4 cách thực tế để xây dựng một nơi làm việc giúp mọi người phát huy tốt nhất

Một doanh nghiệp vững mạnh không chỉ được xây dựng từ tài năng. Nó được xây dựng từ những điều kiện giúp tài năng làm việc hiệu quả. Với các nhà sáng lập, đặc biệt là những người đang thành lập một LLC hoặc corporation mới, môi trường làm việc bạn tạo ra trong những ngày đầu sẽ định hình cách đội ngũ giao tiếp, giải quyết vấn đề và ứng phó với áp lực trong nhiều năm sau đó.

Điều đó rất quan trọng vì hiệu suất hiếm khi chỉ là câu chuyện về năng lực cá nhân. Mọi người làm việc tốt nhất khi kỳ vọng rõ ràng, giao tiếp tôn trọng và môi trường hỗ trợ sự tập trung thay vì tạo thêm ma sát. Một doanh nghiệp có thể có sản phẩm tốt, thị trường đầy hứa hẹn và nhân viên giỏi, nhưng vẫn hoạt động dưới kỳ vọng nếu văn hóa khiến những việc đơn giản trở nên khó khăn hơn mức cần thiết.

Tin tốt là bạn không cần một phòng nhân sự lớn hay một cuộc cải tổ tốn kém để cải thiện hiệu suất. Bạn chỉ cần một vài thói quen có chủ đích để giúp mọi người đóng góp ở mức cao hơn.

Vì sao môi trường làm việc ảnh hưởng đến hiệu suất

Khi con người cảm thấy bị thúc ép, bị gạt sang một bên hoặc bị ngắt quãng liên tục, họ sẽ phải dành nhiều năng lượng hơn để đối phó với căng thẳng thay vì tạo ra công việc có ý nghĩa. Theo thời gian, điều đó dẫn đến tinh thần giảm sút, nhiều sai sót hơn và tỷ lệ nghỉ việc cao hơn.

Một môi trường làm việc tốt hơn sẽ làm điều ngược lại. Nó tạo ra không gian cho sự rõ ràng, trách nhiệm và thực thi ổn định. Nó giúp nhân viên biết điều gì quan trọng, hiểu cách giao tiếp và tự tin nêu lên mối lo trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn.

Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, điều này đặc biệt quan trọng. Trong một tổ chức tinh gọn, mỗi người đều có ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm khách hàng, tốc độ vận hành và chất lượng quyết định. Một môi trường lành mạnh không phải là thứ “có thì tốt”. Đó là một lợi thế kinh doanh thực tế.

1. Làm cho giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn và có tính con người

Cách nhanh nhất để tạo ra sự nhầm lẫn là cho rằng tốc độ đồng nghĩa với sự rõ ràng. Một tin nhắn ngắn vẫn có thể mơ hồ, và một phản hồi nhanh vẫn có thể tạo ra ma sát không cần thiết.

Giao tiếp tốt bắt đầu từ ba thói quen:

• Nói rõ việc cần làm.
• Nói rõ khi nào cần hoàn thành.
• Nói rõ ai chịu trách nhiệm.

Nghe thì đơn giản, nhưng nhiều vấn đề nơi làm việc bắt đầu khi chỉ dẫn chưa đầy đủ. Mọi người sẽ phải tự đoán ưu tiên, làm trùng việc, hoặc chờ phê duyệt mà không ai chỉ rõ người phụ trách.

Sự rõ ràng cũng quan trọng ở giọng điệu. Một doanh nghiệp có thể vận hành nhanh mà không cần tỏ ra khắc nghiệt. Một thông điệp trực tiếp không đồng nghĩa với thông điệp lạnh lùng. Nếu bạn muốn đội ngũ giao tiếp một cách cẩn trọng, hãy làm gương trước. Gọi đúng tên người nhận. Nói cụ thể. Tránh gửi chỉ dẫn mơ hồ khiến người khác phải tự đoán ý bạn.

Với nhà sáng lập, đây là một bài kiểm tra về lãnh đạo. Phong cách giao tiếp bạn dùng trong giai đoạn đầu thường trở thành văn hóa mặc định. Nếu thông điệp của bạn tôn trọng và chính xác, đội ngũ của bạn thường sẽ phản chiếu tiêu chuẩn đó.

2. Xem sự lịch sự như một kỷ luật trong kinh doanh

Sự lịch sự thường bị hiểu nhầm là một đặc điểm tính cách, nhưng trong môi trường làm việc, nó thực ra là một kỷ luật về quy trình. Nó giúp các cuộc trao đổi vẫn hiệu quả khi cảm xúc tăng cao và giúp xử lý sai sót mà không gây ra tổn hại không cần thiết.

Điều đó không có nghĩa là tránh các cuộc trao đổi khó. Nó có nghĩa là xử lý chúng với mức độ chuyên nghiệp đủ để vấn đề vẫn tập trung vào công việc, chứ không phải vào con người.

Một nơi làm việc tôn trọng sẽ có nhiều lợi ích:

• Nhân viên sẵn sàng nói thật hơn.
• Phản hồi dễ nghe và dễ hành động hơn.
• Nhà quản lý mất ít thời gian hơn để xử lý căng thẳng có thể tránh được.
• Đội ngũ phục hồi nhanh hơn sau các trở ngại.

Sự lịch sự càng quan trọng hơn khi giao tiếp chuyển qua email, chat và tin nhắn văn bản. Tin nhắn viết có thể làm mất sắc thái và tạo ra hiểu lầm mà một cuộc trò chuyện trực tiếp có thể đã tránh được. Một câu có vẻ hiệu quả với người gửi nhưng lại dễ bị người nhận hiểu là cụt lủn hoặc thiếu thiện chí.

Giải pháp không phải là làm mọi thứ chậm lại. Giải pháp là hành động có chủ đích. Trước khi gửi một tin nhắn, hãy tự hỏi liệu nó có rõ ràng, cần thiết và công bằng hay không. Chỉ một khoảng dừng nhỏ như vậy cũng có thể giúp tránh rất nhiều thời gian bị lãng phí về sau.

3. Thay phê bình mơ hồ bằng phản hồi hữu ích

Nhiều nơi làm việc nói rằng họ coi trọng “phê bình mang tính xây dựng”, nhưng cụm từ này thường che giấu một vấn đề: bản thân sự phê bình không giúp ai tiến bộ.

Nếu mục tiêu là hiệu suất tốt hơn, phản hồi phải làm nhiều hơn việc chỉ ra điều sai. Nó cần giải thích điều gì đã xảy ra, vì sao điều đó quan trọng và bước tiếp theo nên là gì.

Phản hồi hữu ích thường bao gồm bốn phần:

• Vấn đề cụ thể.
• Tác động của vấn đề.
• Tiêu chuẩn hoặc kỳ vọng rõ ràng hơn.
• Bước tiếp theo mang tính thực tế.

Ví dụ, thay vì nói, “Việc này chưa đạt,” một quản lý có thể nói, “Báo cáo đang thiếu dữ liệu khách hàng mà chúng ta đã thống nhất phải đưa vào, nên rất khó để so sánh hiệu suất. Hãy chỉnh lại định dạng để phiên bản tiếp theo có các chỉ số đó ở một nơi duy nhất.”

Cách tiếp cận đó giữ cuộc trao đổi tập trung vào cải thiện thay vì đổ lỗi. Nó cũng giúp nhân viên xây dựng sự tự tin vì họ biết thế nào là thành công.

Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp giai đoạn đầu vì mọi người thường phải kiêm nhiều vai trò. Nếu phản hồi quá mơ hồ, các thành viên trong nhóm sẽ lãng phí thời gian để đoán cách điều chỉnh. Nếu phản hồi cụ thể, họ có thể cải thiện nhanh hơn và ít bực bội hơn.

4. Tôn trọng những người đang làm công việc đó

Dễ dàng chê một kết quả sau khi mọi việc đã xong. Khó hơn nhiều là làm công việc đó trong thời gian thực, dưới áp lực nguồn lực hạn chế, với thông tin chưa đầy đủ và trong lúc phải cân bằng các ưu tiên cạnh tranh.

Những nhà lãnh đạo hiểu thực tế đó thường xây dựng được đội ngũ mạnh hơn. Họ đặt câu hỏi tốt hơn, lắng nghe cẩn thận hơn và tránh thói quen cho rằng việc thực thi rất đơn giản chỉ vì kết quả là điều dễ nhìn thấy.

Sự tôn trọng đối với quá trình thực thi thể hiện trong những quyết định quản lý hằng ngày:

• Dành đủ thời gian cho công việc có ý nghĩa.
• Tránh tạo cảm giác khẩn cấp không cần thiết.
• Mời những người gần vấn đề nhất tham gia.
• Ghi nhận nỗ lực, không chỉ kết quả.

Điều này không có nghĩa là hạ thấp tiêu chuẩn. Nó có nghĩa là làm cho tiêu chuẩn trở nên khả thi. Khi mọi người cảm thấy lãnh đạo hiểu công việc, họ có xu hướng gắn bó hơn và nhận trách nhiệm nhiều hơn.

Một văn hóa thiếu tôn trọng có thể tạo ra những đợt bùng nổ năng suất ngắn hạn, nhưng thường phải trả giá rất cao. Mọi người kiệt sức, giảm gắn kết hoặc rời đi. Một văn hóa tôn trọng bền vững hơn vì nó xây dựng niềm tin song song với hiệu suất.

Xây dựng môi trường trước khi bạn cần nó

Một trong những sai lầm phổ biến nhất của nhà sáng lập là chờ đến khi vấn đề xuất hiện mới xác định cách đội ngũ nên làm việc cùng nhau. Khi đó, các thói quen xấu đã hình thành.

Tốt hơn là thiết lập kỳ vọng sớm:

• Nhân viên nên giao tiếp như thế nào?
• Tin nhắn nên được trả lời trong bao lâu?
• Bất đồng một cách tôn trọng trông như thế nào?
• Việc sửa sai nên được xử lý ra sao?
• Những quyết định nào cần được ghi chép lại?

Đây không chỉ là câu hỏi về văn hóa. Đây là câu hỏi về vận hành. Câu trả lời giúp doanh nghiệp mở rộng mà không mất đi sự nhất quán.

Đó là một lý do khiến việc thành lập pháp nhân và tuân thủ quy định có ý nghĩa rất lớn với chủ doanh nghiệp mới. Khi cấu trúc pháp lý, hồ sơ và các trách nhiệm tuân thủ của bạn được sắp xếp từ sớm, bạn sẽ có thêm thời gian và sự tập trung cho những hệ thống con người quyết định hiệu suất. Zenind giúp các nhà sáng lập xây dựng nền tảng đó để họ có thể tập trung vào việc xây dựng một công ty vận hành tốt, chứ không chỉ là một công ty khởi đầu nhanh.

Danh sách kiểm tra hiệu suất thực tế cho nhà sáng lập

Nếu bạn muốn xây dựng một nơi làm việc giúp mọi người phát huy tốt nhất, hãy dùng danh sách kiểm tra nhanh này:

• Viết chỉ dẫn sao cho dễ hiểu.
• Giả định mọi tin nhắn đều do một con người đọc, không phải một quy trình.
• Sửa sai mà không làm người khác bị hạ thấp.
• Đưa ra phản hồi có kèm hướng đi tiếp theo.
• Làm rõ tiêu chuẩn trước khi đánh giá hiệu suất.
• Bảo vệ thời gian cho công việc tập trung.
• Xem sự đúng mực là một phần của việc thực thi.

Không điều nào trong số này quá phức tạp. Thách thức nằm ở sự nhất quán. Một nơi làm việc tốt hơn thường được xây dựng từ hàng loạt quyết định nhỏ lặp đi lặp lại theo thời gian.

Lời kết

Hiệu suất sẽ cải thiện khi mọi người làm việc trong một môi trường hỗ trợ sự rõ ràng, tôn trọng và trách nhiệm. Các nhà lãnh đạo không cần phải chọn giữa tiêu chuẩn cao và một văn hóa lành mạnh. Trên thực tế, những công ty mạnh nhất xây dựng được cả hai.

Nếu bạn đang khởi nghiệp, đây là thời điểm tốt để nghĩ xa hơn giấy tờ thành lập và lập kế hoạch cho môi trường vận hành mà đội ngũ của bạn sẽ trải nghiệm. Cấu trúc, hệ thống và kỳ vọng phù hợp sẽ giúp tăng trưởng bền vững hơn.

Xây dựng nơi làm việc tốt, và con người của bạn sẽ có cơ hội lớn hơn để làm việc tốt nhất.