Как да създадете нестопанска организация в Аризона: стъпка по стъпка ръководство

Стартирането на нестопанска организация в Аризона изисква повече от това да изберете мисия и да откриете банкова сметка. Нуждаете се от правилно учредена нестопанска корпорация в Аризона, валиден статутен агент, необходимите учредителни документи и ясен път към федерално данъчно освобождаване, ако искате да работите като 501(c)(3).

Това ръководство ви превежда през процеса стъпка по стъпка, за да можете да стартирате с по-малко забавяния и по-малко грешки по съответствието.

Какво представлява нестопанската организация в Аризона

Нестопанската организация е корпорация, създадена да следва мисия, вместо да разпределя печалби на собственици или акционери. В Аризона учредяването на нестопанска корпорация е отделно от получаването на статут на освободена от данъци организация. Тази разлика е важна.

Можете да учредите нестопанска корпорация пред Arizona Corporation Commission, но само това подаване не прави организацията освободена от данъци. Ако искате федерален статут на освободена от данъци организация, трябва да подадете заявление до IRS след учредяването на корпорацията.

За повечето благотворителни организации целта е да се създаде нестопанска корпорация в Аризона и след това да се подаде заявление за признаване по 501(c)(3).

Стъпка 1: Определете мисията и целта си

Преди да подадете каквото и да е, определете целта на организацията на ясен език.

Силното заявление за мисия трябва да отговаря на следните въпроси:

• Кого обслужва организацията?
• Какъв проблем решава?
• Как създава обществена полза?
• Ще работи ли като благотворителна, образователна, религиозна, научна или подобна организация?

Ако планирате да търсите статут 501(c)(3), формулировката на целта ви трябва да е съобразена с изискванията на IRS. Обикновено IRS очаква учредителният документ да ограничава целите на организацията до одобрени освободени цели и да включва правилната клауза за прекратяване.

Това е едно от най-честите места, където основателите изпадат в затруднение. Стандартното държавно подаване в Аризона е създадено да отговаря на правилата на щата, но може да не съдържа езика, необходим на IRS за данъчно освобождаване.

Стъпка 2: Изберете име за нестопанската организация

Името на вашата нестопанска организация трябва да е отличимо, свободно и съвместимо с правилата за именуване в Аризона.

Преди да подадете документите, проверете:

• Дали името вече се използва в Аризона
• Дали името отговаря на правилата за корпоративно именуване в Аризона
• Дали името е свободно като съвпадащ домейн и потребителско име в социални мрежи
• Дали името не създава объркване с вече съществуваща организация

Практична стратегия при именуване е да изберете име, което се пише лесно, запомня се лесно и е тясно свързано с вашата мисия. Ако планирате да се разширявате в рамките на щата или на национално ниво, избягвайте твърде тясно име, освен ако тази конкретност не е част от стратегията на бранда.

Стъпка 3: Назначете статутен агент

Аризона изисква статутен агент за корпорация. Статутният агент получава правни документи и официални известия от името на организацията.

Когато избирате статутен агент, уверете се, че лицето или юридическото лице може надеждно да приема връчвания и има валиден адрес в Аризона, ако това се изисква. Статутният агент трябва писмено да приеме назначението.

Това не е формалност, която можете да игнорирате. Ако организацията загуби своя статутен агент или не поддържа актуална информацията за агента, може да възникнат административни проблеми, включително възможно прекратяване.

Стъпка 4: Установете известен адрес на дейност в Аризона

Вашата нестопанска организация също се нуждае от адрес на известен офис в Аризона.

Този адрес може да бъде същият като уличния адрес на статутния агент, но трябва да е валиден уличен адрес в Аризона. Имайте предвид, че подадените адреси на организацията могат да станат публично достъпни.

Това е подходящ момент да обмислите нуждите си, свързани с поверителност и оперативна работа. Много основатели използват офис адрес или адрес на услуга, вместо домашен адрес, за да запазят личната информация извън публичните регистри, когато е възможно.

Стъпка 5: Изготвяне на Устава на учредяване

Уставът на учредяване е основният учредителен документ на нестопанска корпорация в Аризона.

Най-малко уставът трябва да обхваща елементи като:

• Точното име на нестопанската организация
• Целта или характера на дейността на организацията
• Дали корпорацията ще има членове
• Известния адрес на дейност в Аризона
• Статутния агент
• Първоначалните директори
• Всякакви допълнителни разпоредби, необходими за данъчно освобождаване

Ако организацията възнамерява да кандидатства за статут 501(c)(3), уставът трябва да бъде изготвен с оглед на изискванията на IRS. Това обикновено означава включване на формулировка за цел, която отговаря на категориите на 501(c)(3), и клауза за прекратяване, която предвижда остатъчните активи да бъдат прехвърлени на друга освободена организация.

Ако пропуснете тази стъпка и използвате само базов държавен формуляр, може да получите устав, който е валиден според закона на Аризона, но е непълен за целите на IRS.

Стъпка 6: Подайте документите пред Arizona Corporation Commission

След като уставът е готов, подайте го пред Arizona Corporation Commission.

Аризона към момента начислява такса за подаване за нестопанска организация в размер на 40 щ.д., като е налично и ускорено обслужване срещу допълнителни такси. Времето за обработка може да варира и ускорените опции може да си заслужават, ако трябва да действате бързо.

Не публикувайте нищо още. Аризона указва на подаващите да изчакат одобрението на Комисията, преди да публикуват, ако за документа се изисква публикуване.

След подаването пазете копия от:

• Подадения Устав на учредяване
• Писмото за одобрение
• Всички формуляри за приемане
• Квитанцията за подаване
• Всяка последваща кореспонденция от Комисията

Стъпка 7: Публикувайте уведомлението, ако се изисква

Аризона изисква публикуване за определени подавания, а ACC ще ви уведоми след одобрение, ако за вашия документ е необходимо публикуване.

Изискването за публикуване зависи от окръга, свързан с бизнеса или статутния агент. След като получите уведомлението за одобрение, следвайте инструкциите, предоставени от Комисията, и публикувайте в подходящия вестник или чрез изисквания метод за публично оповестяване.

Ако се изисква публикуване, запазете доказателството за публикуване в документацията си. Много организации съхраняват и клетвената декларация от вестника като част от постоянните си корпоративни досиета.

Стъпка 8: Приемете вътрешен правилник

Вътрешният правилник е вътрешният набор от правила за управление на нестопанската организация.

Обикновено той урежда теми като:

• Правомощия и задължения на управителния съвет
• Роли на длъжностните лица
• Права на членовете, ако корпорацията има членове
• Процедури за заседания
• Правила за кворум и гласуване
• Комитети
• Процедури при конфликт на интереси
• Съхранение на документация и финансов контрол

Аризона не изисква вътрешният правилник да бъде подаван пред Комисията, но корпорацията трябва да го съхранява в собствените си документи. Не третирайте вътрешния правилник като нещо незадължително. Той е един от основните документи за управление, които помагат на организацията да остане подредена и юридически защитима.

Нестопанска организация без вътрешен правилник обикновено създава избягваеми спорове по-късно, особено когато управителният съвет се разрасне или външни финансиращи организации поискат документи за управление.

Стъпка 9: Проведете организационно заседание

След учредяването първоначалните директори трябва да се съберат, за да завършат стартиращите задачи.

Организационното заседание обикновено включва:

• Приемане на вътрешния правилник
• Избиране на длъжностни лица
• Одобряване на първоначалната банкова резолюция
• Разрешаване на подаване за EIN
• Одобряване на счетоводни политики
• Определяне на финансовата година
• Разрешаване на заявления за данъчно освобождаване
• Одобряване на първоначални договори или доставчици на услуги

Това заседание създава запис, че организацията действа като реален управителен орган, а не просто като подаване на документи на хартия.

Стъпка 10: Вземете EIN от IRS

Организацията се нуждае от Employer Identification Number, преди да може да открие банкова сметка, да наеме служители или да подаде заявление за федерално данъчно освобождаване.

EIN се издава от IRS, а не от Arizona Corporation Commission. Можете да кандидатствате онлайн чрез IRS.

Ако подготвяте заявление за освобождаване по 501(c)(3), уверете се, че EIN е наличен, преди да продължите. IRS няма да приеме заявление за освобождаване по 501(c)(3) без него.

Стъпка 11: Подайте заявление за федерално данъчно освобождаване

Ако целта ви е благотворителна нестопанска организация, обикновено ще трябва да подадете заявление за признаване на освобождаване пред IRS.

Повечето организации използват един от следните формуляри:

• Form 1023
• Form 1023-EZ, ако отговарят на условията

Заявлението изисква подробна информация за структурата, дейностите, финансите, управлението и целта на организацията. IRS също очаква учредителните документи да съдържат правилните разпоредби за освободена цел и прекратяване.

Прегледът за данъчно освобождаване може да отнеме време, така че включете това забавяне в плана си за стартиране. Ако възнамерявате да кандидатствате за грантове или да издавате разписки за дарения, обикновено е най-добре да се заемете с федералния процес по освобождаване възможно най-рано.

Стъпка 12: Регистрирайте се за щатски данъчни и фондонабиращи задължения, ако е необходимо

В зависимост от начина, по който работи организацията, може да се прилагат допълнителни регистрации.

Може да се наложи да прегледате:

• Изискванията за щатска данъчна регистрация
• Правилата за данък върху продажбите, ако организацията продава стоки или услуги
• Задълженията по данъци върху трудовото възнаграждение, ако наема персонал
• Правилата за благотворително набиране на средства или дарения, ако активно привлича дарения
• Местните лицензионни или разрешителни правила за събития, хранително обслужване или физическа дейност

Нестопанската организация не бива да приема, че данъчното освобождаване означава, че всички други правила изчезват. Все още трябва да проверите правилата, които се отнасят до вашите реални дейности.

Стъпка 13: Създайте основни системи за съответствие

Доброто съответствие не е еднократно събитие. Най-силните нестопански организации изграждат системи от самото начало.

Настройте незабавно следните основи:

• Отделна банкова сметка
• Счетоводни и книговодни процедури
• Протоколи от заседания на управителния съвет и съхранение на документи
• Процедури за проследяване на даренията
• Политика за конфликт на интереси
• Календарни напомняния за годишни подавания и подновявания

Ако нестопанската организация ще управлява публични дарения, силните записи и прозрачният вътрешен контрол са от съществено значение. Те подпомагат доверието на дарителите, надзора на управителния съвет и бъдещите кандидатури за грантове.

Чести грешки, които трябва да избягвате

Новите основатели често допускат едни и същи избягваеми грешки:

• Подаване на Устав на учредяване, който отговаря на държавното право, но не и на изискванията на IRS за освобождаване
• Забравяне да се назначи или поддържа статутен агент
• Използване на домашен адрес без да се обмисли публичното му разкриване
• Пропускане на вътрешния правилник и разчитане на неформално вземане на решения
• Подаване на заявлението за освобождаване пред IRS преди корпорацията да е правилно учредена
• Непроследяване на изискванията за публикуване след одобрението от ACC
• Смесване на благотворителни средства с лични сметки

Това са малки грешки в първия ден и скъпи грешки по-късно.

Контролен списък за стартиране на нестопанска организация в Аризона

Използвайте този практичен списък, когато стартирате:

• Определете мисията и освободената цел
• Изберете и проверете името
• Назначете статутен агент
• Определете известния адрес на дейност в Аризона
• Изгответе Устав на учредяване, готов за IRS
• Подайте пред Arizona Corporation Commission
• Завършете публикуването, ако се изисква
• Приемете вътрешен правилник
• Проведете организационно заседание
• Получете EIN
• Подайте за статут 501(c)(3), ако е необходимо
• Създайте счетоводни и системи за съответствие

Как Zenind може да помогне

Ако искате по-рационализиран процес на учредяване, Zenind може да ви помогне да подготвите и управлявате работния процес по учредяване на нестопанска организация с практичен, ориентиран към документи подход.

Тази подкрепа е особено полезна, ако искате да намалите грешките при подаване, да останете организирани в държавните и федералните стъпки и да преминете по-бързо от идея към съответстващо учредяване на нестопанска организация.

Заключителни мисли

Създаването на нестопанска организация в Аризона е лесно, когато следвате правилната последователност. Учредете корпорацията правилно, включете готови за IRS формулировки в управителните документи, осигурете EIN, завършете публикуването, ако се изисква, и изградете системи за съответствие от самото начало.

Ако дългосрочната ви цел е да служите на обществото като 501(c)(3), най-доброто време да подредите структурата е преди да подадете първия документ.