Kentuckyn myyntiverovapaus voittoa tavoittelemattomille: kuka täyttää ehdot, mitä pitää jättää ja yleiset virheet

Kentuckyn voittoa tavoittelemattomat organisaatiot olettavat usein, että liittovaltion verovapaus kattaa automaattisesti kaikki osavaltion vero-velvoitteet. Käytännössä myyntiveron osalta näin ei ole. Voittoa tavoittelematon organisaatio voi olla vapautettu liittovaltion tuloverosta ja silti joutua tekemään erillisiä toimenpiteitä vähentääkseen tai poistaakseen Kentuckyn myyntiveron tietyistä hankinnoista tai varainhankintatapahtumista.

Kentuckyssa toimiville organisaatioille on tärkeää ymmärtää ero hankintaexemption, myyntiexemption ja tavallisen veronalaisen toiminnan välillä. Se voi ehkäistä tarpeettomia verokuluja, viiveitä ja sääntelyn noudattamiseen liittyviä ongelmia. Lisäksi se auttaa hallituksen jäseniä, toimihenkilöitä ja henkilöstöä keskittämään enemmän resursseja organisaation missioon.

Tämä opas selittää, miten Kentuckyn myyntiverovapaus toimii voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, ketkä voivat täyttää ehdot, mitä lomakkeita siihen liittyy, mitkä hankinnat tai myynnit voivat olla vapautettuja ja miten yleisiä virheitä vältetään.

Kentuckyn myyntiveron perusteet

Kentucky perii osavaltion myynti- ja käyttöveron 6 prosentin verokannalla. Osavaltio ei peri paikallisia myyntiveroja. Tämä tarkoittaa, että sama koko osavaltion kattava veroaste yleensä koskee kaikkia alueita Kentuckyssa, ja organisaatioiden on tarkasteltava osavaltion sääntöjä määrittääkseen, onko tapahtuma veronalainen vai verovapaa.

Myyntiveroa peritään yleensä veronalaisista vähittäismyynneistä, jotka koskevat aineellista henkilökohtaista omaisuutta, digitaalista omaisuutta ja tiettyjä palveluja. Käyttövero voi tulla sovellettavaksi, kun tavara ostetaan Kentuckyn ulkopuolelta ja tuodaan osavaltioon säilytystä, käyttöä tai kulutusta varten.

Voittoa tavoittelemattomille organisaatioille keskeinen kysymys ei ole vain se, onko organisaatio liittovaltion lain mukaan verovapaa. Keskeinen kysymys on, vapauttaako Kentuckyn lainsäädäntö erikseen organisaation, liiketoimen vai molemmat.

Liittovaltion verovapaus ei kerro kaikkea

Monet hyväntekeväisyysorganisaatiot saavat IRS:n tunnustuksen 501(c)(3)-pykälän perusteella, mutta tämä tunnustus ei automaattisesti vapauta organisaatiota Kentuckyn myyntiverosäännöistä.

Kentuckyssa myyntiveroon liittyvä helpotus voi kohdistua eri tavoin eri tilanteisiin:

• Jotkin organisaatiot voivat hakea hankintaexemption, jonka avulla ne voivat ostaa kelpoisuusehdot täyttäviä tavaroita maksamatta myyntiveroa toimittajalle.
• Jotkin varainhankintatapahtumien myynnit ovat lain nojalla vapautettuja, kuten tietyt pääsymaksut ja aineellisen omaisuuden myynnit varainhankintatapahtumissa.
• Jotkin hankinnat pysyvät veronalaisina, jos niitä ei käytetä organisaation verovapaaseen tarkoitukseen.

Tämä ero on tärkeä, koska organisaatio voi olla yhdessä yhteydessä verovapaa ja toisessa veronalainen.

Mitä Kentuckyn voittoa tavoittelemattoman organisaation myyntiverovapaus voi kattaa

Kentuckyn säännöt voivat tarjota helpotusta ainakin kahdessa tavallisessa tilanteessa.

1. Organisaation verovapaaseen toimintaan käytettävät hankinnat

Tietyt hyväntekeväisyys-, koulutus- ja uskonnolliset instituutiot voivat hakea hankintaexemption. Jos hakemus hyväksytään, organisaatio voi ostaa kelpoisuusehdot täyttäviä aineellisia hyödykkeitä, digitaalista omaisuutta tai palveluja maksamatta myyntiveroa myyjälle, kunhan tavarat käytetään organisaation verovapaassa toiminnassa.

Esimerkkejä voivat olla:

• Hyväntekeväisyysohjelmissa suoraan käytettävät tarvikkeet
• Koulutusmateriaalit, joita käytetään koulussa tai opetustoiminnassa
• Uskonnolliset materiaalit, joita käytetään kirkon verovapaissa toiminnoissa
• Toimintaan liittyvät hankinnat, jotka kytkeytyvät hyväksyttyyn verovapaaseen tarkoitukseen

Tavarat, joita käytetään verovapaan toiminnan ulkopuolella, eivät yleensä kuulu tämän piiriin.

2. Tietyt varainhankintatapahtumien myynnit

Kentucky vapauttaa myös voittoa tavoittelemattomien ryhmien ja julkisten organisaatioiden varainhankintatapahtumissa myytävät pääsyliput ja aineellisen omaisuuden myynnit liiketoimille, jotka ovat 26. maaliskuuta 2019 tai sen jälkeen.

Tämä on erillinen sääntö kuin hankintaexemption. Se koskee sitä, mitä organisaatio veloittaa kannattajiltaan tai asiakkailtaan kelpoisuusehdot täyttävissä varainhankintatapahtumissa, ei vain sitä, mitä organisaatio maksaa toimittajilleen tarvikkeista.

Ketkä voivat täyttää hankintaexemption ehdot

Kentuckyn hankintaexemption-hakemus on suunnattu rajatulle joukolle organisaatioita. Yleisesti ottaen Department of Revenue ilmoittaa, että uudet hakijat ovat tyypillisesti hyväntekeväisyys-, koulutus- tai uskonnollisia instituutioita sekä tiettyjä niihin liittyviä tahoja ja julkisia toimijoita.

Esimerkkejä organisaatioista, jotka voivat täyttää ehdot, ovat:

• Hyväntekeväisyysorganisaatiot
• Koulutusorganisaatiot
• Uskonnolliset organisaatiot
• Tietyt kelpoisen instituution kanssa sidoksissa olevat organisaatiot tai yhdistykset
• Historialliset kohteet
• Hautausmaat
• Osavaltion, paikallishallinnon ja liittovaltion viranomaiset

Myös tietyissä tilanteissa jotkin yhden jäsenen LLC-yhtiöt, jotka ovat kokonaan kelpoisen hyväntekeväisyys-, koulutus- tai uskonnollisen instituution omistamia, voivat olla oikeutettuja.

Kelpoisuus ei ole automaattinen. Organisaation on täytettävä Kentuckyn kriteerit, täytettävä hakemus oikein ja toimitettava tukevat asiakirjat.

Mitä asiakirjoja Kentucky yleensä pyytää

Kentucky käyttää lomaketta 51A125, Application, Update or Cancellation for Purchase Exemption, arvioidakseen hankintaexemption-hakemuksia.

Vaadittavat asiakirjat voivat vaihdella organisaatiotyypin mukaan, mutta hakijoiden kannattaa varautua toimittamaan esimerkiksi seuraavat tukimateriaalit:

• Perustamisasiakirjat tai säännöt
• IRS:n päätöskirje, jos sovellettavissa
• Taloudellinen yhteenveto tai tulot ja menot -tiedot
• Selitys organisaation ensisijaisista toiminnoista
• Yhteystiedot henkilölle, johon Department voi olla yhteydessä käsittelyn aikana

Department voi pyytää lisätietoja, jos se tarvitsee tarkennuksia organisaation tarkoituksesta tai toiminnasta.

Täytetty hakemus tulee toimittaa Kentucky Department of Revenue -viranomaiselle postitse, faksilla tai sähköpostitse lomakkeessa ilmoitettujen yhteystietojen mukaisesti.

Mitä tapahtuu hyväksynnän jälkeen

Jos Kentucky hyväksyy hakemuksen, organisaatio saa valtuutuskirjeen, jossa on Purchase Exemption ID -tunnus ja ohjeet exemptionin käyttämiseen.

Tämä valtuutus antaa organisaatiolle mahdollisuuden tehdä kelpoisuusehdot täyttäviä hankintoja maksamatta myyntiveroa toimittajalle, mutta vain hankintoihin, joita käytetään verovapaassa toiminnassa. Hyväksyntä ei luo yleistä vapautusta kaikille hankinnoille tai kaikille liiketoimille.

Toisin sanoen hyväksytyn organisaation on edelleen arvioitava jokainen hankinta erikseen. Jos hankinta ei palvele verovapaata tarkoitusta, se voi silti olla veronalainen.

Miten exemption ilmoitetaan kassalla

Kun organisaatiolla on hyväksytty hankintaexemption, se ilmoittaa exemptionin yleensä antamalla toimittajalle asianmukaisen purchase exemption certificate -todistuksen ja käyttämällä oikeaa exemption-numeroa tai ID-tunnusta.

Organisaation tulisi säilyttää tiedot, joista ilmenee:

• Mitä ostettiin
• Miksi hankinta täyttää ehdot
• Mitä verovapaata toimintoa tavara tukee
• Liiketoimen päivämäärä
• Mahdollinen sisäinen hyväksyntä tai muu dokumentaatio

Hyvä kirjanpito on erityisen tärkeää organisaatioille, jotka ostavat useilta toimittajilta, toimivat useissa toimipisteissä tai palvelevat useita ohjelmia yhden katon alla.

Myyntiverolupa organisaatioille, jotka tekevät veronalaisia myyntejä

Jotkin voittoa tavoittelemattomat organisaatiot myyvät veronalaisia tuotteita tai palveluja mission mukaisen toiminnan lisäksi.

Kentuckyn hakemusohjeiden mukaan, jos organisaatio tekee veronalaisia myyntejä eikä ole koulutus- tai hyväntekeväisyysinstituutio, myynti- ja käyttöverolupa voi olla tarpeen. Vaikka organisaatiolla olisi joitakin verovapaita toimintoja, sen on silti arvioitava, aiheuttaako verollinen myyntitoiminta rekisteröinti- tai raportointivelvollisuuksia.

Yleisiä tilanteita, jotka voivat edellyttää huolellista tarkastelua, ovat:

• Kirpputorin tai second hand -myymälän pyörittäminen
• Kirjakaupan ylläpitäminen
• Tuotteiden myynti verovapaan toiminnan ulkopuolella
• Säännöllinen vähittäiskauppamainen myynti verovapaan varainhankinnan sijaan

Voittoa tavoittelemattoman organisaation ei pidä olettaa, että pelkkä nonprofit-status poistaa kaikki myyntiveroon liittyvät vastuut.

Käyttövero voi edelleen tulla sovellettavaksi

Yleinen virhe on keskittyä vain siihen, veloittaako toimittaja myyntiveroa, ja unohtaa käyttövero verottomista, osavaltion ulkopuolelta tehdyistä hankinnoista.

Jos voittoa tavoittelematon organisaatio ostaa veronalaisen tavaran osavaltion ulkopuoliselta myyjältä, joka ei peri Kentuckyn myyntiveroa, käyttövero voi silti olla maksettava, ellei hankinta muuten ole verovapaa. Tämä koskee erityisesti organisaatioita, jotka tilaavat tarvikkeita, laitteita tai digitaalisia tuotteita verkosta.

Organisaatioiden tulisi tarkistaa, oliko kukin hankinta verotettu myyntihetkellä ja edellyttävätkö Kentuckyn säännöt lisäkäyttöveron ilmoittamista.

Kuinka kauan prosessi kestää

Käsittelyajat voivat vaihdella, mutta organisaatioiden kannattaa varata useita viikkoja ja joissakin tapauksissa noin yksi tai kaksi kuukautta siihen, että Department of Revenue tarkastaa hankintaexemption-hakemuksen.

Viiveitä syntyy yleensä silloin, kun hakemukset ovat puutteellisia tai tukiasiakirjoja puuttuu. Mitä nopeammin organisaatio toimittaa selkeän ja täydellisen hakemuksen, sitä paremmat mahdollisuudet sillä on välttää lisäselvityspyyntöjä.

Yleiset virheet, jotka viivästyttävät hyväksyntää

Kentuckyn exemption-hakemukset viivästyvät usein vältettävissä olevista syistä.

1. Oletetaan, että IRS-status riittää

501(c)(3)-kirje on tärkeä, mutta se ei ole sama asia kuin Kentuckyn myyntiverovapauden hyväksyntä.

2. Käytetään väärää exemptionia väärään liiketoimeen

Hankintaexemption ei ole sama asia kuin varainhankintatapahtuman myyntiexemption. Organisaatioiden on erotettava toimittajaostot tapahtumamyynneistä.

3. Verovapaata tarkoitusta ei selitetä riittävästi

Departmentin on ymmärrettävä, mitä organisaatio käytännössä tekee ja miten hankinnat tukevat kyseistä missiota.

4. Toimitetaan puutteelliset asiakirjat

Puuttuvat säännöt, puuttuvat taloustiedot tai epäselvät yhteystiedot voivat hidastaa käsittelyä.

5. Kaikkia hankintoja pidetään vapautettuina

Myös hyväksytyn organisaation on arvioitava, käytetäänkö kukin hankinta todella verovapaassa toiminnassa.

6. Käyttöveroriski unohdetaan

Osavaltion ulkopuoliset hankinnat voivat aiheuttaa verovelvollisuuksia, vaikka paikallinen toimittaja ei olisi mukana.

Parhaat käytännöt vaatimustenmukaisuuden ylläpitämiseksi

Vahva compliance-prosessi helpottaa exemptionin hallintaa ajan myötä.

• Säilytä Kentuckyn exemption-kirje ja exemption-numero turvallisessa mutta helposti saatavilla olevassa paikassa
• Kouluta henkilöstöä ja vapaaehtoisia siitä, milloin exemptionia voi ja milloin ei voi käyttää
• Pidä kirjaa verovapaista hankinnoista
• Tarkista toimittajien laskut virheiden varalta
• Arvioi exemption-status uudelleen, kun organisaation toiminta muuttuu
• Päivitä Department of Revenue, jos organisaatio lisää toimipaikkoja tai vaihtaa yhteystietoja

Useita ohjelmia tai toimipaikkoja omaavissa organisaatioissa sisäiset kontrollit ovat aivan yhtä tärkeitä kuin itse hyväksyntä.

Miten Zenind voi auttaa järjestäytyneitä nonprofit-ryhmiä ja perustajia

Missiota edistäville ryhmille, jotka perustavat uutta oikeushenkilöä tai virallistavat toimintaansa, selkeä paperityö on tärkeää alusta alkaen. Zenind auttaa perustajia ja nonprofit-järjestäjiä pysymään järjestyksessä yhtiömuodon perustamisessa, registered agent -tuessa, compliance-seurannassa ja filing workflow -prosesseissa, jotka helpottavat osavaltiotason vaatimusten hallintaa.

Tällainen rakenne on hyödyllinen, kun organisaatio tarvitsee siistit dokumentit veroilmoituksia, hallituksen hyväksyntöjä ja jatkuvaa compliancea varten.

Lopulliset huomiot

Kentuckyn voittoa tavoittelemattoman organisaation myyntiverovapaus ei ole automaattinen, eikä se ole yksi ainoa sääntö, joka kattaa kaikki tilanteet. Tärkeimmät erot ovat:

• Liittovaltion verovapaus on erillinen asia kuin Kentuckyn myyntiverosäännöt
• Hankintaexemption voi mahdollistaa verottomat kelpoisuusehdot täyttävät ostot verovapaaseen toimintaan
• Varainhankintatapahtumien pääsymaksut ja tietyt aineellisen omaisuuden myynnit voivat olla vapautettuja nonprofit-varainhankintatapahtumissa
• Jotkin organisaatiot tarvitsevat silti myynti- ja käyttöveroluvan, jos ne tekevät veronalaisia myyntejä
• Asianmukainen dokumentointi ja kirjanpito ovat välttämättömiä

Jos nonprofit-organisaatiosi toimii Kentuckyssa, tarkastele sen toimintaa huolellisesti ennen exemptionin ilmoittamista. Oikea hakemus voi säästää aikaa ja rahaa, kun taas kiireessä tai puutteellisesti tehty hakemus voi aiheuttaa vältettäviä viiveitä.