Neljä epätavallista LLC-kysymystä, joita yrittäjät kysyvät omistajuudesta, osoitteista ja EIN-tunnuksista

Yrittäjät kysyvät kaikenlaisia kysymyksiä perustaessaan ja johtaessaan yritystä. Osa on odotettuja, kuten miten LLC perustetaan tai tarvitseeko yritys EIN-tunnuksen. Toiset ovat epätavallisempia, mutta ne paljastavat silti tavallisia epäselvyyksiä yhtiön omistajuudesta, laillisesta toimivallasta, osoitteista ja verotunnisteista.

Nämä epätavalliset kysymykset ovat tärkeitä, koska ne osoittavat usein saman taustalla olevan ongelman: monet perustajat yrittävät erottaa henkilökohtaisen elämän yritystoiminnasta samalla kun he pysyvät Yhdysvaltain rekisteröinti- ja verosääntöjen mukaisina. Perusasioiden ymmärtäminen varhain voi auttaa ehkäisemään virheitä, jotka aiheuttavat viivästyksiä, kirjanpito-ongelmia tai tarpeetonta vastuuriskiä.

Alla on neljä kysymystä, jotka kuulostavat pintapuolisesti epätavallisilta, mutta joista jokainen korostaa tärkeää oppia yrityksen omistajille.

1. Voiko eläin omistaa LLC:n?

Ei. Eläin ei voi omistaa LLC:tä, eivätkä myöskään kasvit tai muut ei-inhimilliset esineet.

LLC:n jäsenen täytyy olla todellinen oikeudellinen omistaja, mikä tarkoittaa yleensä:

• Luonnollista henkilöä
• Toista oikeushenkilöä
• Tietyissä tapauksissa trustia tai jäämistöä, riippuen hallintoasiakirjoista ja osavaltion laista

Lemmikki voi olla tunneperäisesti tärkeä, ja jotkut yrityksen omistajat saattavat jopa vitsailla siitä, että jättäisivät varoja lemmikille perintösuunnitelmassa. Mutta yrityksen omistus edellyttää oikeushenkilöä tai -subjektia, joka voi allekirjoittaa asiakirjoja, ottaa oikeuksia ja kantaa vastuuta.

Tällä erolla on merkitystä useista syistä:

• Omistusosuuksien on oltava siirrettävissä ja täytäntöönpanokelpoisia
• Veroraportoinnin on tunnistettava pätevät omistajat
• Toimintasopimuksissa on oltava lailliset jäsenet, jotka voivat käyttää määräysvaltaa
• Pankit, viranomaiset ja toimittajat tarvitsevat tarkat edunsaajatiedot

Jos suunnittelet yrityksen omistuksen jatkuvuutta, lahjoitusta tai perintöpohjaista määräysvaltaa, oikea ratkaisu ei ole listata lemmikkiä omistajaksi. Tee sen sijaan yhteistyötä asianajajan tai perintöalan ammattilaisen kanssa sen selvittämiseksi, sopiiko trusti, perintösuunnitelma tai jokin muu lainmukainen rakenne.

2. Voiko joku toinen sulkea yritykseni?

Yleensä ei. Vain valtuutetut henkilöt voivat purkaa tai lopettaa yrityksen.

Se kuulostaa ehkä itsestään selvältä, mutta tämä ongelma nousee esiin, kun omistus vaihtaa epävirallisesti omistajaa, sisäisiä tietoja päivitetään tai liiketoimintasuhde muuttuu ilman, että kaikki viralliset rekisteröinnit on päivitetty. Henkilö voi luulla hallitsevansa yritystä, koska toimintasopimus sanoo niin, mutta osavaltion rekisterit, sisäinen valtuutus ja allekirjoitetut asiakirjat ovat kaikki merkityksellisiä.

Käytännössä se, voiko joku sulkea yrityksen, riippuu siitä:

• Kuka on merkitty valtuutetuksi allekirjoittajaksi
• Ovatko jäsenet tai johtajat hyväksyneet toimenpiteen
• Mitä toimintasopimus tai yhtiöjärjestys sallii
• Edellyttääkö osavaltio virallista purkuilmoitusta
• Onko yrityksellä vielä vero-, pankki- tai compliance-velvoitteita

Jos omistus on muuttunut eikä julkisia tietoja ole koskaan päivitetty, yrityksen sulkemisesta voi tulla monimutkaista. Nykyisellä määräysvallassa olevalla henkilöllä ei ehkä ole riittäviä todisteita rekisteröidyn agentin, osavaltioviranomaisen, pankin tai veroviranomaisen hyväksynnän saamiseksi.

Turvallisin tapa on pitää omistustiedot ajan tasalla alusta alkaen. Kun yritys vaihtaa omistajaa, päivitä toimintasopimus, jäsenluettelo, osavaltiolle tehdyt ilmoitukset, jos niitä edellytetään, sekä kaikki pankki- tai verotiedot, jotka perustuvat yrityksen valtuutetun omistajan tietoihin.

Ennen kuin purat yhtiön, varmista, että yrityksellä:

• On asianmukainen toimivalta toimia
• On selvitetyt avoimet velat ja sopimukset
• On jätetty lopulliset veroilmoitukset, jos niitä vaaditaan
• On suoritettu kaikki osavaltioittaiset lopetustoimet

Huolellinen lopettamisprosessi on aivan yhtä tärkeä kuin huolellinen perustamisprosessi.

3. Voinko käyttää rekisteröidyn agentin osoitetta yritykseni osoitteena?

Tämä on yksi yleisimmistä epäselvyyksistä uusien perustajien keskuudessa.

Rekisteröidyn agentin osoite ei ole sama asia kuin fyysinen liiketoimipaikka, eikä se automaattisesti korvaa kaikkia osoitevaatimuksia.

Perusero on tämä:

• Rekisteröidyn agentin osoitetta käytetään virallisten oikeudellisten ja viranomaisilmoitusten vastaanottamiseen
• Postiosoitetta käytetään kirjeenvaihtoon
• Päätoimipaikan tai yritysosoitteen avulla osoitetaan, missä liiketoimintaa tosiasiallisesti johdetaan tai harjoitetaan
• Pankit, maksupalvelut, markkinapaikat ja lupaviranomaiset voivat edellyttää fyysistä sijaintia

Monet yrittäjät perustavat LLC:n erottaakseen henkilökohtaiset ja yritystiedot selkeämmin. Se on perusteltu tavoite. Kolmannet osapuolet tarvitsevat kuitenkin usein edelleen todellisen liiketoimintaosoitteen varmennusta varten. Pankit ja maksualustat voivat esimerkiksi pyytää sähkölaskuja, vuokrasopimuksia tai muuta todistetta fyysisestä läsnäolosta.

Tämä ei tarkoita, että rekisteröidyn agentin osoite olisi hyödytön. Se on edelleen olennainen vaatimustenmukaisuuden ja yksityisyyden kannalta. Mutta se tarkoittaa, ettei pidä olettaa yhden osoitteen sopivan kaikkiin tarkoituksiin.

Välttääksesi ongelmia päätä jo varhain, mitä osoitetta käytetään:

• Osavaltion rekisteröintitiedoissa
• Oikeudellisissa ilmoituksissa
• Postin edelleenlähetyksessä
• Pankki- ja kauppiastunnistuksessa
• Luvissa ja toimiluvissa
• Julkisilla verkkosivuilla tai yhteystiedoissa

Selkeä osoitestrategia auttaa vähentämään hylättyjä hakemuksia, compliance-sekaannuksia ja postin edelleenlähetykseen liittyviä virheitä.

4. Voinko käyttää sosiaaliturvatunnustani EIN-tunnuksen sijaan?

Et, jos olet perustanut erillisen liiketoimintayksikön, joka tarvitsee EIN-tunnuksen.

Sosiaaliturvatunnus kuuluu yksityishenkilölle. Employer Identification Number eli EIN kuuluu yritykselle. Ne eivät ole vaihdettavissa keskenään.

Yksityisessä toiminimessä henkilö voi joskus käyttää sosiaaliturvatunnusta tietyissä vero- ja raportointitarkoituksissa. Mutta kun LLC, corporation tai muu muodollinen yksikkö on olemassa, kyseinen yksikkö tarvitsee yleensä oman EIN-tunnuksensa pankkiasiointia, veroilmoituksia, työntekijöiden palkkaamista ja toimittajarekisteröintejä varten.

Henkilökohtaisen SSN:n käyttäminen yrityksen EIN-tunnuksen sijaan voi aiheuttaa useita ongelmia:

• Se hämärtää henkilökohtaisen ja yritysidentiteetin rajaa
• Se voi johtaa veroraportoinnin virheisiin
• Se voi aiheuttaa sekaannusta pankeissa ja maksupalveluissa
• Se heikentää erillisyyttä, jonka LLC:n tai corporationin on tarkoitus tarjota

EIN on erityisen tärkeä, kun yritys:

• Avaa yrityksen pankkitilin
• Palkkaa työntekijöitä tai alihankkijoita
• Jättää palkkahallinnon tai liittovaltion veroilmoituksia
• Rekisteröityy rahoituslaitoksiin tai markkinapaikkoihin
• Tarvitsee toimittaja- tai asiakasrekisteröintiin liittyviä lomakkeita

Jos EIN-hakemuksesi viivästyy, älä oleta, että SSN on turvallinen korvike. Monissa tapauksissa parempi ratkaisu on ratkaista EIN-asia suoraan sen sijaan, että peität ongelman henkilökohtaisilla tiedoilla.

Mitä nämä kysymykset opettavat uusille perustajille

Nämä kysymykset voivat kuulostaa epätavallisilta, mutta ne johtavat samaan käytännölliseen opetukseen, jonka jokaisen perustajan pitäisi muistaa.

Pidä omistustiedot lainmukaisina ja ajan tasalla

Jos oikeita henkilöitä ei ole dokumentoitu omistajiksi tai johtajiksi, yrityksen toimien valtuuttaminen voi myöhemmin vaikeutua.

Erottele yritys ja henkilö toisistaan

Asianmukaisesti perustetulla ja ylläpidetyllä yrityksellä tulisi olla omat tietonsa, verotunnisteensa ja compliance-jälkensä.

Ymmärrä kunkin osoitteen tarkoitus

Kaikki osoitteet eivät tee samaa työtä. Rekisteröidyn agentin osoite, postiosoite ja fyysinen yritysosoite palvelevat eri tarkoituksia.

Käytä oikeaa verotunnistetta

EIN on yrityksen tunniste. Sosiaaliturvatunnus on henkilökohtainen tunniste. Niiden sekoittaminen aiheuttaa vältettävissä olevia riskejä.

Miten Zenind auttaa perustajia pysymään järjestyksessä

Zenind tukee yhdysvaltalaisia yritysomistajia, jotka haluavat suoraviivaisen tavan perustaa ja hallita yritystä samalla kun compliance-tehtävät pysyvät selkeinä ja hallittavina. Perustamispalveluista jatkuvaan tukeen tavoitteena on auttaa yrittäjiä keskittymään liiketoiminnan rakentamiseen paperityön sijaan.

Monille perustajille vaikeinta ei ole yrityksen aloittaminen. Vaikeinta on ymmärtää, mitkä tiedot kuuluvat yritykselle, mitkä omistajalle ja mitkä on pidettävä erillään vaatimustenmukaisuuden säilyttämiseksi.

Siksi on hyödyllistä rakentaa oikea rakenne alusta alkaen:

• Valitse oikea yhtiömuoto
• Pidä yrityksen tiedot yhdenmukaisina
• Ylläpidä voimassa olevaa rekisteröityä agenttia koskevaa järjestelyä
• Käytä EIN-tunnusta yritykselle, kun se on tarpeen
• Seuraa määräaikoja ja osavaltion velvoitteita

Pieni määrä järjestystä alussa voi ehkäistä suurempia ongelmia myöhemmin.

Lopuksi

Epätavalliset kysymykset paljastavat usein tavallisia compliance-ongelmia. Olipa aiheena omistus, valtuutus, osoitteen käyttö tai verotunniste, vastaus palautuu yleensä samaan periaatteeseen: yritystä on kohdeltava aidosti itsenäisenä oikeushenkilönä, jolla on omat tietonsa ja vastuunsa.

Jos olet perustamassa uutta yritystä tai siistimässä olemassa olevaa, kannattaa hoitaa nämä perusteet oikein alusta alkaen. Se auttaa suojaamaan yritystä, vähentämään epäselvyyksiä ja tukemaan sujuvampaa toimintaa yrityksen kasvaessa.

Vastuuvapauslauseke: Tämä artikkeli on tarkoitettu vain yleiseksi tiedoksi, eikä se muodosta oikeudellista, vero- tai kirjanpidollista neuvontaa. Kysy neuvoa pätevältä ammattilaiselta omaan tilanteeseesi.