3 asiaa, joita uudet yrittäjät eivät odota, mutta joihin heidän kannattaa varautua

Yrityksen perustaminen on innostavaa. Useimmat perustajat aloittavat selkeällä visiolla: tuotteella myytäväksi, palvelulla tarjottavaksi ja tavoitteella rakentaa jotain merkityksellistä. Uusia yrittäjiä yllättää usein se, että menestys vaatii muutakin kuin hyviä ideoita ja kovaa työtä. Ensimmäinen vuosi tuo yleensä mukanaan vaatimustenmukaisuuden määräaikoja, taloudellista kurinalaisuutta ja päivittäisiä operatiivisia päätöksiä, jotka voivat muokata yrityksen tulevaisuutta.

Hyvä uutinen on, että nämä haasteet ovat hallittavissa, kun tiedät, mitä odottaa. Kun suunnittelet ajoissa, voit välttää yleisiä virheitä, suojata yritystäsi ja käyttää enemmän aikaa kasvuun. Alla on kolme asiaa, joita uudet yrittäjät eivät usein ennakoi, sekä käytännön keinoja niiden hoitamiseen hyvin.

1. Vaatimustenmukaisuus ei ole kertaluonteinen tehtävä

Monet ensikertalaiset perustajat keskittyvät yrityksen käynnistämiseen ja olettavat, että vaikein osa on ohi heti, kun yhtiö on perustettu. Todellisuudessa yhtiön perustaminen on vasta alku. Useimmat osavaltiot edellyttävät jatkuvaa vaatimustenmukaisuutta, ja yhdenkin vaatimuksen laiminlyönti voi aiheuttaa tarpeetonta riskiä.

Osavaltion ilmoitukset ovat tärkeitä ensimmäisestä päivästä lähtien

Yrityksen rakenteesta ja sijainnista riippuen saatat joutua hoitamaan toistuvia ilmoituksia, kuten vuosiraportteja, franchise veroja ja yritystietojen päivityksiä. Jos yrityksen nimi, rekisteröity toimipaikka, hallintorakenne tai omistustiedot muuttuvat, osavaltio voi vaatia muutosta tai muuta päivitystä.

Näiden velvoitteiden sivuuttaminen voi johtaa sakkoihin, hallinnolliseen purkamiseen tai hyvän aseman menetykseen. Se voi vaikeuttaa pankkitilin avaamista, rahoituksen hakemista tai sopimusten allekirjoittamista luottavaisin mielin.

Rekisteröity edustaja on välttämätön

Jos perustat LLC:n tai corporationin, tarvitset yleensä rekisteröidyn edustajan. Tämä henkilö tai palvelu vastaanottaa oikeudelliset ja osavaltion ilmoitukset yrityksen puolesta normaaleina toimistoaikoina. Luotettava rekisteröity edustaja auttaa varmistamaan, että tärkeät asiakirjat vastaanotetaan ajallaan ja pysyvät järjestyksessä.

Monille yrittäjille ammattimaisen rekisteröidyn edustajan palvelun käyttö on helpoin vaihtoehto. Se auttaa erottamaan yritystä koskevat ilmoitukset henkilökohtaisesta postista ja vähentää riskiä siitä, että jokin kriittinen viesti jää huomaamatta.

Operating agreement tai yrityksen asiakirjat ovat vaivan arvoisia

Vaikka jokin asiakirja ei olisi lain mukaan pakollinen kaikissa osavaltioissa, on silti järkevää ylläpitää selkeitä sisäisiä sääntöjä. LLC:lle operating agreement voi määrittää omistusoikeudet, äänestyskäytännöt, voitonjaon ja sen, mitä tapahtuu, jos jäsen lähtee yrityksestä.

Corporationien tulisi myös pitää tarkat tiedot, mukaan lukien bylaw-säännöt, päätökset ja tarvittaessa kokouspöytäkirjat. Vahvat asiakirjat tukevat parempaa päätöksentekoa ja voivat auttaa osoittamaan, että yritystä johdetaan erillään sen omistajista.

Rakenna compliance-rutiini varhain

Helpoin tapa pysyä vaatimustenmukaisena on käsitellä sitä toistuvana prosessina, ei hätätilanteena. Luo kalenteri ilmoituksille, uusimisille, veromääräajoille ja asiakirjapäivityksille. Tarkista osavaltion vaatimukset perustamisen jälkeen ja aina, kun yritys muuttuu.

Zenind voi auttaa uusia yrittäjiä pysymään järjestyksessä perustamiseen ja complianceen liittyvän tuen avulla, jotta määräajat eivät pääse lipsahtamaan ohi samalla kun keskityt kasvuun.

2. Rahankäyttö muuttuu nopeasti monimutkaiseksi

Uudet yrittäjät odottavat usein käyttävänsä aikaa myymiseen, palvelun toimittamiseen tai tuotteen rakentamiseen. He eivät aina odota, kuinka paljon aikaa kuluu pankkiasioihin, kirjanpitoon, laskutukseen, veroihin ja kassavirran suunnitteluun.

Pidä yrityksen ja henkilökohtaiset rahat erillään

Yksi ensimmäisistä taloudellisista tavoista on erottaa yrityksen ja henkilökohtaiset varat. Erillinen yritystili auttaa pitämään kirjanpidon siistinä ja helpottaa tulojen ja menojen seuraamista. Se tukee myös tarkkaa veroraportointia ja voi tehdä yrityksestäsi ammattimaisemman asiakkaiden ja toimittajien silmissä.

Monille yrityksille tilin avaaminen edellyttää EIN-numeroa. Se toimii yrityksen verotunnisteen kaltaisena numerona ja sitä tarvitaan usein pankkiasioihin, palkkahallintoon ja veroilmoituksiin.

Kassavirta on tärkeämpi kuin liikevaihto

Yritys voi tehdä myyntiä ja silti joutua vaikeuksiin, jos raha saapuu liian myöhään tai lähtee liian nopeasti. Siksi kassavirta ansaitsee tarkkaa huomiota. Seuraa, milloin laskut lähetetään, milloin maksut odotetaan ja milloin toistuvat kulut erääntyvät.

Rakenna yksinkertainen järjestelmä, joka vastaa kolmeen kysymykseen joka viikko:

• Kuinka paljon käteistä on tällä hetkellä käytettävissä?
• Mitkä laskut erääntyvät pian?
• Mitkä laskut ovat vielä maksamatta?

Tämä tapa auttaa tekemään parempia päätöksiä rekrytoinnista, varastosta, markkinoinnista ja kulutuksesta.

Verot tulevat useammin kuin monet omistajat odottavat

Verot ovat toinen alue, jossa ensikertalaiset yrittäjät usein yllättyvät. Velvoitteet riippuvat yrityksen rakenteesta, osavaltiosta ja sijainnista, mutta useimpien yritysten on huomioitava tulovero, self-employment tax, palkkavero, sales tax tai ennakkoverot.

Älä odota vuoden loppuun asti selvittääksesi, mitä olet velkaa. Keskustele pätevän veroasiantuntijan kanssa ajoissa ja rakenna kirjanpitotottumukset alusta lähtien. Selkeät tiedot vähentävät stressiä ja voivat estää kalliit virheet myöhemmin.

Hinnoittelun on tuettava toimintaa

Hinnoittelu ei ole vain markkinointipäätös. Se on taloudellinen strategia. Jos hinnat ovat liian alhaiset, saatat myydä enemmän ja silti epäonnistua kattamaan yleiskuluja, veroja ja tulevaa kasvua.

Hintoja määritellessä huomioi työ, ohjelmistot, vuokra, toimitus, maksujen käsittelykulut, verot ja puskuria uudelleensijoituksia varten. Yritys, joka hinnoittelee liian matalalle alussa, joutuu usein taistelemaan korjatakseen suunnan myöhemmin.

3. Organisointi muuttuu kilpailueduksi

Uudet yrittäjät ovat usein samaan aikaan myyjä, operoija, hallinnoija ja asiakaspalvelu. Siksi organisointi ei ole valinnainen taito. Se on keskeinen liiketoimintataito.

Ajanhallinta vaikuttaa kaikkeen yrityksessä

Aikaa on aina vähemmän kuin tehtäviä. Ilman selkeää järjestelmää tärkeät asiat siirtyvät, kun kiireiset mutta vähäarvoiset tehtävät ottavat vallan. Laadi päivittäinen prioriteettilista ja keskity ensin tehtäviin, jotka tukevat suoraan liikevaihtoa, compliancea tai asiakastyytyväisyyttä.

Yksinkertainen menetelmä toimii hyvin:

• Määritä päivän kolme tärkeintä prioriteettia.
• Erottele kiireelliset asiat strategisesta työstä.
• Ryhmittele samanlaiset tehtävät yhteen aina kun mahdollista.
• Varaa aikaa suunnitteluun, ei vain reagointiin.

Näin yritys etenee eteenpäin sen sijaan, että se vain pitää sinut kiireisenä.

Dokumentointi säästää aikaa myöhemmin

Yrityksen kasvaessa sinun on palattava päätöksiin, sopimuksiin, salasanoihin, laskuihin ja asiakasrekistereihin. Jos nämä asiat ovat hajallaan sähköposteissa, muistilapuissa ja satunnaisissa kansioissa, menetät aikaa niiden etsimiseen.

Perusta selkeät digitaaliset kansiot jo alussa. Pidä tiedostoille johdonmukainen nimeämiskäytäntö ja säilytä tärkeät tiedot useammassa turvallisessa paikassa. Hyvä dokumentointi auttaa vastaamaan kysymyksiin nopeammin ja helpottaa työn delegointia myöhemmin.

Yrittäjät tarvitsevat myös henkilökohtaista kurinalaisuutta

On helppo keskittyä niin paljon yritykseen, että unohdat rakentaa omia rutiinejasi. Maksa laskut ajallaan. Tarkista tilit säännöllisesti. Täsmäytä tiedot. Varaa aikaa lomalle, kun mahdollista. Jos olet ainoa henkilö, joka pitää yrityksen liikkeessä, myös omat rutiinisi ovat yhtä tärkeitä kuin yrityksen järjestelmät.

Yksi usein sivuutettu askel on oman palkan maksaminen tarkoituksellisesti. Monet perustajat lykkäävät omaa palkkaansa investoidessaan kaiken takaisin yritykseen. Se voi joskus olla välttämätöntä, mutta senkin tulisi olla tietoinen päätös ja siihen tulisi liittyä suunnitelma.

Mitä uusien yrittäjien kannattaa tehdä ensimmäisten 90 päivän aikana

Ensimmäiset 90 päivää ovat hyvä aika rakentaa vakaa perusta. Keskity ensin olennaisiin asioihin ennen monimutkaisuuden lisäämistä.

Käytännöllinen aloituslista

• Varmista perustamisasiakirjat ja osavaltion vaatimukset.
• Nimeä rekisteröity edustaja, jos yritysrakenne edellyttää sitä.
• Laadi tai tarkista operating agreement tai corporationin asiakirjat.
• Avaa yritystili ja erota varat.
• Hae EIN-numero tarvittaessa.
• Ota käyttöön kirjanpito ja verokalenteri.
• Luo yksinkertainen verkkosivusto ja läsnäolo verkossa.
• Järjestä sopimukset, laskut ja keskeiset yritysasiakirjat.
• Tarkista hinnoittelu ja kassavirtaolettamukset.
• Rakenna viikoittainen rutiini compliance- ja hallintotöille.

Tämä lista voi näyttää perusasioilta, mutta yritykset, jotka hoitavat nämä asiat ajoissa, ovat yleensä paremmin valmistautuneita kasvuun.

Miten Zenind voi auttaa

Uusien yrittäjien ei tarvitse hoitaa kaikkia hallinnollisia tehtäviä yksin. Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan yrityksensä ja pysymään ajan tasalla jatkuvasta compliance-työstä työkalujen ja palvelujen avulla, jotka on suunniteltu tukemaan käytännön liiketoimintaa.

Tällä tuella on merkitystä, koska ensimmäinen vuosi on täynnä häiriötekijöitä. Kun compliance-määräajat, ilmoitukset ja hallinnolliset yksityiskohdat hoidetaan luotettavasti, omistajat voivat keskittyä asiakkaisiin, liikevaihtoon ja strategiaan.

Lopuksi

Useimmat ensikertalaiset yrittäjät odottavat kovaa työtä. Harvempi odottaa, kuinka suuri osa siitä työstä liittyy complianceen, taloudelliseen järjestykseen ja rutiininomaiseen hallintoon. Nämä eivät ole sivuseikkoja. Ne ovat osa kestävän yrityksen rakentamista.

Kun ymmärrät piilossa olevan työn ajoissa, voit välttää yleisiä takaiskuja ja tehdä parempia päätöksiä alusta lähtien. Ensimmäinen vuosi on edelleen vaativa, mutta siitä tulee paljon hallittavampi, kun sinulla on järjestelmä, jolla pysyt compliance-tilassa, hallitset kassavirtaa ja pidät yrityksesi järjestyksessä.