Kuinka yrityksen perustaminen voi pienentää veroja: vähennykset, kulukirjaukset ja compliance

Yrityksen perustaminen voi tehdä enemmän kuin luoda uutta tuloa. Se voi myös avata verovähennyksiä, joita useimmilla W-2-palkansaajilla ei ole käytettävissään. Monille uusille perustajille veronäkökulma on yksi ensimmäisistä syistä harkita LLC:n, yhtiön tai muun oikeushenkilön perustamista.

Verohyödyt toimivat kuitenkin vain silloin, kun liiketoiminta on aitoa, järjestelmällistä ja harjoitettu voitontavoittelu mielessä. IRS tarkastelee tavanomaisia ja välttämättömiä kuluja, selkeitä kirjanpitoja ja näyttöä siitä, että rakennat aidosti toimivaa liiketoimintaa.

Jos harkitset sivutoiminnan, kotona toimivan yrityksen tai kokopäiväisen startupin käynnistämistä, verosääntöjen ymmärtäminen voi auttaa tekemään fiksumpia päätöksiä alusta alkaen.

Miksi yritysrakenne voi vaikuttaa veroihin

Asianmukaisesti perustettu yritys voi erottaa liiketoiminnan talouden henkilökohtaisesta taloudesta ja luoda selkeämmän tavan seurata kuluja. Tämä erottelu helpottaa vähennysten tunnistamista, liiketoiminnan dokumentointia ja oikeiden veroilmoitusten tekemistä.

Yleisesti ottaen liiketoiminnan kulut ovat vähennyskelpoisia, kun ne ovat tavanomaisia ja välttämättömiä alan tai liiketoiminnan harjoittamiseksi. IRS:n termein tavanomainen tarkoittaa alalla yleistä ja hyväksyttyä, ja välttämätön tarkoittaa työtäsi varten hyödyllistä ja tarkoituksenmukaista.

Tämä ei tarkoita, että jokainen kulu olisi vähennyskelpoinen. Henkilökohtaiset menot ovat edelleen henkilökohtaisia menoja. Mutta kun harjoitat laillista liiketoimintaa, mahdollisten vähennysten kirjo on paljon laajempi kuin harrastetoimintaa harjoittavalla henkilöllä.

Yleisiä verovähennyskelpoisia startup-kuluja

Ennen kuin yrityksesi avaa ovensa, saatat käyttää rahaa tutkimukseen, suunnitteluun ja perustamiseen. IRS käsittelee monia näistä kuluista startup-kuluina.

Esimerkkejä ovat usein:

• Markkinatutkimus ja asiakaskyselyt
• Matkat sijaintien tai toimittajien arvioimiseksi
• Mainonta ja lanseerausmarkkinointi
• Omistajien tai alkuvaiheen henkilöstön koulutus
• Perustamiseen liittyvät lakiasiain- ja kirjanpitokulut
• Tietyt yhtiön perustamiseen liittyvät organisointikulut

Nykyisten IRS-ohjeiden mukaan yritys voi vähentää enintään 5 000 dollaria startup-kuluja ja enintään 5 000 dollaria organisointikuluja, ottaen huomioon vaiheistussäännöt, kun startup- tai organisointikulut ylittävät 50 000 dollaria. Mahdolliset jäljellä olevat kelpoiset kulut on yleensä jaksotettava.

Keskeinen pointti on, että näitä kuluja ei sivuuteta vain siksi, ettei yrityksesi ole vielä avannut oviaan. Jos ne täyttävät ehdot, ne voivat tarjota arvokasta verohuojennusta liiketoiminnan alkuvaiheessa.

Juoksevat toimintakulut voivat kasvaa nopeasti

Kun yritys on toiminnassa, tavanomaiset toimintakulut muodostavat usein suurimman vähennyslähteen. Nämä ovat yrityksen päivittäisiä kuluja.

Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Toimistotarvikkeet
• Ohjelmistotilaukset
• Verkkosivusto- ja hostingkulut
• Ammatilliset palvelut
• Markkinointi ja mainonta
• Lähetys- ja pakkauskulut
• Yritystileihin liittyvät pankkikulut
• Yrityksen vakuutukset

Näillä kuluilla on merkitystä, koska ne voivat pienentää verotettavaa tuloa sinä vuonna, jona ne syntyvät, edellyttäen että ne on dokumentoitu asianmukaisesti ja ne liittyvät liiketoimintaan.

Pienille yrityksille tämä voi vaikuttaa merkittävästi kassavirtaan. Jokainen vähennyskelpoinen dollari pienentää veronalaisen tulon määrää, mikä jättää enemmän pääomaa palkkoihin, varastoon, laitteisiin tai kasvuun.

Kotitoimiston vähennyskelpoisuus oikeutetuille yrityksille

Kotona toimiva yritys voi olla oikeutettu kotitoimistovähennykseen, jos tilaa käytetään säännöllisesti ja yksinomaan liiketoimintaan.

Tämä kriteeri on tärkeä. Keittiön pöytä, jota käytetään myös ruokailuun, ei yleensä täytä ehtoa. Erillinen huone tai selvästi rajattu alue, jota käytetään vain liiketoimintaan, on usein vahvempi peruste.

Käytetystä menetelmästä riippuen oikeutetut verovelvolliset voivat vähentää osan kodin kuluista, kuten:

• Vuokra tai asuntolainan korko, jos soveltuu
• Kiinteistöverot
• Sähkö, vesi ja muut käyttökulut
• Kotivakuutus
• Korjaukset ja kunnossapito
• Poistot, jos käytetään varsinaista menetelmää

IRS tarjoaa myös yksinkertaistetun menetelmän kotitoimistovähennyksen laskemiseen. Se voi vähentää paperityötä, mutta ei muuta peruskelpoisuusehtoja. Tilan on edelleen täytettävä yksinomaisen ja säännöllisen käytön vaatimus.

Etätyötä tekeville perustajille ja yksinyrittäjille kotitoimistovähennys voi olla yksi hyödyllisimmistä veroeduista, mutta myös yksi tarkimmin tarkastelluista. Hyvä kirjanpito on välttämätöntä.

Ajoneuvo-, matka- ja ateriakulut

Liikematkailu voi myös tuottaa vähennyksiä, kun kulut ovat tavanomaisia, välttämättömiä ja työhön liittyviä.

Ajoneuvon käyttö

Jos käytät autoa liiketoimintaan, saatat pystyä vähentämään auton kulujen liiketoimintaan liittyvän osuuden. Tämä voidaan tehdä seuraamalla todellisia kuluja tai joissakin tapauksissa käyttämällä standardia kilometrikorvausta.

Liikenne voi sisältää matkoja asiakkaiden tapaamiseen, tarvikkeiden ostamiseen, työmailla käymiseen tai liiketoimintaan liittyviin tapaamisiin.

Matkat

Aitoihin liikematkoihin liittyvät kulut voivat olla vähennyskelpoisia, kun matka on ensisijaisesti liiketoimintaa varten. Tämä voi sisältää lentoliput, majoituksen, paikallisen liikkumisen ja muut välttämättömät matkakulut.

Ateriat

Liiketoimintaan liittyvät ateriat voivat tietyissä tilanteissa olla vähennyskelpoisia, mutta säännöt ovat tarkat. Aterialla on oltava todellinen liiketoiminnallinen tarkoitus, ja yleensä vain liiketoimintaan liittyvä osuus on vähennyskelpoinen.

Turvallisin tapa on säilyttää kuitti, kirjata liiketoiminnan tarkoitus ja dokumentoida, ketkä osallistuivat ja miksi ateria oli tarpeellinen.

Laitteet, ohjelmistot ja teknologia

Nykyaikainen yritys on usein riippuvainen kannettavista tietokoneista, puhelimista, tulostimista, suunnittelutyökaluista, kirjanpito-ohjelmistoista ja muusta teknologiasta. Monet näistä hankinnoista voivat olla vähennyskelpoisia joko heti tai poistosääntöjen kautta, riippuen omaisuuserästä ja sen käytöstä.

Tähän kategoriaan voi kuulua:

• Tietokoneet ja näytöt
• Tulostimet ja skannerit
• Yrityspuhelimet
• Suunnittelu- ja tuottavuusohjelmistot
• Tilaustyökalut kirjanpitoon, aikataulutukseen tai asiakashallintaan
• Kalusteet, joita käytetään kelpoisuusehdot täyttävässä toimistotilassa

Joissakin tapauksissa voit kulukirjata laitteet erityisten IRS-sääntöjen perusteella sen sijaan, että poistaisit ne usean vuoden aikana. Tarkka käsittely riippuu omaisuuserästä, yritysrakenteesta ja ostoajankohdasta.

Pääviesti on yksinkertainen: kun ostat työkaluja yrityksen pyörittämiseen, näillä hankinnoilla voi olla verotuksellista arvoa, jos ne kirjataan asianmukaisesti ja niitä käytetään liiketoimintaan.

Oikeudelliset, kirjanpito- ja compliance-kulut

Uudet yrittäjät tarvitsevat usein apua rekisteröinnissä, veroasioiden perustamisessa, sopimuksissa, kirjanpidossa ja vuotuisissa ilmoituksissa. Nämä kulut voivat olla vähennyskelpoisia, kun ne liittyvät liiketoimintaan.

Esimerkkejä voivat olla:

• Yhtiön perustamis- ja rekisteröintimaksut
• Rekisteröidyn edustajan palvelut
• Kirjanpidon ja bookkeepingin tuki
• Liiketoiminnan veroilmoitusten valmistelukulut
• Asianajokulut liiketoiminta-asioissa
• Osavaltion compliance- ja vuosiraporttimaksut, jos soveltuu

Tämä on yksi syy, miksi monet perustajat valitsevat yrityksen perustamisen varhaisessa vaiheessa sen sijaan, että toimisivat epämuodollisesti. Muodollinen oikeushenkilö voi helpottaa kulujen erottamista, toiminnan dokumentointia ja sääntöjen noudattamista.

Voitontavoittelun tarkoitus on tärkeämpi kuin verosäästöt

Yleinen virhe on olettaa, että mikä tahansa tuloa tuottava toiminta on automaattisesti liiketoimintaa. IRS tarkastelee sitä, harjoitetaanko toimintaa aidolla voitontavoittelun tarkoituksella.

Jos toiminta on tosiasiassa harrastus, vähennykset ovat rajallisia ja verokohtelu muuttuu. IRS ottaa huomioon esimerkiksi seuraavat tekijät:

• Pidätkö tarkkoja kirjoja ja kirjanpitoa
• Toimitko liiketoimintamaisesti
• Käytätkö merkittävästi aikaa ja vaivaa toimintaan
• Oletko riippuvainen tuloista
• Ovatko tappiot tavanomaisia startup-vaiheessa
• Teetkö muutoksia kannattavuuden parantamiseksi

Käytännössä tämä tarkoittaa, että yrityksen pitäisi näyttää ja toimia yrityksen tavoin. Erillinen pankkitili, laskut, verkkosivusto, sopimukset, kuitit ja säännöllinen asiakashankinta tukevat tätä asemaa.

Yrityksen perustaminen vain kulukirjausten vuoksi on huono strategia. Verosäästöt merkitsevät vain, jos yritys on aito, järjestelmällinen ja rakennettu pitkäjänteisesti.

Hyvä kirjanpito tekee vähennyksistä puolustettavia

Hyvä verosuunnittelu ilman hyvää kirjanpitoa on heikko strategia.

Jos haluat vaatia vähennyksiä luottavaisin mielin, säilytä:

• Kuitit ja laskut
• Pankki- ja luottokorttitapahtumat
• Kilometrikirjanpito
• Sopimukset ja asiakasviestintä
• Palkka- ja urakoitsijatiedot
• Perustamisasiakirjat ja compliance-ilmoitukset
• Muistiinpanot, jotka osoittavat kulun liiketoiminnallisen tarkoituksen

Vahva kirjanpito ei ainoastaan tue vähennyksiä. Se auttaa myös ymmärtämään, onko yritys kannattava, mitkä kulut kasvavat liian nopeasti ja missä voit ehkä parantaa katteita.

Kuinka uudet perustajat voivat käyttää tätä strategisesti

Paras verostrategia ei ole jahtaa vähennyksiä sokeasti. Se on rakentaa yritys, joka on alusta asti oikein jäsennelty.

Käytännöllinen lähestymistapa näyttää tältä:

1. Perusta tavoitteisiisi sopiva yhtiömuoto.
2. Avaa erilliset yritystilit.
3. Seuraa startup-kuluja ennen lanseerausta.
4. Luokittele jokainen toimintakulu.
5. Pidä liiketoiminnan ja henkilökohtaiset menot erillään.
6. Tarkista kirjanpito säännöllisesti äläkä vasta veroajan koittaessa.
7. Tee yhteistyötä veroasiantuntijan kanssa, kun yritys muuttuu monimutkaisemmaksi.

Tällainen asetelma tekee kaksi asiaa samanaikaisesti. Se parantaa compliancea ja helpottaa laillisten vähennysten hyödyntämistä.

Yhteenveto

Kyllä, yrityksen perustaminen voi pienentää veroja, mutta vain silloin, kun liiketoiminta on aitoa ja kulut on dokumentoitu asianmukaisesti. Startup-kulut, kotitoimiston kulut, laitteet, matkat, ohjelmistot, lakiasiainkulut ja muut tavanomaiset ja välttämättömät kulut voivat kaikki auttaa pienentämään verotettavaa tuloa.

Tehokkaimmat perustajat eivät nojaa pelkkiin veroetuihin. He rakentavat yritysrakenteen, joka tukee kannattavuutta, compliancea ja siistiä kirjanpitoa alusta alkaen.

Jos valmistaudut perustamaan LLC:n, yhtiön tai muun uuden liiketoiminnan, Zenind voi auttaa yksinkertaistamaan perustamis- ja compliance-vaiheita, jotta voit keskittyä liiketoiminnan rakentamiseen ja siihen liittyvien veroetujen hyödyntämiseen.