Защо искането на обратна връзка от служителите прави лидерите по-добри

Всеки лидер има слепи петна. Независимо колко обмислени, опитни или добронамерени сте, ще има моменти, в които вашите думи, решения или стил на управление се възприемат по различен начин от очакваното. Именно тази разлика между намерение и въздействие е причината обратната връзка от служителите да е важна.

За основатели, мениджъри и собственици на бизнес обратната връзка не е любезност. Тя е един от най-практичните инструменти за подобряване на комуникацията, намаляване на текучеството и изграждане на по-силна организационна култура. Ако никога не питате как екипът ви преживява вашето лидерство, оставяте ценна информация да остане неразкрита.

Това е особено важно за новите собственици на бизнес. Когато учредявате компания, организирате дейността и изграждате първия си екип, малките лидерски навици могат да оформят културата за години напред. Едно предприятие може да започне с отличен продукт или силен план, но ежедневното преживяване на служителите често определя дали ще расте устойчиво.

Защо лидерите пропускат важни сигнали

Повечето лидери не създават проблеми умишлено. В много случаи проблемът е, че служителите се колебаят да говорят открито.

Хората може да избягват директна обратна връзка, защото:

• Не искат да изглеждат конфронтационни
• Страхуват се да не наранят чувствата на мениджъра
• Опасенията им са от ответни действия или неловкост
• Предполагат, че лидерът вече знае
• Мислят, че нищо няма да се промени така или иначе

Това мълчание е скъпо. Един мениджър може да вярва, че е ефективен, докато служителите възприемат същото поведение като прибързано, пренебрежително или контролиращо. Лидерът може да мисли, че е ясен, докато екипът се чувства прекалено контролиран. Без обратна връзка тези недоразумения могат да продължат с месеци или години.

Какво всъщност ви казва обратната връзка от служителите

Обратната връзка от служителите дава на лидерите по-ясен поглед върху това как решенията им влияят на хората, които вършат работата. Тя може да разкрие проблеми, които лесно се пропускат от върха.

Полезната обратна връзка често изтъква:

• Пропуски в комуникацията
• Неясни очаквания
• Напрежение между отдели
• Нисък морал или прегаряне
• Неефективни процеси
• Навици на управление, които помагат или възпрепятстват резултатите

Тя също така показва какво работи добре. Обратната връзка не е само за решаване на проблеми. Тя ви помага да разпознаете кои практики служителите ценят, за да можете да ги запазите.

Например може да откриете, че седмичните ви срещи са полезни, но дневният ред е твърде натоварен. Или може да разберете, че екипът оценява вашата достъпност, но иска повече яснота относно приоритетите. Такъв вид информация е приложима веднага.

Бизнес аргументът в полза на това да питате

Искането на обратна връзка не е просто лидерски идеал. То е бизнес решение.

Когато служителите се чувстват чути, организациите често виждат ползи като:

• По-силен ангажимент
• По-добро задържане на персонала
• Повече доверие в ръководството
• По-бързо решаване на проблеми
• По-висока продуктивност
• По-добро сътрудничество

От друга страна, пренебрегнатото недоволство обикновено нараства. Малките проблеми могат да се превърнат в демотивация, отсъствия, слабо представяне или текучество. Замяната на служител е скъпа, а загубата на квалифициран член на екипа може да наруши дейността много повече от директния разход по наемането.

За малките бизнеси и стартиращите компании този риск е още по-сериозен. Учредяването на компания често започва с малък екип, което означава, че всеки наем е важен. Ако проблеми в лидерството накарат хората да напуснат, бизнесът плаща бързо.

Как да поискате обратна връзка така, че да получите честни отговори

Искането на обратна връзка е просто на теория, но работи най-добре, когато служителите вярват, че молбата е искрена.

1. Питайте редовно

Не чакайте криза. Обратната връзка е най-полезна, когато е част от нормалния работен ритъм. Ако хората чуват ръководството само по време на годишни оценки или след като нещо се обърка, е по-малко вероятно да говорят открито.

2. Формулирайте конкретно искането

Широки въпроси като „Имате ли обратна връзка?“ често не водят до нищо. Фокусиран въпрос е по-лесен за отговор и по-полезен.

Опитайте да попитате:

• Кое е едно нещо, което мога да правя по-добре като мениджър?
• Какво прави работата ви по-трудна, отколкото трябва да бъде?
• Кое трябва да продължа да правя, защото помага на екипа?
• Къде губим време или яснота?

Един ясен въпрос може да разкрие повече от дълга анкета, пълна с неясни подканяния.

3. Създайте безопасна среда

Хората са по-честни, когато знаят, че разговорът няма да бъде използван срещу тях. Не е нужно да обещавате съвършенство, но трябва да покажете, че обратната връзка ще бъде приета с уважение.

Това означава:

• Да слушате без да прекъсвате
• Да избягвате защитна реакция
• Да благодарите на хората за откровеността
• Да проследявате по-късно с видими действия

Ако поискате обратна връзка и после спорите с всеки отговор, хората ще спрат да я споделят.

4. Използвайте анонимни канали, когато е нужно

Анонимните анкети могат да помогнат за извличане на честни мнения, особено в малки екипи, където директната обратна връзка може да изглежда рискована. Анонимните инструменти могат да бъдат полезни, когато искате прозрения на ниво модел, а не индивидуални мнения.

Въпреки това анонимността не е заместител на доверието. Най-добрите резултати обикновено идват, когато служителите знаят, че обратната връзка е едновременно безопасна и води до действия.

5. Следвайте с действия

Обратната връзка изгражда доверие само ако води до нещо.

Ако служителите посочат проблем и нищо не се промени, те научават, че да говорят е безсмислено. Ако видят дори малки подобрения, разбират, че ръководството слуша.

Следването с действия може да е толкова просто, колкото:

• Споделяне на наученото
• Обяснение какво ще се промени
• Определяне на срок за действие
• Докладване на напредъка на екипна среща

Ролята на скромността в лидерството

Най-трудната част от искането на обратна връзка не е самият въпрос. Трудността е готовността да чуете отговор, който оспорва представата ви за себе си.

Добрите лидери не са съвършени лидери. Те са лидери, които умеят да отделят егото от фактите. Това изисква скромност.

Скромността не означава несигурност в ролята или целите ви. Тя означава да сте отворени към възможността вашият екип да вижда поведението ви по-точно от вас самите. Означава да приемате обратната връзка като информация, а не като критика.

Тази промяна в нагласата може да преобрази работното място. Лидер, който е готов да учи, създава повече психологическа сигурност, а психологическата сигурност обикновено подпомага по-силната комуникация, по-доброто решаване на проблеми и по-здравите екипи.

Прост модел за превръщане на обратната връзка в подобрение

Ако получите обратна връзка, която ви засегне, не бързайте да поправяте всичко наведнъж. Използвайте практичен процес.

Стъпка 1: Търсете модели

Един коментар може да е изключение. Няколко сходни коментара обикновено посочват реален проблем.

Стъпка 2: Разделяйте поведението от идентичността

Обратната връзка е за това какво се е случило, а не за вашата стойност като човек. Това разграничение ви помага да останете фокусирани и продуктивни.

Стъпка 3: Изберете една или две приоритетни области

Не е нужно да променяте целия си лидерски стил за една седмица. Изберете първо промените с най-голям ефект.

Стъпка 4: Потърсете помощ, ако е нужно

Понякога обратната връзка разкрива навик, който е трудно да се промени самостоятелно. Коучинг, менторство или отговорност пред колега могат да съкратят периода на учене.

Стъпка 5: Проверете отново по-късно

След като направите промени, попитайте отново. Напредъкът се измерва по-лесно, когато се върнете към същия въпрос.

Въпроси, които работят добре в реални разговори

Ако искате по-добра обратна връзка, използвайте по-добри въпроси.

Ето няколко, които работят добре за мениджъри и собственици на бизнес:

• Кое е едно нещо, което правя и което ви помага да работите по-добре?
• Кое е едно нещо, което правя и което затруднява работата ви?
• Ако бяхте на мое място, какво бихте променили първо?
• Къде имате нужда от повече яснота от мен?
• Кой е един процес, който трябва да подобрим незабавно?

Силният въпрос е достатъчно конкретен, за да може да се отговори, и достатъчно отворен, за да разкрие най-важното.

Защо това е важно за основатели и нови собственици на бизнес

Когато изграждате компания, вие не само създавате правна и финансова структура. Вие също така изграждате лидерските навици, които оформят организацията.

Ако сте учредили бизнес структура, наели сте първите си служители или сте започнали да управлявате външни изпълнители, вашият лидерски стил вече влияе върху културата. Това означава, че обратната връзка не трябва да се разглежда като напреднал управленски инструмент. Тя трябва да бъде част от начина, по който изграждате компанията от самото начало.

Тук структурата има значение. Основателите, които отделят време да формализират бизнеса, да организират документите си и да установят ясни оперативни практики, обикновено са по-добре позиционирани да създадат професионална среда. Същата дисциплина, която ви помага да учредите компания, може да ви помогне и да управлявате хора добре.

Признаци, че трябва да поискате обратна връзка по-рано, а не по-късно

Ако не сте сигурни дали имате нужда от обратна връзка, следете за следните предупредителни знаци:

• Моралът изглежда нисък
• Хората спират да предлагат идеи
• Проблемите се повтарят, вместо да се решават
• Срещите изглеждат тихи или насилени
• Текучеството започва да нараства
• Чувате притеснения косвено, вместо директно

Тези признаци не винаги означават, че лидерството е проблемът, но означават, че нещо изисква внимание. Искането на обратна връзка е евтин начин да разберете какво наистина се случва.

Направете обратната връзка част от културата

Най-добрите екипи не третират обратната връзка като събитие. Те я третират като нормална част от работата.

Тази култура започва, когато лидерите моделират поведението, което искат. Ако искате мнение, реагирате добре на критика и правите видими подобрения, показвате, че откровеността се цени. С времето това създава работно място, в което хората решават проблемите по-рано и си сътрудничат по-ефективно.

Здравата култура на обратна връзка е полезна за всички:

• Лидерите учат по-бързо
• Служителите се чувстват уважавани
• Проблемите излизат наяве по-рано
• Екипите работят с повече доверие
• Бизнесът става по-адаптивен

Заключителни мисли

Лидерите не могат да подобрят това, което отказват да видят. Искането на обратна връзка от служителите е един от най-прекия начин да откриете слепи петна, да укрепите отношенията и да изградите по-добър бизнес.

Целта не е да чуете само похвали. Целта е да научите истината, да действате според нея и да продължавате да се подобрявате. Когато служителите знаят, че гласът им има значение, е по-вероятно да имат доверие в ръководството и да инвестират в успеха на компанията.

За основатели и мениджъри това превръща обратната връзка в един от най-ценните инструменти в бизнеса.