Ei ole koskaan liian myöhäistä ottaa käyttöön järkeviä liiketoimintakäytäntöjä

Jokaisessa liiketoiminnassa on riskejä. Osa niistä on ilmeisiä, kuten kassavirran paine tai viivästynyt toimitus. Toiset ovat vähemmän näkyviä, mutta paljon vahingollisempia, jos ne jätetään huomiotta, kuten heikko tietoturva, puutteelliset työsuhdekäytännöt ja epäjärjestelmällinen toiminta. Hyvä uutinen on, että perusteiden vahvistamiseen ei useimmiten ole liian myöhäistä.

Perustajille ja pienyritysten omistajille järkevin liike on rakentaa käytännöllisiä suojamekanismeja ennen kuin ongelmasta tulee kallis. Tämä pätee erityisesti Yhdysvalloissa perustettuihin uusiin yrityksiin, joissa liittovaltion, osavaltion ja paikalliset vaatimukset voivat limittyä tavoilla, jotka on helppo ohittaa. Muutamat kurinalaiset toimintatavat voivat suojata yritystäsi, vähentää vastuuta ja parantaa arjen toimintaa.

Jos olet käynnistämässä yritystä tai pyrit tuomaan enemmän järjestystä olemassa olevaan liiketoimintaan, kolme osa-aluetta ansaitsee välitöntä huomiota: tietosuoja, vaatimustenmukaisuus ja organisointisuunnittelu.

1. Suojaa tietosi ennen kuin menetys pakottaa toimimaan

Tietojen menetys on yksi helpoimmin vältettävistä tavoista, joilla pienyritys voi kärsiä vahinkoa. Varastettu kannettava tietokone, kiristyshaittaohjelma, vahingossa tapahtunut poistaminen tai rikkoutunut kiintolevy voi pysäyttää toiminnan minuuteissa. Tämä ongelma on erityisen kivulias siksi, että vahinko huomataan usein vasta sen jälkeen, kun järjestelmä on jo poissa käytöstä.

Vähintään jokaisen yrityksen tulisi käsitellä tietosuojaa keskeisenä toimintona, ei teknisenä ylellisyytenä.

Aloita käyttöoikeuksista

Käytä vahvoja salasanoja, yksilöllisiä kirjautumistunnuksia ja monivaiheista tunnistautumista aina kun mahdollista. Jaetut tilit voivat tuntua käteviltä, mutta ne vaikeuttavat vastuun kohdistamista ja lisäävät riskiä, että yksi vaarantunut tunnus avaa pääsyn useisiin järjestelmiin.

Rajoita pääsy arkaluonteisiin tietoihin tarpeen mukaan. Taloustiedot, asiakastiedot, palkkahallinnon tiedostot ja veroasiakirjat eivät saa olla laajasti jokaisen työntekijän tai alihankkijan saatavilla.

Varmuuskopioi tärkeät tiedot säännöllisesti

Varmuuskopiointistrategian tulisi olla automaattinen, testattu ja tallennettu useampaan kuin yhteen paikkaan. Monet yritykset luottavat yhteen pilvipalveluun tai yhteen ulkoiseen levyyn ja olettavat sen riittävän. Se ei riitä.

Käytännöllinen tapa on pitää:

• yksi työversio päivittäistä käyttöä varten
• yksi paikallinen varmuuskopio nopeaa palautusta varten
• yksi erillinen tai pilvipohjainen varmuuskopio palautustilanteita varten

Varmuuskopiot on tarkistettava säännöllisesti. Varmuuskopio, jota ei voida palauttaa, ei ole varmuuskopio vaan oletus.

Suunnittele tietoturvaloukkaustilanne etukäteen

Yksikään pieni yritys ei halua ajatella tietomurtoja tai laitteen varkautta, mutta yksinkertainen toimintasuunnitelma voi vähentää sekaannusta ja käyttökatkoksia. Päätä etukäteen, kenellä on valtuudet nollata salasanoja, ilmoittaa mahdollisesti vaikutuksen alaisille osapuolille, säilyttää tiedot ja ottaa yhteyttä palveluntarjoajiin.

Jos yrityksesi käsittelee henkilötietoja, maksutietoja tai luottamuksellisia asiakastietoja, tietoturvasuunnittelun tulisi olla osa normaalia riskienhallintaprosessia. Ennaltaehkäisyn kustannukset ovat yleensä paljon pienemmät kuin palautumisen kustannukset.

2. Rakenna vaatimustenmukaisuus osaksi rekrytointia ja johtamista

Työsuhdepäätökset luovat riskiä kauan ennen kuin yksikään oikeusjuttu ilmestyy. Rekrytointi, työvuorosuunnittelu, kurinpito, palkitseminen ja työpaikan käytös kaikilla on oikeudellisia vaikutuksia, erityisesti kun yritys kasvaa yhden hengen toiminnasta työnantajaksi.

Monet perustajat olettavat, että vaatimustenmukaisuus on tärkeää vasta, kun yritys kasvaa suureksi. Todellisuudessa useimpien yritysten odotetaan noudattavan ainakin joitakin työsuhdesääntöjä jo ensimmäisestä päivästä alkaen, ja monet vaatimukset laajenevat henkilöstömäärän kasvaessa.

Selvitä, mitkä lait koskevat yritystäsi

Eri liittovaltion lait tulevat sovellettaviksi eri työntekijämäärän rajoilla, ja osavaltion lait voivat asettaa lisäksi muita velvoitteita. Sijainnistasi ja henkilöstömäärästäsi riippuen sinun on ehkä huomioitava syrjimättömyyssäännöt, palkka- ja työaikalait, vapaa-aikaa koskevat vaatimukset, työpaikkailmoitukset ja häirinnän vastaiset käytännöt.

Ensimmäinen vaatimustenmukaisuuden askel ei siis ole arvaaminen. Se on sen varmistaminen, mikä koskee juuri sinun yritysrakennettasi, kokoasi ja toimintavaltioitasi.

Kouluta esihenkilöt ennen kuin ongelmat alkavat

Esihenkilön, joka hoitaa rekrytointia, irtisanomisia, työvuoroja tai valituksia, on ymmärrettävä laillisen kohtelun, asiallisen käytöksen ja dokumentoinnin perusteet. Hyväntahtoisetkin johtajat voivat aiheuttaa riskejä, jos heidän annetaan soveltaa asioita itse improvisoiden.

Peruskoulutuksen tulisi kattaa:

• syrjimättömyys ja häirinnän vastaiset standardit
• miten suoritusongelmat dokumentoidaan
• miten valituksia käsitellään johdonmukaisesti
• milloin asiat on syytä siirtää ulkopuoliselle juristille tai HR-tuelle

Mitä pienempi yritys on, sitä tärkeämpää on tehdä nämä säännöt selkeiksi. Pieni tiimi ei pienennä vastuuta; se usein kasvattaa yhden virheen vaikutusta.

Pidä käytännöt kirjallisina

Kirjalliset käytännöt auttavat yritystä toimimaan johdonmukaisesti. Myös kevytrakenteinen yritys hyötyy yksinkertaisesta työntekijäoppaasta, jossa kerrotaan läsnäolo-odotuksista, käyttäytymissäännöistä, ilmoitusmenettelyistä, vapaakäytännöistä ja kurinpitokäytännöistä.

Käytännöt tulisi tarkistaa säännöllisesti, jotta ne vastaavat voimassa olevaa lainsäädäntöä ja sitä, miten yritys todellisuudessa toimii. Käytäntö, joka pölyttyy kansiossa eikä enää vastaa todellisuutta, tarjoaa vähän suojaa.

3. Arvioi toimintasi uudelleen ennen kuin tehottomuudesta tulee normi

Kun välittömät riskit on käsitelty, siirry järjestelmiin, jotka ohjaavat yrityksen toimintaa. Monet yritykset ajautuvat tehottomiin tapoihin, koska alkuperäinen prosessi oli alussa riittävän hyvä. Ajan myötä se, mikä kerran tuntui hallittavalta, voi muuttua kalliiksi kitkaksi.

Hyödyllinen kysymys on yksinkertainen: jos perustaisit tämän yrityksen tänään, suunnittelisitko samat prosessit alusta alkaen?

Tarkastele rahavirtaa

Kassavirta on yksi tärkeimmistä yrityksen terveyden mittareista. Jopa kannattavat yritykset voivat joutua vaikeuksiin, jos laskuja maksetaan hitaasti, kuluja ei seurata hyvin tai hinnoittelu ei ole pysynyt nousevien kustannusten tahdissa.

Tarkastele:

• kuinka nopeasti asiakkaat maksavat
• käytätkö selkeitä laskutusehtoja
• ovatko toimittajasopimukset edelleen kilpailukykyisiä
• tukeeko hinnoittelusi terveitä katteita

Pienillä parannuksilla perinnässä, budjetoinnissa ja hinnoittelussa voi olla suhteettoman suuri vaikutus vakauteen.

Dokumentoi toistuvat prosessit

Jos jokin tehtävä tapahtuu useammin kuin kerran, se tulisi yleensä dokumentoida. Tämä koskee esimerkiksi perehdytystä, asiakaspalveluvastauksia, kirjanpitoa, hyväksymisprosessia ja toimittajahallintaa.

Kirjalliset toimintatavat vähentävät riippuvuutta muistista ja helpottavat työn delegointia tiimin kasvaessa. Ne myös auttavat uusia työntekijöitä oppimaan nopeammin ja pitävät palvelun laadun tasaisempana.

Pidä yrityksen rekisterit järjestyksessä

Toiminnan organisointi sisältää myös oikeudellisen ja hallinnollisen perushoidon. Yrityksen perustamisasiakirjat, omistajuustiedot, kokousmuistiot, luvat, veroilmoitukset ja vuosiraportit tulisi säilyttää asianmukaisesti järjestettyinä.

Kun tiedot ovat hajallaan, yritykset tuhlaavat aikaa sellaisten tietojen kokoamiseen, joiden pitäisi jo olla helposti saatavilla. Kun tiedot ovat ajan tasalla ja järjestyksessä, päätöksenteko, rahoituksen hankkiminen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviin pyyntöihin vastaaminen helpottuvat huomattavasti.

Monille perustajille juuri tässä kohtaa perustamis- ja compliance-kumppani voi tuoda todellista arvoa. Zenind auttaa Yhdysvaltain yritysten omistajia perustamaan yhtiönsä, ylläpitämään tärkeitä ilmoituksia ja pysymään järjestyksessä velvoitteiden kasvaessa.

Miksi varhainen toiminta on tärkeää

Paras aika parantaa liiketoimintakäytäntöjä on ennen kuin joudut pakon edessä toimimaan. Odottaminen siihen asti, että tietomurto, työntekijäriita tai toiminnallinen häiriö iskee, tarkoittaa yleensä toimimista paineen alla, vähemmällä ajalla ja suuremmilla kustannuksilla.

Varhaiset parannukset luovat neljä etua:

• pienempi riskialtistus
• parempi johdonmukaisuus koko liiketoiminnassa
• helpompi työn delegointi yrityksen kasvaessa
• vahvempi uskottavuus kumppaneiden, pankkien ja asiakkaiden silmissä

Nämä hyödyt ovat tärkeitä riippumatta siitä, perustatko uutta LLC-yhtiötä, pyöritätkö corporationia vai pyritkö vain tekemään olemassa olevasta yrityksestä kestävämmän.

Käytännöllinen aloitus perustajille

Jos haluat yksinkertaisen etenemissuunnitelman, aloita näistä vaiheista:

1. Suojaa järjestelmäsi vahvoilla salasanoilla, käyttöoikeuksien hallinnalla ja varmuuskopioilla.
2. Varmista, mitkä työsuhde- ja liiketoimintalait koskevat yritystäsi.
3. Ota käyttöön kirjalliset käytännöt alueille, joihin liittyy eniten riskiä.
4. Tarkastele kassavirtaa, hinnoittelua ja toimintaprosesseja.
5. Järjestä perustamis- ja compliance-asiakirjat yhteen paikkaan.
6. Palaa näihin järjestelmiin säännöllisesti sen sijaan, että käsittelisit niitä kertaluonteisina tehtävinä.

Et tarvitse täydellisiä järjestelmiä ollaksesi suojattu. Tarvitset luotettavia järjestelmiä. Pienyritys, joka suhtautuu näihin perusasioihin vakavasti, on paremmin asemoitunut selviytymään vastoinkäymisistä, kasvamaan tehokkaasti ja toimimaan itsevarmasti.

Lopullinen ajatus

Järkevät liiketoimintakäytännöt eivät ole vain suuria yrityksiä tai kriisitilanteita varten. Ne ovat perustavanlaatuisia tapoja, jotka auttavat pienyrityksiä välttämään ehkäistävissä olevia tappioita ja pysymään valmiina kasvuun. Tietoturva, vaatimustenmukaisuus ja operatiivinen kurinalaisuus eivät ole erillisiä askareita; ne ovat osa yrityksen rakentamista niin, että se kestää.

Perustatpa uutta yritystä tai parannatpa olemassa olevaa, oikea rakenne ja tuki voivat tehdä prosessista paljon helpomman. Zenind auttaa yhdysvaltalaisia yrittäjiä perustamaan ja ylläpitämään yrityksiään selkeyden, vaatimustenmukaisuuden ja pitkän aikavälin järjestyksen näkökulmasta.