LLC- ja osakeyhtiövaatimusten tarkistuslista: näin pysyt hyvässä asemassa ympäri vuoden

LLC:n tai osakeyhtiön perustaminen on vasta liiketoiminnan omistamisen alku. Kun yhtiö on olemassa, sen on pysyttävä aktiivisena, vaatimusten mukaisena ja hyvässä asemassa osavaltion silmissä. Tämä tarkoittaa määräaikojen seuraamista, vaadittujen asiakirjojen ylläpitoa, raporttien toimittamista ja yrityksen tietojen pitämistä ajan tasalla.

Monille perustajille vaatimusten noudattaminen vaikeutuu ei siksi, että säännöt olisivat mahdottomia, vaan siksi, että ne jatkuvat. Määräajat vaihtelevat osavaltion, yhtiömuodon ja toimialan mukaan. Yksi unohtunut ilmoitus voi johtaa myöhästymismaksuihin, hyvän aseman menettämiseen, hallinnolliseen purkamiseen tai viivästyksiin, kun yrität avata pankkitiliä, hankkia rahoitusta tai laajentaa toimintaasi toiseen osavaltioon.

Tässä oppaassa käydään läpi keskeiset velvoitteet, joita useimpien LLC-yhtiöiden ja osakeyhtiöiden kannattaa seurata, miksi ne ovat tärkeitä ja miten rakentaa yksinkertainen ympärivuotinen prosessi riskien vähentämiseksi.

Mitä yrityksen vaatimustenmukaisuus todella tarkoittaa

Yrityksen vaatimustenmukaisuus on joukko oikeudellisia ja hallinnollisia tehtäviä, joiden avulla yhtiö pysyy asianmukaisesti rekisteröitynä ja toiminnassa. Näihin tehtäviin voivat kuulua:

• Vuosittaisten tai kahden vuoden välein tehtävien raporttien toimittaminen
• Rekisteröidyn edustajan ylläpito
• Liiketoimintalupien ja -säädösten uusiminen
• Osavaltion ja paikallisten verojen maksaminen ajallaan
• Yrityksen osoitteen, toimihenkilöiden ja johtajien tietojen päivittäminen
• Toiminimien tai DBA-nimien uusiminen, jos sitä vaaditaan
• Sisäisten asiakirjojen ja omistusdokumenttien säilyttäminen

Vaatimusten noudattaminen ei ole kertaluonteinen tapahtuma. Se on toistuva vastuu, joka jatkuu niin kauan kuin yritys on olemassa.

Miksi vaatimusten noudattaminen on tärkeää

Vaatimusten mukaisena pysyminen suojaa sekä yritystä että sen omistajia. Unohtuneiden velvoitteiden seuraukset voivat olla vakavia.

1. Hyvän aseman säilyttäminen

Hyvässä asemassa oleva yritys on osavaltion silmissä ajan tasalla lakisääteisissä velvoitteissaan. Hyvää asemaa vaaditaan usein rahoituksessa, toimittajarekisteröinneissä ja osavaltion rekisteröinneissä. Jos yhtiö menettää hyvän asemansa, vaikka vain tilapäisesti, yritys voi kohdata viivästyksiä ja rajoituksia.

2. Vastuurajoituksen suojaaminen

LLC:t ja osakeyhtiöt on suunniteltu erottamaan henkilökohtainen ja liiketoimintaan liittyvä vastuu toisistaan. Tämä suoja riippuu kuitenkin siitä, että yhtiötä kohdellaan aidosti yrityksenä ja sille asetettuja muodollisuuksia noudatetaan. Vaikka pelkkä vaatimustenmukaisuus ei takaa suojaa kaikissa riidoissa, osavaltion sääntöjen sivuuttaminen voi lisätä vältettävissä olevaa riskiä.

3. Sakkojen ja hallinnollisen purkamisen välttäminen

Myöhästyneet ilmoitukset johtavat usein sanktioihin, korkoihin ja viivästysmaksuihin. Vakavammissa tapauksissa osavaltio voi purkaa yhtiön hallinnollisesti tai peruuttaa sen toimiluvan. Toiminnan palauttaminen on yleensä mahdollista, mutta se vie aikaa, rahaa ja paperityötä.

4. Toiminnan sujuvana pitäminen

Pankit, maksupalvelut, sijoittajat, vakuutusyhtiöt ja viranomaiset tarkistavat usein yhtiön aseman. Vaatimustenmukaisuuteen liittyvät ongelmat voivat viivästyttää hyväksyntöjä ja häiritä kasvua.

Useimpien LLC-yhtiöiden ja osakeyhtiöiden keskeiset vaatimukset

Tarkat säännöt riippuvat osavaltiosta ja yhtiömuodosta, mutta useimpien yhdysvaltalaisten yritysten kannattaa seurata seuraavia asioita.

Vuosittaiset tai kahden vuoden välein tehtävät raportit

Monet osavaltiot edellyttävät LLC-yhtiöiltä ja osakeyhtiöiltä vuosittaista tai joka toinen vuosi toimitettavaa raporttia. Tässä ilmoituksessa vahvistetaan yhtiön perustiedot, kuten:

• Yhtiön virallinen nimi
• Päätoimipaikan osoite
• Rekisteröidyn edustajan tiedot
• Hallinnoijien, jäsenten, toimihenkilöiden tai johtajien nimet

Nämä raportit ovat usein määräaikaisia ja erääntyvät esimerkiksi perustamisen vuosipäivänä tai osavaltion määrittämänä kalenteripäivänä.

Rekisteröidyn edustajan ylläpito

Rekisteröity edustaja vastaanottaa yhtiön puolesta viralliset oikeudelliset ja verotukseen liittyvät ilmoitukset. Jokaisella LLC-yhtiöllä ja osakeyhtiöllä on yleensä oltava rekisteröity edustaja, jolla on fyysinen osoite perustamisosavaltiossa ja jokaisessa muussa osavaltiossa, jossa yhtiö on rekisteröity ulkomaiseksi yhtiöksi.

Jos rekisteröidyn edustajan tiedot vanhenevat tai palvelu katkeaa, osavaltio voi pitää sitä vaatimustenmukaisuuden laiminlyöntinä.

Liiketoimintaluvat ja -säädökset

Monet yritykset tarvitsevat paikallisia, maakunta-, osavaltio- tai toimialakohtaisia lupia toimiakseen laillisesti. Vaatimuksia voidaan soveltaa esimerkiksi:

• Kotona toimiviin yrityksiin
• Vähittäiskauppaan
• Ravintola-alan yrityksiin
• Ammatillisiin palveluihin
• Säännellyille toimialoille

Luvilla on usein erilliset uusimisajat, joten niitä kannattaa seurata erillään yhtiön virallisista ilmoituksista.

DBA- tai toiminimien uusiminen

Jos yritys toimii eri nimellä kuin sen virallinen yhtiönimi, sen on ehkä rekisteröitävä DBA-, toiminimi- tai oletettu nimi. Joissakin osavaltioissa ja maakunnissa nämä rekisteröinnit vanhenevat ja ne on uusittava määräajoin.

Verorekisteröinnit ja veroilmoitukset

Yrityksen vaatimustenmukaisuuteen kuuluu myös veroihin liittyviä velvoitteita. Yrityksestä riippuen tähän voi kuulua:

• Myyntiveron rekisteröinti ja ilmoitukset
• Palkanmaksuun liittyvät veroilmoitukset
• Työttömyysvakuutusilmoitukset
• Franchise-verot
• Osavaltion ja liittovaltion tuloveroilmoitukset

Yritys voi olla perustettu laillisesti mutta silti vaatimusten vastainen, jos se unohtaa veroihin liittyviä määräaikoja.

Sisäiset asiakirjat ja hallintodokumentit

Osakeyhtiöiden ja joissain tapauksissa myös LLC-yhtiöiden tulisi säilyttää järjestelmälliset tiedot keskeisistä yhtiötoimista. Näihin voivat kuulua:

• Perustamisasiakirjat
• Toimintasäännöt tai yhtiöjärjestys
• Kokouspöytäkirjat
• Omistustietojen päivitykset
• Merkittävät päätökset
• Muutokset ja yhtiömuodon muutokset

Nämä asiakirjat osoittavat, että yhtiötä ylläpidetään asianmukaisesti, ja niistä voi olla hyötyä tarkastuksissa, riitatilanteissa tai rahoituksessa.

Käytännöllinen ympärivuotinen tarkistuslista

Tehokkain tapa hallita vaatimustenmukaisuutta on jakaa se kalenteriin perustuvaan prosessiin.

Perustamisvaiheessa

Aloita perusasioista heti yrityksen perustamisen jälkeen:

• Varmista yhtiön virallinen nimi
• Hanki rekisteröity edustaja
• Tallenna perustamispäivä ja hakemuksen numero
• Hanki EIN-tunnus tarvittaessa
• Avaa yrityspankkitili
• Hae tarvittavat luvat ja toimiluvat
• Luo sisäinen asiakirjojen säilytysrakenne
• Aseta muistutukset toistuville määräajoille

Kuukausittain

Tarkista joka kuukausi, onko liiketoiminnassa tapahtunut muutoksia, jotka voivat vaikuttaa vaatimustenmukaisuuteen:

• Onko yrityksen osoite muuttunut?
• Muuttuiko omistus tai johto?
• Tarvitaanko uusia lupia?
• Tehtiinkö palkka- tai myyntiveroilmoitukset?
• Saadaanko lakisääteiset ilmoitukset oikeaan paikkaan ja käsitelläänkö ne?

Kuukausittaiset tarkistukset auttavat havaitsemaan ongelmat ennen kuin niistä tulee sanktioita.

Neljännesvuosittain

Käytä neljännesvuosittaisia tarkistuksia varmistaaksesi, että yritys on edelleen linjassa osavaltion ja verotuksen vaatimusten kanssa:

• Vahvista lupien uusimispäivät
• Tarkista osavaltion ilmoitusten määräajat
• Varmista, että rekisteröidyn edustajan tiedot ovat ajan tasalla
• Täsmäytä veroihin liittyvät velvoitteet kirjanpitoon
• Päivitä sisäiset asiakirjat merkittävien liiketoimintamuutosten jälkeen

Vuosittain

Tee kerran vuodessa perusteellisempi vaatimustenmukaisuuden tarkistus:

• Toimita vuosittainen tai kahden vuoden välein tehtävä raportti
• Uusi vanhenevat luvat ja toimiluvat
• Tarkista rekisteröidyn edustajan järjestely
• Päivitä toimihenkilöiden, johtajien tai jäsenten tiedot
• Tarkista, onko yritys laajentunut uusiin osavaltioihin
• Varmista, että hallintodokumentit ovat ajan tasalla

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Monet yritykset törmäävät samoihin vältettävissä oleviin ongelmiin.

Määräaikojen unohtaminen

Yleisin ongelma on yksinkertaisesti määräajan unohtaminen. Tämä on erityisen todennäköistä, kun ilmoituksia erääntyy eri päivinä eri osavaltioissa.

Vanhentuneiden yritystietojen käyttö

Jos yhtiö vaihtaa osoitetta, johtoa tai omistusta eikä päivitä tietoja osavaltiolle, ilmoitukset voivat mennä väärään paikkaan.

Perustamisen ja vaatimustenmukaisuuden sekoittaminen

Moni omistaja ajattelee, että yhtiön perustaminen päättää juridisen työn. Todellisuudessa perustaminen on vasta lähtökohta.

Paikallisten vaatimusten sivuuttaminen

Yritys voi olla asianmukaisesti perustettu osavaltiotasolla, mutta se voi silti tarvita paikallisia lupia, kaavoituslupia tai verorekisteröintejä.

Odottaminen siihen asti, että seuraamus saapuu

Jos yritys saa ilmoituksen, asia kannattaa yleensä hoitaa nopeasti. Viivyttely voi muuttaa pienen ongelman suuremmaksi hallinnolliseksi ongelmaksi.

Miten Zenind tukee yrityksen vaatimustenmukaisuutta

Zenind auttaa yhdysvaltalaisia yrittäjiä ja yritysomistajia perustamaan ja ylläpitämään yhtiönsä selkeän ja järjestelmällisen vaatimustenmukaisuusprosessin avulla. Sen sijaan, että yrittäjät yrittäisivät seurata jokaista velvoitetta manuaalisesti, he voivat käyttää rakennetta, joka tekee toistuvien velvoitteiden hallinnasta helpompaa.

Valituista palveluista riippuen Zenind voi auttaa esimerkiksi seuraavissa asioissa:

• Yhtiön perustaminen
• Rekisteröidyn edustajan palvelut
• Vaatimustenmukaisuuden muistutukset
• Vuosiraporttien seuranta
• Yritysasiakirjojen organisointi
• Tuki hyvän aseman ylläpitämiseen

Perustajille, jotka haluavat keskittyä liiketoiminnan rakentamiseen määräaikojen jahtaamisen sijaan, vaatimustenmukaisuusjärjestelmä voi säästää aikaa ja vähentää vältettäviä virheitä.

Parempi vaatimustenmukaisuusjärjestelmä

Luotettavan vaatimustenmukaisuusprosessin ei tarvitse olla monimutkainen. Parhaissa järjestelmissä on yleensä kolme asiaa:

1. Täydellinen lista toistuvista velvoitteista
2. Kalenteri, johon kaikki määräajat on kirjattu etukäteen
3. Vastuuhenkilö tai palveluntarjoaja, joka hoitaa ilmoitukset ja muistutukset

Perustitpa yhden jäsenen LLC:n, kasvatat osakeyhtiötä tai hallinnoit useita yhtiöitä eri osavaltioissa, johdonmukaisuus on tärkeämpää kuin monimutkaisuus. Tavoitteena ei ole opetella ulkoa jokaista sääntöä. Tavoitteena on tehdä vaatimusten noudattamisesta rutiinia.

Lopuksi

Yrityksen vaatimustenmukaisuus on osa laillisen ja pitkäikäisen yhtiön pyörittämistä. Mitä aikaisemmin perustaja rakentaa järjestelmän ilmoituksille, uusimisille ja asiakirjojen säilytykselle, sitä helpompi on pysyä hyvässä asemassa.

Jos perustat uutta yhtiötä tai yrität pitää nykyisen yrityksen vaatimusten mukaisena, aloita olennaisista asioista: rekisteröity edustaja, vuosiraportit, luvat ja selkeä määräaikakalenteri. Rakenna sen jälkeen toistettava prosessi, joka pitää yrityksesi suojattuna läpi vuoden.