Звільнення неприбуткових організацій Кентуккі від податку з продажів: що дає право, що подавати та типові помилки

Неприбуткові організації Кентуккі часто припускають, що федеральне звільнення від податку автоматично покриває всі податкові зобов’язання штату. На практиці це не так, коли йдеться про податок з продажів. Організація може бути звільнена від федерального податку на прибуток і все одно мати окремі кроки для зменшення або усунення податку з продажів у Кентуккі щодо певних закупівель або благодійних операцій зі збору коштів.

Для організацій, що працюють у Кентуккі, розуміння різниці між звільненням для покупок, звільненням для продажів і звичайною оподатковуваною діяльністю може допомогти уникнути зайвих податкових нарахувань, затримок і проблем із дотриманням вимог. Це також дає змогу директорам, посадовим особам і працівникам спрямовувати більше ресурсів на місію організації.

У цьому посібнику пояснюється, як працює звільнення неприбуткових організацій Кентуккі від податку з продажів, хто може відповідати вимогам, які форми потрібні, які покупки або продажі можуть бути звільненими, а також як уникнути типових помилок.

Основи податку з продажів у Кентуккі

У Кентуккі діє штатний податок з продажів і використання за ставкою 6 відсотків. Місцевий податок з продажів у штаті не стягується. Це означає, що одна й та сама загальнодержавна ставка зазвичай застосовується по всьому Кентуккі, і організації мають орієнтуватися на правила штату, щоб визначити, чи є операція оподатковуваною або звільненою.

Податок з продажів зазвичай нараховується на оподатковувані роздрібні продажі матеріального особистого майна, цифрового майна та деяких послуг. Податок на використання може застосовуватися, коли товар купують за межами Кентуккі та ввозять до штату для зберігання, використання або споживання.

Для неприбуткових організацій ключове питання полягає не лише в тому, чи є організація звільненою від податку за федеральним законом. Ключове питання полягає в тому, чи звільняє закон Кентуккі окремо організацію, операцію або обидва ці елементи.

Федеральне звільнення не розповідає всієї історії

Багато благодійних організацій отримують визнання IRS за розділом 501(c)(3), але це визнання не звільняє автоматично організацію від правил податку з продажів у Кентуккі.

У Кентуккі різні види податкових пільг можуть застосовуватися по-різному:

• Деякі організації можуть подати заявку на звільнення для покупок, яке дає змогу купувати відповідні товари без сплати податку з продажів постачальникам.
• Деякі благодійні операції зі збору коштів звільнені за законом, наприклад певні вхідні квитки та продаж матеріального майна на заходах зі збору коштів.
• Деякі покупки залишаються оподатковуваними, якщо вони не використовуються для звільненої мети організації.

Ця різниця має значення, тому що організація може бути звільненою в одному контексті та оподатковуваною в іншому.

Що може покривати звільнення неприбуткової організації Кентуккі від податку з продажів

Правила Кентуккі можуть надавати пільги щонайменше у двох поширених ситуаціях.

1. Покупки, що використовуються у звільненій діяльності організації

Певні благодійні, освітні та релігійні установи можуть подати заявку на звільнення для покупок. Якщо заявку схвалено, організація може купувати відповідне матеріальне особисте майно, цифрове майно або послуги без сплати податку з продажів постачальнику, якщо ці товари використовуються в межах звільненої діяльності організації.

Приклади можуть включати:

• Матеріали, що безпосередньо використовуються в благодійних програмах
• Освітні матеріали, що використовуються в школі або навчальній програмі
• Релігійні матеріали, що використовуються в звільненій діяльності церкви
• Операційні закупівлі, пов’язані з погодженою звільненою метою

Товари, які використовуються поза межами звільненої діяльності, зазвичай не покриваються.

2. Деякі продажі на заходах зі збору коштів

Кентуккі також звільняє від податку продаж вхідних квитків і матеріального майна, проданого на заходах зі збору коштів неприбутковими групами та державними організаціями, для операцій, здійснених 26 березня 2019 року або пізніше.

Це окреме правило від звільнення для покупок. Воно впливає на те, що організація стягує зі своїх прихильників або клієнтів на відповідних заходах зі збору коштів, а не лише на те, що організація сплачує постачальникам під час купівлі матеріалів.

Хто може відповідати вимогам для звільнення від податку на покупки

Заявка Кентуккі на звільнення для покупок призначена для обмеженого кола організацій. Загалом Департамент доходів зазначає, що новими заявниками мають бути благодійні, освітні або релігійні установи, а також певні пов’язані суб’єкти та державні органи.

Приклади організацій, які можуть відповідати вимогам:

• Благодійні організації
• Освітні організації
• Релігійні організації
• Певні організації або асоціації, пов’язані з організацією, що відповідає вимогам
• Історичні об’єкти
• Кладовища
• Державні, місцеві та федеральні органи влади

Деякі LLC з одним учасником, що повністю належать кваліфікованій благодійній, освітній або релігійній установі, також можуть мати право на звільнення за певних обставин.

Право на участь не надається автоматично. Організація має відповідати критеріям Кентуккі, правильно заповнити заявку та надати підтвердні документи.

Які документи зазвичай вимагає Кентуккі

Кентуккі використовує Form 51A125, Application, Update or Cancellation for Purchase Exemption, для розгляду запитів щодо статусу звільнення для покупок.

Точний перелік документів може відрізнятися залежно від типу організації, але заявники повинні бути готові надати підтверджувальні матеріали, такі як:

• Статут або внутрішні положення
• Лист про визначення IRS, якщо це застосовно
• Фінансове резюме або інформацію про надходження та витрати
• Пояснення основних функцій організації
• Контактні дані особи, з якою Департамент може зв’язатися під час перевірки

За потреби Департамент може запросити додаткову інформацію, якщо йому потрібні уточнення щодо мети або діяльності організації.

Заповнену заявку слід подати до Kentucky Department of Revenue поштою, факсом або електронною поштою, використовуючи контактні дані, зазначені у формі.

Що відбувається після схвалення

Якщо Кентуккі схвалює заявку, організація отримує лист-дозвіл із Purchase Exemption ID та інструкціями щодо застосування звільнення.

Цей дозвіл дає організації змогу здійснювати відповідні покупки без сплати податку з продажів постачальнику, але лише для покупок, що використовуються у звільненій діяльності. Схвалення не створює повного звільнення для всіх покупок або всіх операцій.

Іншими словами, схвалена організація все одно має оцінювати кожну покупку окремо. Якщо покупка не служить звільненій меті, вона може залишатися оподатковуваною.

Як заявити про звільнення під час оформлення покупки

Після того як організація отримала схвалене звільнення для покупок, вона зазвичай заявляє про нього, надаючи постачальнику відповідний сертифікат звільнення для покупок і використовуючи правильний номер або ID звільнення.

Організація повинна зберігати записи, що показують:

• Що було придбано
• Чому покупка відповідає вимогам
• Яку звільнену діяльність підтримує товар
• Дату операції
• Будь-які внутрішні погодження або підтвердні документи

Належне ведення обліку особливо важливе для організацій, які купують у кількох постачальників, працюють на кількох локаціях або обслуговують кілька програм під одним брендом.

Питання дозволу з податку з продажів для організацій, які здійснюють оподатковувані продажі

Деякі неприбуткові організації продають оподатковувані товари або послуги на додачу до своєї місійної діяльності.

Інструкції до заявки в Кентуккі зазначають, що якщо організація здійснює оподатковувані продажі і не є освітньою чи благодійною установою, може знадобитися дозвіл з податку з продажів і використання. Навіть якщо організація має певну звільнену діяльність, їй усе одно слід оцінити, чи не створює її присутність у сфері оподатковуваних продажів обов’язок реєстрації або подання звітності.

Поширені ситуації, які потребують уважного аналізу:

• Робота магазину second-hand
• Ведення книжкового магазину
• Продаж товарів поза межами відповідної звільненої діяльності
• Регулярні роздрібні продажі замість звільненої благодійної діяльності зі збору коштів

Неприбуткова організація не повинна припускати, що сам статус неприбутковості усуває всі обов’язки щодо податку з продажів.

Податок на використання все ще може застосовуватися

Поширена помилка полягає в тому, щоб зосереджуватися лише на податку з продажів, який стягує постачальник, і не враховувати податок на використання для неоподаткованих покупок за межами штату.

Якщо неприбуткова організація купує оподатковуване майно у постачальника з іншого штату, який не стягує податок з продажів Кентуккі, податок на використання все одно може бути належним до сплати, якщо покупка не є іншою звільненою. Це особливо актуально для організацій, які замовляють матеріали, обладнання або цифрові продукти онлайн.

Неприбуткові організації повинні перевіряти, чи був кожен товар оподаткований під час продажу, і чи вимагають правила Кентуккі будь-якого додаткового декларування податку на використання.

Скільки триває процес

Час розгляду може відрізнятися, але організації слід планувати кілька тижнів, а в деяких випадках близько одного-двох місяців на розгляд заявки на звільнення для покупок Департаментом доходів.

Затримки зазвичай виникають, коли заявки неповні або бракує підтвердних документів. Чим швидше організація подасть чітку та повну заявку, тим менший ризик отримати запит на додаткову інформацію.

Типові помилки, які затримують схвалення

Заявки на звільнення в Кентуккі часто затримуються через помилки, яких можна уникнути.

1. Припущення, що статус IRS достатній

Лист 501(c)(3) важливий, але це не те саме, що схвалення звільнення від податку з продажів у Кентуккі.

2. Використання неправильного звільнення для неправильної операції

Звільнення для покупок не є тим самим, що звільнення продажів на заходах зі збору коштів. Організації слід розділяти покупки у постачальників і продажі на заходах.

3. Відсутність пояснення звільненої мети

Департаменту потрібно зрозуміти, чим саме займається організація і як покупки підтримують її місію.

4. Подання неповної документації

Відсутні внутрішні положення, фінансові дані або нечіткі контактні дані можуть уповільнити процес розгляду.

5. Ставлення до всіх покупок як до звільнених

Навіть схвалені організації повинні перевіряти, чи справді кожна покупка використовується у звільненій діяльності.

6. Забуття про податкові зобов’язання з використання

Покупки з-за меж штату можуть створювати податкові зобов’язання, навіть якщо місцевий постачальник не бере участі.

Найкращі практики для дотримання вимог

Надійний процес дотримання вимог спрощує управління звільненням упродовж часу.

• Зберігайте лист про звільнення в Кентуккі та номер звільнення в безпечному, але доступному місці
• Навчайте працівників і волонтерів, коли можна і коли не можна використовувати звільнення
• Ведіть журнал покупок для звільнених операцій
• Перевіряйте рахунки постачальників на правильність
• Перевіряйте статус звільнення, коли діяльність організації змінюється
• Оновлюйте Департамент доходів, якщо організація додає нові локації або змінює контактні дані

Для організацій із кількома програмами або локаціями внутрішній контроль має таке ж значення, як і саме схвалення.

Як Zenind може допомогти організованим неприбутковим організаціям і засновникам

Для місійно орієнтованих груп, які створюють нову юридичну особу або формалізують діяльність, дисципліна в документах має значення з першого дня. Zenind допомагає засновникам і організаторам неприбуткових структур залишатися впорядкованими завдяки створенню юридичних осіб, послугам зареєстрованого агента, відстеженню дотримання вимог і робочим процесам подання документів, які спрощують управління вимогами на рівні штату.

Така структура корисна, коли вашій організації потрібні чіткі записи для податкових заявок, рішень ради та поточного дотримання вимог.

Підсумки

Звільнення неприбуткових організацій Кентуккі від податку з продажів не є автоматичним і не є єдиним правилом, яке покриває кожну ситуацію. Найважливіші відмінності такі:

• Федеральне звільнення від податку окреме від правил податку з продажів Кентуккі
• Звільнення для покупок може дозволити безподаткові кваліфіковані покупки для звільненої діяльності
• Вхідні квитки на благодійні заходи та певні продажі матеріального майна на заходах зі збору коштів неприбуткових організацій можуть бути звільнені
• Деяким організаціям усе ще може знадобитися дозвіл з податку з продажів і використання, якщо вони здійснюють оподатковувані продажі
• Належна документація та ведення обліку є необхідними

Якщо ваша неприбуткова організація працює в Кентуккі, уважно перевірте діяльність організації перед тим, як заявляти про звільнення. Правильне подання може зекономити час і гроші, тоді як поспішне або неповне подання може спричинити уникні затримки.