Kuinka perustaa voittoa tavoittelematon organisaatio Virginiassa: rekisteröinti, verovapaus ja vaatimustenmukaisuus

Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen Virginiassa on oikeudellinen ja hallinnollinen prosessi, mutta siitä tulee paljon helpompaa, kun etenet selkeiden vaiheiden sarjana. Ennen kuin voit kerätä varoja, hakea verovapautta tai avata pankkitilin, sinun on perustettava organisaatio oikein osavaltion viranomaiselle, laadittava hallintodokumentit ja ymmärrettävä seuraavat osavaltion ja liittovaltion ilmoitukset.

Tämä opas käy läpi tärkeimmät vaiheet Virginian voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustamiseksi keskittyen oikeudellisiin rekisteröinteihin, veroihin liittyviin hakemuksiin ja jatkuviin vaatimustenmukaisuusvelvoitteisiin, joilla on eniten merkitystä.

Mikä on Virginian voittoa tavoittelematon organisaatio

Voittoa tavoittelematon yhtiö on oikeushenkilö, joka perustetaan tehtävää varten eikä yksityistä voittoa varten. Monet Virginian voittoa tavoittelemattomat organisaatiot tavoittelevat liittovaltion verovapautta Internal Revenue Coden pykälän 501(c)(3) perusteella, mutta kaikki voittoa tavoittelemattomat organisaatiot eivät automaattisesti ole verovapaita.

Valitsemasi rakenne vaikuttaa rekisteröinteihin, hallintoon ja siihen, millainen kieli sinun on sisällytettävä perustamisdokumentteihin. Jos organisaatiosi hakee 501(c)(3)-asemaa, asiakirjojen on tuettava tätä tarkoitusta alusta alkaen.

Vaihe 1: Määritä missio ja tarkoitus

Aloita selkeällä hyväntekeväisellä, koulutuksellisella, uskonnollisella, tieteellisellä tai vastaavalla missiolla. IRS tunnustaa 501(c)(3)-organisaatiot vain, jos ne on järjestetty ja niitä harjoitetaan yksinomaan vapautettuihin tarkoituksiin.

Tarkoituksen tulisi olla riittävän tarkka ohjaamaan organisaatiota, mutta riittävän laaja mahdollistamaan normaalin toiminnan. Vahva tarkoituslausuma auttaa myös, kun laadit perustamissopimusta ja haet liittovaltion verovapautta.

Vaihe 2: Valitse nimi voittoa tavoittelemattomalle organisaatiolle

Organisaation nimen on erotuttava muista yrityksistä Virginian State Corporation Commissionin rekistereissä. Se ei myöskään saa viitata luvattomaan tarkoitukseen.

Tarkista ennen rekisteröintiä nimen saatavuus SCC:n yrityshaun kautta. Selkeä ja vapaana oleva nimi vähentää viivästyksiä ja auttaa välttämään myöhempiä korjauksia.

Nimeä valitessasi pidä mielessä nämä käytännön seikat:

• Nimen tulisi vastata missiotasi.
• Sen pitäisi olla helppo kirjoittaa ja muistaa.
• Sen ei pitäisi olla ristiriidassa olemassa olevan Virginian yrityksen kanssa.
• Sen pitäisi toimia hyvin verkkosivustolla, lahjoitussivuilla ja painotuotteissa.

Vaihe 3: Nimeä Virginian rekisteröity edustaja

Jokaisella Virginian voittoa tavoittelemattomalla yhtiöllä on oltava rekisteröity edustaja ja rekisteröity toimipaikka Virginiassa.

Rekisteröity edustaja on henkilö tai yritys, joka vastaanottaa haasteet ja viralliset osavaltioviestit. Rekisteröidyn toimipaikan on oltava fyysinen katuosoite Virginiassa; postilokero ei yleensä ole hyväksyttävä.

Tämä rooli on tärkeä, koska osavaltio käyttää rekisteröityä toimipaikkaa tärkeisiin ilmoituksiin, mukaan lukien vuosittaiset rekisteröintimaksujen laskut. Jos osoite on väärä tai vanhentunut, organisaatio voi menettää määräaikoja.

Vaihe 4: Rekisteröi perustamiskirjat

Muodostaaksesi Virginian voittoa tavoittelemattoman yhtiön jätät Articles of Incorporation of a Virginia Nonstock Corporation -asiakirjan Virginian State Corporation Commissionille.

Rekisteröintimaksu on 75 dollaria.

Perustamiskirjat ovat keskeinen perustamisasiakirja. Ne perustavat voittoa tavoittelemattoman organisaation oikeushenkilöksi ja niiden on sisällettävä SCC:n edellyttämät vähimmäistiedot. Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustamiskirjojen tulisi sisältää ainakin seuraavat tiedot:

• Organisaation nimi
• Onko organisaatiolla jäseniä
• Miten johtajat valitaan tai nimitetään
• Rekisteröidyn edustajan nimi ja osoite
• Rekisteröidyn toimipaikan osoite
• Alkuperäiset johtajat, jos heidät nimetään perustamisvaiheessa
• Perustaja tai perustajat

Jos organisaatio aikoo hakea 501(c)(3)-asemaa, perustamiskirjoihin tulisi sisällyttää myös IRS:n vaatimukset täyttävä kieli, joka rajoittaa organisaation tarkoitusta ja määrää sen varat vapautettuihin tarkoituksiin purkutilanteessa.

Tämä purkamista koskeva kieli on tärkeä. IRS odottaa, että perustamisasiakirja sitoo varat pysyvästi vapautettuihin tarkoituksiin tai julkiseen tarkoitukseen hallituksen hyväksi, jos organisaatio joskus puretaan.

Vaihe 5: Päätä, onko organisaatiolla jäseniä

Joillakin voittoa tavoittelemattomilla organisaatioilla on äänioikeutetut jäsenet. Toisia hallitsee kokonaan hallitus.

Perustamiskirjoissa on syytä ilmoittaa selkeästi, onko yhtiöllä jäseniä. Jos organisaatiolla on jäsenluokkia, perustamiskirjoissa tai säännöissä on selostettava kunkin luokan oikeudet ja kelpoisuus.

Tämä on yksi tärkeimmistä hallintopäätöksistä, koska se vaikuttaa määräysvaltaan, äänioikeuksiin ja siihen, miten organisaatio tekee päätöksiä.

Vaihe 6: Määritä johtorakenne

Perustamiskirjojen tulisi selittää, miten johtajat valitaan. Organisaation johtajat voidaan valita jäsenten toimesta, johtajien itsensä toimesta tai muulla määritellyllä tavalla.

Vankka johtorakenne auttaa ehkäisemään myöhempiä riitoja hallituksen toimivallasta. Jos haluat porrastetut toimikaudet tai erityiset nimityssäännöt, nämä yksityiskohdat on hyvä käsitellä jo varhain.

Vaihe 7: Laadi säännöt

Perustamisen jälkeen organisaation tulisi hyväksyä säännöt.

Säännöt ovat organisaation sisäiset toimintasäännöt. Ne kattavat tyypillisesti muun muassa:

• Hallituksen rakenne ja toimikausien pituudet
• Toimihenkilöiden roolit ja vastuut
• Kokousmenettelyt
• Äänestyssäännöt
• Valiokunnat
• Eturistiriitapolitiikat
• Miten johtajat ja toimihenkilöt korvataan
• Miten sääntöjä voidaan muuttaa

Vaikka osavaltion rekisteröinti ei määrittelisi kaikkia hallintoyksityiskohtia, säännöt antavat organisaatiolle käytännöllisen päätöksenteon kehyksen. Ne ovat yksi hyödyllisimmistä asiakirjoista, joita voittoa tavoittelemattomalla organisaatiolla on.

Vaihe 8: Pidä järjestäytymiskokous

Kun organisaatio on perustettu, hallituksen tulisi pitää järjestäytymiskokous.

Tässä kokouksessa hallitus yleensä:

• Hyväksyy säännöt
• Vahvistaa alkuperäiset toimihenkilöt
• Vahvistaa johtajat
• Valtuuttaa EIN-hakemuksen
• Hyväksyy pankkivaltuudet
• Aloittaa verovapautusprosessin

Tämä kokous luo sisäisen kirjanpidon siitä, että organisaatio on käynnissä hallitusti.

Vaihe 9: Hanki liittovaltion EIN-tunnus

Kun organisaatio on perustettu, hae liittovaltion Employer Identification Number -tunnus eli EIN.

Tarvitset EIN:n pankkitilin avaamiseen, työntekijöiden palkkaamiseen, verovapautta koskevaan hakemukseen ja muihin yritys- ja veroilmoituksiin. IRS hyväksyy EIN-hakemukset verkossa, faksilla tai postitse.

Älä hae EIN-tunnusta ennen kuin oikeushenkilö on laillisesti perustettu. IRS pitää sitä ajoitukseen liittyvänä perustamisongelmana, ja se voi aiheuttaa vältettäviä hallinnollisia ongelmia.

Vaihe 10: Hae 501(c)(3)-verovapaata asemaa

Pelkkä voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustaminen ei tee organisaatiosta automaattisesti verovapaata.

Jos haluat liittovaltion tunnustuksen 501(c)(3)-organisaationa, sinun on haettava IRS:ltä käyttämällä lomaketta Form 1023 tai, jos olet siihen oikeutettu, lomaketta Form 1023-EZ.

Kelpoisuuden saamiseksi organisaation on oltava järjestetty ja toimittava yksinomaan vapautettuihin tarkoituksiin, kuten:

• Uskonnollisiin
• Hyväntekeväisyystarkoituksiin
• Koulutuksellisiin
• Tieteellisiin
• Kirjallisiin
• Yleisöturvallisuuden testaamiseen
• Lasten tai eläinten julmuuden ehkäisemiseen
• Harrastelijaurheilukilpailun edistämiseen niissä rajoitetuissa muodoissa, jotka IRS tunnustaa

Perustamisasiakirjojen on myös sisällettävä asianmukainen tarkoitus- ja purkukieli. Jos niitä ei ole, IRS voi vaatia muutoksia ennen verovapautuksen hyväksymistä.

Vaihe 11: Ymmärrä Virginian verokohtelu

Liittovaltion verovapaus ei automaattisesti poista kaikkia Virginian vero-velvoitteita.

Virginia Tax tarjoaa tietyille kelpoisille voittoa tavoittelemattomille organisaatioille myynti- ja käyttöverohelpotuksia, mutta vapautus ei ole automaattinen. Organisaation on haettava sitä ja täytettävä soveltuvat kriteerit ennen vapautustodistuksen saamista.

Tämä tarkoittaa, että voittoa tavoittelemattoman organisaation tulisi tarkastella hankintojaan, varainhankintaansa ja verovelvoitteitaan erikseen eikä olettaa, että liittovaltion vapautus ratkaisee kaikki osavaltion verokysymykset.

Vaihe 12: Rekisteröidy varainhankinnan osalta, jos keräät lahjoituksia

Jos organisaatio aikoo pyytää lahjoituksia Virginiassa, sen on ehkä rekisteröidyttävä osavaltiossa ennen minkään varainhankinnan aloittamista.

Virginian Solicitation of Contributions Law edellyttää, että hyväntekeväisyysjärjestöt, jotka aikovat pyytää lahjoituksia Virginiassa tai joiden puolesta lahjoituksia kerätään, toimittavat alkuperäisen rekisteröinti-ilmoituksen Office of Charitable and Regulatory Programs -virastolle.

Tämä on erillinen asia IRS:n verovapaudesta. Voittoa tavoittelematon organisaatio voi olla liittovaltion verovapaa ja silti joutua suorittamaan osavaltion hyväntekeväisyysrekisteröinnin ennen varainhankintaa.

Vaihe 13: Avaa pankkitili

Kun organisaatio on perustettu ja sillä on EIN-tunnus, avaa pankkitili organisaation nimissä.

Pankit pyytävät usein:

• Jätetyt perustamiskirjat
• EIN:n vahvistuskirjeen
• Säännöt
• Hallituksen päätöslauselman, joka valtuuttaa tilin

Organisaation varojen pitäminen erillään henkilökohtaisista varoista on olennaista kirjanpidon ja hyvän hallintotavan kannalta.

Vaihe 14: Seuraa jatkuvaa vaatimustenmukaisuutta

Perustaminen on vasta ensimmäinen vaihe. Virginian voittoa tavoittelemattoman organisaation on pysyttävä ajan tasalla toistuvista vaatimustenmukaisuusvaatimuksista.

Tärkeimmät vuosittaiset velvoitteet ovat:

• SCC:n vuosiraportin jättäminen
• Vuosittaisen rekisteröintimaksun maksaminen
• Rekisteröidyn edustajan ja rekisteröidyn toimipaikan ylläpito
• Johtajien ja toimihenkilöiden tietojen pitäminen ajan tasalla
• Hyväntekeväisyysrekisteröintien uusiminen, kun se on tarpeen
• Liittovaltion tietoilmoitusten tai ilmoitusten jättäminen, jos sovellettavissa

Virginian yhtiöille vuosiraportti erääntyy sen kuukauden viimeisenä päivänä, jona yhtiö perustettiin tai rekisteröitiin Virginiassa. Vuosiraportista ei peritä jättämismaksua, mutta vuosittainen rekisteröintimaksu on silti maksettava.

Nonstock-yhtiön vuosittainen rekisteröintimaksu on 25 dollaria. Jos sitä ei makseta ajoissa, yhtiölle voi aiheutua sanktioita ja mahdollinen lopettaminen, jos viivästystä ei korjata määräajassa.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Muutama virhe aiheuttaa suurimman osan vältettävistä viivästyksistä, kun ihmiset perustavat voittoa tavoittelemattoman organisaation:

• Perustamiskirjojen jättäminen ilman IRS:n vaatimukset täyttävää purkukieltä
• Rekisteröidyn edustajan osoitteen käyttäminen, joka ei ole kelvollinen Virginian rekisteröinteihin
• EIN-tunnuksen hakeminen ennen kuin oikeushenkilö on perustettu
• Olettaminen, että liittovaltion verovapaus luo automaattisesti osavaltion verovapaudet
• Varainhankinnan aloittaminen ennen hyväntekeväisyysrekisteröinnin viimeistelyä
• Sääntöjen hyväksymättä jättäminen tai hallituksen pöytäkirjojen puuttuminen
• Vuosiraportin tai vuosittaisen rekisteröintimaksun määräajan unohtaminen

Jos vältät nämä ongelmat ajoissa, organisaatio on paljon vahvemmassa asemassa perustamisen jälkeen.

Käytännöllinen Virginian voittoa tavoittelemattoman organisaation perustamislomake

Käytä tätä yksinkertaisena lanseerauslistana:

• Määritä organisaation missio
• Varmista, että nimi on saatavilla
• Nimeä Virginian rekisteröity edustaja
• Jätä Virginian nonstock-yhtiön perustamiskirjat
• Hanki EIN-tunnus
• Hyväksy säännöt
• Pidä järjestäytymiskokous
• Hae 501(c)(3)-asemaa tarvittaessa
• Tarkista Virginian verovapauden kelpoisuus
• Rekisteröidy varainhankintaa varten, jos keräät lahjoituksia Virginiassa
• Perusta pankkitili
• Merkitse vuosiraportin ja maksujen määräajat kalenteriin

Milloin ammattilaisen apu on perusteltua

Voittoa tavoittelematon organisaatio voidaan ehdottomasti perustaa ilman ulkopuolista apua, mutta ammattilaisen tuki voi vähentää kitkaa, jos organisaation on edettävä nopeasti tai vältettävä yleisiä laatimisvirheitä.

Se on erityisen hyödyllistä silloin, kun organisaatio tarvitsee apua seuraavissa asioissa:

• Perustamiskirjoissa, jotka täyttävät sekä Virginian että IRS:n vaatimukset
• Rekisteröidyn edustajan järjestämisessä
• Jatkuvissa vaatimustenmukaisuusmuistutuksissa
• Perustamisen, EIN:n ja verovapautusvaiheiden yhteensovittamisessa oikeassa järjestyksessä

Jos haluat järjestelmällisemmän rekisteröintiprosessin, Zenind voi auttaa virtaviivaistamaan kokonaisuutta niin, että perustamisasiakirjat, rekisteröinnit ja määräajat pysyvät linjassa.

Lopullinen yhteenveto

Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen Virginiassa on suoraviivaista, kun etenet oikeassa järjestyksessä. Perusta yhtiö SCC:ssä, nimeä rekisteröity edustaja, laadi vahvat hallintodokumentit, hanki EIN-tunnus ja siirry sen jälkeen liittovaltion verovapauteen ja jatkuvaan osavaltion vaatimustenmukaisuuteen.

Alussa tekemäsi oikeudellinen rakenne ratkaisee, kuinka helppoa varainhankinta, hallinto ja vaatimustenmukaisuus ovat myöhemmin. Huolellinen rekisteröintiprosessi nyt ehkäisee tarpeettomia ongelmia lanseerauksen jälkeen.