Абайлы бизнес тәжірибелерін енгізуге ешқашан кеш емес

Әрбір бизнес тәуекелге тап болады. Кейбір тәуекелдер айқын, мысалы, ақша ағымына қысым немесе жүктің кешігуі. Басқалары көзге бірден түспейді, бірақ еленбей қалса әлдеқайда көп зиян келтіруі мүмкін, соның ішінде деректер қауіпсіздігінің нашарлығы, еңбек қатынастарындағы әлсіз тәжірибелер және ретсіз операциялар. Жақсы жаңалық мынада: негіздерді нығайтуға өте кеш болып қалатын кез сирек болады.

Құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін ең ақылды қадам - мәселе қымбатқа түспей тұрып, практикалық қорғаныс шараларын құру. Бұл әсіресе Америка Құрама Штаттарында құрылған жаңа компаниялар үшін маңызды, өйткені федералдық, штаттық және жергілікті талаптар бір-бірімен қабаттасып, оңай байқалмай қалуы мүмкін. Бірнеше тәртіпті әдет компанияңызды қорғай алады, жауапкершілікті азайтады және күнделікті жұмыстың тиімділігін арттырады.

Егер сіз компания бастап жатсаңыз немесе қолданыстағы бизнесті ретке келтіргіңіз келсе, үш бағытқа дереу назар аудару қажет: деректерді қорғау, сәйкестік және ұйымдастырушылық жоспарлау.

1. Залал орын алуға мәжбүр етпей тұрып, деректеріңізді қорғаңыз

Деректердің жоғалуы шағын бизнеске зиян келтірудің ең болдырмауға болатын жолдарының бірі. Ұрланған ноутбук, ransomware шабуылы, кездейсоқ жою немесе қатты дискінің істен шығуы бірнеше минуттың ішінде жұмысты тоқтатуы мүмкін. Бұл мәселенің ерекше ауыр жағы - зиян көбіне жүйе істен шыққаннан кейін ғана байқалатыны.

Ең төменгі деңгейде әрбір бизнес деректерді қорғауды техникалық сән-салтанат емес, негізгі операциялық функция ретінде қарастыруы керек.

Қол жеткізуді бақылаудан бастаңыз

Күшті құпиясөздерді, әртүрлі логиндерді және мүмкін болған жерде көп факторлы аутентификацияны қолданыңыз. Ортақ аккаунттар ыңғайлы көрінуі мүмкін, бірақ олар жауапкершілікті бақылауды қиындатады және бір ғана бұзылған тіркелгі деректері бірнеше жүйеге жол ашу қаупін арттырады.

Құпия жазбаларға қол жеткізуді білу қажеттілігі принципі бойынша шектеңіз. Қаржылық деректер, клиент ақпараты, жалақы файлдары және салық жазбалары әр қызметкерге немесе мердігерге ашық болмауы тиіс.

Маңызды ақпаратты жүйелі түрде сақтық көшірмелеңіз

Сақтық көшірме жасау стратегиясы автоматты, тексерілген және бірнеше жерде сақталған болуы керек. Көптеген бизнес бір бұлт платформасына немесе бір сыртқы дискке сеніп, бұл жеткілікті деп ойлайды. Бұл жеткіліксіз.

Тәжірибелік тәсіл ретінде мыналарды сақтаңыз:

• күнделікті жұмысқа арналған бір негізгі көшірме
• жылдам қалпына келтіруге арналған бір жергілікті сақтық көшірме
• апаттан кейін қалпына келтіруге арналған бір қашықтағы немесе бұлттағы сақтық көшірме

Сақтық көшірмелерді жоспарлы түрде тексеру керек. Қалпына келтіруге болмайтын сақтық көшірме - сақтық көшірме емес, бұл тек болжам.

Қауіпсіздік инцидентіне алдын ала дайындалыңыз

Ешбір шағын бизнес бұзушылықтар немесе құрылғы ұрлығы туралы ойланғысы келмейді, бірақ қарапайым әрекет ету жоспары түсінбеушілікті және тоқтап қалуды азайта алады. Құпиясөздерді қалпына келтіруге, зардап шеккен тараптарға хабарлауға, жазбаларды сақтауға және қызмет көрсетушілермен байланысуға кімнің құқығы бар екенін алдын ала шешіп қойыңыз.

Егер компанияңыз жеке деректермен, төлем ақпараттарымен немесе құпия клиент жазбаларымен жұмыс істесе, қауіпсіздік жоспарлауы стандартты тәуекелді басқару процесінің бір бөлігі болуы керек. Алдын алуға кететін шығын әдетте қалпына келтіру шығынынан әлдеқайда төмен болады.

2. Сәйкестікті жалдау және басқару процесіне енгізіңіз

Жұмыспен қамтуға қатысты шешімдер сот ісі басталмай тұрып-ақ тәуекел тудырады. Жұмысқа қабылдау, ауысым кестесін жасау, тәртіптік шаралар, жалақы және жұмыс орнындағы мінез-құлықтың бәрінің заңдық салдары бар, әсіресе бизнес жеке кәсіптен жұмыс берушіге айнала бастағанда.

Көптеген құрылтайшылар сәйкестік тек компания үлкен болған кезде ғана маңызды деп ойлайды. Шын мәнінде, көптеген бизнес кемінде кейбір еңбек ережелерін бірінші күннен бастап сақтауға тиіс, ал қызметкерлер саны артқан сайын талаптар да кеңейе түседі.

Сіздің бизнесіңізге қандай заңдар қолданылатынын біліңіз

Әртүрлі федералдық заңдар қызметкерлер санының әртүрлі шектеріне байланысты қолданылады, ал штат заңдары қосымша міндеттемелер жүктеуі мүмкін. Орналасқан жеріңізге және қызметкерлер санына қарай, сіз кемсітпеу ережелерін, жалақы мен жұмыс уақыты талаптарын, демалыс нормаларын, жұмыс орнындағы хабарландыру ережелерін және қудалауға қарсы саясаттарды ескеруіңіз мүмкін.

Демек, сәйкестік бойынша алғашқы қадам - болжам жасау емес. Ол сіздің нақты бизнес құрылымыңызға, көлеміңізге және жұмыс істейтін штатыңызға не қолданылатынын нақтылау.

Мәселе туындағанға дейін менеджерлерді оқытыңыз

Жалдау, жұмыстан шығару, кесте құру немесе шағымдарды қарастыратын менеджер заңды әрекет, құрметті қарым-қатынас және құжат жүргізу негіздерін түсінуі керек. Тіпті ниеті жақсы басшылар да импровизацияға сүйенсе, тәуекел тудыруы мүмкін.

Негізгі оқыту мыналарды қамтуы керек:

• кемсітпеу және қудалауға қарсы стандарттар
• өнімділік мәселелерін қалай құжаттау керек
• шағымдарды бірізді түрде қалай қарау керек
• мәселені сыртқы заңгерге немесе HR қолдауына қашан көтеру керек

Компания неғұрлым шағын болса, осы ережелерді соғұрлым анық ету маңызды болады. Шағын команда жауапкершілікті азайтпайды; көбіне бір қателіктің әсерін күшейтеді.

Саясаттарды жазбаша түрде бекітіңіз

Жазбаша саясаттар бизнестің бірізді әрекет етуіне көмектеседі. Тіпті шағын компанияның өзі келу тәртібін, мінез-құлық ережелерін, хабарлау рәсімдерін, демалыс саясатын және тәртіптік тәжірибені түсіндіретін қарапайым қызметкер нұсқаулығынан пайда көре алады.

Саясаттар мерзімді түрде қайта қаралуы керек, сонда олар қолданыстағы заңға және компанияның нақты жұмыс тәсіліне сәйкес келеді. Құжатта сақталып, шынайы жағдайға сәйкес келмейтін саясаттың қорғанысы аз.

3. Тиімсіздік қалыпты жағдайға айналмай тұрып, операцияларыңызды қайта бағалаңыз

Жедел тәуекелдер шешілгеннен кейін, бизнестің қалай жұмыс істейтінін басқаратын жүйелерге назар аударыңыз. Көптеген компаниялар бастапқыда процесі жеткілікті болғандықтан, тиімсіз әдеттерге үйреніп кетеді. Алайда уақыт өте келе бұрын қолайлы көрінген нәрсе қымбат үйкеліске айналуы мүмкін.

Пайдалы сұрақ қарапайым: егер сіз бұл бизнесті бүгін бастап жатсаңыз, сол процестерді қайтадан нөлден жасар ма едіңіз?

Ақша ағымын қайта қарап шығыңыз

Ақша ағымы - бизнестің саулығын көрсететін ең маңызды индикаторлардың бірі. Компания пайдалы болса да, шот-фактуралар баяу төленсе, шығындар нашар бақыланса немесе баға өсіп жатқан шығындарға ілесе алмаса, қиындыққа тап болуы мүмкін.

Мыналарды қараңыз:

• клиенттердің ақысын қаншалықты жылдам төлейтіні
• шот ұсыну шарттарының түсінікті болуы
• жеткізуші келісімшарттарының әлі де бәсекеге қабілетті болуы
• бағаңыздың тұрақты маржаны қамтамасыз ете алуы

Жинауды, бюджетті және бағаны аздап жақсартудың өзі тұрақтылыққа айтарлықтай әсер етуі мүмкін.

Қайталанатын процестерді құжаттаңыз

Егер тапсырма бір реттен көп орындалса, ол әдетте құжатталуы тиіс. Бұған onboarding, клиенттерге қызмет көрсету жауаптары, бухгалтерия, мақұлдау жұмыс ағындары және жеткізушілерді басқару кіреді.

Жазбаша рәсімдер есте сақтауға тәуелділікті азайтады және командаңыз өскен сайын жұмысты басқаға беру жеңілдейді. Олар сондай-ақ жаңа қызметкерлерге тезірек үйренуге және қызмет сапасын біркелкі сақтауға көмектеседі.

Заңды тұлға жазбаларын ретке келтіріп ұстаңыз

Операциялық тәртіпке заңдық және әкімшілік құжаттарды реттеу де кіреді. Компанияны құру құжаттары, меншік жазбалары, жиналыс хаттамалары, рұқсаттар, салық есептіліктері және жылдық есептер тәртіппен сақталуы керек.

Жазбалар шашыраңқы болса, бизнес қазірдің өзінде қолжетімді болуы тиіс ақпаратты қайта құруға уақыт жұмсайды. Жазбалар жаңартылған және реттелген болса, шешім қабылдау, қаржыландыру алу және сәйкестік сұраныстарына жауап беру әлдеқайда оңай болады.

Көптеген құрылтайшылар үшін дәл осы жерде компанияны құру және сәйкестік бойынша серіктес нақты құндылық қоса алады. Zenind АҚШ-тағы бизнес иелеріне компанияларын тіркеуге, маңызды есептілікті сақтауға және міндеттемелер артқан сайын ретке келіп отыруға көмектеседі.

Неліктен ерте әрекет ету маңызды

Бизнес тәжірибелерін жақсартудың ең жақсы уақыты - сізді соған мәжбүрлегенге дейінгі кезең. Деректер бұзылғанда, қызметкермен дау туындағанда немесе операциялық іркіліс болғанда әрекет ету көбіне қысыммен, аз уақытпен және жоғары шығынмен жүзеге асады.

Ерте жақсартулар төрт артықшылық береді:

• тәуекел деңгейінің төмендеуі
• бизнес ішінде бірізділіктің артуы
• компания өскен сайын жұмысты басқаға берудің жеңілдеуі
• серіктестер, банктер және клиенттер алдындағы сенімділіктің нығаюы

Бұл артықшылықтар жаңа LLC құрып жатсаңыз да, корпорация жүргізіп жатсаңыз да, немесе қолданыстағы бизнесті сенімдірек еткіңіз келсе де маңызды.

Құрылтайшыларға арналған практикалық бастау нүктесі

Егер сізге қарапайым жоспар қажет болса, мына қадамдардан бастаңыз:

1. Жүйелеріңізді күшті құпиясөздермен, қол жеткізуді бақылаумен және сақтық көшірмелермен қорғаңыз.
2. Компанияңызға қандай еңбек және бизнес заңдары қолданылатынын нақтылаңыз.
3. Ең көп тәуекел туғызатын бағыттар үшін жазбаша саясаттар енгізіңіз.
4. Ақша ағымын, бағаны және операциялық жұмыс ағындарын қайта қарап шығыңыз.
5. Құрылу және сәйкестік жазбаларын бір жерде реттеңіз.
6. Бұл жүйелерді бір реттік тапсырма ретінде емес, жүйелі түрде қайта қарап отырыңыз.

Қорғаныс үшін мінсіз жүйелер қажет емес. Сенімді жүйелер қажет. Осы негіздерді байыппен қабылдайтын шағын бизнес сәтсіздіктерге жақсырақ төтеп береді, тиімдірек өседі және сенімді жұмыс істейді.

Қорытынды

Абайлы бизнес тәжірибелері тек ірі компанияларға немесе дағдарыс жағдайларына ғана арналмаған. Олар шағын бизнестерге алдын алуға болатын шығындардан сақтануға және өсуге дайын болуға көмектесетін іргелі әдеттер. Деректер қауіпсіздігі, сәйкестік және операциялық тәртіп - бөлек міндеттер емес; олар ұзақ өмір сүретін компания құрудың бір бөлігі.

Жаңа бизнес бастап жатсаңыз да, бар бизнесті жетілдіріп жатсаңыз да, дұрыс құрылым мен қолдау процесті әлдеқайда жеңілдете алады. Zenind АҚШ-тағы кәсіпкерлерге айқындыққа, сәйкестікке және ұзақ мерзімді ұйымдасуға басымдық бере отырып, компанияларын құруға және жүргізуге көмектеседі.