5 начина да приемате плащания за вашия малък бизнес

Изборът как да приемате плащания е едно от най-важните оперативни решения за един малък бизнес. Правилната конфигурация ви помага да получавате парите си по-бързо, да намалите затрудненията при плащане, да подобрите удовлетвореността на клиентите и да поддържате по-организирани записи за счетоводство и данъчния сезон.

Няма един-единствен метод за разплащане, който да работи за всеки бизнес. Онлайн търговец, местна сервизна фирма, абонаментен бизнес и физически магазин ще имат нужда от различна комбинация от инструменти. Най-добрият подход обикновено е да предлагате няколко опции за плащане, така че клиентите да могат да платят по предпочитания от тях начин, докато вие контролирате таксите, сигурността и работния процес.

Това ръководство обяснява пет често срещани начина за приемане на плащания, силните и слабите страни на всеки от тях и как да изберете правилната комбинация за вашия бизнес.

Защо гъвкавостта при плащанията е важна

Клиентите очакват удобство. Ако процесът на плащане е твърде ограничен, твърде бавен или твърде объркващ, можете да загубите продажба, дори когато купувачът е готов да плати.

Гъвкавата платежна система може да ви помогне да:

• Намалите изоставените покупки
• Обслужвате както онлайн, така и присъстващи на място клиенти
• Подобрите паричния поток с по-бързо разплащане
• Намалите риска от пропуснати или закъснели плащания
• Създадете по-професионално изживяване при покупка

Целта не е да приемате всеки наличен метод на плащане. Целта е да приемате методите, които клиентите ви реално използват, без да създавате излишна сложност или разходи.

1. Кредитни и дебитни карти

Кредитните и дебитните карти остават най-широко използваните методи за плащане за малкия бизнес. Те са познати на клиентите, лесни за обработка и съвместими с повечето системи за плащане на място и онлайн.

Най-подходящо за

• Магазини на дребно
• Сервизни бизнеси
• Ресторанти и кафенета
• E-commerce бизнеси
• B2B продавачи, които се нуждаят от бързо плащане

Предимства

• Бързи и познати за клиентите
• Работят както на място, така и онлайн
• Широко приемане от основните картови мрежи
• Могат да подобрят конверсията, като премахнат препятствията при плащането

Недостатъци

• Таксите за обработка намаляват маржа ви
• Чарджбековете могат да създадат административна работа
• Рискът от измами трябва да се управлява внимателно
• Различните типове карти могат да имат различни разходи

Как да приемате картови плащания

Повечето малки бизнеси използват един или повече от следните инструменти:

• Point-of-sale софтуер: Система за плащане, която може да регистрира покупки, да изчислява данък, да изпраща разписки и да се интегрира със складови или клиентски записи.
• Четец на карти: Хардуер, който ви позволява да приемате плащания с чип, магнитна лента или безконтактно чрез смартфон, таблет или терминал на щанда.
• Виртуални терминали: Уеб-базирана система за ръчно въвеждане на картови данни, полезна за поръчки по телефон или фактуриране от бекофиса.
• Платежни шлюзове: Технологичният слой, който сигурно предава картовите данни за онлайн транзакции.

Ако продавате както онлайн, така и на място, обикновено си струва да изберете доставчик, който поддържа и двете среди, така че отчетността ви да остава на едно място.

2. ACH банкови преводи

Automated Clearing House, или ACH, плащанията прехвърлят пари директно между банкови сметки чрез банковата мрежа в САЩ. Този метод често се използва за фактури, повтарящо се фактуриране и по-големи транзакции, при които по-ниските такси са по-важни от незабавното одобрение.

Най-подходящо за

• Професионални услуги
• B2B фактури
• Членства
• Абонаментни бизнеси
• Повтарящо се клиентско фактуриране

Предимства

• По-ниски разходи за обработка от много картови плащания
• Полезно за големи или повтарящи се плащания
• Директен трансфер между банкови сметки
• Може да е по-удобно за клиенти, които предпочитат да не използват карти

Недостатъци

• Разплащането може да отнеме повече време отколкото при картови плащания
• Изисква клиентите да споделят данни за банковата си сметка
• Споровете за връщане и недостатъчно средства могат да причинят забавяния
• Не е толкова полезно за бързо плащане на дребно

Кога да използвате ACH

ACH работи добре, когато бизнесът ви изпраща фактури или събира повтарящи се такси. Той е по-малко подходящ за импулсивни покупки или бързо движещи се търговски обекти, където незабавното одобрение е важно.

3. Повтарящо се фактуриране и абонаменти

Повтарящото се фактуриране не е отделен платежен канал само по себе си. То е модел на фактуриране, който автоматично таксува клиентите по график с помощта на карта или банкова сметка. Тази настройка е съществена за абонаментни бизнеси, ретейнъри, членства и сервизни планове.

Най-подходящо за

• SaaS компании
• Организации с членство
• Агенции и консултанти
• Фитнес студиа
• Договори за поддръжка и услуги

Предимства

• По-предвидим паричен поток
• По-малко закъснели плащания
• По-малко ръчно фактуриране
• По-добро задържане на клиенти, когато таксуването е прозрачно

Недостатъци

• Изисква ясно съгласие от клиента и ясни условия
• Неуспешните плащания трябва да се опитват отново и да се управляват
• Нуждаете се от надеждна система за уведомления за таксуване, пропорционално начисляване и анулиране
• Доверието на клиента зависи от точни и лесни за разбиране извлечения

Как да го настроите правилно

Добрата система за повтарящо се фактуриране трябва да включва:

1. Ясни цени и условия за таксуване преди клиентът да се включи
2. Сигурно съхранение на платежни данни чрез съвместим доставчик
3. Автоматични фактури или разписки за всеки цикъл
4. Логика за повторен опит при неуспешни плащания
5. Лесен процес за анулиране или актуализиране

Ако повтарящите се такси са част от вашия бизнес модел, изберете софтуер, който прави фактурирането видимо и лесно за управление още от първия ден.

4. Онлайн платежни платформи и шлюзове

Онлайн платежните платформи са от съществено значение за бизнеси, които продават чрез уебсайтове, фактури, системи за резервации или дигитални продукти. Тези платформи могат да обработват картови плащания, ACH преводи, портфейлни плащания и в някои случаи повтарящи се абонаменти.

Най-подходящо за

• E-commerce магазини
• Онлайн доставчици на услуги
• Продавачи на дигитални продукти
• Отдалечени бизнеси
• Бизнеси, които изпращат електронни фактури на клиенти

Предимства

• Лесни за интегриране с уебсайтове и страници за плащане
• Поддържат дистанционни продажби
• Често включват инструменти за измами, отчети и табла за управление
• Могат да намалят ръчното счетоводно въвеждане чрез автоматизирани записи

Недостатъци

• Таксите могат да варират според типа продукт и обема на транзакциите
• Интеграцията и настройката могат да отнемат време
• Задържания на акаунта или рискови прегледи могат да нарушат паричния поток, ако бизнес моделът ви е необичаен
• Някои платформи са по-подходящи за определени индустрии от други

Какво да търсите

Когато сравнявате платежни платформи, прегледайте:

• Таксите за обработка и месечните разходи
• Поддържаните валути и типове плащания
• Обработката на възстановявания и чарджбеци
• Интеграцията с вашия уебсайт, CRM или счетоводен софтуер
• Скоростта на изплащане и политиките за резерви
• Функциите за сигурност като токенизация и откриване на измами

Ако бизнесът ви зависи силно от онлайн продажби, платежната ви платформа трябва да се разглежда като основна инфраструктура, а не просто като инструмент за плащане.

5. Безконтактни и мобилни портфейлни плащания

Безконтактните плащания позволяват на клиентите да докоснат карта или мобилен портфейл до NFC-терминал. Често срещани примери са дигиталните портфейли на смартфони и смарт часовници. Тези плащания са бързи, удобни и все по-често се очакват в много търговски среди.

Най-подходящо за

• Магазини на дребно
• Бизнеси в сферата на хранителните услуги
• Поп-ъп магазини и пазари
• Бизнеси с предварително записани посещения
• Всеки бизнес с често физическо плащане на място

Предимства

• По-бързо плащане
• По-малко физически контакт с терминала
• Силно удобство за клиента
• Работи добре в модерни среди с картови плащания на място

Недостатъци

• Изисква съвместим хардуер
• Не всеки клиент използва мобилни портфейли
• Все още се нуждаете от резервни методи за чип и swipe карти
• Съвместимостта между хардуера и софтуера трябва да се провери преди покупка

Защо това има значение

Дори безконтактните транзакции да не са основният ви метод за плащане, добавянето им може да ускори процеса на плащане и да създаде по-плавно клиентско изживяване. В натоварени търговски обекти тази ефективност може да намали опашките и да ви помогне да обслужите повече клиенти.

Как да изберете правилната комбинация от платежни методи

Повечето малки бизнеси не трябва да разчитат само на един метод за плащане. Вместо това изградете комбинация според начина, по който клиентите купуват от вас.

Задайте си тези въпроси

• Клиентите плащат ли на място, онлайн или и по двата начина?
• Транзакциите обикновено малки ли са или с висока стойност?
• Плащанията еднократни ли са или повтарящи се?
• Клиентите предпочитат ли карти, банкови преводи или дигитални портфейли?
• Колко можете да отделяте месечно за такси за обработка?
• Нуждаете ли се от прости инструменти или от по-напреднала автоматизация на фактурирането?

Често срещани конфигурации според типа бизнес

• Магазин на дребно: Картови плащания, безконтактни плащания и POS система
• Сервизен бизнес: Картови плащания, виртуален терминал, ACH и фактуриране
• Абонаментен бизнес: Повтарящо се фактуриране, картови плащания и ACH
• E-commerce бизнес: Онлайн платежен шлюз, картови плащания и поддръжка на портфейли
• B2B бизнес: ACH, картови плащания, фактуриране и повтарящо се фактуриране

Най-добрата конфигурация е тази, която пасва на процеса ви на продажби, без да създава ненужни режийни разходи.

Такси, измами и сигурност

Обработката на плащания не е само въпрос на удобство. Тя е и въпрос на защита на бизнеса ви от предотвратими загуби.

Прегледайте пълната структура на разходите

Когато сравнявате доставчици, гледайте отвъд рекламираната ставка за обработка. Вземете предвид:

• Такси за отделна транзакция
• Месечни разходи за софтуер
• Такси за чарджбек
• Такси за ACH връщане
• Разходи за хардуер
• Забавяния при изплащане или изисквания за резерв

Ниска обявена ставка все още може да бъде скъпа, ако платформата добавя няколко скрити такси.

Защита срещу измами

Добрата платежна система трябва да включва:

• Шифроване и токенизация
• Инструменти за проверка на измами
• Проверка на адреса, когато е уместно
• Сигурна автентикация на клиента
• Обучение на персонала за ръчно обработване на плащания

Поддържайте записите организирани

Чистите записи за плащания улесняват счетоводството и помагат да съгласувате депозити, възстановявания и спорове. Избирайте системи, които се интегрират със счетоводния ви софтуер, когато е възможно.

Стъпки за настройване на плащанията във вашия бизнес

Ако изграждате платежна система от нулата, следвайте тази последователност:

1. Определете кои платежни методи са най-нужни на вашите клиенти.
2. Сравнете доставчици по такси, функции и поддръжка.
3. Потвърдете, че доставчикът работи с вашия уебсайт, POS система или процес на фактуриране.
4. Настройте контроли за сигурност и предотвратяване на измами.
5. Тествайте процеса на плащане преди публичното стартиране.
6. Обучете персонала за възстановявания, разписки и изключения при плащания.
7. Преглеждайте отчетите редовно и коригирайте според промяната в обема на транзакциите.

Доброто решение трябва да улеснява получаването на плащания, а не да го затруднява.

Често срещани грешки, които да избягвате

Малките бизнеси често срещат предотвратими проблеми при избора на платежни инструменти. Внимавайте за тези грешки:

• Приемане само на един метод на плащане
• Пренебрегване на таксите за обработка, докато обемът не нарасне
• Избор на инструменти, които не се интегрират със счетоводния софтуер
• Подценяване на процесите за чарджбек и възстановяване
• Пропускане на защита срещу измами
• Прекомерно усложняване на процеса на плащане

Една проста и надеждна платежна система често работи по-добре от богата на функции система, която създава объркване.

Заключителни мисли

Правилните методи за плащане могат да увеличат продажбите, да намалят затрудненията и да направят бизнеса ви по-лесен за управление. В повечето случаи най-добрата стратегия е да предлагате практична комбинация от картови плащания, ACH, повтарящо се фактуриране, онлайн инструменти за плащане и безконтактни опции според нуждите на клиентите ви.

Ако стартирате или развивате малък бизнес, помага и да изградите дейността си върху солидна правна и административна основа. Zenind подкрепя предприемачите с услуги по учредяване на фирми, за да могат да се съсредоточат върху изграждането на платежна система, клиентско изживяване и план за растеж, който се мащабира.

Най-добрата платежна конфигурация е тази, която клиентите ви наистина ще използват и която бизнесът ви може да управлява ефективно. Започнете с методите, които пасват на днешния ви процес на продажби, и след това разширявайте, докато бизнесът ви расте.