Tarvitsetko uuden W-9-lomakkeen joka vuosi? Milloin lomake pitää päivittää

Jos työskentelet itsenäisten urakoitsijoiden, toimittajien tai asiakkaiden kanssa Yhdysvalloissa, W-9-lomake on yksi tärkeimmistä veroasiakirjoista, joihin törmäät. Se antaa pyytäjälle nimen ja verotunnisteen, jota tarvitaan raportointia varten, yleensä 1099-lomakkeella tai muulla tietoilmoituksella.

Yleinen kysymys on, pitääkö W-9 täyttää uudelleen joka vuosi. Useimmissa tapauksissa vastaus on ei. W-9 ei ole vuosittainen ilmoitusvelvollisuus vain siksi, että kalenterivuosi vaihtuu. Yleensä uusi W-9 toimitetaan vasta, kun tietosi muuttuvat tai kun pyytäjä pyytää päivitetyn lomakkeen.

Yrityksille oikea toimintatapa on tärkeä. Siistit W-9-tiedot auttavat vähentämään veroraportoinnin virheitä, välttämään nimien ja TIN-tunnusten ristiriitoja ja tekemään vuoden lopun raportoinnista huomattavasti helpompaa.

Mihin W-9-lomaketta käytetään

W-9 on pyyntö oikeasta verotunnisteesta ja vahvistuksesta. Pyytäjä säilyttää lomakkeen arkistossa ja käyttää tietoja maksujen ilmoittamiseen IRS:lle silloin, kun se on tarpeen.

W-9-lomaketta käytetään tyypillisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• Maksut yhdysvaltalaisille itsenäisille urakoitsijoille ja freelancereille
• Toimittajien käyttöönotto yhdysvaltalaisissa yrityksissä
• Tietyt kiinteistö- ja rahoitustapahtumat
• Muut tilanteet, joissa pyytäjä tarvitsee oikean nimen ja TIN-tunnuksen tietoilmoitusta varten

Lomake toimitetaan yleensä pyytäjälle, eikä maksunsaaja toimita sitä suoraan IRS:lle.

Tarvitsetko uuden W-9:n joka vuosi?

Yleensä et.

Jos laillinen nimesi, verotunnuksesi ja veroluokituksesi pysyvät samoina, uutta W-9-lomaketta ei yleensä tarvitse toimittaa vain siksi, että uusi verovuosi alkoi. Monet yritykset säilyttävät alkuperäisen W-9:n arkistossa ja käyttävät sitä uudelleen, kunnes jokin muuttuu.

Tästä huolimatta pyytäjät voivat pyytää päivitettyä lomaketta vuosittaisissa toimittajaarvioinneissa, ennen maksujen suorittamista tai silloin, kun he valmistelevat tietoilmoituksia. IRS ei siis oletusarvoisesti vaadi vuosittaista W-9:tä, mutta yritys voi silti pyytää sen sisäistä compliancea ja kirjanpitoa varten.

Milloin uusi W-9 kannattaa toimittaa

Uusi W-9 kannattaa toimittaa silloin, kun lomakkeen tiedot eivät enää ole oikein.

1. Laillinen nimesi muuttuu

Jos laillinen nimesi muuttuu avioliiton, avioeron, tuomioistuimen määräyksen, yritysjärjestelyn tai muun syyn vuoksi, pyytäjän tulisi saada uusi W-9, jossa päivitetty laillinen nimi näkyy.

Yksityishenkilöillä nimen tulee vastata IRS:n rekistereissä TIN-tunnukseen liitettyä nimeä. Yrityksillä laillisen nimen tulee vastata veroraportoinnissa käytettävää yhtiön nimeä.

2. Verotunnuksesi muuttuu

Jos saat uuden sosiaaliturvatunnuksen, työnantajan tunnusnumeron tai yksilöllisen verotunnistenumeron, W-9 tulee päivittää uudella TIN-tunnuksella.

Näin voi tapahtua esimerkiksi silloin, kun yritys muuttaa rakennettaan tai kun maksajalla on aiemmin ollut virheellisiä tietoja arkistossa.

3. Yhtiömuotosi muuttuu

Liiketoimintarakenteen muutos edellyttää usein uutta W-9:tä.

Esimerkkejä ovat:

• Toiminimi, joka perustaa LLC-yhtiön
• Yksijäseninen LLC, joka valitsee corporate-verokohtelun
• Kumppanuus, joka muuttuu yhtiöksi
• Yritys, joka vaihtaa veroluokituksesta toiseen

Tämä on erityisen tärkeää vastaperustetuille yrityksille. Kun perustaja muodostaa LLC:n tai corporationin, tarkan laillisen nimen, EIN-tunnuksen ja veroluokituksen tulisi olla yhdenmukaisia perustamisasiakirjoissa, pankkitiedoissa ja W-9-lomakkeissa.

4. Pyytäjä ilmoittaa nimi- ja TIN-ristiriidasta

Yritykset voivat saada IRS:n ilmoituksia, kuten CP2100 tai CP2100A, jos maksunsaajan nimi ja TIN eivät täsmää IRS:n rekisteritietojen kanssa.

Jos näin tapahtuu, pyytäjä voi pyytää korjattua W-9-lomaketta. Kyse ei ole vain paperityöstä. Se voi vaikuttaa siihen, sovelletaanko varmuuspidätystä ja voiko maksaja ilmoittaa maksut oikein.

5. Vahvistusstatuksesi muuttuu

Jos jokin W-9:n vahvistuksista ei enää pidä paikkaansa, lomake tulee korvata uudella.

Tämä voi olla tärkeää silloin, kun yritys vapautuu varmuuspidätyksestä, vaihtaa yhtiömuotoa tai sen verostatuksessa tapahtuu muu muutos, joka vaikuttaa vahvistusosioon.

6. Pyytäjä tarvitsee päivitetyt tiedot

Vaikka verotietosi eivät olisi muuttuneet, maksaja voi silti pyytää uutta W-9:tä tietojen pitämiseksi ajan tasalla. Tämä on tavallista käyttöönoton yhteydessä, toimittaja-auditoinneissa, tilien ylläpidossa tai ennen vuoden lopun raportointia.

Milloin uutta W-9:tä ei yleensä tarvita?

Kaikki muutokset eivät tarkoita, että lomake pitäisi vaihtaa.

Monissa tapauksissa tavallinen liiketoiminnan päivitys ei vaikuta W-9:ään, jos laillinen nimi ja TIN ovat edelleen oikein. Esimerkiksi postiosoitemuutos ei välttämättä muuta maksunsaajan verotuksellista identiteettiä, vaikka monet pyytäjät silti suosivat päivitettyä lomaketta omia tietojaan varten.

Keskeinen kysymys on, ovatko pyytäjän veroraportoinnissa käyttämät tiedot edelleen oikeita.

Näin täytät W-9-lomakkeen oikein

Kun lomake täytetään oikein ensimmäisellä kerralla, myöhempiä ongelmia voidaan ehkäistä.

Vaihe 1: Kirjoita oikea laillinen nimi

Käytä nimeä, joka liittyy TIN-tunnukseen ja veroilmoitukseen. Yrityksen kohdalla tämän tulee olla laillinen yhtiön nimi, ei vain tuotemerkki tai DBA-nimi.

Vaihe 2: Lisää yrityksen nimi tarvittaessa

Jos toimit toiminimellä tai DBA-nimellä, voit lisätä sen yrityksen nimiriville silloin, kun se on tarkoituksenmukaista.

Vaihe 3: Valitse oikea veroluokitus

Tämä on yksi yleisimmistä W-9-virheiden lähteistä.

Valitse luokitus, joka vastaa sitä, miten yhteisöä kohdellaan liittovaltion verotuksessa.

Vaihe 4: Anna oikea TIN

Syötä sosiaaliturvatunnus, EIN tai ITIN tarpeen mukaan. Varmista, että se vastaa IRS:n tietoja.

Vaihe 5: Allekirjoita vahvistus

Vahvistus vahvistaa, että tiedot ovat oikein ja ettei veronmaksaja ole tietyissä varmuuspidätyssäännöissä, ellei poikkeusta sovelleta.

Miksi W-9:n oikeellisuus on tärkeää yrityksille

Puuttuva tai virheellinen W-9 voi aiheuttaa todellisia toiminnallisia ongelmia.

Mahdollisia seurauksia ovat:

• Viivästyneet urakoitsijamaksut
• Virheellinen 1099-raportointi
• Ristiriidat IRS:n rekisteritiedoissa
• Varmuuspidätysvelvoitteet
• Lisäaika toimittajatietojen korjaamiseen

Yrityksissä, jotka maksavat urakoitsijoille säännöllisesti, W-9-tarkistus tulisi sisällyttää käyttöönottoon, ei vasta vuoden lopun jälkiajatukseksi.

Varmuuspidätys ja puuttuvat W-9:t

Jos maksunsaaja ei toimita oikeaa TIN-tunnusta silloin, kun se vaaditaan, maksajan on ehkä aloitettava varmuuspidätys raportoitavista maksuista.

Nykyinen varmuuspidätysprosentti on 24 prosenttia. Yritysten ei pidä sivuuttaa puuttuvia tai selvästi virheellisiä verotietoja, koska maksajasta voi tulla vastuussa pidätyksen asianmukaisesta hoitamisesta.

Siksi monet yritykset pyytävät täytetyn W-9-lomakkeen ennen ensimmäisen maksun suorittamista.

W-9 vs. W-8: tiedä ero

W-9-lomake on tarkoitettu yhdysvaltalaisille henkilöille, mukaan lukien Yhdysvaltain kansalaiset, vakituiset ulkomaalaiset ja monet kotimaiset yhteisöt.

Ulkomaalaiset käyttävät yleensä W-8-sarjan lomaketta W-9:n sijaan. Väärän lomakkeen käyttäminen voi aiheuttaa raportointivirheitä ja hidastaa käyttöönottoa, joten yritysten tulisi varmistaa, onko toimittaja yhdysvaltalainen henkilö ennen verolomakkeiden keräämistä.

Parhaat käytännöt uusille ja kasvaville yrityksille

Jos perustat uutta yritystä, on hyödyllistä rakentaa hyvät veroasiakirjarutiinit alusta alkaen.

• Käytä täsmälleen samaa laillista nimeä kuin perustamisasiakirjoissa
• Hanki EIN, jos yhteisösi tarvitsee sellaisen
• Pidä yhtiömuoto yhdenmukaisena kaikissa tiedoissa
• Kerää W-9-lomakkeet ennen urakoitsijamaksujen tekemistä
• Tarkista toimittajatiedot ennen 1099-lomakkeiden antamista
• Päivitä lomakkeet heti nimen, TIN-tunnuksen tai yhtiömuodon muuttuessa

Zenind auttaa perustajia perustamaan yhdysvaltalaisia yritysyhteisöjä painottaen siistejä perustamistietoja ja jatkuvaa compliancea. Se helpottaa myöhempiä tehtäviä, kuten W-9-lomakkeiden keräämistä, toimittajien käyttöönottoa ja veroraportointia.

Yleisiä W-9-virheitä, joita kannattaa välttää

Monet tavallisimmista virheistä voidaan välttää nopealla tarkistuksella.

• DBA-nimen käyttäminen laillisen nimen sijaan
• Väärän veroluokituksen syöttäminen
• Henkilökohtaisten ja yritystietojen sekoittaminen
• Lomakkeen päivittämisen unohtaminen yhteisömuutoksen jälkeen
• Vanhentuneen W-9:n lähettäminen uusille toimittajille
• IRS:n ristiriita-ilmoitusten sivuuttaminen

Muutama minuutti tarkistusta voi estää paljon suuremman korjauksen myöhemmin.

Usein kysytyt kysymykset

Vaaditaanko W-9 joka vuosi?

Ei. Uutta W-9:tä ei vaadita automaattisesti joka vuosi. Se tulisi päivittää, kun lomakkeen tiedot muuttuvat tai kun pyytäjä pyytää uutta kopiota.

Meneekö W-9 IRS:lle?

Yleensä ei. Pyytäjä säilyttää lomakkeen omia tietojaan varten ja käyttää sitä tarvittaessa raportointiin.

Mitä jos en toimita W-9:tä?

Maksaja voi viivästyttää maksua, pyytää lisädokumentaatiota tai aloittaa varmuuspidätyksen, jos se on tarpeen.

Tarvitseeko minun uuden W-9:n, jos osoitteeni muuttuu?

Usein kyllä, jos pyytäjä haluaa päivitetyn tiedon. Ainakin sinun pitäisi varmistaa, että maksajalla on oikea postitus- ja verotieto arkistossa.

Entä jos yritykseni muuttuu toiminimestä LLC:ksi?

Sinun tulisi yleensä toimittaa uusi W-9, koska laillinen yhteisö ja veroluokitus ovat voineet muuttua.

Yhteenveto

Et tarvitse uutta W-9-lomaketta joka vuosi vain siksi, että kalenteri vaihtui. Useimmissa tapauksissa uusi lomake tarvitaan vain, kun laillinen nimi, TIN-tunnus, yhtiömuoto tai vahvistustiedot muuttuvat, tai kun pyytäjä pyytää päivitetyn version.

Urakoitsijoille ja yrityksille turvallisin toimintatapa on yksinkertainen: pidä verotiedot ajan tasalla, päivitä lomake aina tietojen muuttuessa ja varmista, että laillisen yhteisön tiedot ovat yhdenmukaiset kaikissa compliance-asiakirjoissa.