Kuinka perustaa Pennsylvanian voittoa tavoittelematon yhtiö: vaiheittainen opas

Voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustaminen Pennsylvaniassa vaatii enemmän kuin hyvän mission ja loistavan nimen. Tarvitset myös oikeat ilmoitukset, oikeat hallintoasiakirjat ja selkeän suunnitelman vero- ja vaatimustenmukaisuusvelvoitteita varten. Perustajille, yhteisöjohtajille sekä uskonnollisille tai hyväntekeväisyysjärjestöille prosessi on hallittavissa, kun se pilkotaan käytännöllisiin vaiheisiin.

Tämä opas käy läpi Pennsylvanian voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustamisen keskeiset vaatimukset nimen valinnasta ja perustamisasiakirjojen laatimisesta aina osavaltiolle tehtävään rekisteröintiin, vaadittuihin kuulutuksiin ja liittovaltion verovapauden hakemiseen.

Mikä on Pennsylvanian voittoa tavoittelematon yhtiö

Pennsylvanian voittoa tavoittelematon yhtiö on oikeushenkilö, joka on järjestetty tarkoitukseen, joka ei ole suunniteltu jakamaan voittoa omistajille tai osakkeenomistajille. Sen sijaan organisaatio toimii edistääkseen missiota, kuten hyväntekeväisyyttä, koulutusta, uskontoa, tiedettä, yleishyödyllistä palvelua tai muuta laillista yleistä etua edistävää tarkoitusta.

On tärkeää erottaa toisistaan yhtiöittäminen ja verovapaus. Voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustaminen luo oikeushenkilön. Verovapaus, kuten tunnustus Internal Revenue Coden pykälän 501(c)(3) nojalla, on erillinen hyväksymisprosessi.

Vaihe 1: Määritä missio ja tarkoitus

Ennen kuin teet mitään ilmoituksia, määritä organisaation tarkoitus selkeästi.

Vahva voittoa tavoittelemattoman järjestön tarkoituslausuma auttaa sinua:

• Päätämään, sopiiko organisaatio voittoa tavoittelemattomaan malliin
• Laatia perustamiskirjan ja säännöt
• Valmistautua liittovaltion verovapaushakemukseen
• Selittämään organisaation työn lahjoittajille, kumppaneille ja viranomaisille

Jos aiot hakea 501(c)(3)-asemaa, varmista, että tarkoitusmuotoilu rajoittuu liittovaltion verosääntöjen sallimiin tarkoituksiin. Yleisiä hyväksyttäviä tarkoituksia ovat hyväntekeväisyys, uskonnollinen toiminta, koulutus, tiede, kirjallisuus ja vastaavat yleishyödylliset toiminnot.

Vaihe 2: Valitse ihmiset, jotka käynnistävät organisaation

Tarvitset henkilöitä toimimaan organisaation perustavissa rooleissa. Näihin kuuluvat yleensä perustajat, alkuperäiset hallituksen jäsenet ja myöhemmin toimihenkilöt.

Kun valitset ensimmäistä johtoryhmää, etsi henkilöitä, jotka voivat:

• Tarjota valvontaa käynnistysvaiheen aikana
• Osallistua organisaation kokouksiin ja hyväksyä hallintoasiakirjat
• Auttaa pankkiasioissa, kirjanpidossa ja vaatimustenmukaisuudessa
• Tukea missiota ilman eturistiriitoja

Hyvän alun varmistamiseksi valitse henkilöitä, jotka voivat aidosti osallistua hallintoon ja jotka ymmärtävät voittoa tavoittelemattoman organisaation tavoitteet.

Vaihe 3: Valitse nimi ja tarkista saatavuus

Voittoa tavoittelemattoman organisaation nimen tulisi olla selkeä, mieleenpainuva ja Pennsylvanian nimisääntöjen mukainen.

Ennen hakemuksen jättämistä varmista, että nimi:

• Ei ole jo käytössä eikä liian samanlainen kuin olemassa oleva yhteisö
• Ei sisällä rajoitettuja tai harhaanjohtavia termejä ilman lupaa
• Vastaa julkista identiteettiä, jonka haluat rakentaa ajan myötä

Koska nimi tulee osaksi julkista rekisteriä, sen tulisi olla myös helppo lahjoittajien, vapaaehtoisten ja apurahanmyöntäjien tunnistaa ja muistaa.

Jos organisaatio aikoo toimia koko osavaltiossa tai kerätä myöhemmin avustuksia, on järkevää tehdä huolellinen nimihaku ennen kuin sijoitat brändäykseen, verkkosivustoon ja painettuihin materiaaleihin.

Vaihe 4: Määritä Pennsylvanian rekisteröity toimipaikka

Pennsylvania edellyttää rekisteröityä toimipaikan osoitetta oikeudellisten asiakirjojen vastaanottamista varten. Tämä ei ole paikka käyttää postilokeroa.

Rekisteröidyn toimipaikan tulee olla fyysinen katuosoite tai maaseututieosoite Pennsylvaniassa. Jos et halua käyttää organisaatiosi omaa osoitetta, voit käyttää kaupallista rekisteröityä toimipaikkapalvelua.

Luotettava rekisteröity toimipaikkaratkaisu auttaa varmistamaan, että:

• Oikeudelliset ilmoitukset vastaanotetaan viipymättä
• Osavaltion kirjeenvaihto tavoittaa organisaation
• Hakemuksesi pysyvät johdonmukaisina ajan mittaan

Vaihe 5: Valmistele perustamisasiakirjat

Voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustamiseksi Pennsylvaniassa toimitat yleensä Articles of Incorporation - Nonprofit -asiakirjat yhdessä docketing statement -ilmoituksen kanssa.

Perustamispaketti on valmisteltava huolellisesti, jotta se sisältää Pennsylvanian Department of State -viraston edellyttämät tiedot. Yleisesti ottaen asiakirjojen tulisi yksilöidä:

• Yhtiön nimi
• Rekisteröity toimipaikan osoite
• Perustajat
• Voimaantulopäivä, jos sellainen on
• Mahdolliset erityiset määräykset perustamisasiakirjassa
• Verotusta ja kirjaamista varten tarvittavat tiedot

Jos aiot hakea liittovaltion verovapautta, perustamisasiakirjojen tulisi sisältää myös IRS:n hakemusta varten vaadittava kieli, mukaan lukien oikea tarkoitus- ja purkamismääräys.

Tämä on yksi niistä kohdista, joissa perustajat hyötyvät usein lisätarkistuksesta. Pieni laatimisvirhe perustamisasiakirjoissa voi aiheuttaa myöhemmin viivästyksiä, etenkin kun organisaatio hakee verovapaan aseman tunnustamista.

Vaihe 6: Tee hakemus Pennsylvania Bureau of Corporations and Charitable Organizations -virastolle

Kun perustamisasiakirjat ovat valmiit, toimita ne Pennsylvanian Department of State -viraston Bureau of Corporations and Charitable Organizations -yksikköön.

Pennsylvanian hakemusmaksu Articles of Incorporation -asiakirjoista on tällä hetkellä 125 dollaria kotimaisille voittoa tavoittelemattomille yhtiöille. Jos organisaatiosi on oikeutettu lakisääteiseen maksuvapautukseen, varmista kelpoisuusehdot ennen hakemuksen jättämistä.

Kun hakemus on jätetty, säilytä kopiot kaikesta toimitetusta aineistosta sekä vahvistus hakemuksesta ja kaikki osavaltiolta saatu kirjeenvaihto. Nämä tiedot muodostavat osan organisaation pysyvästä vaatimustenmukaisuusarkistosta.

Vaihe 7: Täytä julkaisuvaatimus

Pennsylvania edellyttää aikomuksen julkaisemista tai Articles of Incorporation -asiakirjan varsinaisen jättämisen ilmoittamista kahdessa yleisesti levikkialueella ilmestyvässä sanomalehdessä, joista toinen on mahdollisuuksien mukaan oikeudellinen julkaisu.

Julkaistujen ilmoitusten tulisi todeta, että yhtiö perustetaan tai on perustettu Pennsylvania Nonprofit Corporation Law -lain mukaisesti.

Käytännöllinen vaatimustenmukaisuusvinkki:

• Säilytä julkaisun todisteet
• Pidä ne organisaation pöytäkirjojen ja perustamisasiakirjojen kanssa
• Älä lähetä todisteita Bureaulle, ellei sitä erikseen pyydetä

Tämä vaihe on helppo unohtaa, mutta se kuuluu Pennsylvanian perustamisprosessiin.

Vaihe 8: Hyväksy säännöt

Säännöt ovat voittoa tavoittelemattoman organisaation sisäiset toimintasäännöt.

Niiden tulisi käsitellä organisaation rakennetta ja toimintaa, mukaan lukien esimerkiksi:

• Hallituksen jäsenten roolit ja toimikaudet
• Toimihenkilöiden tehtävät
• Kokousaikataulut ja päätösvaltaisuus
• Äänestysmenettelyt
• Valiokunnat
• Eturistiriitojen käsittely
• Kirjanpito ja pöytäkirjojen laatiminen
• Muutosten tekeminen
• Purkamismenettelyt

Hyvien sääntöjen tulisi olla käytännölliset, organisaation mission kanssa yhdenmukaiset ja realistiset nonprofitin kokoon nähden. Niitä tulisi myös tarkistaa säännöllisesti, jotta ne vastaavat edelleen sitä, miten organisaatio todella toimii.

Vaihe 9: Pidä ensimmäinen järjestäytymiskokous

Ensimmäinen järjestäytymiskokous on hetki, jolloin hallitus siirtyy perustamisesta toimintaan.

Tässä kokouksessa hallituksen jäsenet yleensä:

• Hyväksyvät säännöt
• Valitsevat toimihenkilöt
• Vahvistavat rekisteröidyn toimipaikan ja alkuperäisen asiakirjahallinnan
• Valtuuttavat pankkitilin avaamisen
• Hyväksyvät tarvittavat toimintaperiaatteet
• Keskustelevat veroilmoitusten ja hyväntekeväisyysrekisteröinnin aikataulusta

Tästä kokouksesta tulisi laatia pöytäkirja ja säilyttää se yhtiön asiakirjoissa. Pöytäkirja auttaa osoittamaan, että organisaatio on asianmukaisesti järjestetty ja että hallitus aloitti työnsä järjestelmällisesti.

Vaihe 10: Luo asiakirjahallintajärjestelmä

Voittoa tavoittelemattomat organisaatiot riippuvat dokumentoinnista.

Perusta asiakirjahallintajärjestelmä, johon voidaan tallentaa:

• Perustamisasiakirjat
• Säännöt ja muutokset
• Kokouspöytäkirjat ja päätökset
• Pankki- ja kirjanpitoaineisto
• Sopimukset ja apurahat
• Osavaltion ja liittovaltion ilmoitukset
• Vakuutukset

Monet organisaatiot käyttävät sekä fyysistä yhtiökansiota että suojattua digitaalista arkistoa. Tämä yhdistelmä helpottaa järjestyksen ylläpitoa, tärkeiden asiakirjojen varmuuskopiointia ja pankkien, rahoittajien tai viranomaisten pyyntöihin vastaamista.

Vaihe 11: Hanki EIN-tunnus IRS:ltä

Useimmat voittoa tavoittelemattomat organisaatiot tarvitsevat Employer Identification Numberin eli EIN-tunnuksen.

Tarvitset EIN:n seuraaviin tarkoituksiin:

• Pankkitilin avaaminen
• Liittovaltion verovapauden hakeminen
• Palkanlaskentailmoitusten tekeminen, jos palkkaat työntekijöitä
• Monien osavaltion ja pankkien hakemusten täyttäminen

IRS myöntää EIN-tunnukset maksutta, ja verkkohakemus on yleensä nopein vaihtoehto. Vaikka organisaatiolla ei vielä olisi työntekijöitä, tämä on silti järkevä varhainen vaihe käynnistysprosessissa.

Vaihe 12: Hae liittovaltion verovapaata asemaa

Jos Pennsylvanian voittoa tavoittelematon organisaatiosi on tarkoitettu toimimaan hyväntekeväisyysjärjestönä, seuraava merkittävä vaihe on liittovaltion vapautushakemus.

Useimmat organisaatiot, jotka hakevat tunnustusta pykälän 501(c)(3) nojalla, käyttävät lomaketta Form 1023 tai Form 1023-EZ, jos ne täyttävät yksinkertaistetun hakumenettelyn ehdot.

Ennen hakemuksen jättämistä tarkista, että organisaatiosi tarkoitus, hallintoasiakirja, korvauskäytännöt ja toiminta ovat IRS:n sääntöjen mukaisia. IRS odottaa myös perustamisasiakirjaa, joka sisältää oikean tarkoitus- ja purkamislausekkeen.

Huolellisesti valmisteltu 501(c)(3)-hakupaketti voi säästää aikaa myöhemmin. Jos hakemus ei vastaa nonprofitin todellista toimintaa, IRS voi pyytää korjauksia tai lisätietoja.

Vaihe 13: Rekisteröidy hyväntekeväisyysjärjestöksi, jos keräät lahjoituksia Pennsylvaniassa

Jos organisaatiosi pyytää hyväntekeväisyyslahjoituksia Pennsylvanian asukkailta, sen on ehkä rekisteröidyttävä Pennsylvania Bureau of Corporations and Charitable Organizations -virastoon lomakkeella BCO-10, ellei se ole suljettu pois tai vapautettu.

Tämä rekisteröinti on erillinen yhtiöittämisestä ja erillinen IRS:n verovapaudesta. Voittoa tavoittelematon organisaatio voi tarvita kaikki kolme osa-aluetta:

• Osavaltion yhtiöittäminen
• Liittovaltion verovapaan aseman tunnustaminen
• Osavaltion hyväntekeväisyysvarainhankinnan rekisteröinti

Jos organisaatio aikoo kerätä varoja julkisesti, käsittele hyväntekeväisyysrekisteröintiä osana lanseerauslistaa, ei jälkikäteen tehtävänä asiana.

Vaihe 14: Tarkista luvat, rekisteröinnit, verorekisteröinnit ja vakuutukset

Voittoa tavoittelematon yhtiö voi silti tarvita lupia ja rekisteröintejä toimintansa mukaan.

Esimerkkejä ovat:

• Paikalliset liiketoimintaluvat
• Erityisluvat varainkeruutapahtumiin
• Osavaltion myyntiverovapaushakemukset, jos sovellettavissa
• Työsuhteeseen liittyvät rekisteröinnit, jos palkkaat henkilöstöä
• Vakuutusturva hallituksen jäsenille ja toimihenkilöille, omaisuudelle, vastuulle tai työntekijöiden korvauksille

Koska oikeat vaatimukset riippuvat organisaation toiminnasta, tarkista tämä vaihe ennen ohjelmien käynnistämistä tai tulojen vastaanottamista.

Jatkuva vaatimustenmukaisuus perustamisen jälkeen

Kun nonprofit on perustettu, työ ei ole ohi.

Hyviä jatkuvan vaatimustenmukaisuuden käytäntöjä ovat:

• Hallituksen kokousten pitäminen ja pöytäkirjojen laatiminen
• Talousasiakirjojen ajantasainen ylläpito
• Sääntöjen ja toimintaperiaatteiden säännöllinen tarkistaminen
• Hyväntekeväisyysrekisteröintien uusiminen tarvittaessa
• Liittovaltion vero- tai ilmoituslomakkeiden jättäminen soveltuvin osin
• Osavaltion tietojen päivittäminen, jos rekisteröity toimipaikka tai johto muuttuu

Organisaatio, joka pysyy järjestyksessä alusta alkaen, on paljon helpompi hallita pitkällä aikavälillä ja on paremmassa asemassa apurahojen, lahjoittajien ja yhteisökumppanuuksien suhteen.

Pennsylvanian nonprofitin perustamisen tarkistuslista

Käytä tätä pikaista tarkistuslistaa käynnistyksen tukena:

• Määritä missio ja tarkoitus
• Valitse perustajat ja alkuperäiset hallituksen jäsenet
• Valitse ja tarkista nimi
• Määritä Pennsylvanian rekisteröity toimipaikka
• Valmistele Articles of Incorporation - Nonprofit ja docketing statement
• Tee hakemus Bureau of Corporations and Charitable Organizations -virastolle
• Julkaise vaaditut ilmoitukset
• Hyväksy säännöt
• Pidä järjestäytymiskokous
• Hanki EIN-tunnus
• Hae liittovaltion verovapautta tarvittaessa
• Rekisteröidy hyväntekeväisyyteen, jos keräät lahjoituksia Pennsylvaniassa
• Varmista luvat, rekisteröinnit ja vakuutukset

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka paljon Pennsylvanian voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustaminen maksaa?

Articles of Incorporation -asiakirjojen osavaltion hakemusmaksu on tällä hetkellä 125 dollaria. Lisäkustannuksia voi syntyä oikeudellisesta avusta, julkaisuilmoituksista, veroilmoituksista, hyväntekeväisyysrekisteröinnistä ja vakuutuksista.

Tulevatko Pennsylvanian nonprofitit automaattisesti verovapaiksi?

Ei. Voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustaminen ei ole sama asia kuin liittovaltion verovapauden saaminen. Jos organisaatio haluaa 501(c)(3)-aseman, sen on haettava sitä IRS:ltä ja täytettävä sovellettavat vaatimukset.

Voiko nonprofit maksaa perustajilleen tai henkilöstölleen?

Kyllä, jos korvaus on kohtuullinen ja asianmukaisesti hyväksytty. Monet nonprofitit maksavat työntekijöilleen laillisista palveluista, mutta korvauspäätökset tulisi dokumentoida ja niiden tulee olla vapaita yksityisestä hyödystä.

Voiko nonprofit myydä tuotteita tai palveluita?

Kyllä, tietyissä tapauksissa. Voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat myydä tuotteita tai palveluita, kun toiminta tukee organisaation missiota ja käsitellään oikein vero- ja vaatimustenmukaisuustarkoituksia varten.

Tarvitsenko asianajajaa perustamaan nonprofitin Pennsylvaniassa?

Ei välttämättä, mutta oikeudellinen tarkistus voi olla arvokas, jos organisaatio aikoo hakea verovapautta, kerätä lahjoituksia tai toimia monimutkaisilla ohjelmilla tai hallintotarpeilla.

Rakenna alusta asti oikein

Pennsylvanian voittoa tavoittelematon yhtiö on vahvin silloin, kun oikeudellinen rakenne, missio, hallinto ja verostrategia toimivat yhdessä. Tämä tarkoittaa oikeiden asiakirjojen jättämistä, organisaation todellisuutta vastaavien sääntöjen laatimista ja vaatimustenmukaisuuden pitämistä aikataulussa ensimmäisestä päivästä lähtien.

Jos haluat tukea yhtiömuodon perustamisessa ja hakemusprosessissa, Zenind voi auttaa sinua etenemään perustamisvaiheessa selkeämmin ja vähemmillä hallinnollisilla viiveillä.