4 Πρακτικοί Τρόποι για να Δημιουργήσετε έναν Χώρο Εργασίας που Βοηθά τους Ανθρώπους να Αποδίδουν στο Καλύτερό τους

Μια ισχυρή επιχείρηση δεν χτίζεται μόνο πάνω στο ταλέντο. Χτίζεται πάνω στις συνθήκες που επιτρέπουν στο ταλέντο να λειτουργεί σωστά. Για τους ιδρυτές, ειδικά για όσους ξεκινούν ένα νέο LLC ή μια corporation, ο χώρος εργασίας που δημιουργείτε από την αρχή διαμορφώνει τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας επικοινωνεί, λύνει προβλήματα και διαχειρίζεται την πίεση για χρόνια.

Αυτό έχει σημασία, επειδή η απόδοση σπάνια εξαρτάται μόνο από την ατομική ικανότητα. Οι άνθρωποι αποδίδουν καλύτερα όταν οι προσδοκίες είναι σαφείς, η επικοινωνία είναι σεβαστική και το περιβάλλον υποστηρίζει τη συγκέντρωση αντί για τριβές. Μια επιχείρηση μπορεί να έχει εξαιρετικά προϊόντα, πολλά υποσχόμενη αγορά και ικανό προσωπικό, αλλά να παραμένει κάτω από τις δυνατότητές της αν η κουλτούρα δυσκολεύει απλές εργασίες περισσότερο από όσο χρειάζεται.

Το καλό νέο είναι ότι δεν χρειάζεστε μεγάλο τμήμα HR ή ακριβή αναμόρφωση του χώρου εργασίας για να βελτιώσετε την απόδοση. Χρειάζεστε μερικές σκόπιμες συνήθειες που διευκολύνουν τους ανθρώπους να συνεισφέρουν σε υψηλό επίπεδο.

Γιατί το περιβάλλον εργασίας επηρεάζει την απόδοση

Όταν οι άνθρωποι νιώθουν πίεση χρόνου, απαξίωση ή συνεχή διακοπή, ξοδεύουν περισσότερη ενέργεια διαχειριζόμενοι το άγχος τους παρά κάνοντας ουσιαστική δουλειά. Με τον καιρό, αυτό οδηγεί σε χαμηλότερο ηθικό, περισσότερα λάθη και μεγαλύτερη αποχώρηση προσωπικού.

Ένα καλύτερο περιβάλλον εργασίας κάνει το αντίθετο. Δημιουργεί χώρο για σαφήνεια, λογοδοσία και σταθερή εκτέλεση. Βοηθά τους εργαζομένους να καταλαβαίνουν τι έχει σημασία, πώς να επικοινωνούν και να αισθάνονται σιγουριά όταν αναφέρουν ανησυχίες πριν γίνουν μεγαλύτερα προβλήματα.

Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό. Σε έναν λιτό οργανισμό, κάθε άτομο επηρεάζει σε μεγάλο βαθμό την εμπειρία του πελάτη, τον ρυθμό λειτουργίας και την ποιότητα των αποφάσεων. Ένα υγιές περιβάλλον δεν είναι μια «μαλακή» πολυτέλεια. Είναι πρακτικό επιχειρηματικό πλεονέκτημα.

1. Κάντε την επικοινωνία σαφή, σύντομη και ανθρώπινη

Ο πιο γρήγορος τρόπος να δημιουργήσετε σύγχυση είναι να θεωρήσετε ότι η ταχύτητα είναι το ίδιο με τη σαφήνεια. Ένα σύντομο μήνυμα μπορεί να παραμένει ασαφές, και μια γρήγορη απάντηση μπορεί να δημιουργήσει περιττές τριβές.

Η καλή επικοινωνία ξεκινά με τρεις συνήθειες:

• Πείτε τι πρέπει να γίνει.
• Πείτε πότε πρέπει να γίνει.
• Πείτε ποιος είναι υπεύθυνος.

Ακούγεται απλό, αλλά πολλά προβλήματα στον χώρο εργασίας ξεκινούν όταν η κατεύθυνση είναι ελλιπής. Οι άνθρωποι καταλήγουν να μαντεύουν προτεραιότητες, να κάνουν διπλή δουλειά ή να περιμένουν έγκριση που δεν έχει οριστεί ξεκάθαρα.

Η σαφήνεια έχει σημασία και στον τόνο. Μια επιχείρηση μπορεί να κινείται γρήγορα χωρίς να ακούγεται σκληρή. Ένα άμεσο μήνυμα δεν είναι το ίδιο με ένα ψυχρό μήνυμα. Αν θέλετε η ομάδα σας να επικοινωνεί με προσοχή, δείξτε εσείς το παράδειγμα. Χρησιμοποιήστε ονόματα. Να είστε συγκεκριμένοι. Αποφύγετε να στέλνετε ασαφείς οδηγίες που αναγκάζουν τους άλλους να ερμηνεύσουν την πρόθεσή σας.

Για τους ιδρυτές, αυτό είναι ένα τεστ ηγεσίας. Το στυλ επικοινωνίας που χρησιμοποιείτε στα πρώτα στάδια συχνά γίνεται η προεπιλεγμένη κουλτούρα. Αν τα μηνύματά σας είναι σεβαστικά και ακριβή, η ομάδα σας συνήθως θα υιοθετήσει το ίδιο πρότυπο.

2. Αντιμετωπίστε την ευγένεια ως επιχειρηματική πειθαρχία

Η ευγένεια συχνά παρεξηγείται ως χαρακτηριστικό προσωπικότητας, αλλά στον χώρο εργασίας είναι στην πραγματικότητα πειθαρχία διαδικασίας. Κρατά τις συζητήσεις παραγωγικές όταν τα συναισθήματα είναι έντονα και κάνει πιο εύκολη την αντιμετώπιση των λαθών χωρίς περιττή ζημιά.

Αυτό δεν σημαίνει ότι αποφεύγετε τις δύσκολες συζητήσεις. Σημαίνει ότι τις διαχειρίζεστε με αρκετό επαγγελματισμό ώστε το θέμα να παραμένει στη δουλειά και όχι στο πρόσωπο.

Ένας σεβαστικός χώρος εργασίας έχει αρκετά πλεονεκτήματα:

• Οι εργαζόμενοι είναι πιο πρόθυμοι να μιλούν ειλικρινά.
• Η ανατροφοδότηση είναι πιο εύκολο να ακουστεί και να εφαρμοστεί.
• Οι μάνατζερ ξοδεύουν λιγότερο χρόνο στην αποκατάσταση αποφεύξιμων εντάσεων.
• Οι ομάδες ανακάμπτουν πιο γρήγορα από τις αναποδιές.

Η ευγένεια γίνεται ακόμη πιο σημαντική καθώς η επικοινωνία περνά μέσω email, chat και γραπτών μηνυμάτων. Τα γραπτά μηνύματα μπορούν να αφαιρέσουν τον τόνο και να δημιουργήσουν παρεξηγήσεις που δεν θα συνέβαιναν σε μια συζήτηση. Μια πρόταση που φαίνεται αποδοτική στον αποστολέα μπορεί να διαβαστεί ως απότομη ή υποτιμητική από τον παραλήπτη.

Η λύση δεν είναι να επιβραδύνετε τα πάντα. Είναι να είστε σκόπιμοι. Πριν στείλετε ένα μήνυμα, ρωτήστε αν είναι σαφές, απαραίτητο και δίκαιο. Αυτή η μικρή παύση μπορεί να αποτρέψει πολύ χαμένο χρόνο αργότερα.

3. Αντικαταστήστε την ασαφή κριτική με χρήσιμη ανατροφοδότηση

Πολλοί χώροι εργασίας λένε ότι εκτιμούν την «εποικοδομητική κριτική», αλλά η φράση συχνά κρύβει ένα πρόβλημα: η κριτική από μόνη της δεν βοηθά κάποιον να βελτιωθεί.

Αν ο στόχος είναι καλύτερη απόδοση, η ανατροφοδότηση πρέπει να κάνει περισσότερα από το να δείχνει τι πήγε στραβά. Πρέπει να εξηγεί τι συνέβη, γιατί έχει σημασία και τι πρέπει να συμβεί στη συνέχεια.

Η χρήσιμη ανατροφοδότηση συνήθως περιλαμβάνει τέσσερα μέρη:

• Το συγκεκριμένο ζήτημα.
• Τον αντίκτυπο του ζητήματος.
• Ένα πιο σαφές πρότυπο ή προσδοκία.
• Ένα πρακτικό επόμενο βήμα.

Για παράδειγμα, αντί να πει κάποιος, «Αυτό δεν είναι αρκετά καλό», ένας μάνατζερ θα μπορούσε να πει: «Η αναφορά λείπει από τα δεδομένα πελατών που συμφωνήσαμε να συμπεριλάβουμε, κάτι που δυσκολεύει τη σύγκριση της απόδοσης. Ας αναθεωρήσουμε τη μορφή ώστε η επόμενη έκδοση να περιλαμβάνει αυτά τα στοιχεία σε ένα σημείο.»

Αυτή η προσέγγιση κρατά τη συζήτηση προσανατολισμένη στη βελτίωση και όχι στην επίρριψη ευθυνών. Επίσης βοηθά τους εργαζόμενους να χτίσουν αυτοπεποίθηση, επειδή ξέρουν πώς μοιάζει η επιτυχία.

Αυτό έχει σημασία στις επιχειρήσεις πρώιμου σταδίου, επειδή οι άνθρωποι συχνά αναλαμβάνουν πολλαπλούς ρόλους. Αν η ανατροφοδότηση είναι υπερβολικά αόριστη, τα μέλη της ομάδας χάνουν χρόνο προσπαθώντας να μαντέψουν πώς να προσαρμοστούν. Αν είναι συγκεκριμένη, μπορούν να βελτιωθούν πιο γρήγορα και με λιγότερη απογοήτευση.

4. Σεβαστείτε τους ανθρώπους που κάνουν τη δουλειά

Είναι εύκολο να κρίνεις το αποτέλεσμα εκ των υστέρων. Είναι πιο δύσκολο να κάνεις τη δουλειά σε πραγματικό χρόνο, κάτω από περιορισμούς, με ελλιπή πληροφόρηση και ενώ ισορροπείς ανταγωνιστικές προτεραιότητες.

Οι ηγέτες που καταλαβαίνουν αυτή την πραγματικότητα τείνουν να χτίζουν πιο ισχυρές ομάδες. Κάνουν καλύτερες ερωτήσεις, ακούν πιο προσεκτικά και αποφεύγουν τη συνήθεια να θεωρούν ότι η εκτέλεση είναι απλή μόνο και μόνο επειδή το αποτέλεσμα είναι ορατό.

Ο σεβασμός προς την εκτέλεση φαίνεται στις καθημερινές αποφάσεις διοίκησης:

• Δώστε αρκετό χρόνο για ουσιαστική εργασία.
• Αποφύγετε την περιττή βιασύνη.
• Εμπλέξτε τους ανθρώπους που βρίσκονται πιο κοντά στο πρόβλημα.
• Αναγνωρίστε την προσπάθεια, όχι μόνο τα αποτελέσματα.

Αυτό δεν σημαίνει χαμηλότερα πρότυπα. Σημαίνει πρότυπα που μπορούν να επιτευχθούν. Όταν οι άνθρωποι νιώθουν ότι η ηγεσία καταλαβαίνει τη δουλειά, είναι πιο πιθανό να παραμείνουν αφοσιωμένοι και να αναλάβουν ευθύνη.

Μια κουλτούρα χωρίς σεβασμό μπορεί να παράγει σύντομα ξεσπάσματα παραγωγής, αλλά συνήθως το κάνει με υψηλό κόστος. Οι άνθρωποι εξαντλούνται, αποστασιοποιούνται ή αποχωρούν. Μια κουλτούρα σεβασμού είναι πιο ανθεκτική, επειδή χτίζει εμπιστοσύνη μαζί με την απόδοση.

Δημιουργήστε το περιβάλλον πριν το χρειαστείτε

Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη των ιδρυτών είναι να περιμένουν μέχρι να εμφανιστούν προβλήματα πριν ορίσουν πώς θα συνεργάζεται η ομάδα. Μέχρι τότε, οι κακές συνήθειες έχουν ήδη εδραιωθεί.

Καλύτερα να θέσετε προσδοκίες από νωρίς:

• Πώς πρέπει να επικοινωνούν οι εργαζόμενοι;
• Πόσο γρήγορα πρέπει να απαντώνται τα μηνύματα;
• Πώς μοιάζει μια σεβαστική διαφωνία;
• Πώς πρέπει να γίνονται οι διορθώσεις;
• Ποιες αποφάσεις χρειάζονται τεκμηρίωση;

Αυτές δεν είναι μόνο ερωτήσεις κουλτούρας. Είναι λειτουργικές ερωτήσεις. Οι απαντήσεις κάνουν πιο εύκολη την ανάπτυξη χωρίς απώλεια συνέπειας.

Αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο η σύσταση εταιρικής οντότητας και η συμμόρφωση είναι τόσο σημαντικές για τους νέους επιχειρηματίες. Όταν η νομική δομή, οι δηλώσεις και οι υποχρεώσεις συμμόρφωσης οργανώνονται νωρίς, απελευθερώνετε χρόνο και προσοχή για τα ανθρώπινα συστήματα που οδηγούν την απόδοση. Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να θέσουν αυτό το θεμέλιο, ώστε να μπορούν να εστιάσουν στο χτίσιμο μιας επιχείρησης που λειτουργεί καλά, όχι μόνο μιας που ξεκινά γρήγορα.

Μια πρακτική λίστα ελέγχου απόδοσης για ιδρυτές

Αν θέλετε έναν χώρο εργασίας που βοηθά τους ανθρώπους να αποδίδουν στο καλύτερό τους, χρησιμοποιήστε αυτή τη σύντομη λίστα:

• Γράφετε οδηγίες έτσι ώστε να είναι εύκολα κατανοητές.
• Υποθέστε ότι κάθε μήνυμα θα διαβαστεί από άνθρωπο, όχι από διαδικασία.
• Διορθώνετε τα προβλήματα χωρίς να ταπεινώνετε τους ανθρώπους.
• Δίνετε ανατροφοδότηση που περιλαμβάνει επόμενο βήμα.
• Κάνετε τις προσδοκίες σαφείς πριν αξιολογηθεί η απόδοση.
• Προστατεύετε χρόνο για συγκεντρωμένη εργασία.
• Αντιμετωπίζετε την ευγένεια ως μέρος της εκτέλεσης.

Κανένα από αυτά τα στοιχεία δεν είναι περίπλοκο. Η πρόκληση είναι η συνέπεια. Ένας καλύτερος χώρος εργασίας συνήθως χτίζεται μέσα από μια σειρά μικρών αποφάσεων που επαναλαμβάνονται με τον χρόνο.

Τελικές σκέψεις

Η απόδοση βελτιώνεται όταν οι άνθρωποι εργάζονται σε ένα περιβάλλον που υποστηρίζει τη σαφήνεια, τον σεβασμό και τη λογοδοσία. Οι ηγέτες δεν χρειάζεται να διαλέξουν ανάμεσα σε υψηλά πρότυπα και σε μια υγιή κουλτούρα. Στην πράξη, οι πιο δυνατές εταιρείες χτίζουν και τα δύο.

Αν ξεκινάτε μια επιχείρηση, είναι καλή στιγμή να σκεφτείτε πέρα από τα έγγραφα σύστασης και να σχεδιάσετε το λειτουργικό περιβάλλον που θα βιώσει η ομάδα σας. Η σωστή δομή, τα σωστά συστήματα και οι σωστές προσδοκίες κάνουν την ανάπτυξη πιο εύκολη στη διατήρηση.

Χτίστε σωστά τον χώρο εργασίας και οι άνθρωποί σας θα έχουν περισσότερες πιθανότητες να αποδίδουν στο καλύτερό τους.