5 tapaa ottaa maksuja vastaan pienyrityksessäsi

Se, miten otat maksuja vastaan, on yksi pienyrityksen tärkeimmistä operatiivisista päätöksistä. Oikea ratkaisu auttaa sinua saamaan maksut nopeammin, vähentämään kitkaa kassalla, parantamaan asiakastyytyväisyyttä ja pitämään kirjanpidon ja veroajan kannalta tärkeät tiedot järjestyksessä.

Yhtä ainoaa maksutapaa ei ole, joka sopisi jokaiselle yritykselle. Verkkokauppa, paikallinen palveluyritys, tilausmalliin perustuva liiketoiminta ja kivijalkamyymälä tarvitsevat kukin hieman erilaisen työkalujen yhdistelmän. Paras lähestymistapa on yleensä tarjota useita maksuvaihtoehtoja, jotta asiakkaat voivat maksaa haluamallaan tavalla ja samalla sinä pidät kulut, tietoturvan ja työnkulun hallinnassa.

Tässä oppaassa käydään läpi viisi yleistä tapaa ottaa maksuja vastaan, kunkin vahvuudet ja kompromissit sekä se, miten valitset yrityksellesi oikean yhdistelmän.

Miksi maksutapojen joustavuus on tärkeää

Asiakkaat odottavat sujuvuutta. Jos kassaprosessi on liian rajoitettu, hidas tai sekava, voit menettää kaupan, vaikka ostaja olisi valmis maksamaan.

Joustava maksujärjestelmä voi auttaa sinua:

• Vähentämään kesken jääneitä ostoksia
• Palvelemaan sekä verkko- että myymäläasiakkaita
• Parantamaan kassavirtaa nopeammilla tilityksillä
• Vähentämään maksujen unohtumista tai myöhästymistä
• Luomaan ammattimaisemman ostokokemuksen

Tavoitteena ei ole ottaa vastaan jokaista mahdollista maksutapaa. Tavoitteena on hyväksyä ne maksutavat, joita asiakkaasi todella käyttävät, ilman tarpeetonta monimutkaisuutta tai kustannuksia.

1. Luotto- ja pankkikortit

Luotto- ja pankkikortit ovat edelleen pienyritysten yleisimmin käytettyjä maksutapoja. Ne ovat asiakkaille tuttuja, helppoja käsitellä ja yhteensopivia useimpien myymälä- ja verkkokassojen kanssa.

Sopii parhaiten

• Vähittäiskaupoille
• Palveluyrityksille
• Ravintoloille ja kahviloille
• Verkkokaupoille
• B2B-myyjille, jotka tarvitsevat nopean kassaprosessin

Hyödyt

• Nopea ja tuttu asiakkaalle
• Toimii sekä paikan päällä että verkossa
• Laaja hyväksyntä tärkeimmissä korttiverkoissa
• Voi parantaa konversiota vähentämällä kitkaa kassalla

Haitat

• Käsittelykulut pienentävät katetta
• Maksun takaisinperinnät voivat aiheuttaa hallinnollista työtä
• Petosriskiä täytyy hallita huolellisesti
• Eri korttityypeillä voi olla eri kustannukset

Näin otat korttimaksut käyttöön

Useimmat pienyritykset käyttävät yhtä tai useampaa seuraavista työkaluista:

• Kassajärjestelmä: Kassaratkaisu, jolla voi kirjata ostokset, laskea verot, lähettää kuitit ja integroitua varastoon tai asiakastietoihin.
• Kortinlukija: Laitteisto, jonka avulla voit hyväksyä siru-, pyyhkäisy- tai lähimaksuja älypuhelimen, tabletin tai pöytäpääterin kautta.
• Virtuaalipääte: Selainpohjainen järjestelmä, johon korttitiedot syötetään manuaalisesti, hyödyllinen puhelintilauksissa tai taustatoimiston laskutuksessa.
• Maksuvälitysportti: Teknologiakerros, joka siirtää korttitiedot turvallisesti verkkotapahtumia varten.

Jos myyt sekä verkossa että paikan päällä, kannattaa yleensä valita palveluntarjoaja, joka tukee molempia ympäristöjä, jotta raportointi pysyy yhdessä paikassa.

2. ACH-pankkisiirrot

Automated Clearing House eli ACH-maksut siirtävät rahaa suoraan pankkitilien välillä Yhdysvaltain pankkiverkon kautta. Tätä menetelmää käytetään usein laskutuksessa, toistuvissa veloituksissa ja suuremmissa maksuissa, joissa matalammat kulut ovat tärkeämpiä kuin välitön hyväksyntä.

Sopii parhaiten

• Ammattilaispalveluille
• B2B-laskutukseen
• Jäsenyyksiin
• Tilausliiketoimintaan
• Toistuviin asiakaslaskutuksiin

Hyödyt

• Alhaisemmat käsittelykulut kuin monissa korttimaksuissa
• Hyödyllinen suurille tai toistuville maksuille
• Suora pankkien välinen siirto
• Voi olla helpompi asiakkaille, jotka eivät halua käyttää kortteja

Haitat

• Tilitys voi kestää pidempään kuin korttimaksuissa
• Asiakkaan täytyy jakaa pankkitilitiedot
• Palautukset ja riitatilanteet voivat aiheuttaa viiveitä
• Ei yhtä kätevä nopeaan vähittäiskassaan

Milloin käyttää ACH:ta

ACH toimii hyvin, kun yrityksesi lähettää laskuja tai kerää toistuvia maksuja. Se soveltuu huonommin heräteostoksiin tai nopealiikkeiseen vähittäismyyntiin, jossa välitön hyväksyntä on tärkeää.

3. Toistuva laskutus ja tilaukset

Toistuva laskutus ei ole oma maksuraiteensa. Se on laskutusmalli, jossa asiakkaalta veloitetaan automaattisesti sovitun aikataulun mukaan kortilla tai pankkitililtä. Tämä malli on välttämätön tilausliiketoiminnalle, retainer-sopimuksille, jäsenyyksille ja palvelupaketeille.

Sopii parhaiten

• SaaS-yrityksille
• Järjestöille ja jäsenorganisaatioille
• Toimistoille ja konsulteille
• Kuntosaleille
• Huolto- ja palvelusopimuksille

Hyödyt

• Ennustettavampi kassavirta
• Vähemmän myöhästyneitä maksuja
• Vähemmän manuaalista laskutustyötä
• Parempi asiakassitoutuminen, kun laskutus on läpinäkyvää

Haitat

• Vaatii vahvan asiakkaan suostumuksen ja selkeät ehdot
• Epäonnistuneet maksut täytyy yrittää uudelleen ja hallita asianmukaisesti
• Tarvitset luotettavan järjestelmän laskutusilmoituksiin, suhteutuksiin ja peruutuksiin
• Asiakkaan luottamus riippuu tarkista ja helposti ymmärrettävistä tiliotteista

Näin rakennat sen hyvin

Hyvä toistuvan laskutuksen järjestelmä sisältää:

1. Selkeän hinnoittelun ja laskutusehdot ennen asiakkaan liittymistä
2. Maksutietojen turvallisen tallennuksen vaatimustenmukaisen palveluntarjoajan kautta
3. Automaattiset laskut tai kuitit jokaiselta laskutusjaksolta
4. Uusintayritykset epäonnistuneille veloituksille
5. Yksinkertaisen tavan peruuttaa tai päivittää tiedot

Jos toistuvat veloitukset ovat osa liiketoimintamalliasi, valitse ohjelmisto, joka tekee laskutuksesta läpinäkyvää ja helppoa hallita alusta alkaen.

4. Verkkopohjaiset maksualustat ja maksuvälitysportit

Verkkopohjaiset maksualustat ovat välttämättömiä yrityksille, jotka myyvät verkkosivustojen, laskujen, varausjärjestelmien tai digitaalisten tuotteiden kautta. Nämä alustat voivat käsitellä korttimaksuja, ACH-siirtoja, lompakkomaksuja ja joissain tapauksissa myös toistuvia tilauksia.

Sopii parhaiten

• Verkkokaupoille
• Verkkopalveluita tarjoaville yrityksille
• Digitaalisten tuotteiden myyjille
• Etätoimiville yrityksille
• Yrityksille, jotka laskuttavat asiakkaita sähköisesti

Hyödyt

• Helppo integroida verkkosivustoihin ja kassasivuihin
• Tukee etämyyntiä
• Sisältää usein petostentorjunnan työkaluja, raportointia ja hallintapaneeleita
• Voi vähentää manuaalista kirjanpitoa automatisoitujen tietojen avulla

Haitat

• Kulut voivat vaihdella tuotetyypin ja tapahtumavolyymin mukaan
• Integrointi ja käyttöönotto voivat viedä aikaa
• Tilien jäädytykset tai riskitarkistukset voivat häiritä kassavirtaa, jos liiketoimintamallisi on epätavallinen
• Jotkin alustat sopivat paremmin tietyille toimialoille kuin toiset

Mitä kannattaa tarkistaa

Kun vertailet maksualustoja, arvioi:

• Käsittelykulut ja kuukausimaksut
• Tuetut valuutat ja maksutavat
• Palautusten ja takaisinperintöjen käsittely
• Integraatio verkkosivustoon, CRM:ään tai kirjanpito-ohjelmistoon
• Tilitysaikataulu ja varauskäytännöt
• Tietoturvaominaisuudet, kuten tokenisointi ja petostentunnistus

Jos yrityksesi riippuu vahvasti verkkomyynnistä, maksualustaa tulisi pitää keskeisenä infrastruktuurina, ei vain kassatyökaluna.

5. Lähimaksut ja mobiililompakot

Lähimaksut mahdollistavat sen, että asiakas voi napauttaa korttia tai mobiililompakkoa NFC-yhteensopivaan päätelaitteeseen. Yleisiä esimerkkejä ovat älypuhelinten ja älykellojen digitaaliset lompakot. Nämä maksut ovat nopeita, käteviä ja yhä odotetumpia monissa vähittäiskaupan ympäristöissä.

Sopii parhaiten

• Vähittäiskaupoille
• Ruokapalveluyrityksille
• Pop-up-myymälöille ja markkinoille
• Ajanvarauspohjaisille yrityksille
• Mille tahansa yritykselle, jossa on toistuvaa kasvokkain tapahtuvaa kassamyyntiä

Hyödyt

• Nopeampi kassapalvelu
• Vähemmän fyysistä kosketusta päätelaitteeseen
• Asiakkaalle erittäin kätevä
• Toimii hyvin nykyaikaisissa kortti läsnä -ympäristöissä

Haitat

• Vaatii yhteensopivaa laitteistoa
• Kaikki asiakkaat eivät käytä mobiililompakoita
• Tarvitset silti varamenetelmiä siru- ja pyyhkäisy korteille
• Laitteiston ja ohjelmiston yhteensopivuus kannattaa tarkistaa ennen ostoa

Miksi sillä on merkitystä

Vaikka lähimaksut eivät olisi pääasiallinen maksutapasi, niiden lisääminen voi nopeuttaa kassaa ja tehdä asiakaskokemuksesta sujuvamman. Vilkkaissa myymälöissä tämä tehokkuus voi vähentää jonoja ja auttaa palvelemaan useampia asiakkaita.

Kuinka valitset oikean maksuyhdistelmän

Useimpien pienyritysten ei kannata tukeutua vain yhteen maksutapaan. Rakenna sen sijaan yhdistelmä sen mukaan, miten asiakkaasi ostavat sinulta.

Kysy nämä kysymykset

• Maksavatko asiakkaat paikan päällä, verkossa vai molemmissa?
• Ovatko maksut yleensä pieniä vai suuria?
• Ovatko maksut kertaluonteisia vai toistuvia?
• Suosivatko asiakkaat kortteja, pankkisiirtoja vai digitaalisia lompakoita?
• Kuinka paljon voit käyttää käsittelykuluihin kuukaudessa?
• Tarvitsetko yksinkertaisia työkaluja vai kehittyneempää laskutusautomatiikkaa?

Yleisiä maksukokonaisuuksia liiketoimintatyypeittäin

• Vähittäiskauppa: Korttimaksut, lähimaksut ja kassajärjestelmä
• Palveluyritys: Korttimaksut, virtuaalipääte, ACH ja laskutus
• Tilausliiketoiminta: Toistuva laskutus, korttimaksut ja ACH
• Verkkokauppa: Verkkopohjainen maksuvälitysportti, korttimaksut ja lompakkotuki
• B2B-yritys: ACH, korttimaksut, laskutus ja toistuva laskutus

Paras kokonaisuus on se, joka sopii myyntiprosessiisi ilman tarpeetonta hallinnollista kuormaa.

Kulut, petokset ja tietoturva

Maksujen käsittelyssä ei ole kyse vain helppoudesta. Kyse on myös siitä, että suojaat yritystäsi vältettävissä olevilta menetyksiltä.

Tarkista kokonaiskustannukset

Kun vertailet palveluntarjoajia, älä katso vain mainostettua käsittelyprosenttia. Huomioi:

• Tapahtumakohtaiset maksut
• Kuukausittaiset ohjelmistokustannukset
• Takaisinperintämaksut
• ACH-palautusmaksut
• Laitteistokustannukset
• Tilitysviiveet tai varausvaatimukset

Alhainen otsikkohinta voi silti tulla kalliiksi, jos alusta lisää useita piilokuluja.

Suojaudu petoksilta

Vahvan maksujärjestelmän tulisi sisältää:

• Salaus ja tokenisointi
• Petosten seulontatyökalut
• Osoitteen varmistus tarpeen mukaan
• Turvallinen asiakkaan tunnistaminen
• Henkilöstön koulutus manuaaliseen maksunkäsittelyyn

Pidä tiedot järjestyksessä

Selkeät maksutiedot helpottavat kirjanpitoa ja auttavat täsmäyttämään talletukset, palautukset ja riidat. Valitse järjestelmiä, jotka integroituvat mahdollisuuksien mukaan kirjanpito-ohjelmistoosi.

Vaiheet maksujen käyttöönottoon yrityksessäsi

Jos rakennat maksujärjestelmän alusta alkaen, etene tässä järjestyksessä:

1. Tunnista maksutavat, joita asiakkaasi tarvitsevat eniten.
2. Vertaile palveluntarjoajia kulujen, ominaisuuksien ja tuen perusteella.
3. Varmista, että palveluntarjoaja toimii verkkosivustosi, kassajärjestelmäsi tai laskutusprosessisi kanssa.
4. Ota käyttöön tietoturva- ja petostentorjuntatoimet.
5. Testaa kassaprosessi ennen julkaisua.
6. Kouluta henkilöstö hyvityksissä, kuiteissa ja maksutilanteiden poikkeuksissa.
7. Tarkista raportit säännöllisesti ja säädä järjestelmää tapahtumavolyymin muuttuessa.

Hyvän ratkaisun pitäisi helpottaa maksujen saamista, ei vaikeuttaa sitä.

Yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää

Pienyritykset törmäävät usein vältettävissä oleviin ongelmiin valitessaan maksutyökaluja. Varo näitä virheitä:

• Hyväksyt vain yhden maksutavan
• Ohitat käsittelykulut, kunnes volyymi kasvaa
• Valitset työkaluja, jotka eivät integroidu kirjanpito-ohjelmistoon
• Jätät huomiotta takaisinperintä- ja hyvitysprosessit
• Ohitat petossuojauksen
• Teet kassasta tarpeettoman monimutkaisen

Yksinkertainen ja luotettava maksupino toimii usein paremmin kuin ominaisuuksiltaan raskas järjestelmä, joka aiheuttaa sekaannusta.

Lopuksi

Oikeat maksutavat voivat lisätä myyntiä, vähentää kitkaa ja tehdä liiketoiminnasta helpommin hallittavaa. Useimmissa tapauksissa paras strategia on tarjota käytännöllinen yhdistelmä korttimaksuja, ACH-maksuja, toistuvaa laskutusta, verkkokassatyökaluja ja lähimaksuja asiakkaiden tarpeiden mukaan.

Jos olet perustamassa tai kasvattamassa pienyritystä, on hyödyllistä rakentaa toimintasi myös vahvan juridisen ja hallinnollisen perustan varaan. Zenind tukee yrittäjiä yrityksen perustamispalveluilla, jotta he voivat keskittyä rakentamaan maksujärjestelmän, asiakaskokemuksen ja kasvusuunnitelman, joka skaalautuu.

Paras maksuratkaisu on se, jota asiakkaasi oikeasti käyttävät ja jota yrityksesi pystyy hallitsemaan tehokkaasti. Aloita niillä maksutavoilla, jotka sopivat nykyiseen myyntiprosessiisi, ja laajenna sitten yrityksesi kasvaessa.