Ръководство за съответствие за нестопански организации във Уисконсин: годишни декларации, регистрация и текущи изисквания

Поддържането на една нестопанска организация във Уисконсин в добро състояние изисква повече от подаване на документите за учредяване и откриване на банкова сметка. След като организацията започне дейност, тя трябва да следи федералните данъчни декларации, държавните годишни отчети, правилата за благотворителни набирания на средства и изискванията за регистриран агент.

Това ръководство разглежда основните задачи за съответствие, които повечето нестопански организации във Уисконсин трябва да следят, и обяснява как да се изгради практичен календар, който намалява риска от пропуснати срокове, санкции и административно заличаване.

За кого е това ръководство

Тази статия е предназначена за:

• Нестопански корпорации във Уисконсин
• Чуждестранни нестопански корпорации, регистрирани да извършват дейност във Уисконсин
• Благотворителни организации, които събират дарения във Уисконсин
• Учредители, служители, директори и мениджъри по съответствие
• Малки нестопански организации, които искат по-лесен процес за поддържане на организацията

Не всяка нестопанска организация трябва да подава всяка декларация, посочена тук. Конкретните изисквания зависят от данъчния статус на организацията, дейността по набиране на средства и корпоративната структура.

1. Поддържайте актуални федералните данъчни декларации

Повечето организации, освободени от данъци, трябва да подават годишна информационна декларация към IRS, освен ако не се прилага конкретно освобождаване.

Често срещани формуляри на IRS

Една нестопанска организация може да подаде един от следните формуляри в зависимост от размера и дейността си:

• Form 990-N
• Form 990-EZ
• Form 990
• Form 990-PF, ако е приложимо

Обичаен срок

Федералната декларация обикновено се подава до 15-ия ден на 5-ия месец след края на данъчната година на организацията. За нестопански организации, които използват календарна година, приключваща на 31 декември, срокът обикновено е 15 май.

Защо това е важно

Неподаването на федерални декларации може да доведе до закъснителни санкции и в някои случаи до загуба на статута на организация, освободена от данъци. Дори когато организацията отговаря на условията за кратък формуляр или e-postcard, задължението за подаване остава важно.

Практически съвет за подаване

Не чакайте до месеца на крайния срок, за да съберете документите. Бюджетът, банковите извлечения, протоколите от заседанията на борда, документите за грантове и данните за възнагражденията трябва да се поддържат организирани през цялата година, за да може декларацията да бъде подготвена ефективно.

2. Подайте годишния отчет на Уисконсин

Нестопанските корпорации във Уисконсин и чуждестранните нестопански корпорации, регистрирани в щата, обикновено трябва да подават годишен отчет към Wisconsin Department of Financial Institutions.

Вътрешни нестопански корпорации

Ако нестопанската организация е учредена във Уисконсин, годишният отчет обикновено е дължим до края на тримесечието на годишнината. На практика това означава, че сроковете попадат на:

• 31 март
• 30 юни
• 30 септември
• 31 декември

Ако организацията е учредена например на 15 февруари, нейният годишен отчет обикновено ще бъде дължим до края на първото тримесечие всяка година.

Чуждестранни нестопански корпорации

Ако нестопанската организация е учредена извън Уисконсин, но е упълномощена да извършва дейност в щата, годишният отчет обикновено е дължим до 31 март всяка година.

Начин на подаване и такси

Отчетът обикновено може да бъде подаден онлайн или по пощата. Таксите варират в зависимост от това дали юридическото лице е местно или чуждестранно, а онлайн подаването често включва малка такса за обработка.

Защо годишният отчет е важен

Годишният отчет поддържа актуални записите на щата. Той потвърждава регистрирания агент на организацията, основния офис и друга информация за юридическото лице. Пропускането на отчета може да създаде ненужни административни проблеми и да застраши доброто състояние на организацията.

3. Разберете изискванията за благотворителни набирания на средства във Уисконсин

Ако една нестопанска организация отправя искания за дарения от обществеността във Уисконсин, тя може също да трябва да се регистрира като благотворителна организация в щата.

Кога може да се изисква регистрация

Благотворителна организация, която набира или получава дарения във Уисконсин, трябва внимателно да прегледа правилата на щата за благотворителни набирания на средства. Някои организации са освободени, но много не са.

Примери за организации, които може да отговарят на условията за освобождаване, включват определени организации, освободени по федерален закон, някои членски организации, някои образователни институции и някои публични органи или политически организации.

Първоначална регистрация

Много организации, които трябва да се регистрират, започват с първоначално заявление, често с използване на Form 296. Подаването обикновено изисква подкрепящи документи и подписи от упълномощени служители.

Типичните изисквани документи могат да включват:

• Учредителен акт
• Устав
• Писмо за данъчно освобождаване от IRS
• Организационна информация
• Разкриване на данни за набиране на средства и управление

Годишно подновяване

Регистрираните благотворителни организации обикновено трябва да подновяват регистрацията си всяка година. Често срещан краен срок за подновяване е 31 юли, въпреки че първото подновяване може да зависи от това кога е подадена първоначалната регистрация.

Годишно финансово отчитане

Освен подновяването на регистрацията, благотворителната организация може да трябва да подаде и годишен финансов отчет, който съответства на размера на организацията и нейния профил на подаване. В зависимост от обстоятелствата организацията може да използва един от няколко формуляра.

Често срещани категории включват:

• Кратко декларативно подаване за по-малки организации
• Приложение за организации, които вече подават декларация от серията IRS Form 990
• По-пълен годишен отчет за организации, които не отговарят на условията за по-кратките формуляри

Защо това подаване е важно

Това изискване е отделно от годишния отчет на нестопанската корпорация. Много организации ги бъркат. Едното поддържа корпоративния запис, а другото се отнася до благотворителните набирания на средства и финансовото разкриване.

Закъснели или пропуснати подавания

Пропускането на срок за благотворителна регистрация може да доведе до закъснителни такси, загуба на регистрация или необходимост от повторно кандидатстване. Ако една нестопанска организация е близо до прага или тепърва започва усилия за набиране на средства, струва си правилата да се прегледат преди да започне всяка публична кампания.

4. Поддържайте регистриран агент във Уисконсин

Всяка нестопанска организация, която е учредена или упълномощена във Уисконсин, трябва да поддържа регистриран агент с адрес на физическа улица във Уисконсин.

Какво прави регистрираният агент

Регистрираният агент получава официални правни документи и съдебни книжа от името на организацията. Това не е просто функция на пощенска кутия. Това е важна роля за съответствие, която помага да се гарантира, че организацията получава навременни уведомления.

Защо много организации избират доставчик на услуги

Използването на отделен служител или директор като регистриран агент може да работи, но може да създаде риск, ако този човек се премести, пътува често или смени ролята си. Професионална услуга за регистриран агент може да осигури непрекъснатост и да помогне записите на организацията да останат по-стабилни.

За нестопански организации, които искат проста система за съответствие, комбинирането на услуга за регистриран агент с напомняния за годишни подавания може да намали административното натоварване.

5. Изградете практичен календар за съответствие

Добрата система за съответствие не е сложна. Тя е последователна.

Годишни задачи за проследяване

• Федерално подаване към IRS
• Годишен отчет на Уисконсин
• Подновяване на регистрацията за благотворителни набирания на средства, ако е необходимо
• Годишен финансов отчет за благотворителни организации, ако е необходимо
• Поддържане на регистрирания агент
• Одобрения от борда и вътрешно архивиране на документи

Месечни или тримесечни навици

• Съгласувайте банковите извлечения
• Запазвайте разписки и документация за грантове
• Актуализирайте контактната информация на служители и директори
• Следете даренията и ограничените средства
• Потвърждавайте, че регистрираният агент и пощенският адрес са актуални

Навици на ниво борд

• Одобрявайте основните подавания навреме
• Преглеждайте редовно финансовите отчети
• Съхранявайте подписани протоколи и резолюции
• Проверявайте дали уставът все още съответства на реалната дейност
• Документирайте стратегията за набиране на средства и ограниченията на дарителите

Организациите, които поддържат съответствие, обикновено не са тези с най-голям екип. Те са тези, които изграждат повторяем процес отрано.

6. Чести грешки, които нестопанските организации във Уисконсин трябва да избягват

Бъркане на корпоративни и благотворителни подавания

Годишният отчет на Уисконсин и подновяването на регистрацията на благотворителната организация са отделни задължения. Подаването на едното не удовлетворява другото.

Чакане до началото на набирането на средства

Изискванията за благотворителна регистрация могат да се прилагат преди да започне пълна кампания за набиране на средства. Ако във Уисконсин ще се отправят искания за дарения, организацията трябва първо да провери правилата.

Използване на остаряла информация за контакт

Ако щатът или IRS изпратят уведомление на грешен адрес, организацията може да пропусне крайния срок, дори когато изискването за подаване все още съществува.

Предположение, че малките организации нямат задължения за подаване

Много малки нестопански организации отговарят на условията за опростени подавания, но опростено не означава освободено. Малка организация все пак може да трябва да подава нещо всяка година.

Позволяване на регистрирания агент да изтече

Ако информацията за регистрирания агент стане неактуална, организацията може да пропусне правни уведомления или кореспонденция от щата. Това може да създаде ненужен риск.

7. Как Zenind помага на нестопанските организации във Уисконсин да останат организирани

Zenind помага на учредители и собственици на бизнес да управляват съответствието на юридическите лица с практичен и рационализиран подход. За нестопанските организации това може да означава по-малко време, прекарано в следене на срокове за подаване, и повече време, насочено към мисията.

Zenind може да помогне с:

• Подкрепа при учредяване на юридическото лице
• Услуги за регистриран агент
• Напомняния за годишни отчети
• Проследяване на съответствието
• Текущо организационно поддържане

За нестопански организации, които растат, добавят програми или разширяват набирането на средства, една проста система за съответствие може да бъде също толкова важна, колкото и първоначалният процес на учредяване.

8. Контролен списък за съответствие за нестопански организации във Уисконсин

Използвайте този контролен списък като отправна точка:

• Потвърдете задълженията за подаване на федерални данъци за освободени от данъци организации
• Подайте годишния отчет на Уисконсин навреме
• Прегледайте дали е необходима регистрация за благотворителни набирания на средства
• Подновете регистрацията за благотворителни организации, ако е приложимо
• Подайте годишния финансов отчет за благотворителни организации, ако е приложимо
• Поддържайте регистриран агент във Уисконсин
• Поддържайте актуални записите на борда и служителите
• Съхранявайте финансови и управленски документи през цялата година

9. Кога да потърсите професионална помощ

Една нестопанска организация трябва да обмисли външна помощ, когато:

• Се учредява за първи път
• Планира да набира публично средства във Уисконсин
• Не е сигурна кои годишни подавания се прилагат
• Е променила служители, адреси или дати на фискалната година
• Е пропуснала подаване и трябва да възстанови доброто си състояние

Професионалното ръководство е особено полезно, когато една нестопанска организация балансира едновременно набирането на средства, управлението и отчетните задължения.

Заключение

Съответствието на нестопанска организация във Уисконсин е управляемо, когато организацията го третира като непрекъсната система, а не като еднократна годишна надпревара. Основните задължения обикновено включват федерално отчитане, държавни годишни отчети, регистрация за благотворителни набирания на средства, когато е приложимо, и надежден регистриран агент.

Като изгражда ясен календар и поддържа записите актуални, една нестопанска организация може да намали административния риск и да остане фокусирана върху своята мисия. Zenind подкрепя организации, които искат по-лесен начин да управляват учредяването и текущото съответствие, за да могат да прекарват повече време в служба на своите общности.