Miért tesz jobb vezetővé, ha visszajelzést kérsz a munkavállalóktól

Minden vezetőnek vannak vakfoltjai. Bármilyen átgondolt, tapasztalt vagy jó szándékú is vagy, lesznek olyan pillanatok, amikor a szavaid, a döntéseid vagy a vezetési stílusod másként hat, mint ahogyan arra számítottál. Pontosan ez a különbség a szándék és a hatás között teszi fontossá a munkavállalói visszajelzést.

Alapítók, vezetők és cégtulajdonosok számára a visszajelzés nem udvariasság. Ez az egyik leggyakorlatiasabb eszköz a kommunikáció javítására, a fluktuáció csökkentésére és az erősebb munkahelyi kultúra kialakítására. Ha soha nem kérdezed meg, hogyan éli meg a csapatod a vezetésedet, értékes információkat hagysz feltáratlanul.

Ez különösen fontos az új vállalkozások tulajdonosai számára. Amikor céget alapítasz, működést építesz ki és az első csapatodat szervezed, a kisebb vezetői szokások is évekre meghatározhatják a kultúrát. Egy vállalkozás indulhat remek termékkel vagy erős tervvel, de a munkavállalók mindennapi élménye gyakran eldönti, hogy fenntarthatóan növekszik-e.

Miért maradnak rejtve a fontos jelek

A legtöbb vezető nem szándékosan okoz problémát. Sok esetben az a gond, hogy a munkavállalók vonakodnak őszintén megszólalni.

Az emberek több okból is elkerülhetik a közvetlen visszajelzést:

• Nem akarnak konfrontatívnak tűnni
• Attól tartanak, hogy megbántanak egy vezetőt
• Félnek a megtorlástól vagy a kellemetlen helyzetektől
• Feltételezik, hogy a vezető már tudja
• Azt gondolják, úgysem változik semmi

Ez a csend költséges. Egy vezető azt hiheti, hogy hatékony, miközben a munkavállalók ugyanazt a viselkedést sietősnek, lekezelőnek vagy túlkontrollálónak élik meg. Egy vezető azt gondolhatja, hogy világosan kommunikál, miközben a csapat mikro-menedzselésként érzékeli azt. Visszajelzés nélkül ezek a félreértések hónapokig vagy akár évekig is fennmaradhatnak.

Mit mond el valójában a munkavállalói visszajelzés

A munkavállalói visszajelzés tisztább képet ad a vezetőknek arról, hogyan hatnak a döntéseik azokra, akik elvégzik a munkát. Olyan problémákat tárhat fel, amelyeket felülről könnyű nem észrevenni.

A hasznos visszajelzés gyakran az alábbiakat emeli ki:

• Kommunikációs hiányosságok
• Nem egyértelmű elvárások
• Feszültség a részlegek között
• Alacsony morál vagy kiégés
• Nem hatékony folyamatok
• Olyan vezetői szokások, amelyek segítik vagy hátráltatják a teljesítményt

Azt is megmutatja, mi működik jól. A visszajelzés nem csak a problémák megoldásáról szól. Segít felismerni, mely gyakorlatokat értékelik a munkavállalók, hogy ezeket továbbra is folytathasd.

Előfordulhat például, hogy a heti egyeztetések hasznosak, de a megbeszélések napirendje túlzsúfolt. Vagy kiderülhet, hogy a csapat értékeli a rendelkezésre állásodat, de több egyértelműséget szeretne a prioritások körül. Az ilyen felismerések jól használhatók.

Az üzleti érv a visszajelzéskérés mellett

A visszajelés kérése nem csupán vezetői ideál. Ez üzleti döntés.

Ha a munkavállalók úgy érzik, hogy meghallgatják őket, a szervezetek gyakran olyan előnyöket tapasztalnak, mint:

• Erősebb elkötelezettség
• Jobb megtartás
• Nagyobb bizalom a vezetés iránt
• Gyorsabb problémamegoldás
• Magasabb termelékenység
• Jobb együttműködés

Ezzel szemben az elfojtott frusztráció általában nő. Az apró problémákból könnyen lesz közöny, hiányzás, gyenge teljesítmény vagy fluktuáció. Egy munkatárs pótlása drága, és egy képzett csapattag elvesztése a közvetlen toborzási költségen túl is felboríthatja a működést.

Kisvállalkozások és induló cégek esetében ez a kockázat még komolyabb. A cégalapítás gyakran egy szűk csapattal indul, ezért minden felvétel számít. Ha a vezetői problémák elriasztják az embereket, a vállalkozás gyorsan megfizeti az árát.

Hogyan kérj visszajelzést úgy, hogy őszinte válaszokat kapj

Elméletben egyszerű visszajelzést kérni, de akkor működik a legjobban, ha a munkavállalók valóban őszinte érdeklődést éreznek.

1. Kérj rendszeresen visszajelzést

Ne várj válsághelyzetre. A visszajelzés akkor a leghasznosabb, ha a normál működés része. Ha az emberek csak éves értékeléskor vagy valamilyen probléma után hallanak a vezetőségtől, kisebb valószínűséggel szólalnak meg nyíltan.

2. Tedd konkréttá a kérést

Az olyan általános kérdések, mint a „Van bármilyen visszajelzésed?”, gyakran nem vezetnek sehova. Egy fókuszált kérdésre könnyebb válaszolni, és hasznosabb is.

Próbáld meg ezt kérdezni:

• Mi az az egy dolog, amin vezetőként javíthatnék?
• Mi nehezíti meg leginkább a munkádat?
• Mit kellene továbbra is csinálnom, mert segíti a csapatot?
• Hol veszítünk időt vagy tisztaságot?

Egyetlen világos kérdés többet feltárhat, mint egy hosszú kérdőív tele homályos felvetésekkel.

3. Teremts biztonságos környezetet

Az emberek őszintébbek, ha tudják, hogy a beszélgetést nem használják ellenük. Nem kell tökéletességet ígérned, de meg kell mutatnod, hogy a visszajelzést tisztelettel fogadod.

Ez azt jelenti, hogy:

• Meghallgatod őket félbeszakítás nélkül
• Kerülöd a védekező reakciót
• Megköszönöd az őszinteséget
• Később látható lépésekkel követed a visszajelzést

Ha visszajelzést kérsz, majd minden válasszal vitatkozol, az emberek abbahagyják a megosztást.

4. Használj anonim csatornákat, amikor szükséges

Az anonim felmérések segíthetnek őszinte inputot felszínre hozni, különösen kis csapatokban, ahol a közvetlen visszajelzés kockázatosnak tűnhet. Az anonim eszközök hasznosak lehetnek, ha inkább mintázatokat szeretnél látni, mint egyéni véleményeket.

Ugyanakkor az anonimitás nem helyettesíti a bizalmat. A legjobb eredmények általában akkor születnek, amikor a munkavállalók tudják, hogy a visszajelzés biztonságos, és valóban történik is vele valami.

5. Kövesd nyomon a visszajelzést

A visszajelzés csak akkor épít hitelességet, ha történik is vele valami.

Ha a munkavállalók jeleznek egy problémát, és semmi sem változik, azt tanulják meg, hogy a megszólalás felesleges. Ha viszont még kisebb javulásokat is látnak, megértik, hogy a vezetés figyel rájuk.

A követés lehet olyan egyszerű is, mint:

• Megosztani, mit tanultál
• Elmagyarázni, mi fog változni
• Határidőt szabni a lépésekhez
• Beszámolni az előrehaladásról egy csapatmegbeszélésen

A vezetői alázat szerepe

A visszajelzéskérés legnehezebb része nem maga a kérdés. Hanem az, hogy hajlandó vagy-e meghallani egy olyan választ, amely megkérdőjelezi az önképedet.

A jó vezetők nem tökéletes vezetők. Olyan vezetők, akik képesek szétválasztani az egót a tényektől. Ehhez alázat kell.

Az alázat nem azt jelenti, hogy bizonytalan vagy a szerepedben vagy a céljaidban. Azt jelenti, hogy nyitott vagy annak lehetőségére, hogy a csapatod pontosabban látja a viselkedésedet, mint te magad. Azt jelenti, hogy a visszajelzést információnak tekinted, nem kritikának.

Ez a szemléletváltás átalakíthatja a munkahelyet. Az a vezető, aki hajlandó tanulni, nagyobb pszichológiai biztonságot teremt, a pszichológiai biztonság pedig általában erősebb kommunikációt, jobb problémamegoldást és egészségesebb csapatokat támogat.

Egyszerű keret a visszajelzés fejlesztéssé alakításához

Ha olyan visszajelzést kapsz, ami rosszul érint, ne rohanj mindent egyszerre megoldani. Használj gyakorlati folyamatot.

1. Keresd a mintázatokat

Egyetlen megjegyzés lehet kivétel. Több hasonló megjegyzés viszont általában valós problémára utal.

2. Válaszd el a viselkedést az identitástól

A visszajelzés arról szól, ami történt, nem a személyes értékedről. Ez a különbség segít fókuszált és produktív maradni.

3. Válassz ki egy vagy két prioritást

Nem kell egy hét alatt teljesen átalakítanod a vezetői stílusodat. Először a legnagyobb hatású változtatásokat válaszd ki.

4. Kérj segítséget, ha szükséges

Néha a visszajelzés olyan szokásra mutat rá, amelyet nehéz egyedül megváltoztatni. Coaching, mentorálás vagy társas felelősségvállalás gyorsíthatja a fejlődést.

5. Vizsgáld meg újra később

Miután változtattál, kérdezd meg újra. A fejlődés könnyebben mérhető, ha ugyanahhoz a kérdéshez visszatérsz.

Olyan kérdések, amelyek jól működnek a valós beszélgetésekben

Ha jobb visszajelzést szeretnél, tegyél fel jobb kérdéseket.

Íme néhány, amely jól működik vezetők és cégtulajdonosok számára:

• Mi az az egy dolog, amit teszek, és ami segít jobban dolgozni?
• Mi az az egy dolog, amit teszek, és ami nehezíti a munkádat?
• Ha a helyemben lennél, mit változtatnál meg először?
• Miben van szükséged több egyértelműségre tőlem?
• Mi az az egy folyamat, amit azonnal javítanunk kellene?

Az erős kérdés elég konkrét ahhoz, hogy meg lehessen válaszolni, és elég nyitott ahhoz, hogy kiderüljön, mi a legfontosabb.

Miért fontos ez az alapítók és új vállalkozók számára

Amikor céget építesz, nemcsak jogi és pénzügyi struktúrát alakítasz ki. Egyben azokat a vezetői szokásokat is létrehozod, amelyek meghatározzák a szervezetet.

Ha már létrehoztad a vállalkozási formát, felvetted az első alkalmazottakat, vagy elkezdtél alvállalkozókat irányítani, a vezetői stílusod már most hat a kultúrára. Ez azt jelenti, hogy a visszajelzést nem érdemes haladó vezetői gyakorlatként kezelni. Ennek már a cégépítés elejétől része kell lennie.

Itt a struktúra számít. Azok az alapítók, akik időt szánnak a vállalkozás formalizálására, a nyilvántartások rendezésére és a világos működési gyakorlatok kialakítására, általában jobb helyzetben vannak ahhoz, hogy professzionális környezetet teremtsenek. Ugyanez a fegyelem, amely segít egy céget felépíteni, abban is segíthet, hogy jól vezesd az embereket.

Jelek, hogy hamarabb kell visszajelzést kérned

Ha nem vagy biztos benne, szükséged van-e visszajelzésre, figyeld ezeket a figyelmeztető jeleket:

• Alacsony a morál
• Az emberek abbahagyják az ötletelést
• A problémák ismétlődnek ahelyett, hogy megoldódnának
• A megbeszélések csendesek vagy erőltetettek
• Emelkedni kezd a fluktuáció
• A visszajelzések közvetve, nem közvetlenül jutnak el hozzád

Ezek a jelek nem mindig jelentik azt, hogy a vezetés a probléma, de azt igen, hogy figyelmet igényel valami. A visszajelzéskérés olcsó módja annak, hogy kiderítsd, mi történik valójában.

Tedd a visszajelzést a kultúra részévé

A legjobb csapatok nem eseményként kezelik a visszajelzést. A munka természetes részének tekintik.

Ez a kultúra akkor kezdődik, amikor a vezetők mintát mutatnak. Ha inputot kérsz, jól reagálsz a kritikára, és látható javításokat hajtasz végre, megmutatod, hogy az őszinteséget értékeled. Idővel ez olyan munkahelyet teremt, ahol az emberek korábban oldják meg a problémákat, és hatékonyabban működnek együtt.

Az egészséges visszajelzési kultúra mindenkinek előnyös:

• A vezetők gyorsabban tanulnak
• A munkavállalók megbecsülve érzik magukat
• A problémák hamarabb felszínre kerülnek
• A csapatok nagyobb bizalommal dolgoznak
• A vállalkozás rugalmasabbá válik

Záró gondolatok

A vezetők nem tudnak javítani azon, amit nem hajlandók látni. A munkavállalói visszajelzés kérése az egyik legközvetlenebb módja annak, hogy feltárd a vakfoltokat, erősítsd a kapcsolatokat, és jobb vállalkozást építs.

A cél nem az, hogy csak dicséretet hallj. A cél az, hogy megtudd az igazságot, cselekedj rá, és tovább fejlődj. Amikor a munkavállalók érzik, hogy a hangjuk számít, nagyobb valószínűséggel bíznak a vezetésben, és nagyobb valószínűséggel fektetik be energiájukat a vállalat sikerébe.

Az alapítók és vezetők számára ez teszi a visszajelzést az üzlet egyik legértékesebb eszközévé.