Контролен списък за спазване на изискванията за LLC и Corporation: как да останете в добро правно състояние през цялата година

Учредяването на LLC или Corporation е само началото на бизнес собствеността. След като вашето дружество вече съществува, трябва да го поддържате активно, съобразено с изискванията и в добро правно състояние пред щата. Това означава да следите срокове, да съхранявате необходимите документи, да подавате отчети и да поддържате актуална информацията за бизнеса си.

За много основатели спазването на изискванията става трудно не защото правилата са невъзможни, а защото са постоянни. Сроковете се различават според щата, типа дружество и дейността. Пропуснато подаване може да доведе до такси за закъснение, загуба на добро правно състояние, административно прекратяване или забавяния, когато се опитате да отворите банкова сметка, да привлечете капитал или да се разширите в друг щат.

Това ръководство обяснява основните задължения за съответствие, които повечето LLC и Corporation трябва да следят, защо са важни и как да изградите прост процес за цялата година, който намалява риска.

Какво всъщност означава бизнес съответствие

Бизнес съответствието е наборът от правни и административни задачи, необходими, за да остане компанията ви правилно регистрирана и да функционира. Тези задачи могат да включват:

• Подаване на годишни отчети или двугодишни отчети
• Поддържане на регистриран агент
• Подновяване на бизнес лицензи и разрешителни
• Плащане на държавни и местни данъци навреме
• Поддържане на актуален фирмен адрес, управители и мениджъри
• Подаване на подновявания на търговско име или DBA, когато се изисква
• Съхраняване на вътрешни документи и документи за собствеността

Съответствието не е еднократно събитие. То е повтарящо се задължение, което продължава толкова дълго, колкото съществува бизнесът ви.

Защо съответствието е важно

Спазването на изискванията защитава както бизнеса, така и неговите собственици. Последиците от пропуснати задължения могат да бъдат сериозни.

1. Защита на доброто правно състояние

Бизнес в добро правно състояние се признава от щата като изряден по отношение на законовите си задължения. Доброто правно състояние често е необходимо за финансиране, включване на доставчици и регистрации в щата. Ако дружеството изпадне от добро правно състояние, дори временно, бизнесът може да срещне забавяния и ограничения.

2. Запазване на защитата от лична отговорност

LLC и Corporation са създадени, за да разделят личната и бизнес отговорността. Но тази защита зависи от това да третирате дружеството като реален бизнес и да спазвате необходимите формалности. Макар че само съответствието не гарантира защита във всеки спор, пренебрегването на правилата на щата може да създаде избегаем риск.

3. Избягване на глоби и административно прекратяване

Пропуснатите подадени документи често водят до санкции, лихви и такси за закъснение. В по-сериозни случаи щатът може административно да прекрати или отнеме правата на дружеството. Възстановяването обикновено е възможно, но изисква време, средства и документи.

4. Поддържане на гладка оперативна дейност

Банките, платежните процесори, инвеститорите, застрахователите и държавните органи често проверяват статуса на дружеството. Проблеми със съответствието могат да забавят одобренията и да възпрепятстват растежа.

Основни изисквания за съответствие за повечето LLC и Corporation

Точните правила зависят от щата и типа дружество, но повечето бизнеси в САЩ трябва да следят следните елементи.

Годишни или двугодишни отчети

Много щати изискват от LLC и Corporation да подадат годишен или двугодишен отчет. Този документ потвърждава основна информация за компанията, като например:

• Правно наименование на дружеството
• Адрес на основния офис
• Информация за регистрирания агент
• Имена на управители, членове, офицери или директори

Тези отчети често са с фиксиран срок, например на годишнината от учредяването или на календарна дата, определена от щата.

Поддържане на регистриран агент

Регистрираният агент получава официални правни и данъчни известия от името на бизнеса. Обикновено всяко LLC и Corporation трябва да поддържа регистриран агент с физически адрес в щата на учредяване и във всеки друг щат, където бизнесът е регистриран като чуждестранно дружество.

Ако информацията за регистрирания агент стане неактуална или услугата бъде прекъсната, щатът може да приеме това като нарушение на изискванията.

Бизнес лицензи и разрешителни

Много бизнеси се нуждаят от местни, окръжни, щатски или отраслови лицензи, за да работят законно. Изискванията могат да се отнасят за:

• Бизнеси, работещи от дома
• Търговски обекти
• Заведения за хранене
• Професионални услуги
• Регулирани индустрии

Лицензите често имат отделни графици за подновяване, затова трябва да се следят отделно от подадените документи за самото дружество.

Подновявания на DBA или фиктивно име

Ако бизнесът ви работи под име, различно от юридическото име на дружеството, може да се наложи да регистрирате DBA, търговско име или фиктивно име. В някои щати и окръзи тези регистрации изтичат и трябва периодично да се подновяват.

Данъчни регистрации и декларации

Бизнес съответствието включва и данъчни задължения. В зависимост от компанията това може да включва:

• Регистрация и подаване по данък върху продажбите
• Подаване на данъци за работодателски заплати
• Подаване по осигуряване за безработица
• Franchise taxes
• Данъчни декларации на щатско и федерално ниво

Едно дружество може да е законно учредено и въпреки това да не е изрядно, ако пропусне данъчни срокове.

Вътрешни документи и документи за управление

Corporation и в някои случаи LLC трябва да съхраняват подредени записи за ключови бизнес действия. Те могат да включват:

• Учредителни документи
• Оперативни споразумения или устави
• Протоколи от срещи
• Актуализации на собствеността
• Основни решения
• Изменения и преобразувания

Тези документи показват, че дружеството се поддържа правилно и могат да бъдат полезни при проверки, спорове или финансиране.

Практически годишен контролен списък за съответствие

Най-ефективният начин за управление на съответствието е да го разделите на процес, базиран на календар.

При учредяване

Започнете с основните неща веднага след учредяването на бизнеса:

• Потвърдете юридическото име на дружеството
• Осигурете регистриран агент
• Запишете датата на учредяване и номера на подаденото заявление
• Получете EIN, ако е необходимо
• Отворете фирмена банкова сметка
• Кандидатствайте за необходимите лицензи и разрешителни
• Създайте папки за вътрешно съхранение на документи
• Настройте напомняния за повтарящи се срокове

Всеки месец

Всеки месец преглеждайте дейността на бизнеса за промени, които могат да повлияят на съответствието:

• Променен ли е фирменият адрес?
• Имало ли е промяна в собствеността или управлението?
• Необходими ли са били нови лицензи?
• Подадени ли са данъчните документи за заплати или продажби?
• Получават ли се и обработват ли правните известия?

Месечните проверки помагат да се откриват проблеми, преди да се превърнат в санкции.

Всяко тримесечие

Използвайте тримесечни прегледи, за да потвърдите, че бизнесът все още е съобразен с държавните и данъчните изисквания:

• Проверете сроковете за подновяване на лицензи
• Прегледайте сроковете за държавни подадени документи
• Потвърдете, че информацията за регистрирания агент е актуална
• Съпоставете данъчните задължения със счетоводните записи
• Актуализирайте вътрешните документи след значими бизнес промени

Всяка година

Веднъж годишно направете по-задълбочен преглед на съответствието:

• Подайте годишния или двугодишния отчет
• Подновете изтичащите лицензи и разрешителни
• Прегледайте споразумението с регистрирания агент
• Актуализирайте информацията за офицери, управители или членове
• Проверете дали бизнесът е разширен в нови щати
• Потвърдете, че вътрешните документи за управление са актуални

Често срещани грешки при съответствието, които да се избягват

Много бизнеси попадат в едни и същи избегаеми проблеми.

Пропускане на срокове

Най-честият проблем е просто забравен срок. Това е особено вероятно, когато подаванията са с различни дати в различни щати.

Използване на неактуална бизнес информация

Ако компанията промени адреса си, управлението или собствеността си и не актуализира данните в щатския регистър, известията може да отиват на грешно място.

Бъркане на учредяването със съответствието

Много собственици смятат, че учредяването на дружеството приключва правната работа. В действителност учредяването е само началната стъпка.

Пренебрегване на местните изисквания

Един бизнес може да е правилно учреден на щатско ниво, но все пак да се нуждае от местни разрешителни, зониране или данъчни регистрации.

Изчакване, докато пристигне санкция

Ако бизнесът получи известие, обикновено е по-добре да се реагира бързо. Изчакването може да превърне малък проблем в по-голям административен въпрос.

Как Zenind подпомага бизнес съответствието

Zenind помага на предприемачите и собствениците на бизнес в САЩ да учредяват и поддържат своите дружества с ясен и организиран процес за съответствие. Вместо да се опитват да следят всяко изискване ръчно, собствениците могат да използват структуриран подход, който прави повтарящите се задължения по-лесни за управление.

В зависимост от избраните услуги, Zenind може да помогне с:

• Учредяване на дружество
• Услуги на регистриран агент
• Напомняния за съответствие
• Проследяване на годишни отчети
• Организиране на бизнес документи
• Подкрепа за поддържане на добро правно състояние

За основатели, които искат да се фокусират върху изграждането на бизнеса, вместо да преследват срокове, една система за съответствие може да спести време и да намали избежимите грешки.

Изграждане на по-добра система за съответствие

Надеждният процес за съответствие не е нужно да е сложен. Най-добрите системи обикновено включват три неща:

1. Пълен списък на повтарящите се задължения
2. Календар с всички срокове, въведени предварително
3. Отговорно лице или доставчик на услуги, който да обработва подаванията и напомнянията

Независимо дали създавате еднолично LLC, разраствате Corporation или управлявате няколко дружества в различни щати, постоянството е по-важно от сложността. Целта не е да запомните всяко правило. Целта е да направите съответствието рутина.

Заключителни мисли

Бизнес съответствието е част от управлението на законен и устойчив бизнес. Колкото по-рано основателят създаде система за подавания, подновявания и съхранение на документи, толкова по-лесно е да остане в добро правно състояние.

Ако учредявате ново дружество или се опитвате да поддържате съществуващ бизнес изряден, започнете с основните неща: покритие от регистриран агент, годишни отчети, лицензи и ясен календар със срокове. Оттам нататък изградете повтарящ се процес, който поддържа бизнеса ви защитен през цялата година.