Miễn thuế tại New Jersey cho tổ chức phi lợi nhuận: Hướng dẫn về Thuế Doanh nghiệp và Thuế Bán hàng

Các tổ chức phi lợi nhuận tại New Jersey thường cho rằng tình trạng miễn thuế liên bang sẽ tự động áp dụng luôn ở cấp tiểu bang. Trên thực tế, việc xử lý thuế ở cấp tiểu bang phụ thuộc vào loại thuế, cách tổ chức được thành lập và cách tổ chức vận hành.

Đối với nhiều tổ chức phi lợi nhuận, hai câu hỏi thuế quan trọng nhất tại New Jersey là:

• Tổ chức có được miễn Thuế Doanh nghiệp của New Jersey hay không
• Tổ chức có thể xin Giấy chứng nhận Tổ chức Được miễn ST-5 cho mục đích thuế bán hàng hay không

Hiểu rõ sự khác biệt này là rất quan trọng. Một tổ chức phi lợi nhuận có thể được miễn một loại thuế nhưng vẫn phải nộp đơn cho một loại thuế khác. Tổ chức cũng có thể được miễn cho một số hoạt động nhưng vẫn chịu thuế cho các hoạt động khác, đặc biệt khi vận hành cửa hàng, thực hiện các hoạt động bán hàng chịu thuế thường xuyên, hoặc có thu nhập kinh doanh không liên quan.

Hướng dẫn này giải thích cách thức miễn thuế cho tổ chức phi lợi nhuận tại New Jersey, những tài liệu thường được yêu cầu và cách duy trì tuân thủ sau khi được chấp thuận.

Miễn thuế tại New Jersey có ý nghĩa gì đối với một tổ chức phi lợi nhuận

Tại New Jersey, “miễn thuế” không phải là một trạng thái duy nhất áp dụng cho mọi loại thuế. Nó có thể được áp dụng theo những cách khác nhau tùy thuộc vào loại thuế liên quan.

Một tổ chức phi lợi nhuận có thể cần xem xét:

• Miễn Thuế Doanh nghiệp
• Miễn thuế bán hàng và sử dụng đối với các khoản mua đủ điều kiện
• Quy định về thu thuế bán hàng đối với hoạt động gây quỹ và hoạt động kinh doanh
• Yêu cầu đăng ký tiền lương và các nghĩa vụ khác của chủ sử dụng lao động nếu thuê nhân viên

Tình trạng 501(c)(3) liên bang của tổ chức là rất quan trọng, nhưng không tự nó trả lời được mọi câu hỏi về thuế tại New Jersey. Mỗi loại miễn thuế cần được xem xét riêng.

Miễn Thuế Doanh nghiệp tại New Jersey

Luật New Jersey quy định rằng các tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện được miễn Thuế Doanh nghiệp của New Jersey khi họ được thành lập đúng cách và hoạt động như một công ty phi lợi nhuận.

Đối với nhiều tổ chức, sự miễn thuế này là tự động nếu công ty thực sự là phi lợi nhuận và không được vận hành vì mục đích lợi nhuận.

Miễn thuế này thường bao gồm những gì

Nếu tổ chức đủ điều kiện, tổ chức sẽ được miễn Thuế Doanh nghiệp của New Jersey. Trong nhiều trường hợp, không cần nộp tờ khai Thuế Doanh nghiệp trừ khi hoạt động hoặc cách thức vận hành của tổ chức khiến tổ chức trở thành một công ty kinh doanh vì lợi nhuận.

Sở Thuế vụ cũng cho biết họ không yêu cầu bản sao Mẫu 990 liên bang cho mục đích này.

Khi nào vẫn nên có thư xác nhận miễn thuế

Ngay cả khi một tổ chức được miễn tự động, tổ chức vẫn có thể muốn có một thư chính thức từ Sở Thuế vụ New Jersey xác nhận tình trạng miễn thuế của mình. Thư xác nhận có thể hữu ích khi:

• Mở tài khoản ngân hàng
• Nộp hồ sơ xin tài trợ
• Chứng minh tình trạng thuế với nhà cung cấp hoặc đối tác
• Sắp xếp hồ sơ tuân thủ nội bộ một cách rõ ràng

New Jersey có thể yêu cầu những gì

Để xin thư miễn Thuế Doanh nghiệp, tổ chức thường được yêu cầu cung cấp:

• Bản sao Giấy chứng nhận thành lập
• Bản sao điều lệ hoạt động
• Bản tuyên thệ do một viên chức của công ty ký

Bản tuyên thệ nên thể hiện rằng tổ chức là:

• Một công ty phi lợi nhuận không hoạt động vì mục đích lợi nhuận
• Được tổ chức mà không có cổ phần vốn
• Được thành lập theo các đạo luật phi lợi nhuận áp dụng của New Jersey hoặc luật tương tự
• Không được điều hành vì lợi ích tiền tệ hay lợi ích riêng của bất kỳ cổ đông hoặc cá nhân tư nhân nào

Giấy chứng nhận Tổ chức Được miễn ST-5 cho thuế bán hàng

Việc tổ chức được miễn Thuế Doanh nghiệp không có nghĩa là tổ chức cũng tự động được miễn thuế bán hàng của New Jersey đối với các khoản mua.

Để được giảm trừ thuế bán hàng và sử dụng, các tổ chức đủ điều kiện có thể nộp đơn xin Giấy chứng nhận Tổ chức Được miễn ST-5. Giấy chứng nhận này được dùng để hỗ trợ việc miễn thuế đối với một số khoản mua nhất định được thực hiện trực tiếp cho mục đích miễn thuế của tổ chức.

Giấy chứng nhận ST-5 có thể bao gồm những gì

Nếu được chấp thuận cấp giấy chứng nhận ST-5, tổ chức thường được miễn thuế bán hàng và sử dụng đối với các khoản mua, ngoại trừ năng lượng, có liên quan trực tiếp đến mục đích của tổ chức. Sự miễn thuế này có thể áp dụng cho:

• Mua và thuê hàng hóa
• Thiết bị và xe cơ giới
• Một số dịch vụ nhất định, bao gồm dịch vụ vệ sinh và viễn thông
• Bữa ăn
• Vé vào cửa
• Lưu trú tại khách sạn và nhà nghỉ

Tổ chức phải thanh toán bằng nguồn tiền của tổ chức và cung cấp cho nhà cung cấp bản sao của giấy chứng nhận ST-5.

Những giới hạn quan trọng của miễn thuế bán hàng

Miễn thuế ST-5 không phải là vô hạn. Một số giới hạn phổ biến bao gồm:

• Tiền cá nhân không đủ điều kiện, ngay cả khi tổ chức hoàn trả khoản mua sau đó
• Miễn thuế chỉ áp dụng cho các khoản mua trực tiếp liên quan đến mục đích miễn thuế của tổ chức
• Hoạt động bán lẻ liên tục thường vẫn chịu thuế
• Các hoạt động cung cấp dịch vụ chịu thuế liên tục thường vẫn chịu thuế
• Các cơ sở ăn uống thường vẫn chịu thuế trừ khi có một miễn trừ cụ thể khác áp dụng

Các khoản mua liên quan đến nhà thầu

Nếu tổ chức được miễn thuế cung cấp giấy chứng nhận ST-5 cho các nhà thầu thực hiện công việc trên tài sản của mình, các nhà thầu đó có thể được miễn đối với một số vật liệu và dịch vụ nhất định sử dụng cho bất động sản của tổ chức được miễn thuế.

Lĩnh vực này khá kỹ thuật, vì vậy cả nhà thầu lẫn tổ chức nên lưu giữ hồ sơ phù hợp và hiểu rõ những hạng mục nào đủ điều kiện.

Hoạt động gây quỹ và thuế bán hàng

Nhiều tổ chức phi lợi nhuận phụ thuộc vào các sự kiện gây quỹ để hỗ trợ sứ mệnh của mình. New Jersey có những quy định có lợi cho các hoạt động bán hàng gây quỹ diễn ra không thường xuyên.

Một tổ chức được miễn thuế thường không phải thu thuế bán hàng nếu:

• Việc bán hàng chỉ diễn ra không thường xuyên
• Các sự kiện có thời gian tương đối ngắn
• Toàn bộ số tiền thu được thuộc về tổ chức được miễn thuế

Ví dụ có thể bao gồm:

• Một đợt bán sách hoặc thiệp chúc mừng ngắn hằng năm
• Các đợt bán hàng hóa kéo dài một hoặc hai ngày được tổ chức vài lần mỗi năm
• Một quầy bán đồ ăn nhẹ theo mùa chỉ hoạt động trong thời gian diễn ra trận đấu

Ngược lại, một tổ chức vận hành cửa hàng hoặc doanh nghiệp liên tục thường phải thu thuế bán hàng trên các mặt hàng chịu thuế.

Cách nộp đơn xin giấy chứng nhận ST-5

Sở Thuế vụ New Jersey sử dụng Mẫu REG-1E cho Đơn xin Giấy chứng nhận Tổ chức Được miễn ST-5 dành cho miễn thuế bán hàng của tổ chức phi lợi nhuận.

Đơn xin thường yêu cầu:

• Tên pháp lý và mã số FEIN
• Địa chỉ thực tế và địa chỉ nhận thư
• Loại hình tổ chức
• Thông tin liên hệ
• Các viên chức phụ trách
• Mô tả về mục đích và hoạt động chính của tổ chức
• Các tài liệu thành lập hỗ trợ

Tùy theo loại hình tổ chức, New Jersey cũng có thể yêu cầu bằng chứng về việc được miễn thuế liên bang hoặc các tài liệu hỗ trợ khác.

Tài liệu hỗ trợ điển hình

Hướng dẫn đơn xin cho biết các tổ chức nên chuẩn bị cung cấp những tài liệu như:

• Giấy chứng nhận thành lập hoặc Điều lệ thành lập
• Điều lệ hoạt động
• Mô tả về mục đích và hoạt động của tổ chức
• Tài liệu miễn thuế liên bang nếu có

Nộp hồ sơ đầy đủ và chính xác là rất quan trọng. Hồ sơ không đầy đủ có thể làm chậm việc chấp thuận hoặc dẫn đến bị từ chối.

Những tổ chức nào có thể đủ điều kiện miễn thuế tại New Jersey

Quy trình miễn thuế bán hàng của New Jersey không chỉ giới hạn cho các tổ chức từ thiện truyền thống. Tùy theo tình huống thực tế, các tổ chức đủ điều kiện có thể bao gồm:

• Các tổ chức từ thiện 501(c)(3)
• Các công ty cứu hỏa tình nguyện
• Các đội cứu hộ, xe cứu thương, sơ cứu hoặc ứng phó khẩn cấp
• PTAs, PTOs và các câu lạc bộ hỗ trợ
• Nhà thờ và các tổ chức tôn giáo
• Các cơ quan chính quyền New Jersey và một số đơn vị trực thuộc nhất định
• Trường tư thục tại New Jersey
• Một số trường học và các tổ chức đủ điều kiện khác ở ngoài tiểu bang

Điều kiện đủ tư cách phụ thuộc vào cách tổ chức được cấu trúc và nhóm miễn thuế mà tổ chức thuộc về.

Những sai lầm phổ biến của tổ chức phi lợi nhuận

Các tổ chức phi lợi nhuận thường gặp vấn đề vì cho rằng một loại miễn thuế sẽ bao trùm tất cả. Những sai lầm phổ biến nhất gồm:

• Cho rằng miễn thuế liên bang tự động áp dụng cho mọi loại thuế của New Jersey
• Dùng tiền cá nhân để mua hàng rồi kỳ vọng miễn thuế vẫn áp dụng
• Xem hoạt động bán hàng thường xuyên như hoạt động gây quỹ không thường xuyên
• Không lưu giữ hồ sơ cho các khoản mua được miễn thuế
• Quên rằng một số hoạt động có thể phát sinh nghĩa vụ thuế ngay cả khi tổ chức nhìn chung được miễn thuế
• Không xin thư xác nhận chính thức khi thư đó sẽ giúp ích cho việc lưu trữ hồ sơ

Những sai lầm này có thể tạo ra chi phí thuế và rắc rối tuân thủ không đáng có.

Thu nhập kinh doanh không liên quan và các vấn đề thuế khác

Ngay cả một tổ chức phi lợi nhuận được miễn Thuế Doanh nghiệp hoặc được miễn thuế bán hàng đối với một số khoản mua nhất định, tổ chức đó vẫn có thể phải xem xét thu nhập kinh doanh không liên quan hoặc các hoạt động chịu thuế khác.

Nếu tổ chức bắt đầu vận hành một hoạt động giống doanh nghiệp nhưng không gắn chặt với mục đích miễn thuế của mình, cách xử lý thuế có thể thay đổi. Vì vậy, các tổ chức phi lợi nhuận nên xem xét kỹ các nguồn doanh thu mới trước khi triển khai.

Khi không chắc chắn, hãy làm việc với một chuyên gia thuế đủ năng lực, người hiểu rõ tuân thủ của tổ chức phi lợi nhuận tại New Jersey.

Duy trì tuân thủ sau khi được miễn thuế

Được cấp miễn thuế chỉ là bước đầu tiên. Một tổ chức phi lợi nhuận cũng nên duy trì các thói quen tuân thủ tốt.

Các thực hành tốt bao gồm:

• Giữ cho các tài liệu thành lập và điều lệ hoạt động luôn cập nhật
• Duy trì phê duyệt của hội đồng quản trị và hồ sơ nội bộ
• Sử dụng tiền của tổ chức cho các khoản mua được miễn thuế
• Theo dõi các sự kiện gây quỹ và hoạt động bán hàng
• Theo dõi thay đổi về mục đích, cơ cấu hoặc hoạt động
• Xem xét liệu các chương trình mới có tạo ra vấn đề về thuế bán hàng hoặc thuế thu nhập hay không

Nếu tổ chức thuê nhân viên hoặc bắt đầu trả lương tại New Jersey, tổ chức cũng nên xem xét các nghĩa vụ đăng ký dành cho chủ sử dụng lao động.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân và tổ chức duy trì sự ngăn nắp trong suốt vòng đời của một doanh nghiệp hoặc pháp nhân phi lợi nhuận. Đối với việc thành lập và tuân thủ của tổ chức phi lợi nhuận tại New Jersey, Zenind có thể giúp lưu trữ hồ sơ thành lập, các nghĩa vụ nộp hồ sơ và thông tin pháp nhân một cách có hệ thống để tổ chức có thể tập trung vào sứ mệnh của mình.

Cấu trúc như vậy đặc biệt hữu ích khi một tổ chức đang chuẩn bị hồ sơ xin miễn thuế, duy trì hồ sơ công ty hoặc phản hồi các yêu cầu nộp hồ sơ của tiểu bang.

Kết luận

Miễn thuế cho tổ chức phi lợi nhuận tại New Jersey có thể đơn giản về nguyên tắc nhưng lại khá chi tiết trong thực tế. Một công ty phi lợi nhuận được thành lập đúng cách có thể tự động được miễn Thuế Doanh nghiệp của New Jersey, nhưng miễn thuế bán hàng vẫn cần được xem xét riêng, có tài liệu phù hợp và sử dụng thận trọng giấy chứng nhận ST-5.

Nếu tổ chức của bạn đang bắt đầu tại New Jersey hoặc mở rộng sang tiểu bang này, hãy xem xét các quy định miễn thuế sớm. Hồ sơ thành lập rõ ràng, việc nộp hồ sơ đúng và cách xử lý thuế cẩn trọng có thể giúp tránh vấn đề về sau.

Câu hỏi thường gặp

Một tổ chức phi lợi nhuận tại New Jersey có tự động được miễn Thuế Doanh nghiệp không?

Nếu tổ chức được thành lập đúng cách và hoạt động như một công ty phi lợi nhuận, tổ chức đó thường được tự động miễn Thuế Doanh nghiệp của New Jersey.

Tình trạng 501(c)(3) liên bang có tự động giúp tổ chức được miễn thuế bán hàng tại New Jersey không?

Không. Miễn thuế bán hàng thường yêu cầu phải có Giấy chứng nhận Tổ chức Được miễn ST-5 riêng từ Sở Thuế vụ New Jersey.

Một tổ chức phi lợi nhuận có thể tránh thuế bán hàng cho tất cả các khoản mua không?

Không. Giấy chứng nhận ST-5 chỉ áp dụng cho các khoản mua đủ điều kiện và trực tiếp liên quan đến mục đích của tổ chức, còn một số hàng hóa và hoạt động vẫn chịu thuế.

Các tổ chức phi lợi nhuận có cần nộp Mẫu 990 cho New Jersey không?

New Jersey cho biết họ không yêu cầu bản sao Mẫu 990 liên bang cho quy trình miễn Thuế Doanh nghiệp.