νοοτροπίας μπορεί να μεταμορφώσει έναν χώρο εργασίας. Ένας ηγέτης που είναι πρόθυμος να μάθει δημιουργεί μεγαλύτερη ψυχολογική ασφάλεια, και η ψυχολογική ασφάλεια τείνει να υποστηρίζει καλύτερη επικοινωνία, πιο αποτελεσματική επίλυση προβλημάτων και πιο υγιείς ομάδες.

Ένα απλό πλαίσιο για να μετατρέπετε τα σχόλια σε βελτίωση

Αν λάβετε σχόλια που σας ενοχλούν, μην βιαστείτε να διορθώσετε τα πάντα ταυτόχρονα. Χρησιμοποιήστε μια πρακτική διαδικασία.

Βήμα 1: Αναζητήστε μοτίβα

Ένα σχόλιο μπορεί να είναι εξαίρεση. Πολλά παρόμοια σχόλια συνήθως δείχνουν ένα πραγματικό πρόβλημα.

Βήμα 2: Διαχωρίστε τη συμπεριφορά από την ταυτότητα

Το σχόλιο αφορά αυτό που συνέβη, όχι την αξία σας ως άτομο. Αυτή η διάκριση σας βοηθά να παραμείνετε συγκεντρωμένοι και παραγωγικοί.

Βήμα 3: Επιλέξτε μία ή δύο προτεραιότητες

Δεν χρειάζεται να αναμορφώσετε ολόκληρο το στυλ ηγεσίας σας μέσα σε μία εβδομάδα. Επιλέξτε πρώτα τις αλλαγές με τον μεγαλύτερο αντίκτυπο.

Βήμα 4: Ζητήστε βοήθεια αν χρειάζεται

Μερικές φορές τα σχόλια αποκαλύπτουν μια συνήθεια που είναι δύσκολο να αλλάξει κανείς μόνος του. Η καθοδήγηση, η μέντορινγκ ή η αλληλοϋπευθυνότητα μπορούν να μειώσουν τον χρόνο προσαρμογής.

Βήμα 5: Επανελέγξτε αργότερα

Αφού κάνετε αλλαγές, ρωτήστε ξανά. Η πρόοδος μετριέται πιο εύκολα όταν επιστρέφετε στην ίδια ερώτηση.

Ερωτήσεις που λειτουργούν καλά σε πραγματικές συζητήσεις

Αν θέλετε καλύτερα σχόλια, χρησιμοποιήστε καλύτερες ερωτήσεις.

Ορίστε μερικές που λειτουργούν καλά για διευθυντές και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων:

• Τι είναι ένα πράγμα που κάνω και σας βοηθά να εργάζεστε καλύτερα;
• Τι είναι ένα πράγμα που κάνω και δυσκολεύει τη δουλειά σας;
• Αν ήσασταν στη θέση μου, τι θα αλλάζατε πρώτο;
• Σε τι χρειάζεστε περισσότερη σαφήνεια από μένα;
• Ποια είναι μία διαδικασία που πρέπει να βελτιώσουμε άμεσα;

Μια ισχυρή ερώτηση είναι αρκετά συγκεκριμένη ώστε να απαντηθεί και αρκετά ανοιχτή ώστε να αποκαλύψει αυτό που έχει τη μεγαλύτερη σημασία.

Γιατί αυτό έχει σημασία για ιδρυτές και νέους επιχειρηματίες

Όταν χτίζετε μια εταιρεία, δεν δημιουργείτε μόνο νομική και οικονομική δομή. Δημιουργείτε επίσης τις ηγετικές συνήθειες που διαμορφώνουν τον οργανισμό.

Αν έχετε συστήσει μια επιχειρηματική οντότητα, έχετε προσλάβει τους πρώτους εργαζομένους σας ή έχετε αρχίσει να διαχειρίζεστε συνεργάτες, το στυλ ηγεσίας σας ήδη επηρεάζει την κουλτούρα. Αυτό σημαίνει ότι τα σχόλια δεν πρέπει να θεωρούνται προχωρημένη διοικητική άσκηση. Πρέπει να αποτελούν μέρος του τρόπου με τον οποίο χτίζετε την εταιρεία από την αρχή.

Εδώ η δομή έχει σημασία. Οι ιδρυτές που αφιερώνουν χρόνο για να τυποποιήσουν την επιχείρηση, να οργανώσουν τα αρχεία τους και να καθιερώσουν σαφείς λειτουργικές πρακτικές είναι συνήθως σε καλύτερη θέση να δημιουργήσουν ένα επαγγελματικό περιβάλλον. Η ίδια πειθαρχία που σας βοηθά να στήσετε μια εταιρεία μπορεί να σας βοηθήσει να διοικήσετε σωστά ανθρώπους.

Σημάδια ότι πρέπει να ζητήσετε σχόλια νωρίτερα παρά αργότερα

Αν δεν είστε σίγουροι αν χρειάζεστε σχόλια, προσέξτε αυτά τα προειδοποιητικά σημάδια:

• Το ηθικό φαίνεται χαμηλό
• Οι άνθρωποι σταματούν να καταθέτουν ιδέες
• Τα προβλήματα επαναλαμβάνονται αντί να λύνονται
• Οι συναντήσεις μοιάζουν σιωπηλές ή τεχνητές
• Η αποχώρηση προσωπικού αρχίζει να αυξάνεται
• Ακούτε ανησυχίες έμμεσα αντί άμεσα

Αυτά τα σημάδια δεν σημαίνουν πάντα ότι το πρόβλημα είναι η ηγεσία, αλλά σημαίνουν ότι κάτι χρειάζεται προσοχή. Το να ζητήσετε σχόλια είναι ένας χαμηλού κόστους τρόπος να μάθετε τι πραγματικά συμβαίνει.

Κάντε τα σχόλια μέρος της κουλτούρας

Οι καλύτερες ομάδες δεν αντιμετωπίζουν τα σχόλια ως μεμονωμένο γεγονός. Τα αντιμετωπίζουν ως φυσικό μέρος της εργασίας.

Αυτή η κουλτούρα ξεκινά όταν οι ηγέτες δίνουν το παράδειγμα της συμπεριφοράς που θέλουν. Αν ζητάτε input, ανταποκρίνεστε σωστά στην κριτική και κάνετε ορατές βελτιώσεις, δείχνετε ότι η ειλικρίνεια εκτιμάται. Με τον χρόνο, αυτό δημιουργεί έναν χώρο εργασίας όπου οι άνθρωποι λύνουν προβλήματα νωρίτερα και συνεργάζονται πιο αποτελεσματικά.

Μια υγιής κουλτούρα σχολίων ωφελεί όλους:

• Οι ηγέτες μαθαίνουν ταχύτερα
• Οι εργαζόμενοι νιώθουν σεβασμό
• Τα προβλήματα αναδεικνύονται νωρίτερα
• Οι ομάδες εργάζονται με μεγαλύτερη εμπιστοσύνη
• Η επιχείρηση γίνεται πιο προσαρμοστική

Τελικές σκέψεις

Οι ηγέτες δεν μπορούν να βελτιώσουν αυτό που αρνούνται να δουν. Το να ζητάτε σχόλια από τους εργαζομένους είναι ένας από τους πιο άμεσους τρόπους να εντοπίσετε τυφλά σημεία, να ενισχύσετε τις σχέσεις και να χτίσετε μια καλύτερη επιχείρηση.

Ο στόχος δεν είναι να ακούτε μόνο επαίνους. Ο στόχος είναι να μάθετε την αλήθεια, να δράσετε βάσει αυτής και να συνεχίσετε να βελτιώνεστε. Όταν οι εργαζόμενοι ξέρουν ότι οι φωνές τους μετρούν, είναι πιο πιθανό να εμπιστευτούν τη διοίκηση και πιο πιθανό να επενδύσουν στην επιτυχία της εταιρείας.

Για ιδρυτές και διευθυντές, αυτό κάνει τα σχόλια ένα από τα πιο πολύτιμα εργαλεία στην επιχείρηση.