10 συνήθειες στη χρήση λέξεων που υπονομεύουν την επαγγελματική σας αξιοπιστία και πώς να τις αντικαταστήσετε

Οι λέξεις που χρησιμοποιείτε σε συναντήσεις, email, κλήσεις πωλήσεων, συζητήσεις με επενδυτές και στις καθημερινές λειτουργίες διαμορφώνουν τον τρόπο με τον οποίο οι άλλοι κρίνουν τη σαφήνεια, την αυτοπεποίθηση και την ικανότητά σας. Για ιδρυτές και μικρούς επιχειρηματίες, αυτή η κρίση έχει σημασία. Η επικοινωνία επηρεάζει αν οι πελάτες σας εμπιστεύονται, αν οι συνεργάτες σας σας παίρνουν σοβαρά και αν η ομάδα σας καταλαβαίνει τι πρέπει να κάνει στη συνέχεια.

Μια προσεγμένη επαγγελματική εικόνα δεν χτίζεται με ορολογία ή μεγάλους λόγους. Χτίζεται με καθαρή, ακριβή γλώσσα που κάνει την πρόθεσή σας εύκολα κατανοητή. Αυτό έχει σημασία είτε ιδρύετε μια νέα εταιρεία, είτε μιλάτε με έναν εγγεγραμμένο εκπρόσωπο, είτε παρουσιάζετε μια πρόταση σε προμηθευτή, είτε ενημερώνετε την ομάδα σας για προθεσμίες. Η ισχυρή επικοινωνία υποστηρίζει την αποτελεσματική εκτέλεση, και η αποτελεσματική εκτέλεση είναι μέρος αυτού που βοηθά μια επιχείρηση να αναπτυχθεί.

Παρακάτω θα βρείτε 10 συνηθισμένες συνήθειες στη χρήση λέξεων που μπορούν να αποδυναμώσουν την επαγγελματική σας παρουσία, μαζί με πρακτικές εναλλακτικές που σας βοηθούν να ακούγεστε πιο καθαροί και πιο αξιόπιστοι.

1. Γεμιστικές λέξεις που αραιώνουν το μήνυμά σας

Λέξεις όπως "εε", "αχ", "σαν" και "ξέρετε" είναι συχνά αθώες σε μικρές ποσότητες, αλλά γίνονται πρόβλημα όταν γεμίζουν υπερβολικά τη συζήτηση. Πολλές γεμιστικές λέξεις κάνουν τον ομιλητή να ακούγεται απροετοίμαστος, διστακτικός ή αποσπασμένος.

Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να μιλάτε σαν ρομπότ. Σημαίνει ότι πρέπει να αφήνετε χώρο για σιωπή. Μια σύντομη παύση πριν απαντήσετε σας δίνει χρόνο να σκεφτείτε και δείχνει ότι ελέγχετε τη συζήτηση.

Δοκιμάστε αυτό αντί γι' αυτό:

• Κάντε παύση πριν απαντήσετε.
• Επιβραδύνετε τον ρυθμό ομιλίας σας.
• Ολοκληρώνετε καθαρά τις προτάσεις αντί να τις αφήνετε να σβήνουν.
• Καταγράψτε τον εαυτό σας κατά τη διάρκεια δοκιμαστικών κλήσεων για να εντοπίσετε μοτίβα.

Στόχος δεν είναι η τέλεια ομιλία. Στόχος είναι λιγότερα εμπόδια.

2. Λέξεις επιφύλαξης που αποδυναμώνουν την αυτοπεποίθηση

Λέξεις επιφύλαξης όπως "κάπως", "λίγο", "ίσως" και "υποθέτω" μπορούν να κάνουν τις ιδέες σας να φαίνονται αβέβαιες, ακόμη κι όταν ξέρετε ακριβώς τι εννοείτε. Με μέτρο, η επιφύλαξη μπορεί να είναι ευγενική. Η υπερβολική χρήση της, όμως, μπορεί να κάνει την επικοινωνία σας να ακούγεται αναποφάσιστη.

Σε επαγγελματικά περιβάλλοντα, η σαφήνεια έχει μεγαλύτερη σημασία από την ασάφεια. Αν χρειάζεστε χρόνο για να σκεφτείτε, πείτε το άμεσα. Αν κάνετε μια σύσταση, διατυπώστε την καθαρά.

Για παράδειγμα, αντί να λέτε:

• "Κάπως νομίζω ότι πρέπει να περιμένουμε."

Πείτε:

• "Συνιστώ να περιμένουμε μέχρι να έχουμε τα ενημερωμένα στοιχεία."

Αυτή η εκδοχή είναι πιο σύντομη, πιο δυνατή και ευκολότερη στην εφαρμογή.

3. Κενές διευκρινίσεις που σπαταλούν την προσοχή

Φράσεις όπως "βασικά", "αυτό που εννοώ είναι" και "το νόημά μου είναι" εμφανίζονται συχνά όταν ο ομιλητής προσπαθεί να επαναφέρει τον ακροατή στην κεντρική ιδέα. Το πρόβλημα είναι ότι αυτές οι φράσεις μπορούν να υποδηλώνουν πως το μήνυμα δεν ήταν ξεκάθαρο εξαρχής.

Στον γραπτό λόγο, οι κενές διευκρινίσεις κάνουν τα email να φαίνονται πιο μακριά από όσο χρειάζεται. Στις συναντήσεις, μπορούν να επιβραδύνουν τη ροή και να εκνευρίσουν το κοινό.

Καλύτερη συνήθεια είναι να οργανώνετε τη σκέψη σας πριν μιλήσετε ή γράψετε. Ξεκινήστε με το βασικό σημείο και στη συνέχεια υποστηρίξτε το με λεπτομέρειες.

Παράδειγμα:

• "Πρέπει να αναβάλουμε την κυκλοφορία γιατί η ροή ένταξης πελατών έχει ακόμη δύο άλυτα ζητήματα."

Αυτή η πρόταση κάνει τη δουλειά χωρίς περιττά λόγια.

4. Υπερβολική χρήση γενικών ρημάτων όπως το "παίρνω"

Το "παίρνω" είναι ένα από τα πιο υπερβολικά χρησιμοποιημένα ρήματα στην επαγγελματική επικοινωνία. Δεν είναι λάθος, αλλά συχνά είναι υπερβολικά αόριστο. Όταν το χρησιμοποιείτε επανειλημμένα, η γλώσσα σας μπορεί να ακούγεται νωθρή ή ανακριβής.

Σκεφτείτε πόσο συχνά το "παίρνω" εμφανίζεται σε φράσεις όπως:

• παίρνω έγκριση
• ξεκινάω
• παίρνω το έγγραφο
• παίρνω αποτελέσματα
• έρχομαι σε επαφή

Πολλές από αυτές μπορούν να αντικατασταθούν από ισχυρότερες εναλλακτικές όπως:

• εξασφαλίζω έγκριση
• αρχίζω
• ανακτώ το έγγραφο
• επιτυγχάνω αποτελέσματα
• επικοινωνώ με

Το σωστό ρήμα κάνει το μήνυμά σας πιο συγκεκριμένο. Η συγκεκριμένη γλώσσα βοηθά τους ανθρώπους να κινούνται πιο γρήγορα.

5. Η χρήση του "απλώς" ως λεκτικό μαξιλάρι

Η λέξη "απλώς" συχνά παρεισφρέει στις προτάσεις ως ήπιον μέσο:

• "Ήθελα απλώς να κάνω μια επανεπαφή."
• "Απλώς πιστεύω ότι αυτή η προσέγγιση είναι καλύτερη."
• "Έχω απλώς μία ερώτηση."

Μερικές φορές το "απλώς" είναι αθώο. Αλλά όταν επαναλαμβάνεται υπερβολικά, μπορεί να κάνει το μήνυμά σας να ακούγεται απολογητικό ή υπερβολικά προσεκτικό. Δεν χρειάζεται να μικρύνετε το αίτημά σας για να γίνει αποδεκτό.

Μια πιο δυνατή εκδοχή θα ήταν:

• "Ήθελα να κάνω μια επανεπαφή."
• "Πιστεύω ότι αυτή η προσέγγιση είναι καλύτερη."
• "Έχω μία ερώτηση."

Η αφαίρεση περιττών μαλακτικών δεν σας κάνει αγενείς. Σας κάνει άμεσους.

6. Απόλυτες διατυπώσεις που δεν αφήνουν χώρο για αποχρώσεις

Λέξεις όπως "πάντα" και "ποτέ" μπορούν να δημιουργήσουν προβλήματα επειδή δεν αφήνουν χώρο για εξαιρέσεις. Στις επιχειρήσεις, υπάρχουν συχνά εξαιρέσεις. Μια διατύπωση που είναι υπερβολικά απόλυτη μπορεί να είναι εύκολο να αμφισβητηθεί και δύσκολο να υπερασπιστεί.

Συγκρίνετε αυτές τις δύο εκδοχές:

• "Αυτή η διαδικασία λειτουργεί πάντα."
• "Αυτή η διαδικασία λειτουργεί καλά στις περισσότερες περιπτώσεις."

Η δεύτερη εκδοχή είναι πιο ακριβής και πιο πειστική.

Παρόλα αυτά, οι απόλυτες διατυπώσεις μπορούν να είναι χρήσιμες όταν θέτετε αυστηρές πολιτικές ή σαφή όρια. Το κλειδί είναι να τις χρησιμοποιείτε συνειδητά και όχι αυτόματα.

7. Αρνητικές ετικέτες που κάνουν τα λάθη να φαίνονται μεγαλύτερα από ό,τι είναι

Πολλοί περιγράφουν τις αναποδιές με βαριές λέξεις όπως "αποτυχία", "λάθος" ή "σφάλμα" πριν αξιολογήσουν πλήρως τι συνέβη. Αυτές οι λέξεις μπορεί να είναι σωστές σε ορισμένες περιπτώσεις, αλλά μπορούν επίσης να παγώσουν την επίλυση προβλημάτων και να βλάψουν το ηθικό.

Μια πιο υγιής προσέγγιση είναι να περιγράφετε το ζήτημα με τρόπο που να προσκαλεί σε δράση:

• "Η κυκλοφορία χρειάζεται αναθεώρηση."
• "Η εκτίμηση ήταν πολύ χαμηλή."
• "Χάσαμε το χρονοδιάγραμμα."
• "Η πρώτη εκδοχή δεν ανταποκρινόταν στις προσδοκίες."

Αυτό το ύφος δεν κρύβει το πρόβλημα. Δημιουργεί χώρο για να το διορθώσετε.

Για startups και νέες επιχειρήσεις, αυτή η διάκριση έχει σημασία. Οι εταιρείες πρώιμου σταδίου χρειάζονται γρήγορη μάθηση, όχι δραματική αυτοκριτική.

8. Αργκό που δεν ταιριάζει στο περιβάλλον

Η ανεπίσημη αργκό μπορεί να σας βοηθήσει να ακούγεστε προσιτοί στο σωστό πλαίσιο, αλλά η υπερβολική χρήση της μπορεί να σας κάνει να ακούγεστε λιγότερο προσεγμένοι σε επαγγελματικά περιβάλλοντα. Το ζήτημα δεν είναι αν η αργκό είναι καλή ή κακή. Το ζήτημα είναι αν ταιριάζει στο κοινό.

Μια φράση που λειτουργεί σε μια ομαδική συνομιλία μπορεί να μην λειτουργεί σε πρόταση προς πελάτη, σε κλήση με επενδυτή ή σε επίσημο επιχειρηματικό email.

Πριν μιλήσετε ή γράψετε, αναρωτηθείτε:

• Ποιο είναι το κοινό;
• Τι επίπεδο τυπικότητας αναμένεται;
• Θα βοηθήσει αυτή η φράση ή θα αποσπάσει την προσοχή;

Ένας καλός κανόνας είναι να κρατάτε τη γλώσσα σας απλή, σύγχρονη και κατάλληλη για τον χώρο στον οποίο βρίσκεστε.

9. Υπερβολική λεκτική συμφωνία

Σύντομες απαντήσεις όπως "μμ-χμμ" και το συνεχές νεύμα μπορούν να είναι χρήσιμα όταν ακούτε. Το πρόβλημα ξεκινά όταν γίνονται τόσο συχνά που διακόπτουν τη ροή της συζήτησης ή δίνουν την εντύπωση νευρικότητας.

Οι ισχυροί ακροατές δεν χρειάζεται να υπερβάλλουν στη συμφωνία. Δείχνουν προσοχή ακούγοντας προσεκτικά, κάνοντας σχετικές ερωτήσεις και απαντώντας με ουσία.

Αντί να γεμίζετε κάθε παύση με λεκτικό θόρυβο, δοκιμάστε:

• Να διατηρείτε οπτική επαφή.
• Να συνοψίζετε το σημείο του άλλου.
• Να κάνετε μια στοχευμένη ερώτηση συνέχειας.
• Να περιμένετε μέχρι να ολοκληρώσει ο ομιλητής πριν αντιδράσετε.

Έτσι η προσοχή σας γίνεται πιο ουσιαστική και η παρουσία σας πιο σταθερή.

10. Φράσεις πίεσης που επιβάλλουν συμφωνία

Ερωτήσεις όπως "καταλαβαίνετε τι εννοώ;" ή "σωστά;" μπορούν να είναι χρήσιμες με μέτρο, αλλά η υπερβολική χρήση τους μπορεί να δημιουργήσει πίεση. Μπορεί να ακούγεται σαν να ζητάτε από τον ακροατή να επικυρώσει ένα σημείο πριν το έχετε εξηγήσει πλήρως.

Αν χρειάζεστε επιβεβαίωση, ζητήστε την άμεσα. Αν θέλετε σχόλια, προσκαλέστε τα καθαρά.

Παραδείγματα:

• "Σας φαίνεται λογική αυτή η προσέγγιση;"
• "Τι προβληματισμούς βλέπετε;"
• "Θα θέλατε να διευκρινίσω κάποιο σημείο;"

Αυτές οι εναλλακτικές είναι πιο επαγγελματικές και πιο σεβαστικές προς τον ακροατή.

Γιατί οι συνήθειες στις λέξεις έχουν σημασία για τους επιχειρηματίες

Η γλώσσα είναι μέρος του λειτουργικού σας συστήματος. Επηρεάζει το πόσο γρήγορα καταλαβαίνουν οι άλλοι την πρόθεσή σας, πόσο σίγουρα ανταποκρίνονται στις ιδέες σας και πόση εμπιστοσύνη δείχνουν στην επιχείρησή σας.

Για τους ιδρυτές, η σαφής επικοινωνία είναι ιδιαίτερα σημαντική επειδή επηρεάζει σχεδόν κάθε μέρος της εταιρείας:

• την ένταξη πελατών
• τη διαπραγμάτευση με προμηθευτές
• τη διαχείριση ομάδων
• τις παρουσιάσεις προς συνεργάτες
• την τεκμηρίωση εσωτερικών διαδικασιών
• την εδραίωση αξιοπιστίας σε νομικά και διοικητικά θέματα

Η ίδια πειθαρχία που σας βοηθά να επιλέξετε τη σωστή επιχειρηματική δομή ή τη σωστή διαδικασία κατάθεσης σας βοηθά επίσης να επιλέγετε τις σωστές λέξεις. Η ακρίβεια μειώνει τη σύγχυση. Η αυτοπεποίθηση μειώνει τον δισταγμό. Η συνέπεια χτίζει εμπιστοσύνη.

Πώς να βελτιώσετε τη γλώσσα σας χωρίς να ακούγεστε άκαμπτοι

Δεν χρειάζεται να απομνημονεύσετε μια λίστα με απαγορευμένες λέξεις. Καλύτερη προσέγγιση είναι να καλλιεργήσετε επίγνωση και να εξασκηθείτε σε συνήθειες αντικατάστασης.

1. Καταγράψτε ένα σύντομο δείγμα της ομιλίας σας

Ακούστε για επαναλαμβανόμενες γεμιστικές λέξεις, αόριστες φράσεις και περιττά μαλακτικά.

2. Επανεξετάστε τη γραπτή σας επικοινωνία

Διαβάστε πρόσφατα email ή μηνύματα και εντοπίστε επαναλαμβανόμενες λέξεις όπως "απλώς", "βασικά" ή "παίρνω".

3. Αντικαταστήστε αδύναμες φράσεις με άμεσες

Αν μια πρόταση μπορεί να είναι πιο σύντομη και πιο καθαρή, κόψτε την.

4. Εξασκηθείτε σε περιβάλλοντα χαμηλού ρίσκου

Δοκιμάστε τις νέες γλωσσικές σας συνήθειες σε εσωτερικές συναντήσεις ή χαλαρές κλήσεις πριν τις χρησιμοποιήσετε σε καταστάσεις υψηλής πίεσης.

5. Εστιάστε στη σαφήνεια, όχι στην τελειότητα

Στόχος είναι η αποτελεσματική επικοινωνία, όχι ο άψογος λόγος. Οι άνθρωποι εμπιστεύονται ομιλητές που ακούγονται προετοιμασμένοι, άμεσοι και εύκολα κατανοητοί.

Ένα απλό πρότυπο επικοινωνίας που μπορείτε να ακολουθείτε

Πριν στείλετε ένα μήνυμα ή μιλήσετε σε μια συνάντηση, ρωτήστε:

• Είναι αυτό ξεκάθαρο;
• Είναι αυτό αναγκαίο;
• Είναι αυτό άμεσο;
• Είναι αυτό κατάλληλο για το κοινό;

Αν η απάντηση και στα τέσσερα είναι ναι, τότε πιθανότατα επικοινωνείτε καλά.

Τελικές σκέψεις

Η επαγγελματική γλώσσα δεν απαιτεί περίπλοκο λεξιλόγιο. Απαιτεί πειθαρχία. Οι καλύτεροι επικοινωνιακοί αφαιρούν τον θόρυβο, διατυπώνουν καθαρά το σημείο τους και προσαρμόζουν τον τόνο τους στην περίσταση.

Για τους επιχειρηματίες, αυτή η πειθαρχία αποδίδει. Καλύτερη γλώσσα βελτιώνει την εμπιστοσύνη, υποστηρίζει πιο ομαλές λειτουργίες και βοηθά την εταιρεία σας να παρουσιάζεται με αυτοπεποίθηση από την αρχή.

Αν χτίζετε μια επιχείρηση και θέλετε να προβάλλετε αξιοπιστία σε κάθε αλληλεπίδραση, ξεκινήστε με τις λέξεις που χρησιμοποιείτε σήμερα. Μικρές βελτιώσεις στην επικοινωνία μπορούν να δημιουργήσουν μια πιο ισχυρή, πιο επαγγελματική εικόνα αύριο.