Kuinka kirjoittaa korvaa varten: selkeää liiketoimintaviestintää perustajille ja tiimeille

Liikekirjoittaminen ei elä vain paperilla. Sen on toimittava kokouksessa kuultuna, nopeasti luetussa sähköpostissa tai yhdessä läpikäynnissä henkilölle, joka tasapainottelee määräaikojen, hakemusten ja päätösten kanssa. Siksi paras kirjoittaminen perustajille, operaattoreille ja pienille tiimeille on usein sellaista, joka kuulostaa luonnolliselta ääneen luettuna.

Kun kirjoitat korvaa varten, helpotat ihmisten mahdollisuutta seurata viestiäsi ensimmäisellä kerralla. Vähennät epäselvyyksiä. Parannat vastausprosentteja. Autat asiakkaita, kumppaneita ja työntekijöitä ymmärtämään, mitä heidän pitää tehdä seuraavaksi. Yrittäjille, jotka hoitavat yrityksen perustamista, vaatimustenmukaisuutta, asiakasviestintää ja sisäisiä päivityksiä, tällainen selkeys ei ole koriste. Se on operatiivinen etu.

Mitä kirjoittaminen korvaa varten tarkoittaa

Kirjoittaminen korvaa varten tarkoittaa sanojen muotoilua sen mukaan, miten ihmiset oikeasti käsittelevät kieltä arjessa. Lukijat eivät yleensä istu alas ihailemaan lauserakennetta. He silmäilevät, pysähtyvät, palaavat takaisin ja kuulevat lauseen mielessään. Jos kieli on solmussa, viesti katoaa.

Puhuttu kieli eroaa luonnostaan muodollisesta proosasta. Puhutussa kielessä käytetään lyhyempiä ilmauksia, yksinkertaisempia sanoja ja enemmän toistoa. Se nojaa rytmiin ja painotuksiin. Hyvä liikekirjoittaminen hyödyntää näitä vahvuuksia ilman että siitä tulee huolimatonta tai liian tuttavallista.

Tavoite ei ole kirjoittaa kuin puhtaaksi kirjoitettu puheenvuoro. Tavoite on kirjoittaa niin, että teksti kuulostaa selkeältä ääneen luettuna.

Miksi tämä on tärkeää liiketoimintaviestinnässä

Perustajat ja tiimit lähettävät viestejä, joilla on todellisia seurauksia. Hämmentävä viesti voi viivästyttää projektia. Epämääräinen käytäntöpäivitys voi aiheuttaa turhaa jatkokyselyä. Raskas asiakasviesti voi johtaa siihen, että toimia jää tekemättä. Heikko sisäinen ilmoitus voi jättää ihmiset arvailemaan vastuuta tai aikataulua.

Kirjoittaminen korvaa varten auttaa esimerkiksi tällaisissa tilanteissa:

• Asiakassähköpostit, joihin tarvitaan nopea toiminta
• Perustamiseen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät muistutukset
• Sisäiset päivitykset kasvavalle tiimille
• Sijoittajayhteenvedot ja pitch-materiaalit
• Asiakastuen vastaukset
• Toimintaohjeet ja SOP:t

Uusille yrityksenomistajille tämä on vielä tärkeämpää. Kun perustat LLC:n, nimeät rekisteröidyn edustajan tai seuraat osavaltion hakemusvaatimuksia, jakamasi tiedon pitäisi olla suoraa, helppolukuista ja helposti toteutettavaa. Selkeä kirjoittaminen säästää aikaa ja vähentää virheitä.

Aloita kuulijasta, älä kappaleesta

Ennen kuin kirjoitat mitään, kysy yksi yksinkertainen kysymys: kenen pitää kuulla tämä ja mitä hänen pitäisi tehdä sen jälkeen?

Tämä kysymys muuttaa kaiken. Se pakottaa kirjoittamaan tarkoituksella eikä täyttämään tilaa.

Jos kirjoitat uudelle asiakkaalle, käytä selkeää kieltä ja anna yksi selvä seuraava askel. Jos kirjoitat perustajakumppanille, kerro suoraan, millaista päätöstä tarvitset. Jos lähetät vaatimustenmukaisuuspäivityksen, tee määräaika ja toimenpide täysin yksiselitteisiksi.

Hyödyllisiä kysymyksiä:

• Mitä lukija jo tietää?
• Mitä voin jättää pois?
• Mitä pitäisi tapahtua tämän viestin jälkeen?
• Mikä olisi epäselvää, jos sanoisin tämän ääneen?

Kun vastaat näihin kysymyksiin ensin, kirjoittaminen on helpompi jäsentää.

Käytä lyhyitä lauseita rytmin säilyttämiseksi

Lyhyitä lauseita on helpompi kuulla, helpompi muistaa ja helpompi luottaa.

Se ei tarkoita, että kaikkien lauseiden täytyy olla pieniä. Vaihtelu on tärkeää. Mutta pitkät ajatusketjut voivat väsyttää, etenkin kun ne ovat täynnä määritteitä, sivulauseita ja abstrakteja substantiiveja, jotka pakottavat lukijan hidastamaan ja kokoamaan merkityksen uudelleen.

Hyödyllinen sääntö: jos joudut pysähtymään lauseen puolivälissä ymmärtääksesi mitä kirjoitit, lukija joutuu todennäköisesti tekemään samoin.

Vertaile näitä versioita:

• Heikko: Halusimme antaa kattavamman päivityksen projektin tilanteesta, joka on viivästynyt useiden parhaillaan tarkasteltavien tekijöiden vuoksi.
• Vahva: Projekti on viivästynyt. Selvitämme yhä syitä. Kerromme seuraavat askeleet heti, kun ne vahvistuvat.

Toinen versio on helpompi omaksua, koska se esittää yhden ajatuksen kerrallaan.

Valitse yksinkertaiset sanat aina kun mahdollista

Yksinkertaiset sanat eivät ole heikkoja sanoja. Liikekirjoittamisessa ne ovat usein vahvin valinta.

Suosi sanoja, jotka ihmiset ymmärtävät heti:

• Käytä auttaa sanan facilitate sijaan
• Käytä aloittaa sanan commence sijaan
• Käytä tarvita sanan require sijaan
• Käytä näyttää sanan demonstrate sijaan
• Käytä käyttää sanan utilize sijaan

Tässä ei ole kyse viestin yksinkertaistamisesta liikaa. Kyse on kitkan poistamisesta. Mitä tutumpi sana on, sitä nopeammin lukija pääsee asiaan.

Se on tärkeää startup-ympäristössä, jossa nopeus ja selkeys voittavat usein muodollisuuden. Perustajan lähettämän perehdytysviestin tai jatkosähköpostin pitäisi kuulostaa osaavalta ja ihmisläheiseltä, ei korostetun hienostelevalta.

Suosi aktiivista ääntä

Aktiivinen ääni tekee vastuusta ja toiminnasta selkeää.

• Passiivi: Asiakirjat tarkastettiin tiimin toimesta.

• Aktiivi: Tiimi tarkasti asiakirjat.

• Passiivi: Hakemuksen määräaika jäi noudattamatta.

• Aktiivi: Me myöhästyimme hakemuksen määräajasta.

Aktiivinen ääni on hyödyllinen, koska se kertoo lukijalle, kuka teki mitä. Se kuulostaa myös suoremmalta ääneen luettuna.

Se ei tarkoita, että passiivi olisi aina väärin. Joskus haluat painottaa toimintoa tekijän sijaan. Mutta jos yrität viedä projektia eteenpäin, aktiivinen ääni toimii yleensä paremmin.

Anna välimerkkien tukea rytmille

Hyvä välimerkintä auttaa lukijaa kuulemaan tauot, painotukset ja kokonaisuudet. Se on rytmin työkalu, ei koriste.

Pilkku, kaksoispiste ja puolipiste voivat auttaa jäsentämään monimutkaisia ajatuksia. Liiallisina ne kuitenkin luovat sekavuutta. Jos lause tarvitsee liikaa taukoja, se kannattaa ehkä pilkkoa kahtia.

Ajattele välimerkkejä hengityksen ja painotuksen ohjaajina:

• Käytä pilkkuja erottamaan lauseen toisiinsa liittyviä osia
• Käytä kaksoispistettä listan, selityksen tai johtopäätöksen esittelyyn
• Käytä puolipistettä vain, kun kaksi läheisesti liittyvää lausetta tarvitsee vahvemman yhteyden
• Käytä ajatusviivoja säästeliäästi, kun haluat painotusta tai terävän keskeytyksen

Jos et luonnostaan pysähtyisi siinä kohdin puhuessasi lauseen ääneen, harkitse välimerkkiä uudelleen.

Rakenna rytmiä vaihtelulla

Kirjoittaminen korvaa varten ei tarkoita, että jokaisen lauseen pitäisi olla samanlainen. Yksitoikkoinen rytmi voi väsyttää yhtä paljon kuin monimutkainen rakenne.

Vaihtele lausepituuksia.

• Käytä lyhyttä lausetta tärkeän ajatuksen iskemiseen.
• Käytä keskipitkää lausetta sen selittämiseen.
• Käytä silloin tällöin pidempää lausetta, kun sinun täytyy yhdistää liittyviä ajatuksia ilman että virta katkeaa.

Tällainen vaihtelu luo soinnin, joka tuntuu inhimillisemmältä ja pitää lukijan mukana.

Esimerkiksi:

Selkeä viestintä on tärkeää. Se auttaa ihmisiä toimimaan nopeammin. Se myös vähentää kalliiden virheiden riskiä, varsinkin kun käsittelet perustamisasiakirjoja, vaatimustenmukaisuusmuistutuksia tai asiakasviestejä, jotka vaativat välitöntä huomiota.

Lyhyt lause luo tahdin. Pidempi lause lisää kontekstia muuttumatta kömpelöksi.

Karsi jargonia ja sisäpiirikieltä

Jargon voi olla hyödyllistä erikoistuneessa tiimissä, mutta siitä tulee nopeasti este, kun yleisö vaihtuu.

Kysy, tarvitseeko lukija todella teknisen termin. Jos ei, vaihda se selkeämpään ilmaisuun.

Esimerkiksi:

• Sanan operationalize sijaan sano saattaa käytäntöön
• Sanan synergy sijaan sano tehdä yhteistyötä
• Sanan action items sijaan sano seuraavat askeleet
• Sanan leverage sijaan sano käyttää

Tämä on erityisen tärkeää, kun kirjoitat asiakkaille, uusille työntekijöille tai pienyrittäjille, jotka vasta opettelevat yrityksen perustamiseen, vuosiraportteihin, rekisteröityihin edustajiin ja osavaltion vaatimustenmukaisuuteen liittyvää terminologiaa.

Jos viestisi tarvitsee asiantuntemusta, tuo se esiin. Älä vain piilota sitä tarpeettoman monimutkaisuuden taakse.

Lue ääneen ja kuuntele kitkaa

Nopein tapa testata, toimiiko tekstisi korvaa varten, on sanoa se ääneen.

Kun luet ääneen, kuulet asioita, jotka silmä saattaa ohittaa:

• Lauseet, jotka ovat liian pitkiä
• Toistuvat sanat
• Kömpelöt siirtymät
• Piilevä epäselvyys
• Kohdat, joissa sävy kuulostaa jäykältä tai luonnottomalta

Jos lause on vaikea sanoa, sitä on yleensä vaikea kuulla.

Käytännöllinen työskentelytapa:

1. Kirjoita ensimmäinen luonnos nopeasti.
2. Lue se ääneen muokkaamatta.
3. Merkitse kohdat, joissa kompastut.
4. Yksinkertaista lause tai jaa se kahtia.
5. Lue se uudelleen.

Tämä prosessi on yksinkertainen, mutta se löytää yllättävän monta ongelmaa.

Sovella periaatetta tavallisiin liiketilanteisiin

Kirjoittaminen korvaa varten on hyödyllistä monenlaisessa liiketoimintaviestinnässä.

Asiakas- ja asiakastukisähköpostit

Pidä tarkoitus ilmeisenä. Aloita pääviestillä. Kerro seuraava askel. Päätä selkeään kutsuun tai määräaikaan.

Esimerkkirakenne:

• Miksi kirjoitat
• Mitä lukijan täytyy tietää
• Mitä lukijan pitäisi tehdä seuraavaksi

Perustajan päivitykset

Kun päivität sijoittajia, kumppaneita tai sisäistä tiimiä, vältä ylitarkkaa selittämistä. Aloita tilannekuvalla, sitten ongelmalla, sitten suunnitelmalla.

Vaatimustenmukaisuus- ja hakemusmuistutukset

Näiden viestien tulisi olla erityisen selkeitä. Jos määräaika lähestyy, sano se heti. Jos hakemus vaaditaan, nimeä vastuuhenkilö. Jos määräajan missaamisesta seuraa vaikutuksia, kerro se suoraan.

Sisäiset prosessimuistiinpanot

Tiimidokumentaatio toimii parhaiten, kun ohjeet ovat lyhyitä ja peräkkäisiä. Käytä verbejä. Käytä numeroituja vaiheita. Älä piilota toimintoa pitkien kappaleiden sisään.

Brändi- ja markkinointiteksti

Myös myyvä kirjoittaminen hyötyy puheenomaisesta rytmistä. Ihmiset reagoivat tekstiin, joka kuulostaa älykkäältä ja itsevarmalta ihmiseltä, ei esitteeltä, joka on täynnä abstraktioita.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Muutama tapa voi heikentää muuten hyvää tekstiä.

• Pitkien lauseiden kirjoittaminen, koska ne kuulostavat muodollisemmilta
• Monimutkaisten sanojen käyttäminen, jotta kuulostaisi ammattimaisemmalta
• Pääasian piilottaminen kappaleen keskelle
• Täyttötekstin lisääminen, joka ei auta lukijaa toimimaan
• Ääneen lukemisen unohtaminen
• Passiivin ja epämääräisten substantiivien liiallinen käyttö

Epävarmoissa tilanteissa yksinkertaista. Selkeys on yleensä parempi osaamisen signaali kuin koristeellisuus.

Yksinkertainen editointilista

Ennen kuin lähetät minkä tahansa tärkeän liiketoimintaviestin, tarkista se näillä kysymyksillä:

• Voinko sanoa tämän vähemmillä sanoilla?
• Ymmärtäisikö ihminen tämän, jos lukisin sen ääneen?
• Onko pääviesti selvä ensimmäisillä riveillä?
• Käytinkö mahdollisuuksien mukaan selkeitä sanoja?
• Teinkö seuraavan askeleen selväksi?
• Poistinko kaiken, mikä ei auta lukijaa?

Jos johonkin näistä vastaat ei, muokkaa vielä kerran.

Selkeän, puhetyylisen kirjoittamisen hyöty

Kirjoittaminen korvaa varten tekee enemmän kuin parantaa tyyliä. Se parantaa lopputuloksia.

Ihmiset reagoivat nopeammin, kun he ymmärtävät viestin nopeasti. He tekevät vähemmän virheitä, kun ohjeet ovat selkeitä. He luottavat viestintään, joka kuulostaa suorapuheiselta ja rehelliseltä. Ja liiketoimintaympäristössä, jossa jokainen sähköposti, muistio ja päivitys voi vaikuttaa toteutukseen, sillä on merkitystä.

Perustajille ja pienille tiimeille etu on käytännöllinen. Lähetät sitten vaatimustenmukaisuusilmoituksen, kirjoitat asiakasviestin tai selität seuraavan vaiheen perustamisprosessissa, sanojesi pitäisi kulkea selkeästi näytöltä toisen ihmisen ymmärrykseen.

Kirjoita niin, että lukija voi kuulla sinut. Pidä se yksinkertaisena. Pidä se suorana. Ja jos lause ei kuulosta oikealta ääneen, tee siitä parempi ennen lähettämistä.