Kuinka perustaa voittoa tavoittelematon organisaatio Etelä-Dakotassa

Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen Etelä-Dakotassa vaatii muutakin kuin hyvän asian. Tarvitset selkeän mission, oikean oikeudellisen rakenteen, verotavoitteisiisi sopivat perustamisasiakirjat sekä vaatimustenmukaisuusjärjestelmän, joka pitää organisaation hyvässä asemassa.

Jos rakennat hyväntekeväisyysjärjestöä, koulutusorganisaatiota, uskonnollista palvelutyötä, vaikuttamisryhmää tai yhteisöpalveluun keskittyvää nonprofit-organisaatiota, prosessi on hallittavissa, kun etenet oikeassa järjestyksessä. Keskeistä on käsitellä perustaminen, verovapaus ja jatkuva vaatimustenmukaisuus erillisinä mutta toisiinsa liittyvinä vaiheina.

Mikä nonprofit on

Nonprofit on organisoitu palvelemaan julkista tai yhteistä hyötyä eikä tuottamaan voittoa omistajille tai osakkeenomistajille. Tämä ei tarkoita, etteikö organisaatio voisi ansaita tuloja. Se tarkoittaa, että mahdollinen ylijäämä on käytettävä mission edistämiseen eikä sitä saa jakaa yksityisille omistajille.

Käytännössä useimmat uudet missiolähtöiset ryhmät käyttävät osavaltion lain mukaista nonprofit-yhtiötä. Tällainen rakenne tarjoaa tunnustetun oikeushenkilön, hallituksen ohjaaman hallintomallin ja selkeämmän reitin liittovaltion verovapauteen, jos organisaatio täyttää vaatimukset.

On hyödyllistä pitää kaksi käsitettä erillään:

• Nonprofit-yhtiö on South Dakotan lain mukaan perustettu oikeushenkilö.
• Verovapaa organisaatio on IRS:n myöntämä liittovaltion veroluokitus, kuten Section 501(c)(3).

Voit perustaa yhtiön ensin ja hakea verovapautta myöhemmin, jos organisaation tarkoitus täyttää IRS:n vaatimukset.

Vaihe 1: Määrittele missio ja toiminnot

Ennen kuin jätät paperit, määrittele tarkasti, mitä organisaatio tekee. Vahvan mission tulisi vastata neljään kysymykseen:

• Ketä organisaatio palvelee?
• Mitä ongelmaa se ratkaisee?
• Miten ohjelmat vievät missiota eteenpäin?
• Toimiiko ryhmä hyväntekeväisyysjärjestönä, uskonnollisena organisaationa, koulutuksellisena nonprofitina, vaikuttamisryhmänä vai jonakin muuna nonprofit-tyyppinä?

Kapea ja realistinen missio on helpompi hallita kuin liian laaja. Se myös helpottaa perustamisasiakirjojen, sääntöjen ja tulevan IRS-hakemuksen laatimista.

Jos organisaatio aikoo hakea 501(c)(3)-statusta, sen mission tulisi sopia tunnustettuun hyväntekeväisyystarkoitukseen, kuten uskonnolliseen, koulutukselliseen, tieteelliseen, kirjalliseen tai muuhun hyväksyttävään yleishyödylliseen toimintaan.

Vaihe 2: Valitse oikea rakenne

Useimmat uudet nonprofit-organisaatiot Etelä-Dakotassa perustetaan nonprofit-yhtiöiksi. Tämä rakenne on yleensä paras vaihtoehto, kun organisaatio haluaa:

• Erillisen oikeushenkilön
• Hallituksen, joka vastaa hallinnosta
• Vastuun erottamisen organisaation ja perustajien välillä
• Suoran reitin liittovaltion verovapauteen
• Mahdollisuuden avata pankkitilejä, allekirjoittaa sopimuksia ja palkata henkilöstöä

Jos organisaatio on perustettu toisessa osavaltiossa, sen on ehkä rekisteröidyttävä ulkomaisena nonprofit-yhtiönä ennen toiminnan aloittamista Etelä-Dakotassa.

Vaihe 3: Valitse nimi ja tarkista sen saatavuus

Valitse nimi, joka on selkeä, erottuva ja helppo käyttää ulkoisissa materiaaleissa. Nimen tulisi heijastaa missiota, mutta sen ei pitäisi olla niin yleinen, että se sulautuu samanlaisiin organisaatioihin.

Ennen hakemuksen jättämistä varmista, että nimi on saatavilla South Dakota Secretary of State -viraston yrityshaussa. Jos haluat lisäsuojaa valmistellessasi paperitöitä, voit myös selvittää nimen varausvaihtoehdot.

Hyvän nonprofit-nimen tulisi olla:

• Helppo lahjoittajien ja vapaaehtoisten muistaa
• Johdonmukainen organisaation mission kanssa
• Tarpeeksi erottuva, jotta se ei sekoitu olemassa oleviin toimijoihin
• Sopiva verkkosivuille, pankkiasiointiin ja apurahahakemuksiin

Vaihe 4: Nimeä ensimmäinen hallitus ja rekisteröity asiamies

Jokaisella nonprofit-organisaatiolla on oltava ihmiset, jotka tekevät päätöksiä ja hoitavat hallintotehtäviä. Aloita nimeämällä ensimmäinen hallitus ja ne toimihenkilöt, jotka vastaavat päivittäisistä tehtävistä.

Hallituksen tulisi koostua ihmisistä, jotka ymmärtävät mission ja voivat toimia itsenäisesti organisaation edun mukaisesti. He hyväksyvät säännöt, valtuuttavat ensimmäisen pankkitilin avaamisen ja valvovat tulevaa vaatimustenmukaisuutta.

Etelä-Dakotan nonprofit-organisaatioilla on oltava myös rekisteröity asiamies, jolla on fyysinen ja postiosoite Etelä-Dakotassa. Rekisteröity asiamies on virallinen yhteyshenkilö oikeudellisille ja viranomaisille tarkoitetuille ilmoituksille. Tietojen pitäminen ajan tasalla on tärkeää, koska ilmoitusten jääminen huomaamatta voi aiheuttaa vältettävissä olevia ongelmia.

Vaihe 5: Jätä perustamisasiakirjat

Perustamisasiakirjat luovat nonprofit-yhtiön South Dakota Secretary of State -virastossa. Tämä on asiakirja, joka muuttaa organisaation ideasta oikeushenkilöksi.

Jos aiot hakea liittovaltion verovapautta hyväntekeväisyysorganisaationa, perustamisasiakirjoissasi on oltava IRS:n edellyttämä tarkoituslauseke sekä purkamislauseke, joka ohjaa jäljelle jäävät varat toiselle verovapaalle tarkoitukselle tai hyväksytylle vastaanottajalle.

Tämä on tärkeä yksityiskohta. Monet organisaatiot menettävät aikaa, koska niiden perustamisasiakirjat ovat osavaltion lain mukaan kelvollisia, mutta eivät IRS:n näkökulmasta täydellisiä.

Perustamisasiakirjojen tulisi yleensä kattaa:

• Nonprofitin nimi
• Yhtiön tarkoitus
• Rekisteröity asiamies ja toimipaikka
• Ensimmäinen hallitus tai perustajat
• Varojen purkautumista koskeva määräys
• Muut vaaditut osavaltiokohtaiset tiedot

Etelä-Dakota tarjoaa nonprofit-hakemuksia verkossa ja paperilla Secretary of State -viraston kautta.

Vaihe 6: Hyväksy säännöt ja sisäiset käytännöt

Kun yhtiö on perustettu, hallituksen tulisi hyväksyä säännöt. Säännöt ovat sisäiset pelisäännöt, joiden mukaan organisaatio toimii.

Tyypillisesti säännöt kattavat:

• Hallituksen koko ja toimikaudet
• Toimihenkilöiden roolit ja vastuut
• Kokousaikataulut ja päätösvaltaisuutta koskevat säännöt
• Äänestysmenettelyt
• Valiokuntien valtuudet
• Eturistiriitoja koskevat menettelyt
• Miten sääntöjä voidaan muuttaa

Kannattaa myös harkita eturistiriitapolitiikan hyväksymistä, erityisesti jos organisaatio aikoo hakea apurahoja, vastaanottaa lahjoituksia tai hakea 501(c)(3)-statusta. Vahvat hallintodokumentit lisäävät uskottavuutta pankkien, apurahanantajien ja IRS:n silmissä.

Vaihe 7: Pidä järjestäytymiskokous

Ensimmäinen hallituksen kokous on hetki, jolloin nonprofitista tulee toiminnallinen. Tuossa kokouksessa hallituksen tulisi yleensä:

• Hyväksyä säännöt
• Valita toimihenkilöt
• Vahvistaa rekisteröity asiamies
• Valtuuttaa pankkitilin avaaminen
• Hyväksyä alustava budjetti
• Hyväksyä keskeiset käytännöt
• Valtuuttaa vero- ja vaatimustenmukaisuushakemukset

Pidä kokouksesta kirjalliset pöytäkirjat ja säilytä ne organisaation pysyvissä asiakirjoissa.

Vaihe 8: Hanki EIN

Nonprofit tarvitsee IRS:n Employer Identification Number -tunnuksen. EIN:ää käytetään pankkitilien avaamiseen, työntekijöiden palkkaamiseen, veroilmoitusten tekemiseen ja liittovaltion vapautushakemusten täyttämiseen.

Vaikka organisaatiolla ei vielä olisi työntekijöitä, EIN on yleensä yksi ensimmäisistä käytännön vaiheista perustamisen jälkeen.

Vaihe 9: Hae liittovaltion verovapautta, jos se on tarkoituksenmukaista

Jos organisaatio haluaa 501(c)(3)-statuksen, sen on haettava sitä IRS:ltä lomakkeella Form 1023 tai Form 1023-EZ kelpoisuudesta riippuen. Hakemus jätetään Pay.gov-palvelun kautta.

IRS:n tarkastelussa arvioidaan sekä organisaation tarkoitusta että sitä, miten se toimii. Tämä tarkoittaa, että asiakirjojen ja todellisen toiminnan on vastattava toisiaan. Vahva hakemus sisältää yleensä:

• Selkeät perustamisasiakirjat
• Yksityiskohtaiset kuvaukset ohjelmista
• Talousennusteet tai budjetit
• Hallintodokumentit
• Tiedot palkkioista ja päätösvallasta

Kaikkien nonprofit-organisaatioiden ei pidä hakea Section 501(c)(3)-statusta. Jotkin organisaatiot voivat sopia toiseen verovapaaseen luokkaan. Paras vaihtoehto riippuu missiosta, toiminnasta ja varainhankintamallista.

Vaihe 10: Ymmärrä Etelä-Dakotan varainhankintasäännöt

Etelä-Dakota on melko suotuisa hyväntekeväisyysorganisaatioille. Kuluttajansuojaa koskevien osavaltion ohjeiden mukaan Etelä-Dakota ei vaadi nonprofit- tai hyväntekeväisyysorganisaatioilta lisensointia tai rekisteröintiä, eivätkä hyväntekeväisyysorganisaatiot tarvitse rekisteröityä suorapostitukseen liittyvää varainkeruuta varten.

On kuitenkin tärkeitä poikkeuksia. Maksulliset varainkerääjät, jotka toteuttavat puhelinvarainhankintakampanjoita hyväntekeväisyysorganisaation puolesta, on rekisteröitävä ja vakuutettava Attorney General's Office, Division of Consumer Protection -viraston vaatimusten mukaisesti.

Tämä tarkoittaa, että varainhankinnan vaatimustenmukaisuus on syytä arvioida ennen käynnistämistä, erityisesti jos nonprofit aikoo käyttää ulkopuolisia varainhankintatoimijoita tai puhelinmyyntikampanjoita.

Vaihe 11: Järjestä vero- ja taloustoiminnot

Perustamisen jälkeen nonprofitin tulisi luoda perusrahoitusjärjestelmä. Hyvät varhaiset käytännöt vähentävät tarkastusriskiä ja helpottavat myöhempää apuraportointia.

Keskity näihin osa-alueisiin:

• Avaa erillinen yrityspankkitili
• Pidä organisaation varat erillään henkilökohtaisista varoista
• Käytä kirjallisia korvaus- ja kulukäytäntöjä
• Seuraa lahjoituksia ja avustuksia huolellisesti
• Pidä hallituksen hyväksymät budjetit ajan tasalla
• Käytä tarvittaessa kirjanpito-ohjelmistoa tai ammattilaista kirjanpitäjää

Jos nonprofitilla on työntekijöitä, sen on myös hoidettava ennakonpidätykset ja niihin liittyvät palkkavero-velvoitteet.

Vaihe 12: Pysy vaatimustenmukaisena joka vuosi

Perustaminen on vasta alku. Jatkuva vaatimustenmukaisuus pitää nonprofitin aktiivisena ja uskottavana.

Etelä-Dakotassa nonprofit-yhtiöiden on jätettävä vuosiraportti joka vuosi perustamiskuukauden ensimmäisenä päivänä. Secretary of State -virasto toteaa myös, että nonprofit-yhtiöt on vapautettu ylimääräisestä myöhästymismaksusta, joka koskee joitakin muita yritysmuotoja, mutta raportti on silti jätettävä.

Muita toistuvia vaatimustenmukaisuustehtäviä voivat olla:

• Rekisteröidyn asiamiehen tietojen pitäminen ajan tasalla
• Pöytäkirjojen ja yhtiöasiakirjojen ylläpito
• Liittovaltion Form 990-, 990-EZ- tai 990-N-lomakkeen jättäminen, jos se on vaadittu
• Osavaltiorekisteröintien uusiminen, jos toimintasi edellyttää sitä
• Lisenssien, lupien ja palkkahallinnon tilien pitäminen hyvässä kunnossa

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Monet nonprofitin perustajat hidastavat itseään tekemällä samoja vältettävissä olevia virheitä:

• Perustamisasiakirjojen jättäminen ilman IRS:n edellyttämää tarkoitus- ja purkamislauseketta
• Nimen valitseminen ilman saatavuuden tarkistamista
• Sääntöjen sivuuttaminen ja epäviralliseen päätöksentekoon luottaminen
• Henkilökohtaisten ja organisaation varojen sekoittaminen
• 501(c)(3)-statuksen hakeminen ennen kuin organisaatio on asianmukaisesti järjestäytynyt
• Vuosiraporttien ja rekisteröidyn asiamiehen tietojen unohtaminen
• Varainhankinnan käynnistäminen ilman osavaltion ja liittovaltion vaatimusten tarkistamista

Nämä virheet ovat yleensä korjattavissa, mutta ne aiheuttavat viivästyksiä ja voivat saada organisaation näyttämään valmistautumattomalta lahjoittajien, pankkien ja viranomaisten silmissä.

Miten Zenind voi auttaa

Jos haluat edetä nopeammin ja välttää hakemusvirheitä, Zenind voi auttaa perustamisprosessin hallinnassa ja tukea myöhempää vaatimustenmukaisuustyötä. Tähän kuuluu organisaation oikea järjestäminen, asiakirjojen yhdenmukaistaminen sekä keskittyminen missioon paperitöiden sijaan.

Monille perustajille paras lähestymistapa on yksinkertainen: perusta nonprofit oikein, rakenna vahva hallinto alusta alkaen ja pidä vaatimustenmukaisuus ennakoitavalla aikataululla.

Loppupäätelmä

Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen Etelä-Dakotassa on hyvin mahdollista, kun etenet oikeassa järjestyksessä. Määrittele missio, perusta yhtiö, hyväksy hallintodokumentit, hanki EIN, hae verovapautta tarvittaessa ja pidä huolta vuosittaisesta vaatimustenmukaisuudesta.

Ne organisaatiot, jotka onnistuvat pitkällä aikavälillä, käsittelevät oikeudellisen perustan osana mission toteuttamista, eivät jälkikäteen hoidettavana asiana. Vahva alku helpottaa varainhankintaa, yhteisön palvelemista ja vastuullista kasvua.