7-38-55-sääntö: Kuinka perustajat rakentavat luottamusta sanojen tuolla puolen

Kun perustajat ajattelevat viestintää, he keskittyvät yleensä käsikirjoitukseen: pitch deckiin, puheenvuoroihin ja sivulla oleviin täsmällisiin sanoihin. Se on tärkeää, mutta vain osa kokonaisuutta.

Korkean panoksen liiketilanteissa ihmiset harvoin arvioivat viestiäsi pelkkien sanojen perusteella. He reagoivat myös siihen, miten puhut ja miten kannat itsesi. Tämän idean ytimessä on 7-38-55-sääntö: viitekehys, jota käytetään usein selittämään, miten merkitys muodostuu sanoista, äänensävystä ja kehonkielestä.

Yrittäjille, erityisesti niille, jotka rakentavat uutta yritystä, tämä on tärkeää jokaisessa vakavassa vuorovaikutustilanteessa. Puhuitpa sitten perustajakumppaneiden, sijoittajien, lainanantajien, asianajajien, kirjanpitäjien tai palveluntarjoajien kanssa yrityksen perustamisprosessin aikana, läsnäolosi vaikuttaa siihen, miten viestisi vastaanotetaan.

Mitä 7-38-55-sääntö tarkoittaa

7-38-55-sääntö yhdistetään tavallisesti tunnetunteen viestintää koskevaan tutkimukseen. Yksinkertaistetusti sen ajatellaan tarkoittavan, että:

• 7 % merkityksestä tulee käyttämistäsi sanoista
• 38 % tulee äänensävystä
• 55 % tulee kehonkielestä ja kasvojen ilmeistä

Tarkkoja prosenttilukuja yksinkertaistetaan usein liikaa, eikä niitä pidä pitää yleispätevänä lakina. Todellinen opetus on käytännöllisempi: viestintä on moniulotteista. Ihmiset eivät käsittele kieltä tyhjiössä.

Jos sanasi ovat itsevarmoja mutta äänen­sävysi kuulostaa epävarmalta, yleisö huomaa sen. Jos pitchisi on vahva mutta asentosi näyttää puolustautuvalta, luottamus voi heiketä. Kun kaikki kolme kanavaa ovat linjassa, viestistäsi tulee vakuuttavampi.

Miksi perustajien pitäisi välittää

Yrittäjät toimivat ympäristöissä, joissa selkeys ja uskottavuus ratkaisevat. Perustajalla voi olla vain muutama minuutti aikaa tehdä vahva vaikutus. Tuon hetken aikana toinen osapuoli ei kuuntele vain sisältöä. Hän arvioi myös, vaikuttaako puhuja valmistautuneelta, luotettavalta ja osaavalta.

Tämä vaikuttaa moniin tavallisiin tilanteisiin:

• Sijoittajille pitchaaminen
• Keskustelut mahdollisten kumppaneiden kanssa
• Toimittajasopimusten neuvottelu
• Uuden yrityksen esittely pankkiireille tai neuvonantajille
• Tapaamiset asianajajien tai perustamisen asiantuntijoiden kanssa
• Tiimin vision esittäminen sisäisesti

Perustajille, jotka perustavat uutta liiketoimintaa, myös hallinnolliset keskustelut voivat vaikuttaa vauhtiin. Selkeä ja itsevarma vuorovaikutus rakentaa luottamusta itse yritystä kohtaan.

7 %: Sanavalinnoilla on silti väliä

Vaikka sanat muodostavat sääntöön verrattuna pienimmän osan, ne ovat silti olennaisia. Heikko sanavalinta voi heikentää vahvaa esiintymistä.

Hyvä perustajaviestintä käyttää kieltä, joka on:

• Selkeää, ei epämääräistä
• Tarkkaa, ei liioiteltua
• Jäsenneltyä, ei hajanaista
• Kuulijalle relevanttia, ei pelkästään puhujan ympärille rakennettua

Vahva viesti ei yleensä kuulosta monimutkaiselta. Se kuulostaa järjestelmälliseltä. Parhaat viestijät tekevät monimutkaisista asioista helpompia ymmärtää.

Käytännön tapoja parantaa sanojasi

1. Käytä lyhyitä ja suoria lauseita, kun panokset ovat korkeat.
2. Vaihda ammattijargon mahdollisuuksien mukaan selkokieleen.
3. Kerro heti aluksi asia, jonka haluat kuulijan muistavan.
4. Käytä esimerkkejä, jotka vastaavat yleisön prioriteetteja.
5. Karsi täytesanat, jotka heikentävät varmuutta.

Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisit: “Tutkimme vähän laajaa mahdollisuuskenttää”, sano: “Testaamme fokusoitua markkinaa, jossa on selkeää varhaista kysyntää.” Toinen versio kuulostaa määrätietoisemmalta, koska se on sitä.

38 %: Äänensävy voi muuttaa saman lauseen merkityksen

Äänensävyyn kuuluvat puhenopeus, voimakkuus, intonaatio ja rytmi. Kaksi ihmistä voi sanoa saman lauseen ja synnyttää täysin erilaisen vaikutelman.

Tasainen äänensävy voi viestiä itsevarmuutta. Kiireinen sävy voi antaa hermostuneen vaikutelman. Lattea sävy voi saada vahvankin idean tuntumaan epäuskottavalta. Liian hyökkäävä sävy voi herättää vastarintaa, vaikka sisältö olisi perusteltu.

Perustajille äänensävy on tärkeä, koska liikekeskusteluissa on usein epävarmuutta. Ihmiset haluavat varmistuksen siitä, että puhuja pystyy käsittelemään painetta.

Tapoja vahvistaa äänensävyä

• Hidasta hieman ennen tärkeitä kohtia
• Pidä lyhyt tauko keskeisen väitteen jälkeen
• Vältä päättämästä jokaista lausetta kuin se olisi kysymys
• Säädä äänenvoimakkuus tilaan sopivaksi sen sijaan, että puhuisit aina liian hiljaa tai liian kovaa
• Tallenna itsesi ja kuuntele heikkoja kohtia

Äänensävy on erityisen tärkeä etäkokouksissa, joissa hienovaraiset äänen vihjeet korostuvat. Jos kuulostat hajamieliseltä tai epävarmalta puhelussa, kuulija voi tulkita sen epävarmuudeksi myös itse liiketoiminnan suhteen.

55 %: Kehonkieli puhuu usein ensin

Ennen kuin sanot sanaakaan, ihmiset lukevat jo asentoasi, ilmettäsi ja liikkeistäsi. Se tapahtuu nopeasti ja usein tiedostamatta.

Ammattimaisissa tilanteissa vahva kehonkieli ei tarkoita teatraalisuutta. Se tarkoittaa, että vaikutat vakaalta, tarkkaavaiselta ja määrätietoiselta.

Viestejä vahvistavat signaalit

• Ryhdikäs mutta rento asento
• Vakaa katsekontakti ilman tuijottamista
• Kädet, jotka tukevat viestiä eivätkä piiloudu
• Aiheeseen sopivat kasvojen ilmeet
• Rauhalliset ja hallitut liikkeet

Viestejä heikentävät signaalit

• Kyömyssä oleminen tai sisäänpäin kääntyminen
• Hermostelu tai jatkuva kääntyily
• Katseen välttely tärkeiden kohtien aikana
• Käsien ristiminen puolustautuvalla tavalla
• Hymyileminen väärään aikaan tai vaikutelma välinpitämättömyydestä

Jos johdat kokousta uuden yrityksen ympärillä, nämä vihjeet ovat tärkeitä. Ihmiset päättävät usein, luottavatko he sinuun, jo kauan ennen kuin he ymmärtävät numerosi täysin.

Kuinka soveltaa sääntöä perustajatilanteissa

Paras tapa käyttää 7-38-55-sääntöä ei ole takertua prosenttilukuihin. Tarkoitus on saada kaikki viestinnän kolme osaa tukemaan toisiaan.

1. Sijoittajapitchit

Sijoittajat arvioivat sekä mahdollisuutta että toteutusta. Hiottu pitch deck auttaa, mutta esiintyminen voi ratkaista, syntyykö kiinnostusta vai ei.

Parantaaksesi:

• Aloita selkeällä ongelman kuvauksella
• Pidä äänensävy itsevarmana mutta ei liian harjoiteltuna
• Käytä kehonkieltä, joka osoittaa omistajuutta tilanteesta
• Vältä kiirehtimistä niiden kohtien läpi, joista olet vähiten varma

2. Keskustelut perustajakumppaneiden kanssa

Monet startup-ongelmat alkavat viestintäongelmina. Perustaja voi tietää, mitä tarkoittaa, mutta ei sanoa sitä niin hyvin, että muut toimisivat sen perusteella.

Parantaaksesi:

• Puhu tavoitteista suoraan
• Käytä rauhallista äänensävyä erimielisyyksistä puhuttaessa
• Käänny toista kohti ja kuuntele aktiivisesti
• Vältä puolustautuvia eleitä, jotka vaikeuttavat yhteistyötä

3. Tapaamiset palveluntarjoajien kanssa

Yritystä perustaessa perustajat keskustelevat usein asianajajien, kirjanpitäjien ja perustamispalvelujen tarjoajien kanssa. Nämä keskustelut voivat olla nopeita ja yksityiskohtaisia.

Parantaaksesi:

• Saavu paikalle valmiina lyhyen prioriteettilistan kanssa
• Käytä suoraa kieltä kuvatessasi yhtiömuotoa, omistusta ja rekisteröintitavoitteita
• Pysy rauhallisena, jos tarvitset tarkennuksia
• Viesti, että olet järjestelmällinen ja valmis etenemään

Esimerkiksi kun valmistaudut perustamaan yrityksen Yhdysvalloissa, perustaja, joka viestii selkeästi tavoitteista, määräajoista ja vastuista, voi edetä prosessissa nopeammin. Se auttaa vähentämään epäselvyyksiä ja pitää yrityksen perustamisen aikataulun hallinnassa.

4. Tiimin johtaminen

Kun yritys alkaa toimia, perustajat asettavat sävyn koko organisaatiolle.

Parantaaksesi:

• Puhu johdonmukaisesti
• Sovita kehonkielesi viestin kiireellisyyteen
• Ole suora, kun päätöksiä on tehtävä
• Käytä äänensävyä motivoidaksesi ilman tarpeetonta painetta

Johtaja, joka viestii hyvin, voi tehdä vaikeistakin päätöksistä hallittavia.

Yksinkertainen kehys parempaan esiintymiseen

Jos haluat kehittyä nopeasti, käytä tätä kolmiosaista tarkistuslistaa ennen tärkeitä keskusteluja.

Ennen kuin puhut

• Tiedä yksi asia, jonka haluat kuulijan muistavan
• Kertaa tärkeimmät faktat tai luvut, joita saatat tarvita
• Päätä, mikä äänensävy sopii tilanteeseen: rauhallinen, energinen, jämäkkä tai rauhoittava
• Rentouta hartiat ja tasaa hengitys

Kun puhut

• Aloita maltillisella tahdilla
• Korosta tärkeitä sanoja luonnollisesti, ei dramaattisesti
• Pidä asento avoimena
• Tarkkaile merkkejä siitä, että kuulija on hämmentynyt tai menettää kiinnostuksensa

Kun olet puhunut

• Kysy, mitä kysymyksiä on vielä jäljellä
• Huomaa, mitkä kohdat tuntuivat kiireisiltä tai epäselviltä
• Käy läpi esiintymisesi, jos keskustelu oli hyvin tärkeä
• Tee yksi parannus ennen seuraavaa tapaamista

Miksi tämä on tärkeää yrityksen perustamisen aikana

Yrityksen perustaminen ei ole vain juridinen tai hallinnollinen prosessi. Se on myös ensimmäinen vaihe luottamuksen rakentamisessa liiketoimintaidean ympärille.

Perustajien täytyy usein selittää, mitä he luovat, miksi se on tärkeää ja miten he aikovat edetä. Valitsipa he sitten yhtiörakenteen, valmisti perustamisasiakirjoja tai koordinoi seuraavia vaiheita, viestinnän laatu voi vaikuttaa siihen, kuinka sujuvasti prosessi etenee.

Vahva viestintä auttaa perustajia:

• Esittämään parempia kysymyksiä
• Välttämään väärinkäsityksiä
• Rakentamaan luottamusta neuvonantajien ja kumppaneiden kanssa
• Esittämään liiketoiminnan ammattimaisemmin
• Siirtymään ideasta toteutukseen vähemmällä kitkalla

Siksi viestintäkurinalaisuus kuuluu jokaisen perustajan työkalupakkiin yhtä lailla kuin operatiivinen toiminta, talous ja juridinen valmistelu.

Yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää

Jopa kokeneet perustajat voivat heikentää viestiään huomaamattaan.

Liian nopea puhe

Hermostunut energia näkyy usein kiirehtimisenä. Jos kiirehdit, yleisösi voi missata pääasian.

Liiallinen selittely

Liika yksityiskohta voi haudata ydinsanoman. Sano tärkein asia ensin.

Katsominen alas tai ohi

Jos katse harhailee jatkuvasti, yleisö voi olettaa, että olet epävarma tai valmistautumaton.

Teknisen kielen käyttäminen liian aikaisin

Erikoistermit voivat auttaa, kun yleisö ymmärtää ne jo valmiiksi. Muuten ne luovat etäisyyttä.

Sanojen ja esiintymisen erottaminen toisistaan

Hiottu käsikirjoitus ei riitä, jos äänensävy ja asento ovat sen kanssa ristiriidassa.

Lopputulema

7-38-55-sääntö kannattaa ymmärtää muistutuksena siitä, että viestintä on enemmän kuin sanoja. Perustajien, jotka haluavat ansaita luottamusta, tulisi sovittaa yhteen se, mitä he sanovat, miten he sen sanovat ja miten he esiintyvät.

Tällä yhdistelmällä on merkitystä pitchauksissa, johtamisessa, neuvotteluissa ja yrityksen perustamiseen liittyvissä keskusteluissa. Selkeät sanat luovat rakennetta. Itsevarma äänensävy luo vauhtia. Vahva kehonkieli luo luottamusta.

Jos rakennat yritystä, näiden kolmen osa-alueen kehittäminen ei ole pehmeä taito. Se on osa toteutusta.