New Yorkin kaksivuotisilmoituksen opas: näin pysyt vaatimustenmukaisena Empire Statessa

New Yorkissa toimiville yrittäjille "Empire State" tarjoaa valtavasti mahdollisuuksia, mutta edellyttää myös tarkkaa hallinnollista huolellisuutta. Yksi tärkeimmistä toistuvista tehtävistä osakeyhtiöille ja muille yhtiömuodoille on New Yorkin kaksivuotisilmoituksen (Biennial Statement) jättäminen.

Monet osavaltiot edellyttävät vuosittaista raportointia, mutta New Yorkissa velvoite on joka toinen vuosi. Tämän asiakirjan avulla osavaltio varmistaa, että yrityksesi yhteystiedot ja johtotiedot ovat oikein julkisissa rekistereissä. Ilmoituksen myöhästyminen voi johtaa siihen, että yrityksesi menettää "good standing" -asemansa ja saatetaan jopa hallinnollisesti purkaa osavaltion toimesta. Tämä opas auttaa sinua ymmärtämään kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää kaksivuotisilmoituksen jättämisestä sujuvasti.

Mikä on New Yorkin kaksivuotisilmoitus?

Kaksivuotisilmoitus (usein kutsuttu myös kaksivuotiskertomukseksi) on pakollinen ilmoitus, joka toimitetaan New Yorkin Department of Statelle, Division of Corporations -yksikköön. Sen tarkoituksena on vahvistaa ja päivittää seuraavat tiedot:
* Toimitusjohtajan nimi ja osoite (osakeyhtiöissä).
* Päätoimipaikan osoite.
* Nimi ja osoite tiedoksiantoa varten (oikeudelliset ilmoitukset).

Kenen on tehtävä ilmoitus?

New Yorkissa kaksivuotisilmoitusvelvoite koskee:
* New Yorkissa perustettuja ja ulkomaisia LLC-yhtiöitä.
* New Yorkissa perustettuja ja ulkomaisia liiketoimintaosakeyhtiöitä.
* Kommandiittiyhtiöitä (LP) ja LLP-yhtiöitä.

Huom: Toisin kuin voittoa tavoittelevat yhteisöt, useimpien New Yorkin voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden, osuuskuntien ja uskonnollisten yhtiöiden ei tarvitse jättää kaksivuotisilmoitusta.

Määräajat: perustamisen vuosikuukauden sääntö

Kaksivuotisilmoituksen määräaika perustuu siihen päivään, jolloin yrityksesi perustettiin tai sille myönnettiin oikeus harjoittaa liiketoimintaa New Yorkissa.
* Aikataulu: Ilmoitus jätetään kahden vuoden välein.
* Kuukausi: Ilmoitus on jätettävä yrityksesi perustamisen vuosikuukauden viimeiseen päivään mennessä. Jos esimerkiksi perustit LLC-yhtiösi heinäkuussa 2022, ensimmäinen kaksivuotisilmoitus on jätettävä viimeistään 31. heinäkuuta 2024.

Jos et muista perustamispäivääsi, sen voi helposti tarkistaa tekemällä haun Department of Staten verkkosivuston New York Business Database -tietokannasta.

Kustannukset ja maksut: yksi maan alhaisimmista

Yksi harvoista alueista, joilla New York on poikkeuksellisen edullinen, on kaksivuotisilmoituksen maksu. Sekä LLC-yhtiöiltä että osakeyhtiöiltä, sekä kotimaisilta että ulkomaisilta, perittävä maksu on tällä hetkellä vain 9 dollaria.

Näin jätät New Yorkin kaksivuotisilmoituksen

New York edellyttää, että kaikki kaksivuotisilmoitukset jätetään sähköisesti Department of Staten e-Statement Filing System -järjestelmässä.

Tärkeä huomio järjestelmän aukioloajoista

Toisin kuin monet julkishallinnon verkkopalvelut, jotka ovat käytettävissä ympäri vuorokauden, New Yorkin kaksivuotisilmoitusjärjestelmä on avoinna vain maanantaista perjantaihin klo 6.00–19.30 EST. Et voi tehdä ilmoitusta viikonloppuisin tai myöhään illalla.

Vaiheittainen ilmoitusprosessi:

1. Tunnista yrityksesi: Syötä Department of State (DOS) -tunnistenumerosi ja yrityksesi nimi.
2. Tarkista tiedot: Järjestelmä näyttää nykyiset rekisterissä olevat tietosi. Päivitä tarvittaessa toimitusjohtajan, päätoimipaikan ja tiedoksianto-osoitteen tiedot.
3. Lähetä ja maksa: Kun tiedot on vahvistettu, maksa 9 dollarin maksu luottokortilla.
4. Välitön vahvistus: Koska ilmoitus tehdään verkossa, se käsitellään välittömästi ja yrityksesi tila päivittyy osavaltion tietokantaan.

Vaatimustenvastaisuuden riskit

Vaikka New York ei tällä hetkellä peri erityistä myöhästymismaksua kaksivuotisilmoituksista, seuraamukset ilmoituksen laiminlyönnistä ovat vakavia:
* Good standing -aseman menetys: Yrityksesi merkitään julkiseen rekisteriin "Delinquent"-tilaan. Tämä voi estää sinua saamasta pankkilainoja, hakemasta good standing -todistuksia tai solmimasta merkittäviä sopimuksia.
* Hallinnollinen purkaminen: Jos yritys pysyy laiminlyötynä pitkään, Secretary of State voi peruuttaa sen oikeuden harjoittaa liiketoimintaa New Yorkissa kokonaan.

Lopuksi

New Yorkin kaksivuotisilmoituksen hoitaminen on pieni tehtävä, mutta sillä on suuri merkitys yrityksesi oikeudelliselle terveydelle. Kun pidät mielessäsi perustamisen vuosikuukauden ja käytät osavaltion verkkopalvelua sen aukioloaikoina, varmistat, että yhteisösi pysyy aktiivisena ja vaatimustenmukaisena. Monille kiireisille perustajille ammattimaisen compliance-palvelun käyttäminen on paras tapa varmistaa, etteivät nämä kaksivuotiset määräajat koskaan mene ohi, jolloin he voivat keskittyä kasvuun Empire Statessa.

Vastuuvapauslauseke: Tämä opas on tarkoitettu vain tiedoksi eikä muodosta oikeudellista tai veroneuvontaa. New Yorkin ilmoitusmaksut ja menettelyt voivat muuttua. Jos tarvitset erityistä ohjeistusta yhteisösi tilasta, ota yhteyttä pätevään asiantuntijaan tai New Yorkin Department of Stateen.