4 gyakorlati módszer egy olyan munkahely felépítésére, amely segíti az embereket a legjobb teljesítményük elérésében

Az erős vállalkozás nem pusztán a tehetségre épül. Azokra a feltételekre épül, amelyek lehetővé teszik, hogy a tehetség jól működjön. Az alapítók számára, különösen azoknak, akik új LLC-t vagy corporationt indítanak, az a munkahely, amelyet a kezdeti időszakban kialakítanak, évekre meghatározza, hogyan kommunikál a csapat, hogyan old meg problémákat, és hogyan kezeli a nyomást.

Ennek azért van jelentősége, mert a teljesítmény ritkán csak az egyéni képességekről szól. Az emberek akkor végzik a legjobb munkájukat, amikor az elvárások egyértelműek, a kommunikáció tiszteletteljes, és a környezet a fókuszt támogatja a súrlódások helyett. Egy vállalkozásnak lehetnek nagyszerű termékei, ígéretes piaca és képzett munkatársai, mégis alulteljesíthet, ha a kultúra a legegyszerűbb munkát is nehezebbé teszi a kelleténél.

A jó hír az, hogy a teljesítmény javításához nincs szükség nagy HR-részlegre vagy drága munkahelyi átalakításra. Néhány tudatos szokásra van szükség, amelyek megkönnyítik, hogy az emberek magas szinten járuljanak hozzá a közös munkához.

Miért befolyásolja a munkahelyi környezet a teljesítményt

Amikor az emberek kapkodnak, lekezelve érzik magukat, vagy folyamatosan félbeszakítják őket, több energiát fordítanak a stressz kezelésére, mint érdemi munkára. Idővel ez alacsonyabb morálhoz, több hibához és magasabb fluktuációhoz vezet.

Egy jobb munkahelyi környezet ennek az ellenkezőjét teszi. Teret ad az egyértelműségnek, az elszámoltathatóságnak és a következetes végrehajtásnak. Segít a munkatársaknak tudni, mi fontos, megérteni, hogyan kommunikáljanak, és magabiztosan jelezni a problémákat, mielőtt azok nagyobb gondokká válnának.

A kisvállalkozások tulajdonosai számára ez különösen fontos. Egy karcsú szervezetben minden ember aránytalanul nagy hatással van az ügyfélélményre, a működés sebességére és a döntések minőségére. Az egészséges környezet nem puha extra. Gyakorlati üzleti előny.

1. Tegye a kommunikációt világossá, tömörré és emberivé

A leggyorsabb út a félreértéshez az, ha a gyorsaságot összekeverjük az érthetőséggel. Egy rövid üzenet is lehet homályos, és egy gyors válasz is okozhat felesleges súrlódást.

A jó kommunikáció három szokással kezdődik:

• Mondja el, minek kell megtörténnie.
• Mondja el, mikorra kell megtörténnie.
• Mondja el, ki a felelős érte.

Ez egyszerűnek hangzik, mégis sok munkahelyi probléma abból indul ki, hogy az iránymutatás hiányos. Az emberek ilyenkor találgatják a prioritásokat, duplikálják a munkát, vagy olyan jóváhagyásra várnak, amelyet soha nem jelöltek ki egyértelműen.

Az egyértelműség a hangnemben is számít. Egy vállalkozás gyorsan is működhet anélkül, hogy durvának hangzana. Az egyenes üzenet nem ugyanaz, mint a rideg üzenet. Ha azt szeretné, hogy a csapata figyelmesen kommunikáljon, Ön is ezt a viselkedést mintázza. Használjon neveket. Legyen konkrét. Kerülje az olyan homályos utasításokat, amelyek másokat arra kényszerítenek, hogy kitalálják a szándékát.

Az alapítók számára ez vezetői próba. Az a kommunikációs stílus, amelyet a korai szakaszban használ, gyakran az alapértelmezett kultúrává válik. Ha az üzenetei tiszteletteljesek és pontosak, a csapata általában ezt a szintet fogja követni.

2. Tekintse a udvariasságot üzleti fegyelemnek

Az udvariasságot gyakran személyiségjegyként értelmezik, pedig a munkahelyen valójában folyamatfegyelem. Segít produktívan tartani a beszélgetéseket akkor is, amikor magasak az indulatok, és megkönnyíti, hogy a hibákat felesleges károk nélkül lehessen rendezni.

Ez nem azt jelenti, hogy kerülni kell a nehéz beszélgetéseket. Azt jelenti, hogy elég professzionálisan kell kezelni őket ahhoz, hogy a probléma a munkáról szóljon, ne a személyről.

Egy tiszteletteljes munkahelynek több előnye van:

• Az alkalmazottak nagyobb valószínűséggel beszélnek őszintén.
• A visszajelzést könnyebb meghallani és tettekre váltani.
• A vezetők kevesebb időt töltenek az elkerülhető feszültségek helyreállításával.
• A csapatok gyorsabban talpra állnak a kudarcok után.

Az udvariasság különösen fontos, ahogy a kommunikáció e-mailen, chaten és szöveges üzenetekben zajlik. Az írott üzenetekből eltűnhet a hangnem, és olyan félreértéseket okozhatnak, amelyek személyes beszélgetésben nem fordulnának elő. Ami a feladó számára hatékonynak tűnik, az a fogadó számára lehet, hogy hirtelennek vagy lekezelőnek hat.

A megoldás nem az, hogy minden lelassuljon. Az, hogy tudatos legyen. Üzenet küldése előtt kérdezze meg magától, hogy világos, szükséges és méltányos-e. Ez az apró szünet később sok elvesztegetett időt előzhet meg.

3. Cserélje le a homályos kritikát hasznos visszajelzésre

Sok munkahely azt állítja, hogy értékeli a „konstruktív kritikát”, de ez a kifejezés gyakran elrejt egy problémát: a kritika önmagában nem segít valakinek fejlődni.

Ha a cél a jobb teljesítmény, a visszajelzésnek többet kell tennie annál, mint hogy megmutassa, mi ment rosszul. El kell magyaráznia, mi történt, miért fontos, és mi legyen a következő lépés.

A hasznos visszajelzés általában négy részből áll:

• A konkrét probléma.
• A probléma hatása.
• Egy tisztább standard vagy elvárás.
• Egy gyakorlati következő lépés.

Például ahelyett, hogy azt mondaná: „Ez nem elég jó”, egy vezető mondhatná: „A jelentésből hiányoznak az általunk megbeszélt ügyféladatok, ami megnehezíti a teljesítmény összehasonlítását. Alakítsuk át a formátumot úgy, hogy a következő verzió ezeket a mérőszámokat egy helyen tartalmazza.”

Ez a megközelítés a javításra koncentrál a hibáztatás helyett. Abban is segít a munkatársaknak, hogy magabiztosabbak legyenek, mert tudják, hogyan néz ki a siker.

Ez a korai fázisban működő vállalkozásoknál különösen fontos, mert az emberek gyakran több szerepet is ellátnak. Ha a visszajelzés túl homályos, a csapattagok időt veszítenek azzal, hogy kitalálják, hogyan kell alkalmazkodni. Ha viszont konkrét, gyorsabban és kevesebb frusztrációval tudnak fejlődni.

4. Tisztelje azokat az embereket, akik végzik a munkát

Könnyű utólag bírálni egy eredményt. Sokkal nehezebb a munkát valós időben, korlátok között, hiányos információkkal és egymással versengő prioritások mellett elvégezni.

Azok a vezetők, akik megértik ezt a valóságot, általában erősebb csapatokat építenek. Jobb kérdéseket tesznek fel, figyelmesebben hallgatnak, és kerülik azt a szokást, hogy a végrehajtást egyszerűnek feltételezzék csak azért, mert az eredmény látható.

A végrehajtás iránti tisztelet a mindennapi vezetői döntésekben is megmutatkozik:

• Adjon elegendő időt az érdemi munkára.
• Kerülje a felesleges sürgetést.
• Vonja be azokat, akik a legközelebb vannak a problémához.
• Ismerje el az erőfeszítést, ne csak az eredményt.

Ez nem a sztenderdek csökkentéséről szól. Arról szól, hogy a sztenderdek elérhetőek legyenek. Amikor az emberek érzik, hogy a vezetés érti a munkát, nagyobb eséllyel maradnak elkötelezettek és vállalnak felelősséget.

Egy tiszteletlen kultúra rövid távon ugyan hozhat eredményt, de ezt általában magas áron teszi. Az emberek kiégnek, elfordulnak, vagy elmennek. A tiszteletteljes kultúra tartósabb, mert a bizalmat is építi a teljesítmény mellett.

Építse fel a környezetet, mielőtt szüksége lenne rá

Az alapítók egyik leggyakoribb hibája, hogy megvárják a problémák megjelenését, mielőtt meghatároznák, hogyan kellene együtt dolgoznia a csapatnak. Addigra a rossz szokások már kialakultak.

Jobb előre lefektetni az elvárásokat:

• Hogyan kommunikáljanak az alkalmazottak?
• Milyen gyorsan kell válaszolni az üzenetekre?
• Hogyan néz ki a tiszteletteljes egyet nem értés?
• Hogyan kell kezelni a javításokat?
• Mely döntéseket kell dokumentálni?

Ezek nemcsak kulturális kérdések. Operatív kérdések is. A válaszok megkönnyítik a növekedést anélkül, hogy elveszne a következetesség.

Ez is egy oka annak, hogy az entitásalapítás és a megfelelőség olyan fontos az új vállalkozók számára. Amikor a jogi struktúra, a benyújtások és a megfelelőségi kötelezettségek már korán rendezettek, több idő és figyelem marad azokra az emberi rendszerekre, amelyek a teljesítményt hajtják. Zenind segít az alapítóknak megteremteni ezt az alapot, hogy arra koncentrálhassanak, hogyan építsenek olyan céget, amely nemcsak gyorsan indul el, hanem jól is működik.

Gyakorlati teljesítményellenőrző lista alapítóknak

Ha olyan munkahelyet szeretne, amely segíti az embereket a legjobb teljesítményük elérésében, használja ezt a rövid ellenőrző listát:

• Úgy írja meg az utasításokat, hogy könnyen érthetők legyenek.
• Feltételezze, hogy minden üzenetet ember olvas, nem folyamat.
• Javítsa a problémákat anélkül, hogy megszégyenítené az embereket.
• Adjon olyan visszajelzést, amely utat mutat előre.
• Tegye világossá a sztenderdeket, mielőtt a teljesítményt értékelné.
• Védje a fókuszált munkára szánt időt.
• Tekintse a udvariasságot a végrehajtás részének.

Ezek közül egyik szokás sem bonyolult. A kihívás a következetesség. A jobb munkahely általában apró döntések sorozatából épül fel, amelyeket időről időre ismételnek.

Záró gondolatok

A teljesítmény akkor javul, amikor az emberek olyan környezetben dolgoznak, amely támogatja az egyértelműséget, a tiszteletet és az elszámoltathatóságot. A vezetőknek nem kell választaniuk a magas sztenderdek és az egészséges kultúra között. A legerősebb cégek a gyakorlatban mindkettőt kiépítik.

Ha vállalkozást indít, jó alkalom ez arra, hogy a megalapítási papíroknál tovább gondolkodjon, és megtervezze azt a működési környezetet, amelyet a csapata tapasztalni fog. A megfelelő struktúra, rendszerek és elvárások megkönnyítik a növekedés fenntarthatóságát.

Építse fel jól a munkahelyet, és az emberei nagyobb eséllyel végzik majd a legjobb munkájukat.