Освобождаване от данък върху продажбите в Кентъки за организации с нестопанска цел: кои дейности отговарят на условията, какво да подадете и често срещани грешки

Организациите с нестопанска цел в Кентъки често приемат, че федералното освобождаване от данъци автоматично покрива всички държавни данъчни задължения. На практика това не е така при данъка върху продажбите. Една организация с нестопанска цел може да бъде освободена от федерален данък върху доходите и въпреки това да трябва да предприеме отделни стъпки, за да намали или елиминира данъка върху продажбите в Кентъки за определени покупки или транзакции по набиране на средства.

За организациите, които работят в Кентъки, разбирането на разликата между освобождаване при покупка, освобождаване при продажба и обикновена облагаема дейност може да предотврати ненужни данъчни начисления, забавяния и проблеми със съответствието. То също така може да помогне на директорите, служителите и персонала да насочват повече ресурси към мисията на организацията.

Това ръководство обяснява как работи освобождаването от данък върху продажбите в Кентъки за организации с нестопанска цел, кои организации могат да отговарят на условията, какви формуляри са необходими, кои покупки или продажби може да са освободени и как да се избегнат често срещани грешки.

Основи на данъка върху продажбите в Кентъки

Кентъки налага щатски данък върху продажбите и използването в размер на 6 процента. Щатът не налага местни данъци върху продажбите. Това означава, че една и съща щатска ставка обикновено се прилага навсякъде в Кентъки и организациите трябва да се водят от щатските правила, за да определят дали дадена транзакция е облагаема или освободена.

По принцип данък върху продажбите се начислява върху облагаеми продажби на дребно на материално лично имущество, цифрово имущество и определени услуги. Данък върху използването може да се прилага, когато даден артикул е закупен извън Кентъки и внесен в щата за съхранение, употреба или потребление.

За организациите с нестопанска цел ключовият въпрос не е само дали организацията е освободена от данъци по федералното право. Ключовият въпрос е дали законът на Кентъки освобождава отделно организацията, транзакцията или и двете.

Федералното освобождаване не е цялата картина

Много благотворителни организации получават признаване от IRS по раздел 501(c)(3), но това признаване не освобождава автоматично организацията от правилата за данък върху продажбите в Кентъки.

В Кентъки различни видове облекчения от данък върху продажбите могат да се прилагат по различен начин:

• Някои организации могат да кандидатстват за освобождаване при покупка, което им позволява да купуват квалифицирани артикули без да плащат данък върху продажбите на доставчиците.
• Някои транзакции по набиране на средства са освободени по закон, като например определени входни такси и продажби на материални стоки на събития за набиране на средства.
• Някои покупки остават облагаеми, ако не се използват за освободената цел на организацията.

Това разграничение е важно, защото една организация може да е освободена в един контекст и облагаема в друг.

Какво може да покрива освобождаването от данък върху продажбите за организации с нестопанска цел в Кентъки

Правилата на Кентъки могат да осигурят облекчение поне в две често срещани ситуации.

1. Покупки, използвани в освободената функция на организацията

Някои благотворителни, образователни и религиозни институции могат да кандидатстват за освобождаване при покупка. Ако бъде одобрена, организацията може да купува квалифицирано материално лично имущество, цифрово имущество или услуги без да плаща данък върху продажбите на доставчика, стига артикулите да се използват в рамките на освободената функция на организацията.

Примери могат да включват:

• Консумативи, използвани пряко в благотворителни програми
• Образователни материали, използвани в училище или обучителна програма
• Религиозни материали, използвани в освободените дейности на църква
• Оперативни покупки, свързани с одобрена освободена цел

Артикулите, използвани извън освободената функция, по принцип не са покрити.

2. Определени продажби на събития за набиране на средства

Кентъки също освобождава от данък продажбите на входни такси и материални стоки, продавани на събития за набиране на средства от организации с нестопанска цел и държавни организации за транзакции на или след 26 март 2019 г.

Това е отделно правило от освобождаването при покупка. То засяга какво организацията начислява на своите поддръжници или клиенти на квалифицирани събития за набиране на средства, а не само какво организацията плаща на доставчиците, когато купува консумативи.

Кои организации могат да отговарят на условията за освобождаване при покупка

Заявлението за освобождаване при покупка в Кентъки е предназначено за ограничен набор от организации. По правило Министерството на приходите посочва, че новите кандидати трябва да бъдат благотворителни, образователни или религиозни институции, заедно с определени свързани субекти и публични органи.

Примери за организации, които могат да отговарят на условията, включват:

• Благотворителни организации
• Образователни организации
• Религиозни организации
• Някои организации или асоциации, свързани с отговаряща на условията институция
• Исторически обекти
• Гробища
• Държавни, местни и федерални правителствени единици

Някои LLC дружества с един член, изцяло притежавани от квалифицирана благотворителна, образователна или религиозна институция, също може да имат право в определени обстоятелства.

Допустимостта не е автоматична. Организацията трябва да отговаря на критериите на Кентъки, да попълни правилно заявлението и да предостави подкрепяща документация.

Какви документи Кентъки обикновено изисква

Кентъки използва Формуляр 51A125, Application, Update or Cancellation for Purchase Exemption, за да оценява заявленията за статус на освобождаване при покупка.

Точните документи могат да варират според вида организация, но кандидатите трябва да очакват да предоставят подкрепящи материали като:

• Учредителен акт или устав
• Писмо за определяне от IRS, ако е приложимо
• Финансово резюме или информация за приходи и разходи
• Обяснение на основните функции на организацията
• Данни за контакт на лицето, с което Министерството може да се свърже по време на прегледа

Министерството може да поиска допълнителна информация, ако има нужда от разяснение относно целта или дейността на организацията.

Попълненото заявление трябва да се изпрати до Kentucky Department of Revenue по поща, факс или имейл, като се използват данните за контакт, посочени във формуляра.

Какво се случва след одобрение

Ако Кентъки одобри заявлението, организацията получава писмо за разрешение, съдържащо Purchase Exemption ID и инструкции как да заявява освобождаването.

Това разрешение позволява на организацията да прави квалифицирани покупки без да плаща данък върху продажбите на доставчика, но само за покупки, използвани в освободената функция. Одобрението не създава общо освобождаване за всяка покупка или всяка транзакция.

С други думи, одобрената организация все пак трябва да преценява всяка покупка поотделно. Ако дадена покупка не служи на освободената функция, тя все още може да бъде облагаема.

Как да заявите освобождаването при плащане

След като организацията има одобрено освобождаване при покупка, тя обикновено го заявява, като предостави на продавача съответния сертификат за освобождаване при покупка и използва правилния номер или ID на освобождаването.

Организацията трябва да пази записи, показващи:

• Какво е закупено
• Защо покупката отговаря на условията
• Коя освободена функция подпомага артикулът
• Датата на транзакцията
• Всяка вътрешна одобрителна или подкрепяща документация

Добрата отчетност е особено важна за организации, които купуват от множество доставчици, работят на няколко места или обслужват няколко програми под един покрив.

Въпроси за данъчен номер за организации, които извършват облагаеми продажби

Някои организации с нестопанска цел продават облагаеми стоки или услуги наред с дейности, свързани с мисията им.

Инструкциите за заявлението на Кентъки посочват, че ако организацията извършва облагаеми продажби и не е образователна или благотворителна институция, може да се изисква разрешение за данък върху продажбите и използването. Дори когато една организация има частично освободена дейност, тя трябва да прецени дали присъствие с облагаеми продажби поражда задължения за регистрация или отчитане.

Често срещани ситуации, които може да изискват внимателен преглед, включват:

• Управление на магазин за втора употреба
• Управление на книжарница
• Продажба на стоки извън квалифицирана освободена функция
• Провеждане на редовни продажби в търговски стил вместо освободена дейност по набиране на средства

Една организация с нестопанска цел не трябва да предполага, че самият ѝ статут премахва всички отговорности по данъка върху продажбите.

Данък върху използването все още може да се прилага

Честа грешка е да се обръща внимание само на данъка върху продажбите, начислен от доставчик, и да се пропуска данъкът върху използването при необложени покупки от други щати.

Ако организация с нестопанска цел купи облагаемо имущество от продавач извън щата, който не начислява данък върху продажбите в Кентъки, данък върху използването все още може да бъде дължим, освен ако покупката не е по друг начин освободена. Това е особено важно за организации, които поръчват консумативи, оборудване или цифрови продукти онлайн.

Организациите с нестопанска цел трябва да преценят дали всяка покупка е била обложена към момента на продажбата и дали правилата на Кентъки изискват допълнително отчитане на данък върху използването.

Колко време отнема процесът

Времето за обработка може да варира, но организациите трябва да планират няколко седмици и в някои случаи около един до два месеца, за да прегледа Министерството на приходите заявление за освобождаване при покупка.

Забавяния обикновено възникват, когато заявленията са непълни или липсват подкрепящи документи. Колкото по-бързо една организация подаде ясно и пълно заявление, толкова по-голям е шансът да избегне допълнителни искания.

Често срещани грешки, които забавят одобрението

Заявленията за освобождаване в Кентъки често се забавят поради грешки, които могат да бъдат избегнати.

1. Да се предполага, че статусът от IRS е достатъчен

Писмото 501(c)(3) е важно, но не е същото като одобрение за освобождаване от данък върху продажбите в Кентъки.

2. Да се използва грешното освобождаване за грешната транзакция

Освобождаването при покупка не е същото като освобождаването за продажби на събития за набиране на средства. Организациите трябва ясно да разграничават покупките от доставчици и продажбите на събития.

3. Да не се обясни освободената цел

Министерството трябва да разбере с какво реално се занимава организацията и как покупките подпомагат тази мисия.

4. Да се подадат непълни документи

Липсващи устави, липсващи финансови данни или неясни данни за контакт могат да забавят прегледа.

5. Да се третират всички покупки като освободени

Дори одобрените организации трябва да преценяват дали всяка покупка наистина се използва в освободената функция.

6. Да се забрави експозицията към данък върху използването

Покупките от други щати могат да създадат данъчни задължения, дори когато местен доставчик не участва.

Най-добри практики за съответствие

Силен процес за съответствие улеснява управлението на освобождаването във времето.

• Съхранявайте писмото за освобождаване в Кентъки и номера за освобождаване на сигурно, но достъпно място
• Обучавайте персонала и доброволците кога освобождаването може и кога не може да се използва
• Поддържайте дневник на покупките за освободени транзакции
• Проверявайте фактурите на доставчиците за точност
• Преглеждайте отново статуса на освобождаване, когато дейностите на организацията се променят
• Актуализирайте Министерството на приходите, ако организацията добави локации или промени данните за контакт

За организации с множество програми или локации вътрешният контрол е също толкова важен, колкото и самото одобрение.

Как Zenind може да помогне на организирани организации с нестопанска цел и основатели

За организации, насочени към мисия, които създават ново юридическо лице или формализират дейността си, добрата организация на документацията има значение от самото начало. Zenind помага на основателите и организаторите на организации с нестопанска цел да останат организирани чрез учредяване на дружество, услуги на регистриран агент, проследяване на съответствието и работни процеси по подаване, които улесняват управлението на изискванията на щатско ниво.

Такава структура е полезна, когато организацията ви се нуждае от изрядни записи за данъчни заявления, решения на управителния съвет и текущо съответствие.

Основни изводи

Освобождаването от данък върху продажбите за организации с нестопанска цел в Кентъки не е автоматично и не е едно-единствено правило, което покрива всяка ситуация. Най-важните разграничения са:

• Федералното освобождаване от данъци е отделно от правилата на Кентъки за данък върху продажбите
• Освобождаването при покупка може да позволи покупки без данък за квалифицирани разходи, свързани с освободената функция
• Входните такси за набиране на средства и определени продажби на материални стоки на събития за набиране на средства на организации с нестопанска цел могат да бъдат освободени
• Някои организации все още може да се нуждаят от разрешение за данък върху продажбите и използването, ако извършват облагаеми продажби
• Подходящата документация и воденето на записи са от съществено значение

Ако вашата организация с нестопанска цел работи в Кентъки, внимателно прегледайте дейностите ѝ, преди да заявите освобождаване. Правилното подаване може да спести време и пари, докато прибързаното или непълно подаване може да доведе до ненужни забавяния.