10 sanatottumusta, jotka heikentävät ammatillista uskottavuuttasi, ja miten korvata ne

Sanoilla, joita käytät kokouksissa, sähköposteissa, myyntipuheluissa, sijoittajakeskusteluissa ja päivittäisessä toiminnassa, on suuri vaikutus siihen, miten muut arvioivat selkeyttäsi, itsevarmuuttasi ja osaamistasi. Yrittäjille ja pienyritysten omistajille tämä arvio on tärkeä. Viestintä vaikuttaa siihen, luottavatko asiakkaat sinuun, suhtautuvatko kumppanit sinuun vakavasti ja ymmärtääkö tiimisi, mitä seuraavaksi pitää tehdä.

Huolellinen yrityskuva ei rakennu jargongista tai näyttävistä puheista. Se rakentuu selkeästä ja täsmällisestä kielestä, joka tekee tarkoituksestasi helposti seurattavan. Tämä on tärkeää, olitpa perustamassa uutta yritystä, asioimassa rekisteröidyn edustajan kanssa, esittelemässä toimittajalle tarjousta tai päivittämässä tiimiäsi määräajoista. Vahva viestintä tukee vahvaa toteutusta, ja vahva toteutus on yksi tekijä, joka auttaa yritystä kasvamaan.

Alla on 10 yleistä sanatottumusta, jotka voivat heikentää ammatillista vaikutelmaasi, sekä käytännöllisiä vaihtoehtoja, joiden avulla kuulostat selkeämmältä ja uskottavammalta.

1. Täytesanat, jotka laimentavat viestiäsi

Sanat kuten "um", "öh", "niin kuin" ja "tiedätkö" ovat usein harmittomia pieninä määrinä, mutta niistä tulee ongelma, kun ne täyttävät liian suuren osan keskustelusta. Liialliset täytesanat saavat puhujan kuulostamaan valmistautumattomalta, epäröivältä tai hajamieliseltä.

Tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi puhua kuin robotti. Se tarkoittaa, että sinun kannattaa antaa tilaa hiljaisuudelle. Lyhyt tauko ennen vastaamista antaa aikaa ajatella ja viestii, että hallitset keskustelua.

Kokeile mieluummin tätä:

• Pidä tauko ennen vastaamista.
• Hidasta puhetempoa.
• Päätä lauseet selkeästi sen sijaan, että ne jäävät roikkumaan.
• Nauhoita itsesi harjoittelupuheluissa, jotta huomaat toistuvat tavat.

Tavoite ei ole täydellinen puhe. Tavoite on vähemmän häiriötekijöitä.

2. Varovaiset ilmaukset, jotka heikentävät itsevarmuutta

Varovaiset ilmaukset kuten "jotenkin", "ehkä", "saattaa olla" ja "luulen" voivat saada ajatuksesi näyttämään epävarmoilta, vaikka tiedät tarkalleen, mitä tarkoitat. Kohtuudella käytettynä varovaisuus voi olla kohteliasta. Liiallisena se kuitenkin saa viestintäsi kuulostamaan päättämättömältä.

Liiketoimintaympäristössä selkeys on tärkeämpää kuin epämääräisyys. Jos tarvitset aikaa ajatella, sano se suoraan. Jos annat suosituksen, ilmaise se selkeästi.

Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisit:

• "Luulen jotenkin, että meidän pitäisi odottaa."

Sano:

• "Suosittelen, että odotamme, kunnes saamme päivitetyt luvut."

Tuo versio on lyhyempi, vahvempi ja helpompi toteuttaa.

3. Tyhjät tarkennukset, jotka vievät huomiota

Ilmaukset kuten "periaatteessa", "tarkoitan siis" ja "pääpointtini on" ilmestyvät usein silloin, kun puhuja yrittää ohjata kuulijan takaisin pääasiaan. Ongelma on, että nämä ilmaukset voivat viestiä siitä, ettei viesti ollut alun perinkään selkeä.

Kirjallisessa viestinnässä tyhjät tarkennukset tekevät sähköposteista tarpeettoman pitkiä. Kokouksissa ne voivat hidastaa etenemistä ja turhauttaa yleisöä.

Parempi tapa on jäsentää ajatuksesi ennen kuin puhut tai kirjoitat. Aloita itse pointista ja tue sitä sitten yksityiskohdilla.

Esimerkki:

• "Meidän pitäisi siirtää julkaisua, koska asiakasohjauksen polussa on edelleen kaksi ratkaisematonta ongelmaa."

Tuo lause tekee työnsä ilman ylimääräistä täytettä.

4. Yleisten verbien, kuten "saada", liiallinen käyttö

"Saada" on yksi yleisimmin käytetyistä verbeistä liiketoimintaviestinnässä. Se ei ole väärin, mutta usein liian epämääräinen. Kun käytät sitä toistuvasti, kielesi voi kuulostaa laiskalta tai epätäsmälliseltä.

Huomaa, kuinka usein "saada" esiintyy ilmauksissa kuten:

• saada hyväksyntä
• päästä alkuun
• saada asiakirja
• saada tuloksia
• saada yhteys

Monet näistä voi korvata vahvemmilla vaihtoehdoilla, kuten:

• hankkia hyväksyntä
• aloittaa
• noutaa asiakirja
• saavuttaa tuloksia
• ottaa yhteyttä

Oikea verbi tekee viestistäsi tarkemman. Tarkka kieli auttaa ihmisiä etenemään nopeammin.

5. "Vain"-sanan käyttäminen puheellisena pehmikkeenä

Sana "vain" hiipii usein lauseisiin pehmentämään viestiä:

• "Halusin vain kysyä perään."
• "Ajattelen vain, että tämä lähestymistapa on parempi."
• "Minulla on vain yksi kysymys."

Joskus "vain" on harmiton. Mutta toistuvasti käytettynä se voi saada viestisi kuulostamaan anteeksipyytävältä tai liian varovaiselta. Sinun ei tarvitse pienentää pyyntöäsi, jotta se olisi hyväksyttävä.

Vahvempi versio olisi:

• "Halusin kysyä perään."
• "Ajattelen, että tämä lähestymistapa on parempi."
• "Minulla on yksi kysymys."

Tarpeettomien pehmikkeiden poistaminen ei tee sinusta epäkohteliasta. Se tekee sinusta suorasukaisen.

6. Absoluutit, jotka eivät jätä tilaa vivahteille

Sanat kuten "aina" ja "koskaan" voivat aiheuttaa ongelmia, koska ne eivät jätä tilaa poikkeuksille. Liiketoiminnassa poikkeuksia on usein. Liian ehdoton väite on helppo haastaa ja vaikea puolustaa.

Vertaile näitä kahta versiota:

• "Tämä prosessi toimii aina."
• "Tämä prosessi toimii hyvin useimmissa tapauksissa."

Toinen versio on tarkempi ja uskottavampi.

Toisaalta absoluutit voivat olla hyödyllisiä silloin, kun asetat tiukkoja käytäntöjä tai vedät selkeitä rajoja. Olennaista on käyttää niitä tarkoituksella eikä automaattisesti.

7. Kielteiset leimat, jotka tekevät virheistä suurempia kuin ne ovat

Monet kuvailevat takaiskuja raskailla sanoilla kuten "epäonnistuminen", "väärin" tai "virhe" ennen kuin he ovat täysin arvioineet, mitä tapahtui. Nämä sanat voivat joissakin tilanteissa olla täsmällisiä, mutta ne voivat myös pysäyttää ongelmanratkaisun ja heikentää motivaatiota.

Terveempi lähestymistapa on kuvata ongelmaa tavalla, joka kutsuu toimintaan:

• "Julkaisu vaatii tarkistuksia."
• "Arvio oli liian alhainen."
• "Aikataulusta myöhästyttiin."
• "Ensimmäinen versio ei täyttänyt odotuksia."

Tämä tyyli ei peittele ongelmaa. Se luo tilaa sen korjaamiselle.

Startupeille ja uusille yrityksille tällä erolla on merkitystä. Alkuvaiheen yritykset tarvitsevat nopeaa oppimista, eivät dramaattista itsensä arvostelua.

8. Slangi, joka ei sovi tilanteeseen

Rento slangi voi tehdä sinusta lähestyttävän oikeassa kontekstissa, mutta liiallisena se voi saada sinut kuulostamaan vähemmän viimeistellyltä ammatillisissa tilanteissa. Ongelma ei ole siinä, onko slangi hyvää vai huonoa. Ongelma on siinä, sopiiko se yleisölle.

Ilmaus, joka toimii tiimichatissa, ei välttämättä toimi asiakasesityksessä, sijoittajapuhelussa tai virallisessa yrityssähköpostissa.

Ennen kuin puhut tai kirjoitat, kysy itseltäsi:

• Kuka on yleisö?
• Millainen muodollisuustaso on odotettavissa?
• Auttaako tämä ilmaus vai häiritseekö se?

Hyvä nyrkkisääntö on pitää kieli selkeänä, ajankohtaisena ja tilanteeseen sopivana.

9. Liiallinen suullinen myötäily

Lyhyet reaktiot kuten "mm-hmm" ja jatkuva nyökyttely voivat olla hyödyllisiä, kun kuuntelet. Ongelma tulee silloin, kun ne toistuvat niin usein, että ne katkaisevat keskustelun rytmin tai viestivät hermostuneisuutta.

Hyvät kuuntelijat eivät tarvitse liiallista myötäilyn osoittamista. He näyttävät tarkkaavaisuutta kuuntelemalla huolellisesti, esittämällä relevantteja kysymyksiä ja vastaamalla sisältöä tuottaen.

Sen sijaan, että täyttäisit jokaisen tauon puheäänillä, kokeile:

• Katsekontaktin ylläpitämistä.
• Toisen henkilön pointin tiivistämistä.
• Kohdennetun jatkokysymyksen esittämistä.
• Odottamista, kunnes puhuja on lopettanut, ennen kuin reagoit.

Tämä tekee huomiostasi merkityksellisempää ja läsnäolostasi vakaampaa.

10. Painostavat ilmaukset, jotka pakottavat hyväksyntään

Kysymykset kuten "tiedäthän mitä tarkoitan?" tai "eikö niin?" voivat olla kohtuullisina annoksina hyödyllisiä, mutta liiallisina ne voivat tuntua painostavilta. Ne voivat kuulostaa siltä, että pyydät kuulijaa vahvistamaan väitteen ennen kuin olet kunnolla perustellut sen.

Jos tarvitset vahvistusta, kysy suoraan. Jos haluat palautetta, kutsu se esiin selkeästi.

Esimerkkejä:

• "Kuulostaako tämä lähestymistapa järkevältä?"
• "Mitä huolia näet?"
• "Haluaisitko, että selvennän jotakin kohtaa?"

Nämä vaihtoehdot ovat ammattimaisempia ja kunnioittavat kuulijaa paremmin.

Miksi sanatottumuksilla on merkitystä yrityksen omistajille

Kieli on osa yrityksesi käyttöjärjestelmää. Se vaikuttaa siihen, kuinka nopeasti ihmiset ymmärtävät tarkoituksesi, kuinka itsevarmasti he vastaavat ideoihisi ja kuinka paljon luottamusta he antavat yrityksellesi.

Yrittäjille selkeä viestintä on erityisen tärkeää, koska se koskettaa lähes kaikkia yrityksen osa-alueita:

• asiakkaiden perehdyttämistä
• neuvotteluja toimittajien kanssa
• tiimien johtamista
• esityksiä kumppaneille
• sisäisten prosessien dokumentointia
• uskottavuuden rakentamista oikeudellisissa ja hallinnollisissa asioissa

Sama kurinalaisuus, joka auttaa sinua valitsemaan oikean yritysrakenteen tai perustamisprosessin, auttaa sinua myös valitsemaan oikeat sanat. Täsmällisyys vähentää epäselvyyttä. Itsevarmuus vähentää epäröintiä. Johdonmukaisuus rakentaa luottamusta.

Kuinka parantaa kieltäsi kuulostamatta jäykältä

Sinun ei tarvitse opetella ulkoa kiellettyjen sanojen listaa. Parempi tapa on lisätä tietoisuutta ja harjoitella korvaavia tapoja.

1. Tallenna lyhyt näyte puheestasi

Kuuntele toistuvia täytesanoja, epämääräisiä ilmauksia ja tarpeettomia pehmennyksiä.

2. Tarkista kirjallinen viestintäsi

Lue viimeaikaisia sähköposteja tai viestejä ja etsi toistuvia sanoja kuten "vain", "periaatteessa" tai "saada".

3. Korvaa heikot ilmaukset suorilla

Jos lauseesta voi tehdä lyhyemmän ja selkeämmän, karsi sitä.

4. Harjoittele matalan riskin tilanteissa

Kokeile uusia kielenkäyttötottumuksia sisäisissä kokouksissa tai rennommissa puheluissa ennen kuin käytät niitä paineen alla.

5. Keskity selkeyteen, älä täydellisyyteen

Tavoite on toimiva viestintä, ei virheetön puhe. Ihmiset luottavat puhujiin, jotka kuulostavat valmistautuneilta, suorasukaisilta ja helposti ymmärrettäviltä.

Yksinkertainen viestintästandardi, jota kannattaa noudattaa

Ennen kuin lähetät viestin tai puhut kokouksessa, kysy:

• Onko tämä selkeä?
• Onko tämä tarpeellinen?
• Onko tämä suora?
• Onko tämä sopiva yleisölle?

Jos vastaus kaikkiin neljään on kyllä, viestit todennäköisesti hyvin.

Lopuksi

Ammattimainen kieli ei vaadi hienoa sanastoa. Se vaatii kurinalaisuutta. Parhaat viestijät poistavat turhan täytteen, sanovat asiansa selkeästi ja mukauttavat sävynsä tilanteen mukaan.

Yrityksen omistajille tämä kurinalaisuus tuottaa tulosta. Parempi kieli lisää luottamusta, sujuvoittaa toimintaa ja auttaa yritystäsi näyttäytymään varmalta alusta alkaen.

Jos rakennat yritystä ja haluat viestiä uskottavuutta jokaisessa vuorovaikutuksessa, aloita tänään käyttämistäsi sanoista. Pienet parannukset viestinnässä voivat luoda vahvemman ja ammattimaisemman brändin huomenna.