Exonération fiscale du New Jersey pour les organismes sans but lucratif : guide de la taxe sur le revenu des sociétés et de la taxe de vente

Les organismes sans but lucratif du New Jersey supposent souvent que leur statut d’exemption fiscale fédérale s’applique automatiquement à l’échelle de l’État. En pratique, le traitement fiscal provincial dépend du type d’impôt, de la façon dont l’organisme est constitué et de la manière dont il exerce ses activités.

Pour de nombreux organismes sans but lucratif, les deux principales questions fiscales au New Jersey sont :

• Savoir si l’organisme est exempt de la taxe sur le revenu des sociétés du New Jersey
• Savoir si l’organisme peut obtenir un certificat d’organisme exempt ST-5 aux fins de la taxe de vente

Il est important de bien comprendre la différence. Un organisme sans but lucratif peut être exempt d’un impôt et devoir tout de même présenter une demande pour un autre. Il peut aussi être exempt pour certaines activités, mais imposable pour d’autres, surtout s’il exploite une boutique, effectue régulièrement des ventes taxables ou gagne un revenu d’entreprise non lié à sa mission.

Ce guide explique comment fonctionne l’exonération fiscale des organismes sans but lucratif au New Jersey, quels documents sont habituellement requis et comment demeurer en conformité après l’approbation.

Ce que signifie l’exonération fiscale du New Jersey pour un organisme sans but lucratif

Au New Jersey, l’« exonération fiscale » n’est pas un statut unique et universel. Elle peut s’appliquer de différentes façons selon l’impôt visé.

Un organisme sans but lucratif peut devoir tenir compte de :

• L’exemption de la taxe sur le revenu des sociétés
• L’exemption de taxe de vente et d’utilisation sur les achats admissibles
• Les règles de perception de la taxe de vente pour les activités de collecte de fonds et les activités commerciales
• Les exigences d’inscription liées à la paie et à d’autres obligations d’employeur s’il embauche du personnel

Le statut fédéral 501(c)(3) d’un organisme sans but lucratif est important, mais il ne répond pas à toutes les questions fiscales du New Jersey à lui seul. Chaque exemption doit être examinée séparément.

Exemption de la taxe sur le revenu des sociétés au New Jersey

La loi du New Jersey prévoit que les organismes sans but lucratif admissibles sont exemptés de la taxe sur le revenu des sociétés du New Jersey lorsqu’ils sont dûment constitués et exploités comme des sociétés sans but lucratif.

Pour de nombreux organismes, cette exemption est automatique si la société est réellement sans but lucratif et n’est pas exploitée dans un but lucratif.

Ce que l’exemption couvre généralement

Si l’organisme est admissible, il est exempt de la taxe sur le revenu des sociétés du New Jersey. Dans bien des cas, aucune déclaration de taxe sur le revenu des sociétés n’est exigée, sauf si les activités de l’organisme font de lui une société à but lucratif.

La Division of Taxation indique aussi qu’elle n’exige pas de copie du formulaire fédéral 990 à cette fin.

Quand une lettre d’exemption peut quand même être utile

Même lorsqu’un organisme est automatiquement exempt, il peut vouloir obtenir une lettre officielle de la New Jersey Division of Taxation confirmant son exemption. Une lettre de confirmation peut être utile dans les cas suivants :

• Ouverture de comptes bancaires
• Demande de subventions
• Preuve du statut fiscal auprès des fournisseurs ou des partenaires
• Organisation des dossiers internes de conformité

Ce que le New Jersey peut demander

Pour demander une lettre d’exemption au titre de la Corporation Business Tax Act, l’organisme doit généralement fournir :

• Une copie du certificat de constitution
• Une copie des règlements administratifs
• Un affidavit signé par un dirigeant de la société

L’affidavit devrait démontrer que l’organisme est :

• Une société sans but lucratif qui n’est pas exploitée dans un but lucratif
• Constituée sans capital-actions
• Incorporée en vertu des lois applicables du New Jersey sur les sociétés sans but lucratif ou d’une loi similaire
• Non exploitée pour le profit pécuniaire ou l’avantage d’un actionnaire privé ou d’une personne physique

Certificat d’organisme exempt ST-5 pour la taxe de vente

L’exemption de la taxe sur le revenu des sociétés d’un organisme sans but lucratif ne signifie pas automatiquement qu’il est exempt de la taxe de vente du New Jersey sur ses achats.

Pour obtenir un allègement de la taxe de vente et d’utilisation, les organismes admissibles peuvent présenter une demande de certificat d’organisme exempt ST-5. Ce certificat sert à appuyer l’exemption de certains achats effectués directement pour la mission exonérée de l’organisme.

Ce que le certificat ST-5 peut couvrir

Si le certificat ST-5 est approuvé, un organisme est généralement exempt de la taxe de vente et d’utilisation sur les achats, sauf l’énergie, qui sont directement liés à sa mission. L’exemption peut couvrir :

• Les achats et les locations de biens
• L’équipement et les véhicules automobiles
• Certains services, y compris les services de nettoyage et de télécommunications
• Les repas
• Les droits d’entrée
• L’hébergement en hôtel et en motel

L’organisme doit payer avec ses fonds et fournir aux fournisseurs une copie du certificat ST-5.

Limites importantes de l’exemption de taxe de vente

L’exemption ST-5 n’est pas illimitée. Les limites courantes comprennent :

• Les fonds personnels ne sont pas admissibles, même si l’organisme rembourse plus tard l’achat
• L’exemption s’applique seulement aux achats directement liés à la mission exonérée de l’organisme
• Les activités de vente au détail continues sont généralement taxables
• Les activités continues de prestation de services taxables sont généralement taxables
• Les établissements de restauration sont généralement taxables, sauf si une autre exemption précise s’applique

Achats liés aux entrepreneurs

Si un organisme exempt remet son certificat ST-5 à des entrepreneurs qui effectuent des travaux sur sa propriété, ces entrepreneurs peuvent être en mesure de demander une exemption sur certains matériaux et services utilisés pour l’immeuble de l’organisme exempt.

Ce domaine peut être technique, donc les entrepreneurs et les organismes devraient conserver des dossiers adéquats et comprendre quels éléments sont admissibles.

Collectes de fonds et taxe de vente

De nombreux organismes sans but lucratif dépendent d’activités de collecte de fonds pour soutenir leur mission. Le New Jersey prévoit des règles avantageuses pour les ventes occasionnelles de financement.

Un organisme exempt n’a généralement pas à percevoir la taxe de vente si :

• Les ventes sont seulement occasionnelles
• Les événements sont de durée relativement courte
• Tous les produits sont versés à l’organisme exempt

Voici des exemples :

• Une vente annuelle de livres ou de cartes de souhaits de courte durée
• Des ventes de marchandises d’un ou deux jours tenues plusieurs fois par année
• Un kiosque saisonnier de collations exploité seulement pendant les matchs

À l’inverse, un organisme qui exploite une boutique ou une autre activité commerciale continue doit généralement percevoir la taxe de vente sur les ventes taxables.

Comment présenter une demande pour le certificat ST-5

La New Jersey Division of Taxation utilise le formulaire REG-1E pour la demande de certificat d’organisme exempt ST-5 pour l’exemption de taxe de vente des organismes sans but lucratif.

La demande demande généralement :

• Le nom légal et le NEF
• L’adresse municipale et l’adresse postale
• Le type d’organisme
• Les coordonnées
• Les dirigeants responsables
• Une description de la mission de l’organisme et de ses principales activités
• Les documents de constitution à l’appui

Selon le type d’organisme, le New Jersey peut aussi demander une preuve d’exemption fédérale ou d’autres documents justificatifs.

Documents justificatifs habituels

Les instructions de la demande indiquent que les organismes doivent être prêts à fournir des documents comme :

• Le certificat ou les statuts constitutifs
• Les règlements administratifs
• Une description de la mission et des activités de l’organisme
• Les documents fédéraux relatifs à l’exemption, le cas échéant

Soumettre des documents complets et exacts est important. Les demandes incomplètes peuvent retarder l’approbation ou mener à un refus.

Qui peut être admissible à l’exonération fiscale des organismes sans but lucratif au New Jersey

Le processus d’exemption de la taxe de vente du New Jersey ne se limite pas aux organismes de bienfaisance traditionnels. Selon les circonstances, les organismes admissibles peuvent inclure :

• Les organismes de bienfaisance visés par le 501(c)(3)
• Les compagnies de pompiers volontaires
• Les équipes de secours, d’ambulance, de premiers soins ou d’urgence
• Les associations parents-enseignants, les associations élèves-parents et les clubs d’encouragement
• Les églises et les organismes religieux
• Les entités gouvernementales du New Jersey et certains organismes apparentés
• Les écoles privées du New Jersey
• Certaines écoles hors de l’État et d’autres organismes admissibles

L’admissibilité dépend de la structure de l’organisme et de la catégorie d’exemption à laquelle il appartient.

Erreurs courantes des organismes sans but lucratif

Les organismes sans but lucratif rencontrent souvent des problèmes parce qu’ils croient qu’une seule exemption couvre tout. Les erreurs les plus fréquentes sont :

• Supposer que l’exemption fédérale couvre automatiquement tous les impôts du New Jersey
• Utiliser des fonds personnels pour des achats en s’attendant à ce que l’exemption s’applique
• Traiter une activité de vente régulière comme s’il s’agissait d’une collecte de fonds occasionnelle
• Négliger de conserver des dossiers des achats exemptés
• Oublier que certaines activités peuvent créer des obligations fiscales même lorsque l’organisme est généralement exempt
• Ne pas demander une lettre de confirmation officielle lorsqu’elle serait utile pour la documentation

Ces erreurs peuvent entraîner des coûts fiscaux et des problèmes de conformité évitables.

Revenu d’entreprise non lié et autres enjeux fiscaux

Même un organisme exempt de la taxe sur le revenu des sociétés ou de la taxe de vente sur certains achats peut encore devoir tenir compte du revenu d’entreprise non lié ou d’autres activités taxables.

Si un organisme commence à exploiter une activité commerciale qui n’est pas étroitement liée à sa mission exonérée, le traitement fiscal peut changer. C’est pourquoi les organismes sans but lucratif devraient examiner attentivement toute nouvelle source de revenus avant de la lancer.

En cas de doute, travaillez avec un fiscaliste qualifié qui connaît la conformité des organismes sans but lucratif au New Jersey.

Conformité continue après l’exemption

Obtenir une exemption n’est que la première étape. Un organisme sans but lucratif devrait aussi maintenir de bonnes habitudes de conformité.

Les bonnes pratiques comprennent :

• Conserver à jour les documents de constitution et les règlements administratifs
• Maintenir les approbations du conseil et les dossiers internes
• Utiliser les fonds de l’organisme pour les achats exemptés
• Consigner les événements de collecte de fonds et les activités de vente
• Surveiller les changements de mission, de structure ou d’exploitation
• Vérifier si les nouveaux programmes créent des enjeux de taxe de vente ou d’impôt sur le revenu

Si l’organisme embauche des employés ou commence à verser des salaires au New Jersey, il devrait aussi examiner ses obligations d’inscription comme employeur.

Comment Zenind peut aider

Zenind aide les entrepreneurs et les organismes à rester organisés tout au long du cycle de vie d’une entreprise ou d’une entité sans but lucratif. Pour la constitution et la conformité d’un organisme sans but lucratif au New Jersey, Zenind peut aider à conserver les dossiers de constitution, les obligations de dépôt et les renseignements sur l’entité afin que l’organisme puisse se concentrer sur sa mission.

Ce type de structure est particulièrement utile lorsqu’un organisme prépare des demandes d’exemption, tient ses registres corporatifs ou répond à des exigences de dépôt auprès de l’État.

Réflexions finales

L’exonération fiscale des organismes sans but lucratif au New Jersey peut être simple en principe, mais détaillée dans la pratique. Une société sans but lucratif dûment constituée peut être automatiquement exemptée de la taxe sur le revenu des sociétés du New Jersey, mais l’exemption de taxe de vente exige une attention distincte, des documents précis et une utilisation prudente du certificat ST-5.

Si votre organisme démarre au New Jersey ou s’y développe, examinez les règles d’exemption tôt. Des documents de constitution propres, des dépôts exacts et un traitement fiscal prudent peuvent éviter des problèmes plus tard.

Foire aux questions

Un organisme sans but lucratif du New Jersey est-il automatiquement exempt de la taxe sur le revenu des sociétés?

Si l’organisme est dûment constitué et exploité comme une société sans but lucratif, il est généralement automatiquement exempt de la taxe sur le revenu des sociétés du New Jersey.

Le statut fédéral 501(c)(3) donne-t-il automatiquement une exemption de taxe de vente au New Jersey?

Non. L’exemption de taxe de vente exige généralement un certificat d’organisme exempt ST-5 distinct de la New Jersey Division of Taxation.

Un organisme sans but lucratif peut-il éviter la taxe de vente sur tous ses achats?

Non. Le certificat ST-5 s’applique seulement aux achats admissibles directement liés aux missions de l’organisme, et certains biens et activités demeurent taxables.

Les organismes sans but lucratif doivent-ils produire le formulaire 990 auprès du New Jersey?

Le New Jersey indique qu’il n’exige pas de copie du formulaire fédéral 990 pour le processus d’exemption de la taxe sur le revenu des sociétés.