Wisconsinin voittoa tavoittelemattoman organisaation vaatimustenmukaisuusopas: vuosittaiset ilmoitukset, rekisteröinti ja jatkuvat vaatimukset

Wisconsinissa toimivan voittoa tavoittelemattoman organisaation hyvässä asemassa pitäminen vaatii muutakin kuin perustamisasiakirjojen jättämistä ja pankkitilin avaamista. Kun organisaatio on toiminnassa, sen on huolehdittava liittovaltion veroilmoituksista, osavaltion vuosiraporteista, hyväntekeväisyyden keräyssäännöistä ja rekisteröidyn asiamiehen vaatimuksista.

Tämä opas avaa tärkeimmät vaatimustenmukaisuustehtävät, joita useimpien Wisconsinin voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden tulisi seurata, ja selittää, miten rakentaa käytännöllinen kalenteri, joka vähentää myöhästyneiden määräaikojen, seuraamusten ja hallinnollisen lakkauttamisen riskiä.

Kenelle tämä opas on tarkoitettu

Tämä artikkeli on tarkoitettu:

• Wisconsinin voittoa tavoittelemattomille yhtiöille
• Ulkomaisille voittoa tavoittelemattomille yhtiöille, jotka on rekisteröity toimimaan Wisconsinissa
• Hyväntekeväisyysjärjestöille, jotka keräävät lahjoituksia Wisconsinissa
• Perustajille, toimihenkilöille, hallituksen jäsenille ja vaatimustenmukaisuudesta vastaaville henkilöille
• Pienille voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, jotka haluavat yksinkertaisemman tavan pysyä järjestyksessä

Kaikkien voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden ei tarvitse tehdä kaikkia tässä lueteltuja ilmoituksia. Tarkat vaatimukset riippuvat organisaation verostatuksesta, varainhankintatoiminnasta ja yhtiörakenteesta.

1. Pidä liittovaltion veroilmoitukset ajan tasalla

Useimpien verovapaiden organisaatioiden on tehtävä vuosittainen ilmoitus IRS:lle, ellei jokin tietty poikkeus sovellu.

Yleiset IRS-lomakkeet

Voittoa tavoittelematon organisaatio voi jättää yhden seuraavista lomakkeista koosta ja toiminnasta riippuen:

• Lomake 990-N
• Lomake 990-EZ
• Lomake 990
• Lomake 990-PF, jos soveltuu

Tyypillinen määräaika

Liittovaltion ilmoitus erääntyy yleensä organisaation verovuoden päättymistä seuraavan viidennen kuukauden 15. päivänä. Niille organisaatioille, jotka käyttävät kalenterivuotta ja joiden tilikausi päättyy 31. joulukuuta, määräaika on yleensä 15. toukokuuta.

Miksi sillä on merkitystä

Liittovaltion ilmoitusten laiminlyönti voi johtaa myöhästymismaksuihin ja joissakin tapauksissa verovapaan aseman menettämiseen. Vaikka organisaatio olisi oikeutettu lyhyeen lomakkeeseen tai sähköiseen postikorttivaihtoehtoon, velvollisuus jättää ilmoitus on silti olemassa.

Käytännön vinkki

Älä odota määräaikakuukauteen asti kerätäksesi asiakirjoja. Budjetti, pankkitiliotteet, hallituksen pöytäkirjat, apurahojen tiedot ja palkkiotiedot kannattaa pitää järjestyksessä ympäri vuoden, jotta ilmoitus voidaan laatia tehokkaasti.

2. Jätä Wisconsinin vuosiraportti

Wisconsinin voittoa tavoittelemattomien yhtiöiden ja osavaltiossa rekisteröityjen ulkomaisten voittoa tavoittelemattomien yhtiöiden on yleensä jätettävä vuosiraportti Wisconsin Department of Financial Institutions -viranomaiselle.

Wisconsinissa perustetut voittoa tavoittelemattomat yhtiöt

Jos organisaatio on perustettu Wisconsinissa, vuosiraportti erääntyy yleensä perustamisen vuosineljänneksen loppuun mennessä. Käytännössä määräpäivät osuvat seuraavasti:

• 31. maaliskuuta
• 30. kesäkuuta
• 30. syyskuuta
• 31. joulukuuta

Jos organisaatio on esimerkiksi perustettu 15. helmikuuta, sen vuosiraportti erääntyy yleensä vuosittain ensimmäisen neljänneksen loppuun mennessä.

Ulkomaiset voittoa tavoittelemattomat yhtiöt

Jos organisaatio on perustettu Wisconsinin ulkopuolella mutta sillä on oikeus toimia osavaltiossa, vuosiraportti erääntyy yleensä vuosittain 31. maaliskuuta.

Jättötapa ja maksut

Raportin voi yleensä jättää verkossa tai postitse. Maksut vaihtelevat sen mukaan, onko kyseessä kotimainen vai ulkomainen yhteisö, ja verkkolähetyksiin sisältyy usein pieni käsittelymaksu.

Miksi vuosiraportti on tärkeä

Vuosiraportti pitää osavaltion tiedot ajan tasalla. Se vahvistaa organisaation rekisteröidyn asiamiehen, päätoimipaikan ja muut yhteisötiedot. Raportin unohtaminen voi aiheuttaa vältettäviä hallinnollisia ongelmia ja vaarantaa hyvän aseman.

3. Ymmärrä Wisconsinin hyväntekeväisyyskeräyksen vaatimukset

Jos voittoa tavoittelematon organisaatio pyytää yleisöltä lahjoituksia Wisconsinissa, sen on ehkä myös rekisteröidyttävä osavaltiossa hyväntekeväisyysjärjestöksi.

Milloin rekisteröinti voi olla pakollinen

Järjestön, joka kerää tai vastaanottaa lahjoituksia Wisconsinissa, tulisi tarkistaa osavaltion hyväntekeväisyyskeräyssäännöt huolellisesti. Jotkin organisaatiot ovat vapautettuja, mutta monet eivät ole.

Esimerkkejä organisaatioista, jotka voivat kuulua poikkeuksen piiriin, ovat tietyt liittovaltion verovapaat organisaatiot, jotkin jäsenpohjaiset ryhmät, jotkin oppilaitokset sekä jotkin julkiset viranomaiset tai poliittiset organisaatiot.

Alkuperäinen rekisteröinti

Monet organisaatiot, joiden on rekisteröidyttävä, aloittavat alkuhakemuksella, usein lomakkeella 296. Hakemus edellyttää yleensä tukiasiakirjoja ja valtuutettujen toimihenkilöiden allekirjoituksia.

Tyypillisiä pyydettäviä asiakirjoja voivat olla:

• Perustamisasiakirjat
• Säännöt
• IRS:n päätöskirje
• Organisaatiotiedot
• Varainhankintaa ja hallintoa koskevat selvitykset

Vuosittainen uusiminen

Rekisteröityjen hyväntekeväisyysjärjestöjen on yleensä uusittava rekisteröintinsä vuosittain. Yleinen uusimisen määräaika on 31. heinäkuuta, vaikka ensimmäisen uusimisen ajankohta voi riippua siitä, milloin alkuperäinen rekisteröinti tehtiin.

Vuosittainen talousraportointi

Rekisteröinnin uusimisen lisäksi hyväntekeväisyysjärjestön on ehkä jätettävä vuosittainen talousraportti, joka vastaa organisaation kokoa ja ilmoitusprofiilia. Tapauskohtaisesti organisaatio voi käyttää jotakin useista lomakkeista.

Yleisiä kategorioita ovat:

• Lyhyt, vakuutuksenomainen ilmoitus pienemmille organisaatioille
• Liite organisaatioille, jotka jo jättävät IRS Form 990 -sarjan ilmoituksen
• Laajempi vuosiraportti organisaatioille, jotka eivät täytä lyhyempien ilmoitusten ehtoja

Miksi tämä ilmoitus on tärkeä

Tämä velvoite on erillinen voittoa tavoittelemattoman yhtiön vuosiraportista. Monet organisaatiot sekoittavat nämä kaksi. Toinen ylläpitää yhtiön tietoja; toinen liittyy hyväntekeväisyyskeräykseen ja taloudelliseen raportointiin.

Myöhästyneet tai puuttuvat ilmoitukset

Hyväntekeväisyyskeräyksen määräajan laiminlyönti voi johtaa myöhästymismaksuihin, rekisteröinnin menettämiseen tai uudelleenrekisteröinnin tarpeeseen. Jos organisaatio on lähellä kynnysrajaa tai aloittaa vasta varainhankintaa, sääntöihin kannattaa perehtyä ennen ensimmäistäkään julkista kampanjaa.

4. Ylläpidä rekisteröityä asiamiehiä Wisconsinissa

Jokaisella Wisconsinissa perustetulla tai toimiluvan saaneella voittoa tavoittelemattomalla organisaatiolla tulisi olla rekisteröity asiamies, jolla on Wisconsinissa sijaitseva katuosoite.

Mitä rekisteröity asiamies tekee

Rekisteröity asiamies vastaanottaa organisaation puolesta viralliset oikeudelliset asiakirjat ja haasteet. Kyse ei ole vain postilokerosta. Se on tärkeä vaatimustenmukaisuustehtävä, joka auttaa varmistamaan, että organisaatio saa ajoissa toimitettavat ilmoitukset.

Miksi monet organisaatiot valitsevat palveluntarjoajan

Yksittäisen toimihenkilön tai hallituksen jäsenen käyttäminen rekisteröitynä asiamiehenä voi toimia, mutta se voi lisätä riskiä, jos henkilö muuttaa, matkustaa usein tai vaihtaa tehtäviä. Ammattimainen rekisteröidyn asiamiehen palvelu voi tarjota jatkuvuutta ja auttaa pitämään organisaation tiedot vakaampina.

Voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, jotka haluavat yksinkertaisen vaatimustenmukaisuusratkaisun, rekisteröidyn asiamiehen palvelun yhdistäminen vuosittaisten ilmoitusten muistutuksiin voi vähentää hallinnollista kitkaa.

5. Rakenna käytännöllinen vaatimustenmukaisuuskalenteri

Hyvä vaatimustenmukaisuusprosessi ei ole monimutkainen. Se on johdonmukainen.

Seurattavat vuosittaiset tehtävät

• Liittovaltion IRS-ilmoitus
• Wisconsinin vuosiraportti
• Hyväntekeväisyysrekisterin uusiminen, jos vaaditaan
• Vuosittainen hyväntekeväisyyden talousraportti, jos vaaditaan
• Rekisteröidyn asiamiehen ylläpito
• Hallituksen hyväksynnät ja sisäinen dokumentointi

Kuukausittaiset tai neljännesvuosittaiset käytännöt

• Täsmäytä pankkitiliotteet
• Tallenna kuitit ja apuraha-asiakirjat
• Päivitä toimihenkilöiden ja hallituksen jäsenten yhteystiedot
• Seuraa lahjoituksia ja rajoitettuja varoja
• Varmista, että rekisteröity asiamies ja postiosoite ovat ajan tasalla

Hallitustason hallintokäytännöt

• Hyväksy suuret ilmoitukset ajoissa
• Tarkastele talousraportteja säännöllisesti
• Säilytä allekirjoitetut pöytäkirjat ja päätökset
• Varmista, että säännöt vastaavat edelleen käytännön toimintaa
• Dokumentoi varainhankintastrategia ja lahjoitusten käyttörajoitukset

Organisaatiot, jotka pysyvät vaatimustenmukaisina, eivät yleensä ole niitä, joilla on suurin tiimi. Ne ovat niitä, jotka ottavat käyttöön toistettavan prosessin jo varhain.

6. Yleiset virheet, joita Wisconsinin voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden tulisi välttää

Yhtiö- ja hyväntekeväisyysilmoitusten sekoittaminen

Wisconsinin vuosiraportti ja hyväntekeväisyysjärjestön uusiminen ovat erillisiä velvoitteita. Yhden jättäminen ei korvaa toista.

Odottaminen siihen asti, kun varainhankinta alkaa

Hyväntekeväisyysrekisteröinnin vaatimukset voivat koskea jo ennen varsinaisen varainhankintakampanjan käynnistämistä. Jos Wisconsinissa aiotaan pyytää lahjoituksia, säännöt kannattaa tarkistaa ensin.

Vanhojen yhteystietojen käyttäminen

Jos osavaltio tai IRS lähettää ilmoituksen väärään osoitteeseen, organisaatio voi menettää määräajan, vaikka ilmoitusvelvollisuus olisi edelleen olemassa.

Olettaminen, ettei pienillä organisaatioilla ole ilmoitusvelvollisuuksia

Monet pienet voittoa tavoittelemattomat organisaatiot ovat oikeutettuja yksinkertaistettuihin ilmoituksiin, mutta yksinkertaistettu ei tarkoita vapautettua. Pienen organisaation on silti usein jätettävä jotakin joka vuosi.

Rekisteröidyn asiamiehen päästämistä vanhenemaan

Jos rekisteröidyn asiamiehen tiedot vanhenevat, organisaatio voi jäädä ilman oikeudellisia ilmoituksia tai osavaltion kirjeenvaihtoa. Se voi aiheuttaa tarpeetonta riskiä.

7. Miten Zenind auttaa Wisconsinin voittoa tavoittelemattomia organisaatioita pysymään järjestyksessä

Zenind auttaa perustajia ja yritysten omistajia hallitsemaan yhteisöjen vaatimustenmukaisuutta käytännöllisellä ja sujuvalla tavalla. Voittoa tavoittelemattomille organisaatioille se voi tarkoittaa vähemmän aikaa määräpäivien seuraamiseen ja enemmän aikaa mission toteuttamiseen.

Zenind voi auttaa seuraavissa asioissa:

• Yhteisön perustamisen tuki
• Rekisteröidyn asiamiehen palvelut
• Vuosiraporttien muistutukset
• Vaatimustenmukaisuuden seuranta
• Jatkuva organisaation ylläpito

Kasvaville organisaatioille, jotka laajentavat ohjelmiaan tai varainhankintaansa, yksinkertainen vaatimustenmukaisuusjärjestelmä voi olla yhtä tärkeä kuin alkuperäinen perustamisprosessi.

8. Wisconsinin voittoa tavoittelemattoman organisaation tarkistuslista

Käytä tätä tarkistuslistaa lähtökohtana:

• Varmista liittovaltion verovapaan ilmoitusvelvollisuudet
• Jätä Wisconsinin vuosiraportti ajoissa
• Arvioi, onko hyväntekeväisyysrekisteröinti pakollinen
• Uusi hyväntekeväisyysrekisteröinti, jos soveltuu
• Jätä vuosittainen hyväntekeväisyyden talousraportti, jos soveltuu
• Ylläpidä Wisconsinissa toimivaa rekisteröityä asiamiehiä
• Pidä hallituksen ja toimihenkilöiden tiedot ajan tasalla
• Säilytä talous- ja hallintoasiakirjat ympäri vuoden

9. Milloin hakea ammattilaisapua

Voittoa tavoittelemattoman organisaation kannattaa harkita ulkopuolista apua, kun:

• Se on perustamassa toimintaa ensimmäistä kertaa
• Se aikoo kerätä varoja julkisesti Wisconsinissa
• Se ei ole varma, mitkä vuosittaiset ilmoitukset koskevat sitä
• Sen toimihenkilöt, osoitteet tai tilikauden päivämäärät ovat muuttuneet
• Se on jättänyt määräajan väliin ja tarvitsee hyvän aseman palauttamista

Ammattilaisen apu on erityisen hyödyllistä, kun organisaatio tasapainoilee varainhankinnan, hallinnon ja raportointivelvoitteiden välillä samaan aikaan.

Johtopäätös

Wisconsinin voittoa tavoittelemattoman organisaation vaatimustenmukaisuus on hallittavissa, kun sitä käsitellään jatkuvana järjestelmänä eikä kerran vuodessa tehtävänä kiireenä. Keskeiset velvoitteet liittyvät yleensä liittovaltion raportointiin, osavaltion vuosiraportteihin, soveltuvin osin hyväntekeväisyysrekisteröintiin ja luotettavaan rekisteröityyn asiamieheen.

Rakentamalla selkeän kalenterin ja pitämällä tiedot ajan tasalla organisaatio voi vähentää hallinnollista riskiä ja keskittyä tehtäväänsä. Zenind tukee organisaatioita, jotka haluavat yksinkertaisemman tavan hallita perustamista ja jatkuvaa vaatimustenmukaisuutta, jotta ne voivat käyttää enemmän aikaa yhteisöjensä palvelemiseen.