Жаңа W-9 жыл сайын қажет пе? Форманы қашан жаңарту керек

Егер сіз АҚШ-тағы тәуелсіз мердігерлермен, жеткізушілермен немесе клиенттермен жұмыс істесеңіз, Form W-9 сіз кезігетін ең маңызды салық формаларының бірі болып табылады. Ол сұраушыға есеп беру мақсаттары үшін қажет атау мен салық төлеушінің сәйкестендіру нөмірін береді, әдетте Form 1099 немесе басқа ақпараттық есептілік формасы үшін.

Жиі қойылатын сұрақтардың бірі: жаңа W-9 формасын жыл сайын толтыру керек пе? Көп жағдайда жауап — жоқ. Күнтізбелік жыл ауысқандықтан ғана W-9 жыл сайын міндетті түрде тапсырылмайды. Әдетте жаңа W-9 тек сіздің ақпаратыңыз өзгергенде немесе сұраушы жаңартылған форманы сұрағанда ғана беріледі.

Бизнес үшін дұрыс рәсім маңызды. Таза W-9 жазбалары салықтық есептіліктегі қателерді азайтуға, атаулар мен TIN сәйкессіздіктерін болдырмауға және жыл соңындағы есеп беруді әлдеқайда жеңілдетуге көмектеседі.

Form W-9 не үшін қолданылады

Form W-9 — бұл дұрыс салық төлеушінің сәйкестендіру нөмірі мен растауын сұрау формасы. Сұраушы форманы өз есебінде сақтайды және қажет болған жағдайда IRS-ке төлемдерді есеп беру үшін ондағы ақпаратты пайдаланады.

W-9 әдетте мына жағдайларда қолданылады:

• АҚШ-тағы тәуелсіз мердігерлер мен фрилансерлерге төлемдер
• АҚШ бизнесі үшін жеткізушіні onboarding процесіне қосу
• Кейбір жылжымайтын мүлік және қаржылық мәмілелер
• Ақпараттық есептілік үшін дұрыс атау мен TIN қажет болатын басқа жағдайлар

Форма, әдетте, тікелей IRS-ке төлеуші тарапынан жіберілмейді, ол сұраушыға беріледі.

Жаңа W-9 жыл сайын қажет пе?

Әдетте, жоқ.

Егер сіздің заңды атыңыз, салық сәйкестендіру нөміріңіз және салықтық жіктелуіңіз өзгермесе, жаңа салық жылы басталғандықтан ғана жаңа W-9 тапсырудың қажеті жоқ. Көптеген бизнес бастапқы W-9 формасын өзінде сақтап, өзгеріс болғанға дейін қайта пайдаланады.

Дегенмен, сұраушылар жыл сайынғы жеткізуші тексеруі кезінде, төлем жасар алдында немесе ақпараттық есептілікті дайындаған кезде жаңартылған форманы сұрауы мүмкін. Сондықтан IRS әдепкі бойынша жыл сайын W-9 талап етпесе де, бизнес ішкі compliance және құжат жүргізу үшін оны сұрата алады.

Жаңа W-9 қашан тапсыру керек

Формадағы ақпарат енді дұрыс болмаса, жаңа W-9 беру керек.

1. Заңды атыңыз өзгерсе

Егер сіздің заңды атыңыз неке, ажырасу, сот шешімі, бизнесті қайта құрылымдау немесе басқа себептерге байланысты өзгерсе, сұраушыға жаңартылған заңды аты бар жаңа W-9 жіберілуі тиіс.

Жеке тұлғалар үшін атау TIN-ге байланған IRS жазбасымен сәйкес келуі керек. Бизнес үшін заңды атау салықтық есептілікте қолданылатын ұйым атауымен сәйкес болуы керек.

2. Салық сәйкестендіру нөміріңіз өзгерсе

Егер сізге жаңа Social Security number, employer identification number немесе individual taxpayer identification number берілсе, W-9 жаңа TIN-мен жаңартылуы керек.

Бұл бизнес құрылымы өзгергенде немесе төлеуші бұрын қате ақпаратты сақтап келгенде болуы мүмкін.

3. Ұйымдық жіктелуіңіз өзгерсе

Бизнес құрылымының өзгеруі көбіне жаңа W-9 қажет етеді.

Мысалдар:

• Жеке кәсіпкердің LLC құруы
• Бір мүшелі LLC-нің корпоративтік салық режимін таңдауы
• Серіктестіктің корпорацияға айналуы
• Бизнестің бір салықтық жіктелуден екіншісіне ауысуы

Бұл әсіресе жаңа құрылған компаниялар үшін маңызды. Құрылтайшы LLC немесе corporation құрғанда, нақты заңды атау, EIN және салықтық жіктелу құрылтай құжаттарында, банктік жазбаларда және W-9 формаларында бірізді болуы тиіс.

4. Сұраушы атау мен TIN сәйкессіздігін хабарласа

Бизнес IRS-тің CP2100 немесе CP2100A сияқты хабарламаларын алуы мүмкін, егер төленушінің атауы мен TIN IRS жазбаларымен сәйкес келмесе.

Егер бұл орын алса, сұраушы сізден түзетілген W-9 сұрауы мүмкін. Бұл тек қағазбастылық емес. Бұл backup withholding қолданылуына және төлеушінің төлемдерді дұрыс есеп беруіне әсер етуі мүмкін.

5. Растау мәртебеңіз өзгерсе

Егер W-9-дегі қандай да бір растау енді дұрыс болмаса, форманы ауыстыру керек.

Бұл бизнес backup withholding-тен босатылғанда, ұйымдық түрін өзгерткенде немесе растау бөліміне әсер ететін басқа салық мәртебесі өзгергенде маңызды болуы мүмкін.

6. Сұраушыға жаңартылған жазбалар қажет болса

Салық деректеріңіз өзгермесе де, төлеуші өз жазбаларын жаңарту үшін жаңа W-9 сұрауы мүмкін. Бұл onboarding кезінде, жеткізуші аудитінде, есеп жүргізу барысында немесе жыл соңындағы есеп берудің алдында жиі кездеседі.

Қандай өзгерістер әдетте жаңа W-9 талап етпейді?

Әрбір өзгеріс форманы ауыстыруды білдірмейді.

Көп жағдайда қарапайым бизнес жаңартуы, егер заңды атау мен TIN әлі де дұрыс болса, W-9-ды өзгертуді қажет етпейді. Мысалы, пошта мекенжайының өзгеруі төлеушінің салықтық сәйкестендірілуін өзгертпейді, бірақ көптеген сұраушылар өз жазбалары үшін бәрібір жаңартылған форманы қалауы мүмкін.

Негізгі сұрақ — сұраушы салықтық есеп беру үшін қолданатын ақпарат әлі де дұрыс па дегенге саяды.

W-9 формасын қалай дұрыс толтыру керек

Форманы алғаш рет дұрыс толтыру кейінгі мәселелерді болдырмауға көмектеседі.

1-қадам: Дұрыс заңды атты енгізіңіз

TIN және салық декларациясымен байланысты атты қолданыңыз. Бизнес ұйым үшін бұл жай бренд атауы немесе DBA емес, заңды ұйым атауы болуы керек.

2-қадам: Қажет болса, бизнес атауын қосыңыз

Егер сіз trade name немесе DBA астында жұмыс істесеңіз, оны қажет болған жағдайда business name жолына енгізе аласыз.

3-қадам: Дұрыс салықтық жіктелуді таңдаңыз

Бұл W-9 қателерінің ең жиі кездесетін себептерінің бірі.

Ұйымның федералдық салық мақсатында қалай қаралатынына сәйкес келетін жіктелуді таңдаңыз.

4-қадам: Дұрыс TIN беріңіз

Қажет болса, Social Security number, EIN немесе ITIN енгізіңіз. Оның IRS жазбаларымен сәйкес келетініне көз жеткізіңіз.

5-қадам: Растауға қол қойыңыз

Растау мәліметтердің дұрыс екенін және салық төлеуші белгілі бір backup withholding ережелеріне жатпайтынын, егер босату қолданылмаса, растайды.

W-9 дәлдігінің бизнес үшін маңызы

Жоқ немесе қате W-9 нақты операциялық мәселелер туындатуы мүмкін.

Мүмкін салдарлар:

• Мердігерлерге төлемдердің кешігуі
• Қате 1099 есептілігі
• IRS жазбаларының сәйкеспеуі
• Backup withholding міндеттемелері
• Жеткізуші файлдарын түзетуге кететін қосымша уақыт

Мердігерлерге тұрақты төлейтін бизнес үшін W-9 тексеруі жыл соңындағы соңғы қадам емес, onboarding процесінің бір бөлігі болуы тиіс.

Backup withholding және жоқ W-9 формалары

Егер төленуші талап етілген кезде дұрыс TIN бермесе, төлеуші есеп берілетін төлемдерден backup withholding бастауы мүмкін.

Қазіргі backup withholding мөлшерлемесі 24 пайыз. Бизнес жоқ немесе анық қате салық төлеуші ақпаратын елемеуі керек емес, өйткені withholding-ті дұрыс жүргізу төлеушінің жауапкершілігіне айналуы мүмкін.

Сондықтан көптеген компаниялар алғашқы төлемге дейін толтырылған W-9 сұрайды.

W-9 мен W-8: айырмашылығын біліңіз

Form W-9 АҚШ тұлғаларына арналған, соның ішінде АҚШ азаматтары, резидент шетелдіктер және көптеген ішкі ұйымдар үшін.

Шетелдік тұлғалар әдетте W-9 орнына W-8 сериясындағы форманы пайдаланады. Қате форманы қолдану есеп беру қателеріне және onboarding кешігуіне әкелуі мүмкін, сондықтан бизнес салық формаларын жинамас бұрын жеткізушінің АҚШ тұлғасы екенін анықтауы керек.

Жаңа және өсіп келе жатқан бизнес үшін үздік тәжірибелер

Егер сіз жаңа бизнес құрып жатсаңыз, салық формалары бойынша жақсы әдеттерді бірінші күннен қалыптастырған дұрыс.

• Құрылтай құжаттарындағы нақты заңды атты қолданыңыз
• Егер ұйымға қажет болса, EIN алыңыз
• Ұйымдық жіктелуді барлық жазбада бірдей ұстаңыз
• Мердігерлерге төлем жасамас бұрын W-9 жинаңыз
• 1099 берер алдында жеткізуші файлдарын қарап шығыңыз
• Атау, TIN немесе ұйым өзгергеннен кейін формаларды дереу жаңартыңыз

Zenind құрылтай құжаттарының тазалығына және ағымдағы compliance-қа басымдық бере отырып, кәсіпкерлерге АҚШ бизнес ұйымдарын құруға көмектеседі. Бұл W-9 жинау, жеткізушіні onboarding-ке қосу және салық есептілігі сияқты кейінгі жұмыстарды басқаруды жеңілдетеді.

Жиі кездесетін W-9 қателері

Ең жиі қателердің біразы қарапайым тексеріспен алдын алуға болады.

• DBA-ны заңды атаудың орнына қолдану
• Қате салықтық жіктелуді енгізу
• Жеке және бизнес ақпаратын араластыру
• Ұйым өзгергеннен кейін форманы жаңартпау
• Жаңа жеткізушілерге ескі W-9 жіберу
• IRS сәйкессіздік хабарламаларын елемеу

Бірнеше минуттық тексеріс кейінірек әлдеқайда үлкен түзетуді болдырмауы мүмкін.

FAQ

W-9 жыл сайын қажет пе?

Жоқ. Жаңа W-9 автоматты түрде әр жыл сайын талап етілмейді. Ол формадағы ақпарат өзгергенде немесе сұраушы жаңа көшірме сұрағанда жаңартылуы керек.

W-9 IRS-ке жіберіле ме?

Әдетте, жоқ. Сұраушы форманы өз жазбалары үшін сақтайды және қажет болғанда есеп беру мақсатында пайдаланады.

Егер W-9 бермесем не болады?

Төлеуші төлемді кешіктіруі, қосымша құжат сұрауы немесе қажет болса backup withholding бастауы мүмкін.

Мекенжайым өзгерсе, жаңа W-9 керек пе?

Көбіне иә, егер сұраушы жаңартылған жазбаны қаласа. Ең кемі төлеушіде сіздің дұрыс пошта және салықтық ақпаратыңыз болуы керек.

Бизнесім жеке кәсіпкерліктен LLC-ге ауысса не болады?

Әдетте жаңа W-9 беру керек, өйткені заңды ұйым және салықтық жіктелу өзгеруі мүмкін.

Қорытынды

Күнтізбелік жыл өзгергендіктен ғана жаңа W-9 қажет емес. Көп жағдайда жаңа форма тек заңды атау, TIN, ұйымдық жіктелу немесе растау мәліметтері өзгергенде немесе сұраушы жаңартылған нұсқаны сұрағанда қажет болады.

Мердігерлер мен бизнес үшін ең қауіпсіз тәсіл қарапайым: салық жазбаларын дұрыс ұстаңыз, ақпарат өзгерген сайын форманы жаңартыңыз және заңды ұйым мәліметтеріңіздің барлық compliance құжаттарында бірдей болуын қамтамасыз етіңіз.