Kuinka perustaa voittoa tavoittelematon organisaatio Arizonassa: vaiheittainen opas

Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen Arizonassa vaatii muutakin kuin tehtävän valitsemista ja pankkitilin avaamista. Tarvitset asianmukaisesti perustetun Arizonan voittoa tavoittelemattoman yhtiön, kelvollisen lakisääteisen asiamiehen, oikeat perustamisasiakirjat ja selkeän polun liittovaltion verovapauteen, jos haluat toimia 501(c)(3)-statuksella.

Tämä opas käy prosessin läpi vaihe vaiheelta, jotta voit aloittaa mahdollisimman vähin viivein ja välttää yleisiä vaatimustenmukaisuusvirheitä.

Mikä voittoa tavoittelematon organisaatio on Arizonassa

Voittoa tavoittelematon organisaatio on yhtiö, joka on perustettu edistämään tehtävää eikä jakamaan voittoa omistajille tai osakkeenomistajille. Arizonassa voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustaminen on erillinen asia kuin verovapaan aseman saaminen. Tämä ero on tärkeä.

Voit perustaa voittoa tavoittelemattoman yhtiön Arizona Corporation Commissioniin, mutta pelkkä tämä ilmoitus ei vielä tee organisaatiosta verovapaata. Jos haluat liittovaltion verovapaan aseman, sinun on haettava sitä IRS:ltä yhtiön perustamisen jälkeen.

Useimmille hyväntekeväisyysjärjestöille tavoitteena on luoda Arizonan voittoa tavoittelematon yhtiö ja hakea sen jälkeen 501(c)(3)-tunnustusta.

Vaihe 1: Määrittele tehtäväsi ja tarkoituksesi

Ennen kuin toimitat mitään, määrittele organisaation tarkoitus selkeällä kielellä.

Vahvan tehtävälausuman tulisi vastata seuraaviin kysymyksiin:

• Ketä organisaatio palvelee?
• Mitä ongelmaa se ratkaisee?
• Miten se tuottaa hyötyä yleisölle?
• Toimiiko se hyväntekeväisyyteen, koulutukseen, uskonnollisiin, tieteellisiin tai vastaaviin tarkoituksiin?

Jos aiot hakea 501(c)(3)-statusta, tarkoitusta koskevan sanamuodon tulisi vastata IRS:n vaatimuksia. IRS odottaa yleensä, että perustamisasiakirjassa organisaation tarkoitus rajataan hyväksyttyihin verovapaisiin tarkoituksiin ja että siinä on asianmukainen purkulauseke.

Tämä on yksi yleisimmistä kohdista, joissa perustajat joutuvat ongelmiin. Arizonan oletusarvoinen voittoa tavoittelemattoman yhtiön ilmoitus on suunniteltu täyttämään osavaltion vaatimukset, mutta se ei välttämättä sisällä IRS:n verovapautta varten edellyttämää sanamuotoa.

Vaihe 2: Valitse nimi voittoa tavoittelemattomalle organisaatiolle

Organisaation nimen tulisi olla erottuva, saatavilla ja Arizonan nimeämissääntöjen mukainen.

Tarkista ennen perustamista:

• Onko nimi jo käytössä Arizonassa
• Täyttääkö nimi Arizonan yhtiöiden nimeämissäännöt
• Onko nimi saatavilla vastaavana verkkotunnuksena ja some-käyttäjänimenä
• Sekoittuuko nimi olemassa olevaan organisaatioon

Käytännöllinen nimeämisstrategia on valita nimi, joka on helppo kirjoittaa, helppo muistaa ja läheisesti yhteydessä tehtävääsi. Jos aiot kasvaa osavaltion laajuisesti tai valtakunnallisesti, vältä liian kapeaa nimeä, ellei juuri se kuulu brändistrategiaan.

Vaihe 3: Nimeä lakisääteinen asiamies

Arizona edellyttää yhtiöltä lakisääteistä asiamiestä. Lakisääteinen asiamies vastaanottaa oikeudelliset asiakirjat ja viralliset ilmoitukset organisaation puolesta.

Kun valitset lakisääteistä asiamieheä, varmista, että henkilö tai taho voi luotettavasti vastaanottaa tiedoksiantoja ja sillä on tarvittaessa voimassa oleva osoite Arizonassa. Lakisääteisen asiamiehen on hyväksyttävä tehtävä kirjallisesti.

Tämä ei ole muodollisuus, jota voi sivuuttaa. Jos organisaatio menettää lakisääteisen asiamiehensä tai ei pidä asiamiehen tietoja ajan tasalla, se voi kohdata hallinnollisia ongelmia, mukaan lukien mahdollinen purkaminen.

Vaihe 4: Vahvista Arizonan toimipaikan osoite

Voittoa tavoittelematon organisaatiosi tarvitsee myös Arizonassa sijaitsevan toimipaikan osoitteen.

Osoite voi olla sama kuin lakisääteisen asiamiehen katuosoite, mutta sen on oltava kelvollinen katuosoite Arizonassa. Huomaa, että organisaation ilmoitetut osoitetiedot voivat olla julkista tietoa.

Tämä on hyvä hetki miettiä yksityisyyttä ja toiminnallisia tarpeita. Monet perustajat käyttävät toimisto- tai palveluosoitetta kotiosoitteen sijaan, jotta henkilökohtaiset tiedot eivät päädy julkisiin rekistereihin, kun se on mahdollista.

Vaihe 5: Laadi perustamiskirja

Perustamiskirja on Arizonan voittoa tavoittelemattoman yhtiön keskeinen perustamisasiakirja.

Vähintäänkin sen tulisi käsitellä esimerkiksi seuraavia asioita:

• Yhtiön tarkka nimi
• Organisaation tarkoitus tai toiminnan luonne
• Onko yhtiöllä jäseniä
• Arizonan toimipaikan osoite
• Lakisääteinen asiamies
• Alkuperäiset johtajat
• Mahdolliset lisäehdot verovapaata asemaa varten

Jos organisaatio aikoo hakea 501(c)(3)-statusta, perustamiskirja tulisi laatia IRS:n vaatimukset huomioiden. Tämä tarkoittaa yleensä sitä, että siinä on 501(c)(3)-kelpoisia tarkoituksia vastaava tarkoituslauseke ja purkulauseke, jonka mukaan jäljelle jäävät varat luovutetaan toiselle verovapaalle tarkoitukselle.

Jos ohitat tämän vaiheen ja käytät vain pelkkää osavaltion perustamislomaketta, saatat päätyä asiakirjaan, joka on kelvollinen Arizonan lain mukaan mutta puutteellinen IRS:n kannalta.

Vaihe 6: Toimita asiakirjat Arizona Corporation Commissioniin

Kun perustamiskirja on valmis, toimita se Arizona Corporation Commissioniin.

Arizona perii tällä hetkellä 40 dollarin maksun voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustamisilmoituksesta, ja lisäksi saatavilla voi olla nopeutettu käsittely lisämaksusta. Käsittelyajat voivat vaihdella, ja nopeutettu vaihtoehto voi olla hyödyllinen, jos sinun täytyy edetä nopeasti.

Älä julkaise mitään vielä. Arizona ohjeistaa odottamaan, että Commission hyväksyy ilmoituksen ennen mahdollista julkaisua, jos julkaisu vaaditaan asiakirjalle.

Perustamisen jälkeen säilytä kopiot seuraavista:

• Lähetetty perustamiskirja
• Hyväksymiskirje
• Kaikki hyväksymislomakkeet
• Toimituskuitti
• Kaikki Commissionilta saatu jatkoviestintä

Vaihe 7: Julkaise ilmoitus, jos sitä vaaditaan

Arizona edellyttää julkaisua tietyiltä ilmoituksilta, ja ACC ilmoittaa hyväksynnän jälkeen, jos julkaisu vaaditaan asiakirjaasi varten.

Julkaisuvaihtoehto riippuu liiketoimintaan tai lakisääteiseen asiamieheen liittyvästä maakunnasta. Kun saat hyväksymisilmoituksen, noudata Commissionin ohjeita ja julkaise ilmoitus oikeassa sanomalehdessä tai vaaditulla julkisella ilmoitustavalla.

Jos julkaisu vaaditaan, säilytä julkaisutodistus organisaation asiakirjoissa. Monet organisaatiot säilyttävät myös sanomalehden todistuksen pysyvissä yhtiöasiakirjoissaan.

Vaihe 8: Hyväksy säännöt

Säännöt ovat voittoa tavoittelemattoman organisaation sisäiset toimintaperiaatteet.

Ne käsittelevät yleensä esimerkiksi seuraavia aiheita:

• Hallituksen toimivalta ja velvollisuudet
• Toimihenkilöiden roolit
• Jäsenten oikeudet, jos yhtiöllä on jäseniä
• Kokouskäytännöt
• Päätösvaltaisuus ja äänestysäännöt
• Valiokunnat
• Eturistiriitojen käsittely
• Arkistointi ja talouden valvonta

Arizona ei edellytä, että säännöt toimitetaan Commissioniin, mutta yhtiön tulisi säilyttää ne omissa asiakirjoissaan. Älä pidä sääntöjä vapaaehtoisina. Ne ovat yksi keskeisistä hallintodokumenteista, jotka auttavat organisaatiota pysymään järjestäytyneenä ja oikeudellisesti kestävänä.

Voittoa tavoittelematon organisaatio ilman sääntöjä aiheuttaa helposti vältettäviä riitoja myöhemmin, erityisesti kun hallitus kasvaa tai ulkopuoliset rahoittajat pyytävät hallintodokumentteja.

Vaihe 9: Pidä järjestäytymiskokous

Perustamisen jälkeen alkuperäisten johtajien tulisi kokoontua hoitamaan käynnistystehtävät.

Järjestäytymiskokoukseen sisältyy yleensä:

• Sääntöjen hyväksyminen
• Toimihenkilöiden valinta
• Alkuperäisen pankkipäätöksen hyväksyminen
• Y-tunnuksen hakemisen valtuuttaminen
• Kirjanpitokäytäntöjen hyväksyminen
• Tilikauden määrittäminen
• Verovapaushakemusten valtuuttaminen
• Mahdollisten alkuperäisten sopimusten tai palveluntarjoajien hyväksyminen

Tämä kokous luo asiakirjallisen näytön siitä, että organisaatio toimii todellisena hallintoelimenä eikä vain paperilla olevana ilmoituksena.

Vaihe 10: Hanki Y-tunnus IRS:ltä

Organisaatio tarvitsee työnantajan tunnusnumeron ennen kuin se voi avata pankkitilin, palkata työntekijöitä tai hakea liittovaltion verovapautta.

Y-tunnus haetaan IRS:ltä, ei Arizona Corporation Commissionilta. Voit hakea sitä verkossa IRS:n kautta.

Jos valmistelet 501(c)(3)-hakemusta, varmista, että Y-tunnus on hankittu ennen jatkamista. IRS ei hyväksy 501(c)(3)-verovapaushakemusta ilman sitä.

Vaihe 11: Hae liittovaltion verovapautta

Jos tavoitteesi on hyväntekeväisyysjärjestö, sinun tarvitsee yleensä hakea verovapauden tunnustamista IRS:ltä.

Useimmat organisaatiot käyttävät yhtä näistä hakemuksista:

• Lomake 1023
• Lomake 1023-EZ, jos organisaatio on siihen oikeutettu

Hakemus pyytää yksityiskohtaisia tietoja organisaation rakenteesta, toiminnasta, taloudesta, hallinnosta ja tarkoituksesta. IRS odottaa myös, että perustamisasiakirjoissa on oikeat verovapaata tarkoitusta ja purkamista koskevat määräykset.

Verovapauden käsittely voi kestää, joten huomioi viive suunnittelussa. Jos aiot hakea apurahoja tai antaa lahjoitusten kuitteja, liittovaltion verovapaus kannattaa yleensä hoitaa varhain.

Vaihe 12: Rekisteröidy osavaltion vero- ja varainhankintavelvoitteisiin tarvittaessa

Riippuen siitä, miten organisaatio toimii, saatetaan tarvita myös muita rekisteröintejä.

Sinun kannattaa tarkistaa esimerkiksi seuraavat asiat:

• Osavaltion verorekisteröinnin vaatimukset
• Myyntiverosäännöt, jos organisaatio myy tavaroita tai palveluita
• Työnantajavelvoitteet, jos organisaatio palkkaa henkilöstöä
• Lahjoitusten keräämistä koskevat säännöt, jos organisaatio pyytää aktiivisesti lahjoituksia
• Paikalliset lupavaatimukset tapahtumille, ruokapalvelulle tai fyysiselle toiminnalle

Voittoa tavoittelevan organisaation ei pidä olettaa, että verovapaus poistaa kaikki muut säännöt. Sinun on silti tarkistettava ne säännöt, jotka koskevat juuri sinun toimintaasi.

Vaihe 13: Luo perusvaatimustenmukaisuuden järjestelmät

Hyvä vaatimustenmukaisuus ei ole kertaluonteinen tapahtuma. Vahvimmat organisaatiot rakentavat järjestelmät alusta alkaen.

Ota nämä perusasiat käyttöön heti:

• Erillinen pankkitili
• Kirjanpito- ja talousseurantamenettelyt
• Hallituksen pöytäkirjat ja asiakirjojen säilytys
• Lahjoitusten seuranta
• Eturistiriitapolitiikka
• Kalenterimuistutukset vuotuisille ilmoituksille ja uusimisille

Jos organisaatio käsittelee julkisia lahjoituksia, vahva kirjanpito ja läpinäkyvät sisäiset kontrollit ovat välttämättömiä. Ne lisäävät lahjoittajien luottamusta, tukevat hallituksen valvontaa ja auttavat tulevissa apurahahakemuksissa.

Yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää

Uudet perustajat tekevät usein samat vältettävissä olevat virheet:

• Perustamiskirjan laatiminen niin, että se täyttää osavaltion lain mutta ei IRS:n verovapausvaatimuksia
• Lakisääteisen asiamiehen nimeämisen tai päivittämisen unohtaminen
• Kotiosoitteen käyttäminen ilman julkisuusvaikutusten huomioimista
• Sääntöjen ohittaminen ja epämuodolliseen päätöksentekoon luottaminen
• IRS:n verovapaushakemuksen jättäminen ennen kuin yhtiö on asianmukaisesti perustettu
• Julkaisuvaatimusten seuraamatta jättäminen ACC:n hyväksynnän jälkeen
• Hyväntekeväisyysvarojen sekoittaminen henkilökohtaisiin tileihin

Nämä ovat pieniä virheitä ensimmäisenä päivänä ja kalliita virheitä myöhemmin.

Arizonan voittoa tavoittelemattoman organisaation aloituslista

Käytä tätä käytännöllistä tarkistuslistaa perustamisen aikana:

• Määrittele tehtävä ja verovapaa tarkoitus
• Valitse ja tarkista nimi
• Nimeä lakisääteinen asiamies
• Määritä Arizonan toimipaikan osoite
• Laadi IRS-yhteensopiva perustamiskirja
• Toimita ilmoitus Arizona Corporation Commissioniin
• Suorita julkaisu, jos sitä vaaditaan
• Hyväksy säännöt
• Pidä järjestäytymiskokous
• Hanki Y-tunnus
• Hae 501(c)(3)-statusta tarvittaessa
• Ota käyttöön kirjanpito- ja vaatimustenmukaisuusjärjestelmät

Miten Zenind voi auttaa

Jos haluat sujuvamman perustamisprosessin, Zenind voi auttaa sinua valmistelemaan ja hallitsemaan voittoa tavoittelemattoman organisaation perustamistyön käytännöllisellä, asiakirjakeskeisellä tavalla.

Tämä tuki on erityisen hyödyllinen, jos haluat vähentää ilmoitusvirheitä, pysyä järjestyksessä osavaltio- ja liittovaltiovaiheiden välillä ja siirtyä ideasta vaatimustenmukaiseen voittoa tavoittelemattomaan organisaatioon nopeammin.

Lopuksi

Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen Arizonassa on suoraviivaista, kun noudatat oikeaa järjestystä. Perusta yhtiö oikein, sisällytä hallintodokumentteihin IRS-yhteensopiva sanamuoto, hanki Y-tunnus, suorita julkaisu, jos sitä vaaditaan, ja ota käyttöön vaatimustenmukaisuusjärjestelmät alusta alkaen.

Jos pitkän aikavälin tavoitteesi on palvella yleisöä 501(c)(3)-organisaationa, paras hetki varmistaa rakenne on ennen ensimmäisen ilmoituksen toimittamista.