Құлаққа жағымды жазу: құрылтайшылар мен командаларға арналған анық іскерлік коммуникация

Іскерлік жазу тек қағазда ғана өмір сүрмейді. Ол жиналыста естілуі, қысқа электрондық хатта түсінілуі немесе дедлайндар, өтініштер мен шешімдер арасында жүрген адамға бір оқығанда-ақ жетуі керек. Сондықтан құрылтайшыларға, операциялық мамандарға және шағын бизнес командаларына арналған ең жақсы мәтіндер көбіне дауыстап оқығанда табиғи естілетін мәтіндер болады.

Сіз құлаққа арнап жазғанда, адамдарға хабарламаңызды бірінші ретте түсінуді жеңілдетесіз. Түсінбеушілікті азайтасыз. Жауап беру ықтималдығын арттырасыз. Клиенттерге, серіктестерге және қызметкерлерге не істеу керегін анық жеткізесіз. Компания құруды, сәйкестікті, клиентпен байланысуды және ішкі жаңартуларды басқаратын кәсіпкерлер үшін мұндай айқындық жай сән емес. Бұл - операциялық артықшылық.

Құлаққа арнап жазу нені білдіреді

Құлаққа арнап жазу дегеніміз - сөздерді адамдардың нақты өмірде тілді қалай қабылдайтынына сай құрастыру. Оқырмандар әдетте сөйлем құрылымына тамсану үшін отырмайды. Олар көз жүгіртеді, кідіріп оқиды, кейін қайта шолып шығады және сөйлемді іштей естиді. Егер тіл күрделі болса, ой жоғалып кетеді.

Сөйлеу ресми прозаға табиғи түрде ұқсамайды. Ауызша тіл қысқа тіркестерді, қарапайым сөздерді және қайталауды көбірек қолданады. Ол ырғақ пен екпінге сүйенеді. Жақсы іскерлік жазу сол артықшылықтарды ұқыпты түрде пайдаланады, бірақ орынсыз бейберекет немесе тым еркін болып кетпейді.

Мақсат - стенограмма сияқты жазу емес. Мақсат - дауыстап оқығанда анық естілетіндей жазу.

Неге бұл іскерлік коммуникацияда маңызды

Құрылтайшылар мен командалар нақты салдары бар хабарламалар жібереді. Түсініксіз жазба жобаны кідіртуі мүмкін. Бұлыңғыр саясат жаңартуы артық сұрақтарға әкеледі. Тығыз клиенттік хат маңызды әрекетті жіберіп алуға себеп болуы мүмкін. Әлсіз ішкі хабарландыру адамдарды жауапкершілік пен мерзім туралы күмәнде қалдырады.

Құлаққа арнап жазу мына жағдайларда көмектеседі:

• Жылдам әрекет талап ететін клиенттік хаттар
• Құрылу және сәйкестікке қатысты ескертулер
• Өсіп келе жатқан командаға арналған ішкі жаңартулар
• Инвесторларға арналған қысқаша шолулар мен питч материалдары
• Клиенттерді қолдау жауаптары
• Жұмыс нұсқаулықтары мен стандартты операциялық рәсімдер

Жаңа бизнес иелері үшін бұл одан да маңызды. Егер сіз LLC құрып жатсаңыз, тіркелген агент тағайындап жатсаңыз немесе штаттық есеп беру талаптарын орындап отырсаңыз, бөлісетін ақпаратыңыз тура, оқуға жеңіл және әрекет етуге оңай болуы керек. Анық жазу уақытты үнемдейді және қателерді азайтады.

Абзацтан емес, тыңдаушыдан бастаңыз

Кез келген мәтінді бастамас бұрын, бір қарапайым сұрақ қойыңыз: бұл хабарламаны кім естуі керек және кейін ол не істеуі тиіс?

Бұл сұрақ бәрін өзгертеді. Ол сізді бос сөз жазудан гөрі мақсатпен жазуға мәжбүрлейді.

Егер сіз жаңа клиентке жазып жатсаңыз, қарапайым тіл мен анық келесі қадамды қолданыңыз. Егер сіз серіктес-құрылтайшыға жазсаңыз, қажет шешімді тура айтыңыз. Егер сіз сәйкестік туралы жаңарту жіберсеңіз, мерзім мен әрекетті айқын етіңіз.

Пайдалы бірнеше сұрақ:

• Оқырман қазірдің өзінде нені біледі?
• Нені алып тастауға болады?
• Бұл хабарламадан кейін қандай әрекет болуы керек?
• Мұны дауыстап айтсам, қай жері түсініксіз болар еді?

Алдымен осы сұрақтарға жауап берсеңіз, мәтіннің құрылымын құру жеңілдейді.

Ырғақты сақтау үшін қысқа сөйлемдер қолданыңыз

Қысқа сөйлемдерді есту жеңіл, есте сақтау оңай және сену де оңай.

Бұл әр сөйлем міндетті түрде қысқа болу керек дегенді білдірмейді. Әртүрлілік маңызды. Бірақ ойлардың ұзақ тізбегі, әсіресе ол анықтауыштарға, бағыныңқы сөйлемдерге және оқырманды мағынаны қайта құрауға мәжбүрлейтін абстрактілі зат есімдерге толы болса, шаршатуы мүмкін.

Пайдалы ереже: егер сөйлемнің ортасында кідіріп, нені жазғаныңызды түсінуіңіз керек болса, оқырман да солай етуі мүмкін.

Мына нұсқаларды салыстырыңыз:

• Әлсіз: Біз жобаның мәртебесіне қатысты анағұрлым жан-жақты жаңарту бергіміз келді, бірақ ол әлі де қарастырылып жатқан бірнеше факторларға байланысты кейінге қалдырылды.
• Күшті: Жоба кешіктірілді. Себептерін әлі де қарап жатырмыз. Келесі қадамдарды нақтылаған соң, толық жаңарту жібереміз.

Екінші нұсқа оңай қабылданады, өйткені ол бір уақытта бір ойды жеткізеді.

Мүмкіндігінше қарапайым сөздерді таңдаңыз

Қарапайым сөздер әлсіз сөздер емес. Іскерлік жазуда олар көбіне ең мықты таңдау болады.

Адамдар бірден түсінетін сөздерді таңдаңыз:

• facilitate орнына help қолданыңыз
• commence орнына start қолданыңыз
• require орнына need қолданыңыз
• demonstrate орнына show қолданыңыз
• utilize орнына use қолданыңыз

Бұл ойды жеңілдету емес. Бұл - кедергіні азайту. Сөз қаншалықты таныс болса, оқырман соғұрлым тезірек негізгі ойға жетеді.

Бұл әсіресе стартап ортасында маңызды, өйткені жылдамдық пен айқындық көбіне салтанатты стильден маңыздырақ. Онбординг хатын немесе кейінгі хатты жіберіп отырған құрылтайшы кәсіби де, адамға жақын да болып естілуі керек, жасанды емес.

Белсенді етістікті таңдаңыз

Белсенді етіс әрекет пен жауапкершілікті анық көрсетеді.

• Ырықсыз: Құжаттар команда тарапынан қаралды.

• Белсенді: Команда құжаттарды қарады.

• Ырықсыз: Өтінім беру мерзімі өткізіліп алынды.

• Белсенді: Біз өтінім беру мерзімін өткізіп алдық.

Белсенді етіс пайдалы, өйткені ол кім не істегенін оқырманға бірден айтады. Сондай-ақ дауыстап оқығанда тікелей естіледі.

Бұл ырықсыз етіс ешқашан дұрыс емес дегенді білдірмейді. Кейде әрекет жасаған адамнан гөрі әрекеттің өзін баса көрсеткіңіз келеді. Бірақ жобаны алға жылжытқыңыз келсе, белсенді етіс әдетте жақсырақ жұмыс істейді.

Пунктуация ырғақты қолдасын

Жақсы пунктуация оқырманға кідірістерді, екпінді және топтастыруды сезінуге көмектеседі. Бұл - сән үшін емес, ырғақ үшін қолданылатын құрал.

Үтірлер, қос нүктелер және нүктелі үтірлер күрделі ойларды бөліп көрсетуге көмектеседі. Бірақ шамадан тыс қолдансаңыз, мәтін шашыраңқы болып кетеді. Егер сөйлем тым көп кідірісті қажет етсе, оны бөлу керек болуы мүмкін.

Пунктуацияны тыныс пен екпінге арналған бағыттаушы ретінде қарастырыңыз:

• Үтірді сөйлемнің байланысты бөліктерін бөлу үшін қолданыңыз
• Қос нүктені тізім, түсіндіру немесе қорытынды алдында қолданыңыз
• Нүктелі үтірді тек бір-біріне өте жақын екі ойды күшті байланыспен қосу керек болғанда қолданыңыз
• Сызықшаны екпін не кенет үзіліс керек болғанда сирек қолданыңыз

Егер сөйлемді дауыстап айтқанда ол жерден табиғи түрде кідірмесеңіз, пунктуацияны қайта қараңыз.

Әртүрлілік арқылы ырғақ жасаңыз

Құлаққа арнап жазу дегеніміз - әр сөйлем бірдей болуы керек деген сөз емес. Біркелкі ырғақ күрделі мәтін сияқты-ақ шаршатуы мүмкін.

Сөйлем ұзындығын араластырыңыз.

• Маңызды ойды бекіту үшін қысқа сөйлем қолданыңыз.
• Оны түсіндіру үшін орташа сөйлем қолданыңыз.
• Байланысты ойларды ағымды жоғалтпай біріктіру керек болғанда, кейде ұзағырақ сөйлем қолданыңыз.

Мұндай әртүрлілік мәтінді адамға жақынырақ етіп, оқырманды қызықтырып ұстайды.

Мысалы:

Анық коммуникация маңызды. Ол адамдарға жылдамырақ әрекет етуге көмектеседі. Сондай-ақ қымбат қателердің ықтималдығын азайтады, әсіресе сіз құрылу құжаттарымен, сәйкестік ескертулерімен немесе шұғыл назарды қажет ететін клиенттік жаңартулармен жұмыс істеп жатсаңыз.

Қысқа сөйлем қарқынды орнатады. Ұзынырақ сөйлем сол ойға салмақ қосады, бірақ ауыр болып кетпейді.

Жаргон мен ішкі тілден бас тартыңыз

Жаргон белгілі бір маманданған команда ішінде пайдалы болуы мүмкін, бірақ аудитория өзгергенде ол тез арада кедергіге айналады.

Оқырманға шынымен техникалық термин керек пе, соны ойлаңыз. Қажет болмаса, оны қарапайым баламамен ауыстырыңыз.

Мысалы:

• operationalize орнына put into practice деңіз
• synergy орнына work together деңіз
• action items орнына next steps деңіз
• leverage орнына use деңіз

Бұл әсіресе клиенттерге, жаңа қызметкерлерге немесе бизнес құру, жылдық есептер, тіркелген агенттер және штаттық сәйкестік туралы терминологияны енді үйреніп жүрген шағын бизнес иелеріне жазғанда маңызды.

Егер хабарламаңызға сараптама керек болса, оны беріңіз. Бірақ оны қажетсіз күрделілікпен жасырып қоймаңыз.

Дауыстап оқып, кедергіні тыңдаңыз

Жазбаңыздың құлаққа қаншалықты үйлесетінін тексерудің ең жылдам жолы - оны дауыстап оқу.

Дауыстап оқығанда көзден тыс қалатын нәрселер естіледі:

• Тым ұзақ сөйлемдер
• Қайталанатын сөздер
• Шикі өтпелер
• Жасырын екіұштылық
• Тіліңіз жасанды немесе ауыр естілетін тұстар

Егер сөйлемді айту қиын болса, оны есту де қиын.

Қарапайым жұмыс барысы:

1. Алғашқы нұсқаны тез жазыңыз.
2. Өңдемей дауыстап оқыңыз.
3. Кідіріп қалған жерлерді белгілеңіз.
4. Сөйлемді жеңілдетіңіз немесе бөліңіз.
5. Қайтадан оқыңыз.

Бұл процесс қарапайым, бірақ ол таңғаларлық көп мәселені ұстап қалады.

Принципті жиі кездесетін іскерлік жағдайларға қолданыңыз

Құлаққа арнап жазу іскерлік коммуникацияның көптеген түрінде пайдалы.

Клиенттік және тұтынушылық хаттар

Мақсатты бірден анық етіңіз. Негізгі ойды басында айтыңыз. Келесі қадамды көрсетіңіз. Соңында нақты өтініш немесе мерзім беріңіз.

Үлгі құрылым:

• Неге жазып отырсыз
• Оқырман нені білуі керек
• Оқырман не істеуі керек

Құрылтайшы жаңартулары

Инвесторларға, серіктестерге немесе ішкі командаға жаңарту жібергенде, артық түсіндіруден аулақ болыңыз. Алдымен мәртебені айтыңыз, содан кейін мәселені, кейін жоспарды беріңіз.

Сәйкестік және өтінім мерзімдері туралы ескертулер

Мұндай хабарламалар ерекше анық болуы керек. Егер мерзім жақындап қалса, оны бірден айтыңыз. Егер өтінім беру қажет болса, кім жауапты екенін көрсетіңіз. Мерзімді өткізіп алу салдары болса, оны ашық жазыңыз.

Ішкі процесс жазбалары

Команда құжаттамасы нұсқаулар қысқа әрі ретімен берілгенде жақсы жұмыс істейді. Етістіктерді қолданыңыз. Нөмірленген қадамдарды қолданыңыз. Әрекетті ұзақ абзацтардың ішінде жасырып қоймаңыз.

Бренд және маркетинг мәтіні

Жарнамалық жазудың өзі ауызша ырғақтан ұтады. Адамдар жасанды, механикалық емес, ақылды әрі сенімді адамның сөзіндей естілетін мәтінге жақсырақ жауап береді.

Жиі жіберілетін қателер

Кейбір әдеттер жақсы мәтінді әлсіретіп жібереді.

• Ресми естілсін деп ұзақ сөйлемдер жазу
• Кәсіби көріну үшін күрделі сөздер қолдану
• Негізгі ойды абзацтың ортасында жасыру
• Оқырманға әрекет етуге көмектеспейтін фондық ақпаратпен мәтінді толтыру
• Мәтінді дауыстап оқуды ұмыту
• Ырықсыз етісті және бұлыңғыр зат есімдерді шамадан тыс қолдану

Күмәндансаңыз, ықшамдаңыз. Айқындық әдетте сәнді безендіруден гөрі құзыреттіліктің жақсы белгісі.

Қарапайым өңдеу тізімі

Кез келген маңызды іскерлік хабарламаны жібермес бұрын, оны мына сұрақтармен тексеріңіз:

• Мұны аз сөзбен айта аламын ба?
• Дауыстап оқысам, адам түсіне ме?
• Негізгі ой алғашқы бірнеше жолда анық па?
• Мүмкін болған жерде қарапайым сөздер қолдандым ба?
• Келесі қадамды анық еттім бе?
• Оқырманға көмектеспейтін нәрсенің бәрін алып тастадым ба?

Егер осы сұрақтардың кез келгеніне жауап «жоқ» болса, қайта өңдеңіз.

Анық, ауызша стильдегі жазудың пайдасы

Құлаққа арнап жазу тек стильді жақсартпайды. Ол нәтижені де жақсартады.

Адамдар хабарламаны тез түсінсе, жылдамырақ жауап береді. Нұсқаулар анық болса, қателік азаяды. Тура әрі шынайы естілетін коммуникацияға сенім артады. Ал әрбір хат, жазба және жаңарту орындауға әсер ететін бизнес ортада бұл өте маңызды.

Құрылтайшылар мен шағын бизнес командалары үшін артықшылық практикалық сипатқа ие. Сіз сәйкестік туралы хабарлама жіберіп жатсаңыз да, клиентке хат жазып жатсаңыз да, құрылу процесіндегі келесі қадамды түсіндіріп жатсаңыз да, сөздеріңіз сіздің экраныңыздан басқа біреудің түсінігіне таза жетуі керек.

Оқырман сізді ести алатындай жазыңыз. Қарапайым ұстаңыз. Тура ұстаңыз. Ал егер сөйлем дауыстап айтқанда дұрыс естілмесе, жібермей тұрып оны жақсартыңыз.